مدیریت زمان در آموزش، برای تقویت بهره‌وری مراکز آموزشی مانند مدارس و دانشگاه‌ها بسیار مهم است. اساتید دانشگاه برای حضور و غیاب کردن دانشجوهای حاضر در کلاس، وقت زیادی را صرف می‌کنند که این موضوع باعث کم‌تر شدن زمان برای آموزش می‌شود. امروزه با استفاده از سیستم‌های هوشمند حضور و غیاب (time and attendance system) که با‌عنوان ΤΝΑ شناخته می‌شوند، می‌توان حضور افراد را به‌بهترین شکل کنترل کرد. این سیستم‌ها برای کارفرمایان، مربیان، مدیران، معلمان، اساتید و صاحبان بسیاری از کسب‌وکارها کاربرد دارد. با استفاده از سیستم هوشمند حضور غیاب در دانشگاه می‌توان به‌صورت خودکار از زمان حضور، تاخیر، استراحت و غیبت دانشجویان و کارکنان دانشگاه مطلع شد. هم‌چنین، با کمک این سیستم‌های هوشمند، هزینه‌های استخدام نیروی کار برای کنترل حضور و غیاب و یا بروز هرگونه خطا یا دست‌کاری، از بین می‌رود و می‌توان زمان بیشتری را صرف آموزش کرد.
مقایسه سیستم هوشمند حضور و غیاب با روش سنتی
در روش سنتی، معمولاً از دفاتر ثبت حضور و غیاب استفاده می‌شود که باعث افزایش کاغذبازی، اتلاف وقت مفید و دست‌کاری در ثبت زمان واقعی حضور افراد خواهد شد. سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند، افراد را ملزم می‌کنند تا در هنگام ورود یا خروج، دستگاه RFID را لمس کنند یا کارت خود را در آن قرار دهند.
دستگاه RFID با اسکن کردن اثر انگشت یا کد QR کارت دیجیتالی، هویت دانشجو یا کارمند موردنظر را شناسایی می‌کند و لحظه ورود یا خروج او را به‌صورت دقیق و لحظه‌ای به ثبت می‌رساند.
سیستم‌های خودکار حضور و غیاب معمولاً با روش‌های مختلفی کار می‌کنند که برخی از آنها عبارتند از:
- شناسایی چهره افراد (سیستم بیومتریک)
- اسکن اثر انگشت
- فشار دادن دکمه روی دستگاه RFID
- سیستم شناسایی هندسه یا ساختار ویژه دست افراد
- اسکن اطلاعات کارت عضویت
بیشتر بخوانید: دستگاه حضورغیاب باشگاهی چیست و چرا به آن نیاز دارید؟
دستگاه حضور و غیاب RFID چیست و چگونه کار می‌کند؟
طبق تعریف سایت zoho.com، یک سیستم هوشمند حضور و غیاب، ابزاری است که سازمان‌ها را برای مدیریت بهتر حضور و غیبت افراد، مجهز می‌کند. اطلاعات ثبت‌شده در سیستم حضور و غیاب خودکار، روی فضای ابری (cloud storage) ذخیره‌سازی می‌شوند و با استفاده از برنامه‌های نرم‌افزاری مخصوص می‌توان آنها را کنترل کرد.
این نکته را به یاد داشته‌باشید که کاربرد نرم‌افزارهای کنترل حضور و غیاب، در همه سازمان‌ها و موسسات، یکسان نیست. به‌عنوان مثال، نمی‌توان از برنامه حضور غیاب در دانشگاه برای کنترل حضور روزانه اعضای یک باشگاه ورزشی استفاده کرد.
ورودی‌های مربوط به حضور و غیاب افراد در یک سیستم واحد، متمرکز می‌شوند تا مدیران و اساتید به اطلاعات آنها دسترسی داشته‌باشند. در این سیستم حضور و غیاب، استاد مربوطه می‌تواند با بررسی اپلیکیشن و ورود به پورتال مخصوص خود، حضور یا غیبت دانشجوها را بدون اتلاف وقت و بلند صدا زدن نام اشخاص بررسی کند.
۴ مزیت استفاده از سیستم هوشمند حضور غیاب در دانشگاه
استفاده از سیستم‌های هوشمند حضور و غیاب، علاوه‌بر مزایای بی‌شمار دارای معایبی نیز است. به‌عنوان مثال، هزینه نصب و اجرایی کردن این دستگاه‌ها ممکن است برای برخی از موسسات آموزشی و دانشگاه‌های غیر دولتی، کمی گران باشد. با این‌حال، ۴ مزیت مهم برای این سیستم‌ها تعریف شده‌اند که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
۱. زمان‌بندی درست برای شیفت‌ها
حضور و غیاب در دانشگاه، فقط شامل دانشجویان نمی‌شود بلکه با استفاده از سیستم هوشمند RFID می‌توان حضور اساتید و کارمندان را نیز کنترل کرد. در بسیاری مواقع، عدم برنامه‌ریزی صحیح پیرامون موضوع اساتید، کلاس‌های درس یا مسئولیت‌های مربوط به امتحانات باعث از دست رفتن زمان، هزینه و انرژی زیادی می‌شود. باوجود سیستم‌های بیومتریک حضور و غیاب، به‌راحتی می‌توان نیروهای آموزشی حاضر را جایگزین اساتید غایب کرد تا هیچ اختلالی در فعالیت‌های آموزشی دانشگاه پیش نیاید.
