لزوم استفاده از دستگاه حضور و غیاب :
حقیقت این است که هزینه ها و حقوق و دستمزد کارکنان بخش عمده ای از هزینه های هر سازمانی را تشکیل می دهند.
دقت در محاسبه ی این هزینه ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
به همین منظور، استفاده از دستگاه ها و سامانه های حضور و غیاب برای محاسبات حقوق و دستمزد بسیار به صرفه می باشد.
در کل، هرچه سازمان بزرگ تر باشد، به دنبال آن تعداد کارکنان آن نیز بیشتر خواهد بود و استفاده از روش های سنتی مقرون به صرفه نمی باشد.
علاوه بر هزینه های پردازش و ورود اطلاعات در سامانه های حقوق و دستمزد در روش سنتی، باید هزینه های ناشی از خطا های انسانی، به سایر هزینه های زمانی و مالی این فرآیند نیز افزود.
در نتیجه، لزوم استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای سازمان های بزرگ یک امر واجب است.
در سازمان های کوچک و متوسط نیز با محاسبه ی ساده می توان دریافت که دقایقی تأخیر در ساعت ورود و خروج کارکنان، حتی برای تعداد نفرات اندک نیز می تواند در مدت زمان طولانی و حتی در بازه های کوتاه تر، هزینه های بالایی را به شرکت تحمیل کند؛ علاوه بر این هزینه ها، نظم سیستم هم دچار مشکل می شود و بهره وری کارکنان، با توجه به حضور نداشتنِ به موقع در محل کارشان، پایین می آید.
از طرف دیگر، شفافیت نداشتن در محاسبه ی حقوق و دستمزد امکان دارد این شائبه را برای کارکنان به وجود بیاورد که مدیریت سازمان در پرداخت حقوق آن ها کوتاهی می کند و کارکنان آن میزانی که خودشان را محق می دانند، دریافت نمی کنند.
همه ی این موارد ما را به این نکته می رساند که استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای یک سازمان، هر چقدر کوچک، امری واجب است.
