حضور و غیاب با موبایل؛ بهترین اپ‌ها + مزایا و معایب

امروزه با روش‌های جدید و حرفه‌ای که ابداع شده، می‌توان حضور و غیاب کارمندان یک شرکت یا مجموعه را به‌سادگی انجام داد. با ظهور چنین اپلیکیشن‌هایی، دیگر کمتر مجموعه‌ای، به‌سراغ روش‌های سنتی می‌رود. برنامه‌های مذکور، امکانات متنوعی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد تا به‌صورت حرفه‌ای، از حضور یا عدم حضور کارمندان خود در مجموعه، اطلاع کسب کنند. همچنین این سیستم‌ها در نظارت بر شیفت کاری کارمندان و ساعات کاری آن‌ها نیز نظارت می‌کنند و در همگام‌سازی و برنامه‌ریزی گردش کار، بسیار مفید هستند.

این برنامه‌ها کمک شایانی به مسئولان بخش مالی شرکت‌ها نیز می‌کنند تا بر طبق اطلاعات ذخیره‌شده، از تعداد ساعات کار کارمندان مطلع شوند و منابع مالی مشخصی را برای پرداخت دستمزد‌های آن‌ها تخصیص دهند. همچنین حضور و غیاب با موبایل، کارمندان را پاسخ‌گو نگه ‌می‌دارد و حتی در مأموریت‌های خارج از موسسه نیز فعالیت‌ها و ساعات کاری آن‌ها قابل نظارت و پیگیری است. در ادامه، بیشتر با نحوه حضور و غیاب باز طریق گوشی موبایل آشنا می‌شوید و سایر ویژگی‌های آن‌را خواهید دانست.

مزایای استفاده از برنامه حضور و غیاب با موبایل

برنامه حضور و غیاب کارمندان، یک راه‌حل مفید برای هر کسب و کاری است. طبق آمارهای ثبت‌شده، این سیستم می‌تواند به مجموعه شما کمک کند تا بهره‌وری بهتری را از خود نشان دهند و در جهت کاهش زمان‌های هدر رفته، اقدامات سازنده‌ای را انجام دهند. با کمک چنین برنامه‌هایی، می‌توانید به میزان قابل توجهی در بودجه مجموعه خود صرفه‌جویی کنید. در ادامه با سایر مزایای کلیدی این برنامه‌ها آشنا می‌شوید.

پیش‌بینی و تخمین بهتر منابع مالی

وقتی از این برنامه‌ها کمک می‌گیرید، به‌طور خودکار، فرایند حضور و غیاب‌ کارمندان پیگیری می‌شود. همچنین از طریق چنین برنامه‌هایی، به داده‌‌های مهمی دست پیدا می‌کنید که می‌ تواند به‌نوبه خود، شما را در تصمیم ‌گیری‌های مهم و تخصیص دقیق منابع مالی کمک کند.

تعداد غیبت‌های کارمندان کاهش می‌یابد

اپلیکیشن حضور و غیاب با موبایل، به‌خوبی، ورود و خروج پرسنل را ثبت می‌کند و مدیریت تیم‌های کاری را بهبود می‌بخشد. چنین برنامه‌ای، کارمندان را تشویق می‌کند تا در مواقعی که نیاز است، در شرکت بمانند و اضافه کاری انجام دهند، زیرا تمام فعالیت‌ها و زحمات آن‌ها بدون کم و کسری ثبت می‌شود. همچنین با کاربرد این برنامه، غیبت کمتری از سوی کارمندان رخ می‌دهد و بیشتر تشویق به کار می‌شوند.

مدیریت بهتر مرخصی‌ها توسط حضور و غیاب با موبایل

از این طریق تعداد روز‌ها و ساعات کاری پرسنل را می‌توانید پیگیری کنید و تعداد روز‌هایی که به مرخصی رفتند را بدانید. همچنین قادر خواهید بود تا مرخصی‌های استعلاجی و تعداد ساعتی که غیبت داشته‌اند را نیز تشخیص دهید.

