در دنیای امروز، دستگاه‌های حضور و غیاب به‌عنوان یکی از اصلی‌ترین ابزارهای مدیریت منابع انسانی شناخته می‌شوند. باتوجه‌به پیشرفت فناوری، انواع مختلفی از این دستگاه‌ها در بازار وجود دارند که هرکدام به‌دلیل ویژگی‌ها و خصوصیات مختلف، برای شرکت‌ها مناسب هستند. مدیران سازمان‌ها باید هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، نوع فعالیت و اندازه سازمان را مود بررسی قرار دهند تا بهترین دستگاه را انتخاب کنند. در این مقاله، انواع دستگاه حضور و غیاب و نیازهای سازمان‌ها را بررسی خواهیم کرد تا از پرداخت هزینه اضافی برای خرید دستگاه حضور و غیاب پیشگیری کنید.
مهم‌ترین عامل تأثیرگذار در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب چیست؟
انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب یکی از مهم‌ترین و پایه‌ای‌ترین اقدامات در مدیریت منابع انسانی شرکت‌ها است. برای انتخاب یک دستگاه مناسب باید به نکات زیادی توجه کنید که یکی از مهم‌ترین عوامل تأثیرگذار در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب، نوع فعالیت شرکت است. به‌طوری‌که باید قبل از خرید، نیازهای شرکت و معیارهایی که برای مدیران ارشد مهم هستند را بررسی کنید.
برای مثال، شرکت‌های بزرگ که تعداد کارکنان بالایی دارند، به دنبال دستگاه حضور و غیابی با قابلیت اتصال به سیستم مدیریت منابع انسانی و بانک اطلاعاتی کارکنان هستند. همچنین در شرکت‌هایی که دارای بخش‌های مختلف و محل‌های کاری مجزا هستند، نیاز به دستگاهی با امکان اتصال به شبکه وایرلس وجود دارد.
در صنایع حمل‌ونقل، دستگاه حضور و غیابی با رابط کاربری بهینه برای راننده‌هایی که دانش کافی برای استفاده از این دستگاه را ندارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین در صنایع مرتبط با غذا، دستگاه حضور و غیاب باید در برابر رطوبت مقاوم باشد.
بنابراین، انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب به عوامل متعددی از جمله نیازهای سازمان، نوع فعالیت و تعداد کارکنان شرکت بستگی دارد.
نوع فعالیت شرکت در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب چه تأثیری دارد؟
انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب برای هر شرکت به نوع فعالیت و نیازهای خاص آن وابسته است. برای مثال، در صنعت ساخت‌وساز و سایر صنایع که کارکنان آن در شرایط سخت و محیط‌هایی با نیاز به ثبات و دوام بالا فعالیت می‌کنند، بهتر است دستگاه حضور و غیاب به قابلیت ضدآب و ضدضربه مجهز باشد.
در صنایع خدماتی و اداری که نیاز به دقت و سرعت بالا در ثبت حضور و غیاب کارکنان دارند، دستگاه‌های حضور و غیاب با تکنولوژی بیومتریک مورد استفاده قرار می‌گیرند. به‌طور معمول در این صنایع دستگاه‌های حضور و غیاب با قابلیت خواندن اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن عنبیه چشم استفاده می‌شوند.
تعداد کارکنان شرکت در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب چه تاثیری دارد؟
با افزایش تعداد کارمندان، نیاز به یک دستگاه قوی‌تر و پیشرفته‌تر برای مدیریت حضور و غیاب افراد بیشتر می‌شود. انتخاب دستگاهی با قابلیت ارتقاپذیری و پشتیبانی از تعداد کارکنان بیشتر، در آینده سازمان نقش مهمی ایفا می‌کند.
از طرفی با افزایش تعداد کارمندان، نیاز به دستگاهی با سرعت بیشتر برای پردازش داده‌ها افزایش می‌یابد. بنابراین، در انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌های بزرگ با تعداد کارمندان بیشتر، باید به مشخصات فنی و عملکرد دستگاه توجه کنید تا از قابلیت به‌روزرسانی آن مطمئن شوید.
بیشتر بخوانید: روش انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب برای سازمان شما
قیمت دستگاه حضور و غیاب در انتخاب و خرید آن چه تأثیری دارد؟
با افزایش ظرفیت تشخیص کارکنان توسط دستگاه، قیمت آن نیز افزایش می‌یابد. بنابراین، باید نیازهای سازمان‌ها خود را به‌دقت بررسی کنید و بر اساس آن، تصمیم بگیرید که کدام دستگاه حضور و غیاب برای سازمان یا کسب‌وکار شما مهم است.
