۷ نکته کلیدی در انتخاب نرم افزار حضور و غیاب
قبل از اینکه وارد بحث مشخصات نرم افزار و نکات مهم آن شویم، یک پیش نیاز برای خرید نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد؛
لازم است مشتری، نیازهای سازمان خود را به دقت بررسی نماید، آن ها را بشناسد و برای برطرف کردن آن ها اولویت بندی نماید.
به طور مثال، زمانی که سازمانی شیفت های مختلف کاری دارد یا در آینده چند نوع شیفت دیگر به سیستم آن ها اضافه خواهد شد، چه ضرایبی را استفاده می کنند؟
آیا لازم است که در آینده ضریب بیشتری داشته باشند؟
به طور مثال، شب کاری، اضافه کاری خارج از وقت، اضافه کاری در مرخصی، اضافه کاری در مأموریت، تعجیل، تأخیر و …، از چه قوانینی بهره می برند و چه قوانینی نیاز دارند؟
از نیازهای آتی خودشان پیش بینی ای دارند یا خیر؟
در این صورت می توان گفت پیش نیاز با شناخت صورت گرفته است.
حال از این موارد می توان برای خرید یک نرم افزار مناسب برای هر سازمانی استفاده کرد.
پاسخ به نیاز ها:
در خصوص نرم افزار، اولین نکته این است که بعد از شناخت نیازهای خودشان نرم افزاری را بیابند که به بیشترین میزان از این نیازها پاسخ دهد یا حداقل مهم ترین نیازهای آن ها را پاسخگو باشد. این جست و جو اولویت اول برای خرید یک نرم افزار است.
مشتری باید دقت داشته باشد نرم افزاری که انتخاب می کند، علاوه بر اینکه در حال حاضر، اولویت ها و نیازهای آن ها را تأمین می کند، این امکان را داشته باشد که در آینده نیز درصورت لزوم بتوان تغییراتی در آن اعمال کرد؛ یعنی نرم افزار از نظر برنامه نویسی و معماری این امکان را برای تولیدکنندگان خود ایجاد نماید که در آینده بتوانند نیازهای مشتری را به صورت شخصی پاسخگو باشند و تغییراتی در نرم افزار ارائه دهند که آن نیازها را جوابگو باشد.
رعایت قوانین:
نکته ی دوم این است که سعی کنند نرم افزاری که انتخاب می کنید، حداقل قوانین داخلی کشور را رعایت کند؛ یعنی بیس منت نرم افزار طوری باشد که حداقل های قانون کار و قوانینی را که در قانون کار با توجه به مسائل حضور و غیاب کارکنان هست، پاسخگو باشد. به طور مثال، شب کاری، تعطیل کاری، انواع اضافه کاری ها، انواع مأموریت ها و انواع مرخصی هایی که در قانون کار به آن تصریح شده (مانند مرخصی ازدواج، مرخصی فوت بستگان درجه یک، مرخصی زایمان برای خانم ها) را پاسخ دهد و به عبارت دیگر، این ها را در آن نرم افزار دیده شده باشد و قابلیت اعمال داشته باشد.
کنترل و تست:
نکته بعدی در خصوص نرم افزار این است که حتما توسط مراجع ذی صلاح کنترل و تست شده باشد و تأییدیه های فنی لازم را گرفته باشد؛ به طور مثال، تأییدیه ی شورای عالی انفورماتیک را داشته باشد، تست های امنیتی لازم بر آن انجام شده باشد و کلیه تأییدیه هایی که می تواند در عملکرد آن نرم افزار برای آن سازمان کمک کننده باشد را کسب کرده باشد.
گزارش های جامع و کامل:
نکته ی دیگر در مورد نرم افزار این است که گزارش های جامع و کاملی داشته باشد؛ به این معنا که اگر مدیر گزارشی را طلب می کند، آن نرم افزار پاسخگو باشد. آن نرم افزار حضور و غیاب موبایل، باید بتواند آن گزارش را ایجاد کند؛ به طور مثال، درصورت امکان، یک سری گزارش های گرافیکی یا داشبوردی برای آن فراهم باشد که بتواند خلاصه ای از اتفاقات را برای مدیر آماده کند تا به سرعت در اختیار او قرار بگیرد.