مدیریت نیروی کار سیار

با امکانات و ابزارهایی که در این برنامه‌ها قرار دارد، می‌توانید از راه دور، بر فعالیت‌های کارمندان خود نظارت داشته‌باشید و از حضور یا عدم حضور آن‌ها در محل مشخص‌شده، مطلع شوید.

با این شیوه، قادر خواهید بود تا ساعات کاری آن‌ها را در خارج از سازمان یا اداره مدیریت کنید. البته، استفاده از این امکانات بدین معنا نیست که شما از آن‌ها جاسوسی می‌کنید بلکه به آن‌ها برای کار مؤثرتر، افزایش بهره‌وری و مدیریت بهتر زمان کمک می‌کنید.

پردازش حقوق و دستمزد

نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های حضور و غیاب، به محاسبه منصفانه حقوق‌ و دستمزد‌ها کمک می‌کنند و به امور حسابداری سرعت می‌بخشند.

بهترین برنامه حضور و غیاب با موبایل چیست؟

باتوجه‌به تنوعی که در این بخش وجود دارد، پیدا کردن برنامه‌ای که برای حضور و غیاب مناسب باشد، ممکن است کار سختی به‌نظر برسد، به‌خصوص که ابزارهای زیادی درون هریک از آن‌ها وجود دارد. در ادامه این بخش با بهترین برنامه‌های حضور و غیاب کارکنان آشنا می‌شوید و در نهایت، با درنظرگرفتن نیازمندی‌های مجموعه خودتان، می‌توانید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید.

۱- TimeCamp، برنامه حضور و غیاب خودکار

این برنامه به‌عنوان ردیاب حضور و غیاب کارکنان عمل می‌کند و به‌صورت رایگان در دسترس همگان قرار می‌گیرد. با استفاده از امکانات آن، دست‌تان باز است تا تعداد نامحدودی گروه و پرسنل در آن اضافه کنید.

این ابزار همه‌کاره برای همه مشاغل مناسب است و کاربرد دارد. TimeCamp قابل راه‌اندازی در تمام سیستم‌ها (اندروید، iOS، ویندوز، مک) است. با داشتن چنین برنامه‌ای، می‌توانید از آن در هرکجا و هر‌طور که بخواهید در مدیریت نیروهای کاری خود استفاده کنید.

ویژگی‌های دیگر TimeCamp

• ردیابی خودکار زمان‌ها و فعالیت‌های انجام شده
• جدول زمانی دقیق مجهز به تقویم
• تأییدیه‌های جدول زمانی
• گزارش‌دهی از زمان و مکان پروژه‌ها
• تنظیم صورت‌حساب برای پیگیری بودجه و حاشیه پروژه
• ردیابی GPS با گزارش موقعیت مکانی

۲- Imonit نرم‌افزار ساده و کاربردی جهت حضور و غیاب کارکنان

اگر به‌دنبال یک برنامه اولیه برای ثبت حضور و غیاب کارمندان مجموعه خود هستید، Imonit امکانات مهم و ضروری را در اختیار شما قرار‌ می‌دهد. کارمندان مجموعه، با استفاده از امکانات این برنامه، به‌صورت دستی یا با استفاده از ردیابی، موقعیت و ساعات ورود و خروج خود را به‌صورت خودکار ثبت می‌کنند.

با پیاه‌سازی ابزار‌هایی که در اختیارتان قرار می‌دهد، قادر خواهید بود تا بهره‌وری منفی را کاهش دهید و راندمان کاری را به‌صورت چشم‌گیری بالا ببرید.

اطلاعات مهمی از طریق این برنامه به شما ارائه می‌شود، که توسط آن‌ها، مدیریت کارها را به‌دست خواهید گرفت و در پایان ماه، بر اساس عملکردهای پرسنل، پرداخت‌های مناسبی را انجام خواهید داد. در ادامه می‌بینید که این برنامه، برای حضور و غیاب با موبایل چه امکاناتی را در دسترس‌تان قرار می‌دهد.

ویژگی‌های بیشتر برنامه Imonit

• گزارش دقیقی از حضور یا عدم حضور کارمندان می‌دهد.
• ساعات کار و مقدار غیبت‌ها را گزارش می‌دهد.
• محاسبه دقیقی از حقوق و دستمزد را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
• تایمر مخصوصی برای وظایف کاری دارد.
• قابل استفاده در تلفن‌همراه و وب است‌.
• مدیریت پروژه را انجام می‌دهد.