۲. یکپارچه‌سازی حضور دانشجویان و اساتید
بسیاری از سیستم‌های هوشمند RFID دارای قابلیت ترکیب هم‌زمان اطلاعات حضور و غیاب دانشجویان و اساتید هستند. به‌عبارت ساده‌تر، اگر از این سیستم‌ها استفاده شود، دیگر نیازی به تهیه چند سیستم مجزا برای کنترل ورود، خروج، حضور، غیبت و حتی تأخیر دانشجویان، کارکنان و اساتید یک دانشگاه نیست.
۳. افزایش امنیت اطلاعات
اطلاعات مربوط به حضور و غیاب دانشجویان برای ادامه تحصیل و انتخاب واحد در ترم جدید، بسیار مهم است. در سیستم ثبت حضور و غیاب سنتی، امکان دست‌کاری و جعل این اطلاعات وجود دارد. با ظهور سیستم‌های خودکار RFID دیگر نمی‌توان اطلاعات حضور و غیاب را دست‌کاری و یا غیبت دانشجویان نامنظم را از پرونده خارج کرد.
۴. پرداخت آسان و دقیق حقوق و دستمزد
یکی دیگر از مزایای برجسته سیستم‌های RFID، مدیریت آسان و دقیق پرداخت حقوق و دستمزد اساتید و کارکنان دانشگاه است. بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری دستگاه‌های حضور و غیاب، دارای بخش مربوط به حقوق منابع انسانی هستند که کمک می‌کنند تا مدیران و مسئولین بخش حسابداری دانشگاه، محاسبه‌ای دقیق و مطمئن از ساعات کاری، اضافه‌کاری، مرخصی‌ها، تعطیلات و … داشته‌باشند.
بیشتر بخوانید: دردسرهای حضور و غیاب تشخیص چهره چیست؟
مهم‌ترین ایراد روش سنتی حضور غیاب در دانشگاه چیست؟
زمانی‌که حضور کارکنان و اساتید به‌صورت دستی انجام می‌شود، احتمال بروز خطای انسانی و یا سوء استفاده وجود دارد. اگر از داده‌های درست برای محاسبه حقوق و دستمزد استفاده نشود، دستمزد ناخالص کارکنان و اساتید به‌درستی محسابه نمی‌شود و این مسئله روی انگیزه و رضایتمندی کارکنان تاثیر منفی می‌گذارد.
گذشته‌از آن، استفاده از روش دستی برای محاسبه تعداد حضور و غیاب مجاز کارکنان و اساتید، ساعت‌ها به‌طول می‌انجامد زیرا تیم‌های حسابداری و منابع انسانی باید پرونده‌های اضافه‌کاری و یا مرخصی‌های افراد را به‌صورت دستی حساب کنند. درنتیجه، ممکن است زمان زیادی تلف گردد و پرداخت حقوق و دستمزد به‌موقع انجام نشود.
علاوه‌بر این موضوعاتی مانند غیبت بیش‌از ۳ جلسه در دانشگاه مطرح است که به‌طور خودبه‌خودی باعث حذف آن درس خواهد شد. اگر حضور و غیاب دانشجویان به‌صورت هوشمند و دقیق کنترل نشود، ممکن است که یک دانشجو با غیبت بیشتر از ۳ جلسه، به‌صورت غیر مجاز به ترم بعدی راه پیدا کند که به‌این ترتیب، سیستم آموزشی دانشگاه دچار اختلال می‌شود.
آیا با دستگاه حضور و غیاب می‌توان پرنسل دانشگاه را به‌خوبی کنترل کرد؟
سیستم خودکار و هوشمند دستگاه‌های حضور و غیاب، این امکان را دارند که بتوان با استفاده از آنها یک سیستم کنترل‌کننده دقیق ایجاد کرد. فرض کنید شما جزء هیئت‌مدیره یک دانشگاه هستید و به اطلاعاتی از وضعیت حضور کارمندان و پرسنل حاضر در بخش‌های اداری نیاز دارید. قطعاً شما وقت آن را نخواهید داشت که از طریق پرس‌وجو و یا مطالعه کردن دفاتر پرحجم آماری، وضعیت حضور و غیاب آنها را بررسی کنید.
برای این کار کافی است که به بخش آمارهای روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه دستگاه‌های RFID بروید تا به‌راحتی ، به کل آمار حضور و غیاب پرسنل دسترسی داشته‌باشید.
آیا استفاده از دستگاه حضور و غیاب RFID باعث شیوع بیماری می‌شود؟
دستگاه‌های حضور و غیاب RFID که با روش اسکن کردن اثر انگشت کار می‌کنند، می‌توانند یکی از عوامل شیوع بیماری‌های واگیردار در یک محیط متمرکز مانند دانشگاه باشند. همان‌طور که می‌دانید ویروس‌ها قابلیت انتشار در محیط را دارند و اگر شخص بیمار، انگشت آلوده خود را روی اسکنر دستگاه قرار دهد، باعث سرایت بیماری به نفر بعدی می‌شود.