امکان ارتباط با سایر سیستم ها:
نکته ی بعدی در خصوص نرم افزار این است که امکان ارتباط با سایر سیستم ها در آن وجود داشته باشد؛ یعنی بتواند با سایر نرم افزارهایی که در یک سازمان وجود دارد، ارتباط بگیرد و از طریق وب سرویس یا هر شیوه ی دیگری بتواند با نرم افزارهای دیگر داد و ستد اطلاعات و داده ها داشته باشد. از این داد و ستد اطلاعات بتواند یک سری امکانات برای مشتری فراهم کند یا زمینه ای را به وجود بیاورد که نرم افزار دیگری که دارد با آن داد و ستد اطلاعات می کند، بتواند گره های بیشتری از کار مشتری باز کند.
تکنولوژی:
نکته ی بعدی در خصوص نرم افزار این است که شاید لازم باشد مشتری نگاهی به تکنولوژی آن نرم افزار بیندازد؛ به طور مثال، در چند سال گذشته هیئت محترم دولت خطاب به مجموعه های دولتی زیر نظر خودش بخشنامه ای صادر و توصیه کرده است که در صورت امکان از نرم افزارهای متن باز یا اپن سورس در مجموعه های دولتی استفاده شود. دلایل آن هم بسیار شفاف است؛ به طور مثال، نرم افزارهایی هست که امروزه خیلی مورد استفاده قرار گرفته اند.
درصورتی که امکان تبادلات مالی و یا آن چه که در سیاست های کلی کشور است، فراهم شود و ایران به جرگه ی بازار جهانی بپیوندد، برای استفاده از این نرم افزارهایی که ما امروز از آن ها به صورت قفل شکسته و رایگان استفاده می کنیم، باید آبونمان های سنگینی پرداخت کنیم. هیئت محترم دولت هم به همین خاطر به همه ی سازمان های دولتی پیشنهاد کرد که تا آن جاکه می توانند، از نرم افزارهای متن باز یا اپن سورس استفاده کنند که توسعه ی این ها برای دولت هزینه های کمتری داشته باشد و در آینده هم درگیر کپی رایت و حقوق مالکیت معنوی در خصوص این نرم افزارها نباشند.
رعایت جانب احتیاط:
این هم یک نکته ی دیگر که بد نیست نیم نگاهی هم به آن داشته باشیم و شاید به عنوان آخرین نکته بشود گفت: بهتر است هنگام خرید نرم افزار مدیران محترم جانب احتیاط را رعایت کنند. حداقل همه ی تکنولوژی هایی را که امروزه موجود است، ببینند و بعد با چشم باز انتخاب نمایند؛ به طور مثال، امروزه ما، هم نرم افزارهای تحت ویندوز و هم اپلیکشین های ویندوزی را داریم. مدیران محترم می خواهند هم اپلیکیشن های تحت وب و هم نرم افزارهای تحت وب را بخرند. باید قابلیت هایی را که این نرم افزارها ایجاد می کنند، ببینند و نسبت به آن ها هم اشرافی نسبی پیدا کنند و درنهایت، با چشم باز به انتخاب نرم افزار اقدام کنند.
می توان گفت ۷ نکته کلیدی در انتخاب نرم افزار حضور و غیاب که در بالا گفته شد، موضوعاتی است که باید هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آن ها دقت شود.
پیش نیازی که در ابتدا مطرح شد، جزو مهم ترین قسمت ها است؛ اینکه نیاز سنجی توسط شرکت خریدار انجام شود و اشراف کامل به نیازهای خودشان داشته باشند، نیازهای زمان حالشان را در نظر بگیرند و حتی نیم نگاهی به آینده و نیازهای آتی سازمان داشته باشند و با توجه به این نیازها، نرم افزاری را انتخاب کنند که تطابق حداکثری با نیازهای شرکتشان داشته باشد.