۳- Bonsai برنامه حضور و غیاب برای مدیریت مشاغل آزاد

Bonsai مجموعه‌ای از ابزار‌ها را در دسترس فریلنسرها قرار می‌دهد که توسط آن‌ها بتوانند گردش کار را برای کسب و کار خود، خودکار و ساده کنند. اگر به‌صورت آزاد کار می‌کنید، این برنامه به شما در بهبود و افزایش راندمان کارتان کمک می‌کند و همچنین می‌توانید نظارت دقیقی بر میزان پیشرفت پروژه‌ها داشته‌باشید.

اگر به یک ردیاب حضور و غیاب شخصی نیاز دارید، Bonsai  امکانات روز را در اختیارتان قرار می‌دهد تا کارها و پروژه‌هایتان را به‌سادگی پیگیری کنید. بر طبق اطلاعات این برنامه، می‌توانید گزارش‌ها و فاکتور‌های پروژه‌ها را تنظیم کنید و آن‌ها را در اختیار مشتریان قرار دهید.

سایر ویژگی‌های Bonasi

• مدیریت پروژه‌ها، اسناد، فایل‌ها و پرداخت‌ها در یک پوشه
• تنظیم فرم‌‌ها و پرسشنامه‌‌ها جهت ارسال برای مشتری
• قابلیت استفاده در تیم‌های چندین نفره

۴- Desktime  برنامه حضور و غیاب با موبایل

این برنامه علاوه‌براین‌که حضور و غیاب را برایتان میسر می‌کند، در ضمن آن، قابلیت استفاده در ویندوز و سایر سیستم‌عامل‌ها را نیز در اختیارتان قرار می‌دهد. Desktime همچنین قابلیت این را دارد تا پروژه‌ها را به‌شیوه درستی سازمان‌دهی کند.

همچنین ابزارهای کاربردی را در دسترس‌تان قرار می‌دهد تا یک تقویم طراحی کنید و مرخصی‌ها و غیبت‌های پرسنل را در آن به ثبت برسانید تا به‌صورت خودکار، هر موقع که بخواهید گزارشی را برایتان ارائه دهد. همچنین برای محاسبه سریع حقوق‌ها نیز کاربرد فراوانی دارد.

ویژگی‌های دیگر Desktime

• دارای تایمر پومودورو
• تایید زمان آفلاین
• تنظیم صورتحساب
• رزرو
• قابلیت استفاده درWindows، Mac، Linux، iOS،Android و افزونه مرورگر

۵- Calamari نرم‌افزار ساعت زمان با ویژگی‌های حضور و غیاب

اگر حضور یا غیاب کارمندان برایتان اهمیت دارد، کلاماری این امکان را در اختیارتان قرار می‌دهد تا حضور و غیاب کارمندان را در داخل شرکت، سازمان یا هر مجموعه دیگر، به‌صورت درست و معیاری ردیابی و پیگیری کنید. این برنامه از دو ماژول clock in/clock out تشکیل شده و در ضمن آن قابلیت پیگیری حضور و غیاب پرسنل را نیز دارد.

ویژگی‌های این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد تا داده‌های مهم را در یک دستگاه تلفن‌همراه جمع آوری و در بسیاری از امور اداری صرفه جویی کنید. در ادامه با توانایی‌های این برنامه مفید آشنا می‌شوید.

ویژگی‌های دیگر Calamari

• توانایی ثبت ورود و خروج کارمندان توسط فناوریGPS
• تنظیم جدول زمانی و لیست حضور و غیاب در زمان‌های مختص به خودش
• مشخص کردن زمان‌های تاخیر
• مقایسه پروژه‌ها با زمان‌های تخصیص یافته
• ثبت ورود و خروج خودکار توسط فناوری iBeacon
• مجهز به کدهای QR، نشان‌های NFC و کدهای پین
• قابل استفاده در وب، iOS و‌اندروید

۶- factoTime قابلیت پیگیری ساعات کاری کارکنان و حضور و غیاب با موبایل

factoTime  یک برنامه مفید و کاربردی برای حضور و غیاب کارمندان در دستگاه‌های تلفن‌همراه است. این برنامه بر روی هر دو پلتفرم اندروید و iOS اجرا می‌شود. تمام پارامتر‌های لازم برای حضور و غیاب در این برنامه فراهم شده است. چنانچه می‌خواهید ساعات کاری کارمندان و شیفت‌ها را پیگیری کنید، به این برنامه مراجعه کنید.

