بحران‌های اقتصادی، فضای کسب‌وکارها را به‌شدت رقابتی کرده‌ است. بنابراین مدیران حرفه‌ای به این نتیجه رسیده‌اند که ناکارآمدی نیروها را به حداقل برسانند و بهره‌وری را جایگزین کنند. دستمزد کارکنان، بخش زیادی از هزینه‌های سازمان را شامل می‌شود. به‌طوری‌که استفاده حداکثری از توان نیروها به مدیران مالی کمک می‌کند تا از افزایش بی‌رویه این هزینه‌ها جلوگیری کنند. از طرفی مدیران منابع انسانی با بهره‌مندی از سیستم‌های حضور و غیاب، ساعات کاری کارکنان را مدیریت می‌کنند. استفاده از دستگاه حضور و غیاب زمانی پراهمیت می‌شود که تعداد کارکنان افزایش می‌یابد. در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب تصمیم‌گیری برای خرید را برای شما راحت‌تر خواهیم کرد.

در این مقاله خواهید خواند

چرا پیش از اقدام به خرید باید راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب را مطالعه کنید؟

در دنیای امروزی، روش‌های مدیریت سازمان توسعه یافته‌اند. سیستم‌های حضور و غیاب هم از این پیشرفت عقب نمانده و با گسترش فناوری، به‌روز شده‌اند. این دستگاه‌ها توانایی مدیران را در ارزیابی مؤثر کارکنان بالا می‌برند. اولین قدم در خرید دستگاه، شناخت انواع آن است. این به شما کمک می‌کند تا بهترین دستگاه حضور و غیاب را برای سازمان خود تهیه کنید.

استفاده از دستگاه حضور و غیاب زمانی پراهمیت می‌شود که تعداد کارکنان افزایش می‌یابد.
استفاده از دستگاه حضور و غیاب زمانی پراهمیت می‌شود که تعداد کارکنان افزایش می‌یابد.

بررسی انواع دستگاه حضور و غیاب

این دستگاه‌ها بر اساس نحوه کارکرد و فناوری استفاده‌شده در آن‌ها به انواع مختلف تقسیم‌بندی می‌شوند. ۴ نوع دستگاه حضور و غیاب که در بازار موجود هستند، عبارت‌اند از:

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب مبتنی‌بر شناسایی کارت هوشمند

این دستگاه، زمان ورود و خروج فرد را بر اساس کارت شناسایی او ثبت می‌کند. فناوری این دستگاه مبتنی‌بر تراشه‌های الکترونیکی است که به امواج مغناطیسی حساس هستند. مکانیسم کار با این دستگاه همانند دستگاه‌های خودپرداز است.

بیشتر بخوانید: معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب اندروید

این دستگاه، زمان ورود و خروج فرد را بر اساس کارت شناسایی او ثبت می‌کند.
این دستگاه، زمان ورود و خروج فرد را بر اساس کارت شناسایی او ثبت می‌کند.

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک (مبتنی‌بر شناسایی اثر انگشت)

این دستگاه‌ها یکی از محبوب‌ترین دستگاه‌های حضور و غیاب هستند که در سازمان‌های دولتی و خصوصی کاربرد زیادی دارند. این دستگاه، کارمند را بر اساس اثر انگشت او تشخیص می‌دهد و رفت‌وآمد او به شرکت را کنترل می‌کند.

نحوه کار با این دستگاه به این‌صورت است که هر فرد اثر انگشت خود را با کمک کارشناس منابع انسانی به دستگاه تعریف می‌کند. در نهایت کارکنان با لمس این دستگاه اثر انگشت خود را به سیستم وارد می‌کنند و فرایند حضور و غیاب انجام می‌شود.

دستگاه بیومتریک علاوه‌بر حضور و غیاب، در فرودگاه‌ها، سفارتخانه‌ها و سیستم‌های انتخاباتی استفاده می‌شود.

بیشتر بخوانید: دستگیره اثر انگشتی چیست؟ بررسی انواع، مزایا و معایب

دستگاه بیومتریک علاوه‌بر حضور و غیاب، در فرودگاه‌ها، سفارتخانه‌ها و سیستم‌های انتخاباتی استفاده می‌شود.
دستگاه بیومتریک علاوه‌بر حضور و غیاب، در فرودگاه‌ها، سفارتخانه‌ها و سیستم‌های انتخاباتی استفاده می‌شود.