برای مثال، دستگاه‌های حضور و غیابی که قادر به تشخیص چهره و عنبیه چشم کارمندان زیادی هستند، نسبت‌به دستگاه‌هایی با قابلیت تشخیص تعداد چهره کمتر، قیمت بالاتری دارند.
به‌همین‌دلیل، قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، باید تعداد کارکنان سازمان را مورد توجه قرار دهید و متناسب با شرایط سازمان برای خرید دستگاه هزینه پرداخت کنید. اگر شرکت شما تعداد کارکنان کمی دارد، نیاز نیست که برای خرید دستگاه با ظرفیت تشخیص ۱۲۰۰ چهره هزینه بیشتری پرداخت کنید.
اگر شما مدیر منابع انسانی یک سازمان با ۱۰۰۰ نفر نیرو هستید، باید یک دستگاه پیشرفته‌تر تهیه کنید. برای مثال، می‌توانید دستگاه حضور و غیاب vl1500 شرکت جهان‌گستر را بخرید که ظرفیت تشخیص ۱۲۰۰ چهره را دارد.
بیشتر بخوانید: راه‌حل‌های ارتقاء بهره‌وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
دوام و استحکام دستگاه حضور و غیاب در انتخاب و خرید آن چه تأثیری دارد؟
استحکام بدنه دستگاه حضور و غیاب یکی از عوامل مهم در انتخاب و خرید این دستگاه است. یک دستگاه حضور و غیاب با دوام بالا، می‌تواند به‌طور مداوم کارایی و دقت خود را حفظ کرده و نیاز به تعمیر و یا تعویض آن را کاهش دهد.
استحکام و دوام بالا به‌طور معمول نشانگر کیفیت ساخت بالا و استفاده از مواد باکیفیت در ساخت دستگاه است. از طرفی کیفیت بالای دستگاه می‌تواند باعث افزایش عمر مفید و کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیر آن شود.
اگر دوام دستگاه زیاد باشد، رضایت کاربران هنگام استفاده از آن افزایش می‌یابد. یک دستگاه حضور و غیاب که با دوام و استحکام بالا ساخته شده است، می‌تواند به کاربران اعتماد بیشتری نسبت‌به این دستگاه بدهد و تجربه کاری بهینه‌ای را برای آنها به ارمغان بیاورد. در نتیجه، قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، قدرت بدنه آن را به‌عنوان یکی از عوامل مؤثر در انتخاب مدنظر قرار دهید.
کیفیت بالای دستگاه حضور و غیاب نشان می‌دهد که اطلاعات کارکنان را به‌درستی و دقیق ثبت می‌کند. بنابراین، فرایندهای اداری بهینه می‌شوند و بهره‌وری کارکنان افزایش می‌یابد.
اگر دوام دستگاه حضور و غیاب پایین باشد، ممکن است در طول زمان اطلاعات حضور کارکنان به‌صورت غلط ثبت شده و مدیران منابع انسانی با چالش مواجه شوند.
علاوه‌بر این، خرید دستگاه‌های حضور و غیاب برای سازمان هزینه دارد. بنابراین، بهتر است دستگاهی با دوام و استحکام قابل قبول انتخاب کنید تا از مشکلات احتمالی در آینده پیشگیری شود. همچنین با به‌روزرسانی دستگاه حضور و غیاب، می‌توانید به بهبود عملکرد و افزایش دقت دستگاه کمک کنید.
بیشتر بخوانید: با ارزان ترین دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید!
ارتقا و به‌روزرسانی دستگاه حضور و غیاب در انتخاب و خرید آن چه تأثیری دارد؟
ارتقادادن و به‌روز کردن دستگاه حضور و غیاب در بهبود کارایی و کارکرد آن تأثیر مستقیمی دارد. بنابراین، باید هنگام انتخاب و خرید به این عامل توجه کنید. با به‌روزرسانی دستگاه حضور و غیاب، تکنولوژی جدیدی به دستگاه اضافه می‌شود که باعث افزایش دقت، کارایی و سرعت در ثبت ورود و خروج کارکنان می‌شود. از طرفی به‌روزرسانی نرم‌افزارهای مربوط به دستگاه حضور و غیاب باعث بهبود قابل‌توجهی در نحوه مدیریت کارکنان و پردازش داده‌ها می‌شود.