این ابزار به‌خوبی تمام داده‌های مربوط به حضور و غیاب کارمندان، مکان فعالیت، زمان صرف‌شده در محل کار را جمع‌آوری و ثبت می‌کند. همچنین به تمام ماموریت‌های خارج از سازمان نیز توسط فناوری GPS رسیدگی می‌شود.

سایر ویژگی‌های factoTime

• تعیین حقوق و دستمزد بر اساس ماه، روز و ساعت کار
• مشخصات کارمندان مثل شماره تلفن، ایمیل، تاریخ عضویت، تاریخ پرداخت و سوابق آن‌ها را ذخیره می‌کند.
• برای پرسنل قوانین کار را مشخص می‌کند و تخلفات آن‌ها را به ثبت می‌رساند.
• قابل استفاده در وب، iOS،‌ اندروید

۷- Harpoon برنامه ریزی مالی با ردیابی زمان

هارپون راه‌حل مناسبی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا مدیریت بودجه مناسبی انجام دهید و پیگیر حضور کارکنان خود در داخل مجموعه باشید. البته این برنامه به‌جای این‌که قابلیت‌های خود را بر روی حضور و غیاب کارکنان متمرکز کند، بیشتر به برنامه‌ریزی‌های مالی پرداخته است. اما امکاناتی که در این برنامه وجود دارد، به‌تنهایی پاسخگوی نیازهای شما خواهد بود.

در ادامه کار با این برنامه، می‌توانید گردش کار را برنامه‌ریزی کنید و منابع مشخصی را برای آن تخصیص دهید. کنترل تغییرات در جهت سالم‌سازی تجارت شخصی‌تان نیز یکی دیگر از امکاناتی است که در دسترس‌تان قرار می‌گیرد.

سایر ویژگی‌های هارپون

• مدیریت تایمر چندگانه
• ردیابی زمان با یک کلیک
• پیگیری ارزش، هزینه و بازده،
• تهیه خلاصه‌ای از فعالیت‌های کارمندان
• بودجه‌بندی برای ساعات کار
• قابل استفاده برای وب و مک

۸- honeybeeBase حضور و غیاب آنلاین

honeybeeBase  یک برنامه حضور و غیاب با موبایل است که به‌صورت آنلاین فعالیت‌های خود را انجام می‌دهد. توسط honeybeeBase  برای تمام مشاغل با هر‌اندازه و تعدادی قابل اجرا است. با امکاناتی که این برنامه دارد می‌توانید شیفت‌های کاری کارمندان را تنظیم کنید و به‌صورت آنلاین از حضور یا عدم حضور آن‌ها، مطلع شوید.

این برنامه دارای سه ماژول است که به مجموعه شما، قابلیت تبدیل به یک مرکز واحد را می‌دهد که برای مدیریت فرایندهای تجاری مناسب باشد. این برنامه قابلیت منحصربه‌فردی را در اختیارتان قرار می‌دهد تا بتوانید ساعات کاری کارمندان را از راه دور با برنامه تلفن همراه خود پیگیری کنید، بدون این‌که نیازی به الگوهای کاغذی و صفحات شلوغ داشته‌باشید.

ماژول اول، حضور و غیاب کارکنان و دیر رسیدن آن‌ها را ثبت می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا برای درک بهتر، گزارش‌های سفارشی ایجاد کنید.

ماژول دوم، مربوط به تعطیلات است و به شما امکان می‌دهد تا بر مانده مرخصی پرسنل خود نظارت داشته‌باشید و به درخواست‌های مرخصی آن‌ها رسیدگی کنید.