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک مبتنی‌بر شناسایی عنبیه چشم

این نوع، سریع‌ترین و امن‌ترین دستگاه حضور و غیاب است که اعتبار و دقت بالایی دارد. دست‌کاری و تقلب در این دستگاه مانند دستگاه مبتنی‌بر اثر انگشت، غیرممکن است.

 دست‌کاری و تقلب در این دستگاه مانند دستگاه مبتنی‌بر اثر انگشت، غیرممکن است.
دست‌کاری و تقلب در این دستگاه مانند دستگاه مبتنی‌بر اثر انگشت، غیرممکن است.

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک (مبتنی‌بر تشخیص چهره)

به‌دلیل اینکه این دستگاه امنیت بالایی دارد، امروزه در بین سازمان‌ها طرف‌داران زیادی پیدا کرده است. به‌طوری‌که حتی شرکت‌های تولیدکننده موبایل هم از این فناوری در ساخت گوشی هوشمند استفاده می‌کنند. این دستگاه چشم‌ها، ابروها، دهان و صورت فرد را با دقت بالایی شناسایی می‌کند و با مشخصات سازمانی او مطابقت می‌دهد.

بیشتر بخوانید: مقایسه دستگاه حضور و غیاب + معرفی بهترین سیستم

شرکت‌های تولیدکننده موبایل هم از این فناوری در ساخت گوشی هوشمند استفاده می‌کنند.
شرکت‌های تولیدکننده موبایل هم از این فناوری در ساخت گوشی هوشمند استفاده می‌کنند.

بررسی پارامترهای مهم در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب باید به این نکته توجه کنید که سیستم حضور و غیاب در سازمان به شما چه کمکی می‌کند. در ادامه راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب به بررسی نکات مهمی که قبل از خرید باید بدانید، پرداخته‌ایم.

ابتدایی‌ترین عضو یک سیستم حضور و غیاب، دستگاه آن است که ساعت ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کند. این دستگاه به یک سیستم نرم‌افزاری جامع متصل است که از این طریق، اطلاعات هر فرد را به مدیران منابع انسانی گزارش می‌دهد. در نهایت محاسبات مربوط به حقوق ماهانه، مرخصی و مأموریت‌های هر فرد توسط نرم‌افزار به‌راحتی انجام می‌شود.

اگر عوامل تأثیرگذار در تصمیم‌گیری را قبل از خرید بررسی کنید، به این نتیجه می‌رسید که مناسب‌ترین سیستم برای سازمان شما چیست. نکات تأثیرگذاری که راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب را تکمیل می‌کنند، عبارت‌اند از:

از خودتان سؤال بپرسید

قبل از این‌که با شرکت فروشنده سیستم حضور و غیاب تماس بگیرید، به چند سؤال پاسخ دهید تا نیازهای سازمان را به‌خوبی مشخص کنید. این به کارشناس فروش کمک می‌کند تا بهترین دستگاه حضور و غیاب را به شما معرفی کند.

پرسش‌های مهم که قبل از خرید دستگاه حضور و باید پاسخ آن‌ها را بدانید عبارت‌اند از:

شاخص‌های کلیدی برای افزایش بهره‌وری کارکنان را تعیین کنید

موارد مهمی که در مدیریت نیروهای سازمان به شما کمک خواهند کرد را شناسایی کنید. سپس با کمک تیم منابع انسانی هزینه قابل برگشت از هر شاخص را اندازه بگیرید. برای مثال، حساب کنید که ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان چه میزان از پرداختی‌های ماهانه را کاهش می‌دهد.

انجام این کار به شما کمک می‌کند تا بازگشت سرمایه سیستم حضور و غیاب را دقیق‌تر مشخص کنید و بدانید که خرید کدام دستگاه برای سازمان شما صرفه اقتصادی دارد.

بیشتر بخوانید: حضور و غیاب با موبایل؛ بهترین اپ‌ها + مزایا و معایب

حساب کنید که ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان چه میزان از پرداختی‌های ماهانه را کاهش می‌دهد.
حساب کنید که ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان چه میزان از پرداختی‌های ماهانه را کاهش می‌دهد.