همچنین با به‌روزرسانی دستگاه‌های حضور و غیاب، مشکلات احتمالی مربوط به پشتیبانی و نگهداری دستگاه به حداقل کاهش می‌یابد. به‌همین‌دلیل، به‌روزرسانی و ارتقا دستگاه حضور و غیاب در بلندمدت باعث بهبود بهره‌وری و کارایی شرکت خواهد شد.
سرعت پردازش دستگاه حضور و غیاب در انتخاب و خرید آن چه تأثیری دارد؟
سرعت پردازش اطلاعات کارکنان توسط دستگاه حضور و غیاب در انتخاب و خرید آن اهمیت بالایی دارد. دستگاه‌هایی با سرعت زیاد در پردازش داده‌ها، می‌توانند داده‌های حضور و غیاب را به‌طور دقیق‌تر و در کمترین زمان ممکن ثبت کنند. این ویژگی مهم می‌تواند به‌طور مستقیم به بهبود عملکرد کارکنان و توسعه شرکت کمک کند.
همچنین دستگاه‌هایی با سرعت بالا، امکان استفاده آسان از آنها را برای کارکنان فراهم می‌کنند و زمان موردنیاز برای ثبت حضور و غیاب را کاهش می‌دهند. درحالت‌کلی باید سرعت پردازش دستگاه حضور و غیاب را به‌عنوان یک عامل مهم در انتخاب و خرید آن در نظر بگیرید تا شرکت خود را به بهترین دستگاه مجهز کنید.
بهترین دستگاه حضور و غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک چیست؟
در شرکت‌های کوچک و استارتاپ‌ها به‌دلیل تعداد پرسنل کمتر، استفاده از دستگاه حضور و غیاب ساده و کم‌هزینه مانند دستگاه‌های کارتی مناسب است. این دستگاه‌ها بیشتر به‌صورت دستی یا با استفاده از یک کارت مغناطیسی کاربرد دارند و برای شرکت‌هایی با کمتر از ۵۰ نفر پرسنل مناسب هستند.
برای مثال، دستگاه حضور و غیاب JT300 کارت شناسایی کارکنان را از طریق فناوری RFID تشخیص می‌دهد و حضور آنها را ثبت می‌کند. این محصول از شرکت جهان‌گستر با قیمت مناسبی عرضه می‌شود که از لحاظ اقتصادی برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار باصرفه است.
بیشتر بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌های متوسط چیست؟
شرکت‌هایی که تعداد پرسنل بیشتری دارند، به دنبال دستگاه حضور و غیابی هستند که بتواند پردازش داده‌ها را به‌صورت خودکار و بدون دخالت انسانی انجام دهد. دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره با قابلیت اتصال به سیستم‌های نرم‌افزاری برای پردازش داده‌ها و ایجاد گزارش برای شرکت‌های متوسط، مناسب هستند. همچنین این دستگاه‌ها می‌توانند به‌عنوان ابزار کنترل دسترسی برای ورود به ساختمان و مناطق محدود استفاده شوند.
برای مثال، دستگاه حضور و غیاب TF7000 با قابلیت تشخیص ۵۰۰ چهره، یکی از گزینه‌های مناسب برای نصب در شرکت‌هایی با اندازه متوسط است. اگر مدیر منابع انسانی یک شرکت با ۱۰۰ کارمند یا بیشتر هستید، می‌توانید با خیال مطمئن این محصول را تهیه کنید و هنگام توسعه کسب‌وکار و استخدام نیروهای جدید با چالش جدی مواجه نشوید.
بهترین دستگاه حضور و غیاب برای سازمان‌های بزرگ چیست؟
در شرکت‌های بزرگ با تعداد کارکنان بیشتر، دستگاه‌های حضور و غیاب با قابلیت اتصال به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی و نرم‌افزارهای اداری که قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی دارند، مناسب هستند.
برای مثال، دستگاه حضور و غیاب vl1000 با قابلیت تشخیص ۶۰۰۰ هزار چهره، یک محصول با کیفیت برای نصب و استفاده در سازمان‌های بزرگ است.
بهترین دستگاه حضور و غیاب برای واحدهای صنعتی چیست؟
دستگاه‌هایی که چهره و عنبیه چشم را تشخیص می‌دهند، یکی از راه‌حل‌های پرکاربرد در واحدهای تولیدی و کارخانه‌ها هستند. یکی از دلایل استفاده از این نوع دستگاه، عدم توانایی کارگران در استفاده از دستگاه‌های تشخیص اثر انگشت است.