ماژول سوم مربوط به اطلاع‌رسانی به کارمندان است و همچنین خود پرسنل نیز می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و یادداشت‌های مهم را برای همکاران خود به ثبت برسانند.

سایر ویژگی‌های honeybeeBase

• قابلیت پیگیری حضور کارکنان با سیستم GPS
• برنامه ریزی شیفت‌ها
• قابل اجرا در وب، iOS و‌ اندروید

۹- OfficeTimer نرم افزار مدیریت حضور و غیاب با ردیاب زنده

OfficeTimer با ردیابی موقعیت مکانی یک برنامه، حضور و غیاب با موبایل را کارآمد‌تر می‌کند. این برنامه، نرم‌افزار GPS را به‌صورت رایگان و قابل دسترس در اختیارتان قرار می‌دهد. این برنامه بر اساس آدرس IP و geofencing برنامه حضور و غیاب را ارائه می‌دهد.

 سایر ویژگی‌های OfficeTimer

• قابلیت تنظیم ساعات قابل پرداخت و غیر قابل پرداخت
• تعیین هزینه‌های پروژه‌ها
• تعیین درآمد پروژه‌ها
• ردیابی هزینه‌ها
• قابل استفاده برای وب، iOS و‌ اندروید

چالش‌ها و راهکارهای حضور و غیاب با موبایل چیست؟

در هر شرکتی، موضوع حضور و غیاب کارمندان، به‌عنوان یک پارامتر مهم و ضروری شناخته می‌شود. این فرایند کمک می‌کند تا در حسابرسی و پرداخت دستمزدها به‌صورت حرفه‌ای عمل کنید. مقدار فعالیت کارمندان باید بر اساس اطلاعات دقیقی محاسبه شود تا در این بین حق کسی ضایع نشود.

حضور و غیاب با موبایل، یک راهکار مناسب و دقیق شمرده می‌شود، ولی مساله مهم اینجاست که برنامه‌هایی که برای این کار استفاده می‌شوند به اینترنت یا GPRS نیاز دارند. حال اگر گوشی تلفن یک کارمند هوشمند نباشد و به این امکانات دسترسی نداشته‌باشد، باید چه تدبیری اندیشید؟ در ادامه با راهکارهایی آشنا می‌شوید که می‌توان بر این چالش غلبه کرد.

۱- تراشه‌های RFID

شرکت‌های مشخصی، تراشه‌های RFID را ارائه می‌دهند. این تراشه قابلیت این را دارد تا به موبایل غیر هوشمند کارمندان متصل شوند و داده‌های حضور و غیاب آن‌ها را به‌صورت آفلاین و بدون نیاز به اینترنت، ثبت کند.

۲- گوشی‌های GPS دار

کارمندان با استفاده از این فناوری می‌توانند حضور و غیاب خود را بدون نیاز به اینترنت ثبت کنند. این روش نیازی به گوشی‌های هوشمند و پیشرفته ندارد. امروزه هر گوشی ساده‌ای به این فناوری مجهز است. بدین‌منظور، بایستی دستگاه‌های مخصوصی در شرکت‌ها و سازمان‌ها برای ثبت اطلاعات وجود داشته‌باشند.

سخن آخر

اگر مسئولیت یک مجموعه را بر عهده دارید و می‌خواهید نظارت دقیق‌تری بر عملکرد پرسنل خود داشته‌باشید، بهترین راهکار استفاده از برنامه‌هایی است که به‌صورت خودکار، حضور و غیاب با موبایل را انجام می‌دهند و دیگر نیاز نیست بر روی کاغذ ثبت شوند یا بخواهید از سایر روش‌ها و دستگاه‌ها استفاده کنید.

برای این کار هر کارمندی باید برنامه حضور و غیاب را در گوشی تلفن همراه خود نصب کند و به‌محض اینکه به شرکت وارد شود، به‌صورت اتوماتیک، حضورش ثبت می‌شود. همچنین هنگامی که محل کار خود را ترک می‌کند به‌همین صورت خروج وی ثبت می‌شود. همچنین کارمندان می‌توانند درخواست مرخصی‌های خود را از طریق این برنامه‌ها ثبت کنند و به اطلاع مدیران مجموعه برسانند.

سوالات متداول

منابع: + +