موارد تأثیرگذار در انتخاب بهترین سیستم را بررسی کنید

با همکاری مدیران ارشد سازمان تعیین کنید که چه مواردی برای سازمان شما مهم هستند. برای مثال، ممکن است دسترسی آسان کارکنان به دستگاه حضور و غیاب برای سازمان شما مهم باشد. بررسی این موارد به شما این فرصت را می‌دهد تا بهترین تأمین‌کننده را پیدا کنید.

بعضی از سیستم‌ها مطابق با نیازهای سازمان به‌راحتی سفارشی‌سازی می‌شوند. اما برخی دیگر برای اعمال تغییرات به هزینه‌های زیادی نیاز دارند. ویژگی‌های هر سیستم را با سلیقه مدیران تطبیق دهید. برای مثال، ممکن است روش کار مدیران و کارشناسان منابع انسانی با سیستم انتخابی شما سازگار نباشد.

به‌روزرسانی‌های احتمالی سیستم را جویا شوید

نیازهای سازمان در مدیریت منابع انسانی مانند هر سیستم دیگری تغییر می‌کنند. بنابراین، بهتر است درباره عمر مفید سیستم از شرکت تأمین‌کننده سؤال بپرسید.

زیرا به‌مرورزمان به سیستمی نیاز پیدا خواهید کرد که مطابق با قوانین جدید سازمان شما باشد. از کارشناس فروش سیستم حضور و غیاب بپرسید که آیا سیستم قابلیت به‌روزرسانی دارد یا خیر. زیرا این مورد می‌تواند در آینده برای سازمان شما هزینه اضافی ایجاد یا از آن جلوگیری کند.

سابقه مشتریان قبلی را بررسی کنید

توصیه‌نامه‌هایی که بعضی از مشتریان پس از استفاده از محصول به شرکت تأمین‌کننده می‌دهند، اعتبار آن شرکت را تعیین می‌کند. به‌عبارتی نظرات مثبت یا منفی مشتریان سابق هر شرکت، به‌عنوان یک رأی اعتماد به‌حساب می‌آید.

البته بهتر است علاوه‌بر نظرات مشتریان، درباره سابقه و اعتبار مشتری هم تحقیق کنید. زیرا ممکن است برخی از فروشنده‌ها برای معرفی محصولات و خدمات خوو توصیه‌نامه‌های جعلی بسازند.

مدت‌زمان لازم برای بازگشت سرمایه را بسنجید

محاسبه این شاخص مهم، این توانایی را به شما می‌دهد تا مدیران ارشد خود را قانع کنید که هزینه صرف‌شده برای خرید دستگاه حضور و غیاب چه مدت پس از آن به منابع مالی شرکت برمی‌گردد. در واقع باید خودتان هم بررسی کنید که پرداخت این هزینه برای سازمان شما در چه مدتی چه مقدار سود ایجاد می‌کند.

مدت‌زمان لازم برای بازگشت سرمایه را بسنجید
مدت‌زمان لازم برای بازگشت سرمایه را بسنجید

در مورد مراحل نصب دستگاه حضور و غیاب از شرکت سؤال بپرسید

پیگیری و مراحل نصب سیستم یکی از پارامترهای مهم در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب است. احتمالاً به‌عنوان نماینده شرکت مجبور باشید تا برای مدتی با شرکت تأمین‌کننده همکاری کنید. برای مثال، ممکن است در مراحل نصب تجهیزات با آن‌ها همکاری کنید یا نحوه کار با نرم‌افزارها را از آن‌ها آموزش ببینید.

پیشنهاد می‌کنیم به‌دنبال تأمین‌کننده‌ای باشید که برای انجام این کار به شما راه‌حل‌های مناسبی ارائه می‌کند. زیرا انجام کارهایی مانند نصب تجهیزات و نرم‌افزار سیستم حضور و غیاب به زمان نیاز دارد. همکاری شرکت تأمین‌کننده با شما این زمان را به حداقل می‌رساند.