به‌همین دلیل، توصیه می‌شود که برای جلوگیری از سرایت بیماری‌های واگیردار از طریق این دستگاه حضور و غیاب، یک پد الکلی هم در اختیار دانشجویان، پرسنل و اساتید قرار داده شود که انگشتان خود را ضدعفونی کنند.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
کدام نوع از روش‌های حضور و غیاب هوشمند برای دانشگاه بهتر است؟
- روش تشخیص چهره (بیومتریک): استفاده از دستگاه RFID برای حضور غیاب در دانشگاه بستگی به بودجه و تصمیمات هیئت‌مدیره دارد. به‌عنوان مثال، می‌توان از روش تشخیص چهره هم برای حضور غیاب در دانشگاه استفاده کرد، اما باید توجه داشت که اجرایی کردن این روش بسیار هزینه‌بر است. ازطرفی، به‌دلیل بالا بودن تعداد دانشجویان و اساتید یک دانشگاه، این روش نمی‌تواند گزینه مناسبی محسوب شود.
- روش اسکن کردن کارت: روش اسکن کردن کارت دیجیتالی می‌تواند یکی از روش‌های مناسب برای کنترل حضور و غیاب در محیط دانشگاه باشد. دانشجوبان، اساتید و پرنسل می‌توانند با در دست داشتن کارت مخصوص خود، وضعیت حضور روزانه یا شیفت کاری خود را مشخص کنند. ضمناً مدیران دانشگاه می‌توانند کارت‌هایی را برای دانشجویان طراحی کنند که ۲ کاربری مختلف داشته‌باشند. برای مثال، یک دانشجو می‌تواند با کارت دانشجویی، وارد دانشگاه شود و با اسکن کردن همان کارت در دستگاه RFID، حضور خود را اعلام کند.
- روش اسکن کردن اثر انگشت: البته کاربردی‌ترین روش برای حضور غیاب در دانشگاه، استفاده کردن از روش اسکن اثر انگشت است. سرعت حضور و غیاب کردن افراد از این طریق بیشتر از سایر روش‌هاست و احتمال تقلب کردن هم در آن وجود ندارد. به‌عنوان مثال، ممکن است که یک دانشجوی غایب، کارت دیجیتالی خود را به دوستش بدهد و بدون این‌که حضور داشته‌باشد، در لیست افراد حاضر در کلاس قرار بگیرد. اما در روش اسکن اثر انگشت، تا زمانی‌که شخص مورد نظر حضور فیزیکی نداشته‌باشد، آمار حضور او ثبت نمی‌شود.
بیشتر بخوانید: قفل کارتی هتلی؛ بررسی، مقایسه و راهنمای خرید
چگونه می‌توان یک دستگاه حضور و غیاب اتوماتیک خرید؟
شما مدیران محترم می‌توانید برای کنترل بهتر حضور غیاب در دانشگاه، برای خرید دستگاه RFID با کارشناسان ما در شرکت جهان‌گستر تماس بگیرید. مجموعه ما قابلیت اجرای همه روش‌های حضور و غیاب هوشمند را در اختیارتان قرار می‌دهد تا دغدغه‌ای در مورد کنترل افراد در سازمان، شرکت یا مرکز آموزشی خود نداشته‌باشید.
صرفه‌جویی در زمان، افزایش بهره‌وری آموزشی و کنترل دقیق حقوق و دستمزد، از جمله مسائل حائز اهمیت در دانشگاه‌های معتبر هستند. اگر شما هم می‌خواهید همه این موارد به‌خوبی در دانشگاه تحت‌نظرتان مدیریت شوند، همین حالا با ما تماس بگیرید!
سوالات متداول
طبق تعریف سایت zoho.com، یک سیستم هوشمند حضور و غیاب، ابزاری است که سازمان‌ها را برای مدیریت بهتر حضور و غیبت افراد، مجهز می‌کند. اطلاعات ثبت‌شده در سیستم حضور و غیاب خودکار، روی فضای ابری (cloud storage) ذخیره‌سازی می‌شوند و با استفاده از برنامه‌های نرم‌افزاری مخصوص می‌توان آنها را کنترل کرد.
ویروس‌ها قابلیت انتشار در محیط را دارند و اگر شخص بیمار، انگشت آلوده خود را روی اسکنر دستگاه قرار دهد، باعث سرایت بیماری به نفر بعدی می‌شود. به‌همین دلیل، توصیه می‌شود که برای جلوگیری از سرایت بیماری‌های واگیردار از طریق این دستگاه حضور و غیاب، یک پد الکلی هم در اختیار دانشجویان، پرسنل و اساتید قرار داده شود که انگشتان خود را ضدعفونی کنند.
۱. روش تشخیص چهره (بیومتریک) ۲. روش اسکن کردن کارت ۳. روش اسکن کردن اثر انگشت