کارکنان واحدهای تولیدی نمی‌توانند با دستکش یا دست‌های خیس از دستگاه اثر انگشت استفاده کنند. همچنین ممکن است کارگران هنگام استفاده از دستگاه‌های تشخیص اثر انگشت به‌دلیل مشکلات فنی و عملکرد نامطلوب در شرایط مختلف احساس ناخوشایندی تجربه کنند.
بیشتر بخوانید: کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب
از طرفی دستگاه‌های تشخیص چهره و عنبیه چشم با دقت بالایی کار می‌کنند و به‌صورت سریع و راحت قابل‌استفاده هستند. این نوع دستگاه‌ها برای کارگرانی که در محیط کار شلوغ و پرتردد فعالیت می‌کنند، به‌دلیل سرعت بالا و قابلیت استفاده در شرایط مختلف، بسیار مناسب هستند.
علاوه‌بر این، دستگاه‌های تشخیص چهره و عنبیه چشم قابلیت اتصال به سامانه‌های مدیریت کارکنان و پردازش داده‌های حضور و غیاب را به‌صورت خودکار دارند که باعث بهبود کارایی و دقت در محاسبه حقوق و دستمزد کارگران می‌شود.
درحالت‌کلی استفاده از دستگاه‌های تشخیص چهره و عنبیه چشم از نظر سرعت، دقت و راحتی استفاده برای کارخانه‌ها بسیار مناسب هستند و به افزایش کارایی و بهبود مدیریت منابع انسانی کمک می‌کنند.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
چرا دستگاه بیومتریک یک انتخاب مناسب برای تمامی کسب‌وکارها است؟
در حال حاضر، محبوبیت سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک به‌طور روزافزون افزایش می‌یابد. این سیستم‌ها از فناوری‌های مختلفی مانند تشخیص چهره، شناسایی اثر انگشت و اسکن عنبیه چشم استفاده می‌کنند. بسیاری از افراد هنگام استفاده از دستگاه بیومتریک احساس راحتی می‌کنند و حضور خود را به‌آسانی ثبت می‌کنند. اما مهم‌ترین دلیل که دستگاه بیومتریک را متمایز می‌کند این است که احتمال تقلب در سازمان را به صفر می‌رسانند.
مزایای سیستم‌های بیومتریک چیست؟
مزایای زیادی که سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک دارند، آنها را به یک ابزار کاربردی در مدیریت منابع انسانی تبدیل کرده‌اند. مزایای دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به شرح زیر هستند:
- دقت بسیار بالا: سیستم‌های بیومتریک از روش‌های غیرمجاز ثبت حضور پیشگیری می‌کنند، زیرا کارمندان می‌توانند فقط به‌صورت واقعی حضور خود ثبت کنند.
- انعطاف‌پذیری بالا در تشخیص شیفت‌های کاری: استفاده از دستگاه بیومتریک باعث حذف موانعی مانند تعویض شیفت‌ها می‌شود، زیرا ورود کارکنان به سازمان را به‌طور واقعی ثبت می‌کنند.
- افزایش امنیت سازمان: سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک اطمینان می‌دهند که فردی که حضور خود را ثبت می‌کند، کارمند واقعی است. بنابراین، امنیت بالاتری نسبت‌به دستگاه‌های کارتی یا رمز عبورها فراهم می‌کنند.
سخن پایانی
باتوجه‌به نقش مهم حضور و غیاب کارکنان در هر سازمان و شرکت، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب از اهمیت بسیاری برخوردار است. در این مقاله، معرفی و مقایسهٔ دستگاه‌های حضور و غیاب باتوجه‌به نوع فعالیت و اندازه شرکت را بررسی کردیم. بااین‌حال، باید توجه کنید که انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب مناسب را بادقت و براساس نیازهای شرکت انجام دهید. متخصصان شرکت جهان‌گستر با بهره‌مندی از تجربه و دانش بالایی که دارند، شما را در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب راهنمایی می‌کنند.
منبع: +
۱. قیمت دستگاه حضور و غیاب ۲. دوام و استحکام ۳. ارتقا و به‌روزرسانی دستگاه حضور و غیاب ۴. سرعت پردازش
۱. دقت بسیار بالا ۲. انعطاف‌پذیری بالا ۳. افزایش امنیت سازمان