در مورد آموزش اولیه سیستم و پشتیبانی آن تحقیق کنید

اگر می‌خواهید حداکثر بهره‌وری سیستم را دریافت کنید، باید در جستجوی چیزی بیشتر از ثبت ساعت ورود و خروج باشید. آموزش‌هایی که شرکت تأمین‌کننده به شما ارائه می‌کند، توانایی مدیران شما در استفاده از تمامی امکانات سیستم را بالا می‌برد. آموزش و پشتیبانی سیستم حضور و غیاب ارزش آن را به‌شدت بالا می‌برد.

درباره گزارش‌های سیستم از کارشناس فروش سؤال بپرسید

درباره اطلاعات و گزارش‌هایی که سیستم ارائه می‌کند از شرکت تأمین‌کننده سؤال بپرسید. همچنین از آن‌ها بخواهید که نحوه گزارش‌گیری از سیستم را به شما نشان دهند. یکی از مواردی که اهمیت خرید سیستم حضور و غیاب را بیشتر می‌کند، اطلاعاتی است که درباره کارکنان به مدیر منابع انسانی گزارش می‌دهد. این گزارش‌ها به مدیران ارشد کمک می‌کنند تا برای آینده سازمان برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام دهند.

 این گزارش‌ها به مدیران ارشد کمک می‌کنند تا برای آینده سازمان برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام دهند.
این گزارش‌ها به مدیران ارشد کمک می‌کنند تا برای آینده سازمان برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام دهند.

چه ویژگی‌هایی سیستم حضور و غیاب را متمایز می‌کند؟

مشخصات سیستم‌های حضور و غیاب با یکدیگر متفاوت هستند. اگر می‌خواهید سازمان را به یک سیستم مجهز کنید که فرایند ورود و خروج کارکنان را بادقت بالا انجام دهد و بهره‌وری سازمان رشد کند، باید در جستجوی یک سیستم با ویژگی‌های برجسته باشید. مواردی که سیستم حضور و غیاب را منحصربه‌فرد می‌کنند، عبارت‌اند از:

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب با کنترل دسترسی

سیستم‌هایی که علاوه‌بر ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان، ورود آن‌ها به مکان‌های خاصی از سازمان را محدود می‌کنند، برای برخی از سازمان‌ها کارآمدتر هستند. معمولاً سیستم‌های بیومتریک به این ویژگی مجهز هستند. این نوع سیستم‌ها بیشتر برای سازمان‌های امنیتی کاربرد دارند. اما شما می‌توانید از این ویژگی برای افزایش بهره‌وری یک سازمان تجاری هم استفاده کنید.

ظرفیت کاربر

پیشنهاد می‌کنیم سازمان‌تان را به سیستمی مجهز کنید که در ذخیره‌سازی اطلاعات، ظرفیت بالایی دارد. برای مثال، بتواند الگوهای زیادی از اثر انگشت یا چهره افراد را ثبت کند و در حافظه خود نگه دارد. احتمالاً در حال‌حاضر سازمان شما چند نفر کارمند دارد.

اما ممکن است در آینده نیاز به استخدام افراد بیشتری داشته‌باشید که در این‌صورت باید برای خرید سیستم‌های جدید دوباره هزینه پرداخت کنید. بنابراین، بهتر است از همین الآن به فکر این موضوع باشید.

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب با قابلیت اتصال به اینترنت

یکی از ویژگی‌هایی که دستگاه‌های حضور و غیاب را منحصربه‌فرد می‌کند، اتصال آن به شبکه‌های مختلف مانند اینترنت است.

به‌دلیل این‌که این دستگاه‌ها اطلاعات ورود و خروج کارکنان را به سیستم مدیریت منابع انسانی ارسال می‌کنند، بهتر است در زمان به‌روزرسانی سیستم به اینترنت متصل باشند تا این کار به‌راحتی انجام شود. باوجوداین‌که مجهزبودن دستگاه به درگاه USB جزو ضروریات است، اما پشتیبان‌گیری از دستگاه از طریق این درگاه زمان‌بر است و کارهای انتقال اطلاعات را به‌طور خودکار انجام نمی‌دهد.

