نرم افزار های حقوق و دستمزد و شیوه های ارتباط با آنها

نرم افزار های حقوق دستمزد با توجه به ارتباط مستقیم آنها با مقوله پرداخت و محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل در تمام بنگاه های اقتصادی و سازمان ها همیشه جز مسائل بسیار مهم می باشد.

در حالت کلی عموم پرسنل در خصوص چگونگی محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد خود حساسیت های بسیاری دارند ، از این رو بسیاری از سازمان ها برای انجام محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل به منظور بالابردن دقت و کاهش زمان محاسبه از نرم افزار های حقوق دستمزد استفاده نمایند.

نرم افزار های حقوق و دستمزد بعضا به عنوان ماژولی از یک نرم افزار جامع مالی و یا به عنوان نرم افزاری مستقل می توانند عمل کنند.

لازم به ذکر است این نرم افزار ها داده های خروجی سیستم حضور و غیاب را دریافت کرده و بعد از انجام محاسبات مربوطه آیتم های مستقل از حضورو غیاب نظیر حق شغل یا حق جذب ، انواع مزایای سرپرستی و مدیریت ، پاداش ها ، ضرایب متنوع مربوط به سوابق کاری و سمت، مزایای قانونی نظیر حق مسکن خواربار و حق فرزند را به مبالغ منتج از کارکرد و حقوق ساعتی یا روزانه افراد اضافه نموده و کسورات حقوق و دستمزد نظیر حق بیمه ، مالیات و اقساط وام و یا نظیر آنها را کسر نموده و در نهایت عدد مربوط به میزان حقوق را مشخص نموده و فیش حقوق که کلیه موارد تشکیل دهنده حقوق و کسورات را مشخص می کند را تولید و در اختیار پرسنل قرار می دهند.

این نرم افزار ها عموما امکان تعریف پرسنل و سمت های آنها و آیتم های موثر در حقوق دستمزد ایشان را دارا می باشند و مواردی مانند حق بیمه افراد تعداد فرزندان و موارد از این دست در نرم افزار تعریف می شود و در محاسبات مورد استفاده قرار می گیرد.

ارتباط با نرم افزار های حقوق دستمزد

انتقال داده ها از نرم افزارهای حضور و غیاب به نرم افزار های حقوق دستمزد هم یکی از مواردی است که همواره برای سازمان های بزرگ اهمیت بالایی دارند. انتقال این اطلاعات از روش های گوناگونی ممکن می باشد در زیر به برخی از این روش ها می پردازیم:

• بارگذاری اطلاعات در نرم افزار حقوق دستمزد از طریق فایل های خروجی نرم افزار حضور و غیاب

در این حالت نرم افزار حضور و غیاب فایلی را در قالبی مشخص ( معمولا با فرمت csv و یا txt) ایجاد نموده و این فایل به عنوان ورودی نرم افزار حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد . این فایل ها دارای ستون ها و ردیف هایی هستند که اطلاعات مورد نیاز نرم افزارهای حقوق دستمزد را قالب مورد پذیرش این نرم افزار ها فراهم می کنند.

بصورت معمول نرم افزار های حضور و غیاب امکان ایجاد چنین فایل هایی را دارا می باشند و می توانند قالب این فایل ها را نیز بسته به نظر کاربر تغییر داده و قالب های مورد نظر کاربر را ذخیره و در دفعات بعد مورد استفاده قرار دهند. نرم افزار حضور و غیاب سامانه هوش تجاری مدیریت پایدار بصورت پیش فرض امکان ایجاد فایل هایی برای بارگذاری در نرم افزار های حساب رایان، قیاس، همکاران سیستم و سپیدار را دارد و علاوه بر این با ابزاری قدرتمند می تواند انواع فایل های مورد نیاز کاربران را ایجاد و ذخیره نماید.

• انتقال اطلاعات از طریق جداول دیتا بیس

در برخی حالات بوسیله برنامه نویسی این امکان بوجود می آید که اطلاعات مورد نیاز در جداولی مطابق به نیاز نرم افزار حقوق دستمزد در دیتا بیس ذخیره و از طریق سرویس های مختلف به دیتابیس نرم افزار حضور و غیاب، منتقل شده و در محاسبات آن نرم افزار مورد استفاده قرار میگیرد. این امکان در نرم افزار حضور و غیاب جامع تحت ویندوز سامانه هوش تجاری مدیریت پایدار به منظور ارتباط با نرم افزار حقوق دستمزد چارگون ایجاد شده و این نسخه با عنوان جامع چارگون در دسترس مشتریان محترم می باشد.

• انتقال اطلاعات توسط وب سرویس

در برخی نرم افزار های تحت وب از طریق وب سرویس امکان جابجایی اطلاعات بین نرم افزار های مختلف بوجود می آید. این شیوه مطلوب بسیاری از سازمان ها می باشد و به علت اتوماتیک بودن فرآیند و عدم نیاز به عملکرد اپراتوری، این شیوه شاید بهترین روش انتقال اطلاعات می باشد. این امکان نیز در نرم افزار تحت وب سامانه هوش تجاری مدیریت پایدار در دسترس مشتریان محترم می باشد.

بعد از انتقال اطلاعات به سامانه حقوق دستمزد این نرم افزارها با استفاده از داده های سیستم حضور و غیاب معادل ریالی ( مالی ) کارکرد پرسنل را محاسبه می کنند و با توجه به تفکیک آیتم های حضورو غیاب نظیر غیبت، تاخیر، تعجیل در خروج، مأموریت و مرخصی در نرم افزارهای حضور و غیاب می توانند به دقت معادل ریالی کارکرد پرسنل را محاسبه و بعد از افزودن اضافات و کم کردن کسورات میزان حقوق پرسنل را محاسبه نمایند. و در نهایت ایجاد فیش حقوقی برای پرسنل به منظور شفاف سازی محاسبات آخرین مرحله محاسبات حقوق دستمزد می باشد.

در آخر باید گفت با توجه به نقش مهم این نرم افزارها در هنگام خرید این نرم افزارها باید نیم نگاهی به شیوه فراهم کردن اطلاعات اولیه برای آنها داشت و تا حد ممکن سعی کرد نرم افزاری انتخاب نمود که علاوه بر دارا بودن تمام گزینه های مربوط به حقوق و دستمزد ، تعامل مناسبی با نرم افزار حضور و غیاب داشته تا انتقال داده ها به ساده ترین روش ممکن و با بیشترین سرعت و دقت انجام گردد.