بیشتر بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب؛ برای انتخاب و خرید آگاهانه

یکی از ویژگی‌هایی که دستگاه‌های حضور و غیاب را منحصربه‌فرد می‌کند، اتصال آن به شبکه‌های مختلف مانند اینترنت است.
یکی از ویژگی‌هایی که دستگاه‌های حضور و غیاب را منحصربه‌فرد می‌کند، اتصال آن به شبکه‌های مختلف مانند اینترنت است.

زمان شناسایی

یک سیستم حضور و غیاب دقیق، شناسایی کارکنان و پیداکردن اطلاعات آن‌ها از پایگاه داده را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام می‌دهد. هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به این ویژگی دستگاه که اثر انگشت یا عنبیه چشم را در چند ثانیه تشخیص می‌دهد، توجه کنید.

دوام و استحکام

دستگاه‌هایی که در محیط‌هایی با دمای بالا و گردوغبار زیاد به‌مدت طولانی کار می‌کنند، استحکام بالایی دارند. همچنین دستگاه‌هایی که اسکنر ضدخش و ضدآب دارند، نسبت‌به سایر دستگاه‌ها برتر هستند. این ویژگی‌ها، هزینه‌های نگهداری و تعمیر دستگاه را به‌شدت پایین می‌آورند.

ارتباط دستگاه با سیستم مدیریت حقوق و دستمزد

مهم‌ترین چیزی که باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود، داده‌های سیستم است. در واقع اطلاعات ثبت‌شده در سیستم هستند که مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان را آسان می‌کنند. سیستم‌هایی که به‌راحتی با دستگاه حضور و غیاب ارتباط برقرار می‌کنند و اطلاعات را به سیستم منابع انسانی می‌فرستند، یکی از بهترین مدل‌های موجود در بازار هستند.

مهم‌ترین چیزی که باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود، داده‌های سیستم است.
مهم‌ترین چیزی که باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود، داده‌های سیستم است.

پشتیبانی سیستم

باوجوداینکه نصب و فعال‌سازی سیستم‌های حضور و غیاب کار آسانی است، اما ممکن است هنگام تجهیز یا استفاده از آن‌ها با مشکل مواجه شوید. دستگاه‌هایی که دارای دفترچه راهنما هستند یا کارشناس پشتیبانی دارند، از برتری نسبی برخوردارند.

عوامل تأثیرگذار در قیمت دستگاه حضور و غیاب

یکی از مواردی که در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آن پرداخته شود و مدیران سازمان‌ها در زمان خرید سیستم حضور و غیاب به آن توجه زیادی می‌کنند، قیمت است. بنابراین، باید به‌عنوان مسئول خرید یا نماینده سازمان این موضوع را بررسی کنید که چه عواملی قیمت سیستم حضور و غیاب را تغییر می‌دهند.

موارد مهمی که قیمت دستگاه و سیستم حضور و غیاب را افزایش یا کاهش می‌دهند، عبارت‌اند از:

دقت دستگاه

اگر دستگاه شما ساعت ورود و خروج کارکنان را بادقت ثبت نکند، علاوه‌بر صرف هزینه برای خرید دستگاه، در پرداخت حقوق کارکنان هم با مشکل مواجه می‌شوید. بنابراین، اولین و مهم‌ترین ویژگی که قیمت دستگاه را افزایش می‌دهد، دقت آن است.

 اولین و مهم‌ترین ویژگی که قیمت دستگاه را افزایش می‌دهد، دقت آن است.
اولین و مهم‌ترین ویژگی که قیمت دستگاه را افزایش می‌دهد، دقت آن است.

یکپارچه‌سازی اطلاعات

برخی از دستگاه‌ها این قابلیت را دارند که می‌توانند اطلاعات ثبت‌شده را به‌طور لحظه‌ای به سیستم نرم‌افزاری ارسال کنند. این ویژگی در قیمت دستگاه تأثیر مستقیم دارد.

کارایی دستگاه در کارهای پروژه‌ای

برای سازمان‌هایی که با کارکنان به‌صورت پروژه‌ای همکاری می‌کنند، زمان بسیار مهم است. دستگاه‌هایی که زمان اجرای پروژه را بادقت می‌سنجند، محاسبه دستمزد کارکنان را بادقت بالا انجام می‌دهند. بنابراین، این ویژگی در تعیین قیمت دستگاه مؤثر است.

اعتبار فروشنده

شرکت‌هایی که خدمات پس از فروش ویژه‌ای را ارائه می‌کنند و فروشنده‌هایی که در فروش این محصول تخصصی تجربه بالایی دارند، نسبت‌به شرکت‌های کم‌تجربه و بی‌سابقه قیمت‌های متفاوتی را تعیین می‌کنند.

انعطاف‌پذیری دستگاه

دستگاه‌هایی که سریع با نرم‌افزارهای مختلف سازگار می‌شوند، بهتر هستند و قیمت متفاوتی دارند.

توجه به امنیت دستگاه در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

دستگاه‌هایی که امنیت بالایی دارند و اطلاعات کارکنان به‌راحتی از آن‌ها به سرقت نمی‌رود، ببهتر از سایر سیستم‌ها و احتمالا گران‌تر هستند.

کاربرپسند بودن

این ویژگی به‌قدری مهم است که امروزه علاوه‌بر دستگاه حضور و غیاب، در تمامی سیستم‌ها و دستگاه‌ها به آن پرداخته می‌شود. در حالت کلی هر فناوری که استفاده از آن راحت باشد، از امتیاز بیشتری برخوردار است. این ویژگی، قیمت دستگاه را تغییر می‌دهد زیرا همه افراد می‌توانند به‌راحتی از آن دستگاه استفاده کنند.

خرید کدام سیستم برای سازمان یا شرکت صرفه اقتصادی دارد؟

شرکت‌های کمتر از 15 نفر نیروی کار هم می‌توانند از سیستم حضور و غیاب بهره‌مند شوند.
شرکت‌های کمتر از ۱۵ نفر نیروی کار هم می‌توانند از سیستم حضور و غیاب بهره‌مند شوند.

این مورد متناسب با امکاناتی که شما از سیستم حضور و غیاب انتظار دارید و خدماتی که شرکت فروشنده به شما ارائه می‌کند، متفاوت است. در حالت کلی برای اینکه بفهمید به چه دستگاهی با چه قیمتی نیاز دارید به سؤالات زیر پاسخ دهید:

توصیه ما در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب این است که بهتر است کسب‌وکارهایی که بیش از ۱۵ نفر نیروی کار دارند، از سیستم حضور و غیاب استفاده کنند.

به‌عبارتی سازمان‌هایی با این تعداد نیروی کار بیشتر از هزینه‌ای که برای خرید تجهیزات حضور و غیاب پرداخت می‌کنند را بهره‌برداری خواهند کرد. البته این یک قانون کلی است و شرکت‌های کمتر از ۱۵ نفر نیروی کار هم می‌توانند از سیستم حضور و غیاب بهره‌مند شوند.

اما نکته مهم این است که باید تمامی سازمان‌ها در هر مقیاسی قبل از پرداخت هزینه، مدت‌زمان لازم برای بازگشت سرمایه را محاسبه کنند تا به توجیه مالی قابل قبولی برسند.

علاوه‌بر قیمت محصول، شرکت ارائه کننده آن نیز اهمیت بالایی دارد.
علاوه‌بر قیمت محصول، شرکت ارائه کننده آن نیز اهمیت بالایی دارد.

بهترین شرکت تأمین‌کننده سیستم حضور و غیاب چه ویژگی‌هایی دارد؟

علاوه‌بر قیمت محصول، شرکت ارائه کننده آن نیز اهمیت بالایی دارد. همچنین یکی از مواردی که باید هنگام خرید تجهیزات تخصصی به آن توجه کنید انتخاب تأمین‌کننده مناسب است. در این انتخاب عوامل زیادی تأثیرگذار هستند که عبارت‌اند از:

تأمین تمام نیازهای سازمان توسط شرکت ارائه‌کننده محصول

آیا شرکتی که از آن تجهیزات حضور و غیاب می‌خرید برای تمامی نیازهای سازمان پاسخگو هستند؟ برای مثال، شرکت تأمین‌کننده تمام کارهای مربوط به نصب، راه‌اندازی، پشتیبانی، به‌روزرسانی و ارتقای سیستم را انجام می‌دهد؟ یا پس از فروش محصول این کارها را بر عهده شما می‌گذارد؟

احتمالاً سال‌ها پس از خرید تجهیزات حضور و غیاب به ارتقا یا تعمیر آن‌ها نیاز خواهید داشت. بنابراین، بهتر است در جستجوی فروشنده‌ای باشید که این موارد را برای شما انجام دهد. زیرا ممکن است شرکت‌های دیگر با سیستم حضور و غیاب شما آشنایی نداشته‌باشند.

پیشنهاد ما این است که حتما قبل از هر اقدامی نیم نگاهی به سوابق شرکت جهان گستر بیاندازید و با مشاوران و کارشناسان فروش مجموعه که سالهاست در این حوزه فعال هستند گفتگویی داشته باشید.

برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.

-

ارائه خدمات جامع

حتماً قبل از خرید، از شرکت درخواست کنید که درباره خدمات‌شان به شما توضیح دهند. پیشنهاد می‌کنیم از شرکت‌هایی که فقط در زمینه فروش دستگاه فعالیت دارند، دوری کنید. اما شرکت‌هایی که علاوه‌بر فروش دستگاه، به شما سیستم جامع حضور و غیاب ارائه می‌دهند و تجهیزات را به نرم‌افزارها وصل می‌کنند، بهترین گزینه برای خرید هستند.

حتماً قبل از خرید، از شرکت درخواست کنید که درباره خدمات‌شان به شما توضیح دهند.
حتماً قبل از خرید، از شرکت درخواست کنید که درباره خدمات‌شان به شما توضیح دهند.

نصب تجهیزات

بهتر است در جستجوی تأمین‌کننده‌ای باشید که کارهای نصب را انجام و سپس روش استفاده از آن‌ها را به تیم منابع انسانی آموزش دهد.

پشتیبانی

یکی از ویژگی‌هایی که شرکت تأمین‌کننده را متمایز می‌کند، پشتیبانی نرم‌افزاری و سخت‌افزاری پس از فروش است.

یکی از ویژگی‌هایی که شرکت تأمین‌کننده را متمایز می‌کند، پشتیبانی نرم‌افزاری و سخت‌افزاری پس از فروش است.
یکی از ویژگی‌هایی که شرکت تأمین‌کننده را متمایز می‌کند، پشتیبانی نرم‌افزاری و سخت‌افزاری پس از فروش است.

سخن پایانی

نظر مدیران ارشد سازمان هنگام خرید سیستم حضور و غیاب بسیار مهم است. قبل از پرداخت هزینه، راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب را با مدیر منابع انسانی و مدیر مالی سازمان به اشتراک بگذارید تا در تصمیم‌گیری از آن‌ها هم کمک بگیرید. در حالت کلی قبل از خرید، باید انواع دستگاه حضور و غیاب را بشناسید.

سپس قیمت آن‌ها را بررسی کنید و آن را با نرخ بازگشت سرمایه مطابقت دهید. انجام این محاسبات ساده به مدیران سازمان کمک می‌کند تا بدانند که خرید تجهیزات حضور و غیاب برای سازمان چه سودی دارد.

سوالات متداول

هزینه تعمیر و نگهداری کدام دستگاه حضور و غیاب بیشتر است؟

دستگاه‌هایی که مبتنی‌بر شناسایی کارت هوشمند هستند، هزینه تعمیر خاصی ندارند. اما ممکن است بعضی مواقع کارکنان کارت خود را گم کنند و به صدور کارت جدید نیاز داشته‌باشند. اما این چالش در دستگاه‌های بیومتریک وجود ندارد.

مهم‌ترین نکته در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب چیست؟

ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان در افزایش بهره‌وری سازمان بسیار تأثیرگذار است. اما نکته مهم‌تر این است که باید این اطلاعات تحلیل و پردازش شوند. بنابراین، پیشنهاد می‌کنیم به‌جای خرید دستگاه حضور و غیاب، سازمان‌تان را به یک سیستم حضور و غیاب مجهز کنید. سیستم علاوه‌بر دستگاه، دارای نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی است که گزارش‌گیری و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را انجام می‌دهد.

منابع: + + + + +