محاسبه ساعت کاری در تمامی کسب‌وکارها و سازمان‌ها اهمیت بالایی دارد. هدف اصلی این محاسبات، برآورد میزان ساعات کاری است که کارکنان برای تکمیل یک پروژه یا فعالیت مشخص صرف می‌کنند. برای مثال، در واحدهای تولیدی که کارگران به‌صورت شب‌کار یا اضافه‌کار فعالیت می‌کنند، حقوق و دستمزد براساس ساعت کاری آن‌ها محاسبه می‌شود که برای مدیران مهم است. آگاهی از میزان ساعت کاری کارکنان علاوه‌بر محاسبه حقوق و دستمزد، امکان پیش‌بینی مدت‌زمان موردنیاز برای تکمیل پروژه را فراهم می‌کند. بنابراین، باید این شاخص مهم را با دقت زیادی اندازه‌گیری کنید. در این مقاله نحوه محاسبه ساعت فعالیت کارکنان در صنایع مختلف را بررسی خواهیم کرد تا پس از مطالعه آن، این موضوع مهم را با دقت بیشتری پیگیری کنید.
محاسبه ساعت کاری برای سازمان‌ها، مدیران و کارکنان چه سودی دارد؟
یکی از راه‌های مطمئن برای پرداخت حقوق کارکنان به‌طور دقیق، محاسبه ساعت کاری آن‌ها است. مدیران باهوش علاوه‌بر محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان براساس میزان فعالیت آن‌ها، از مزایای شگفت‌انگیز محاسبه ساعت فعالیت کارکنان بهره می‌برند. منافعی که محاسبه میزان فعالیت برای سازمان‌ها، مدیران و کارکنان دارد، عبارت‌اند از:
برنامه‌ریزی دقیق برای سازمان
با محاسبه ساعت فعالیت افراد، مدیران می‌توانند بهترین برنامه‌ریزی را برای استفاده از منابع سازمان انجام دهند و از افراد باتجربه و ماهر برای پروژه‌ها استفاده کنند.
همچنین با داشتن داده‌های دقیق و کامل در مورد ساعت کاری کارکنان، مدیران می‌توانند برنامه‌های کاری بهتری برای کارکنان خود تنظیم کنند و از این طریق به بهره‌وری بیشتری دست یابند.
ارزیابی بهتر کارکنان
مدیران می‌توانند با محاسبه ساعت فعالیت کارکنان، عملکرد آن‌ها را ارزیابی کنند و برای بهبود آن‌ها برنامه دقیقی طراحی کنند.
کاهش هزینه‌ها
مدیران می‌توانند با آگاهی از ساعت کاری افراد، تغییراتی را در برنامه‌های خود ایجاد کنند تا هزینه‌ها را کاهش دهند.
از طرفی محاسبه دقیق ساعت کاری کارکنان، به مدیران کمک می‌کند تا به‌راحتی هزینه‌های اضافی مربوط به پرداخت حقوق اضافی به کارکنان را محاسبه کنند و کاهش دهند.
افزایش بهره‌وری
اگر مدیران درباره ساعت کاری کارکنان اطلاعات دقیقی داشته باشند، می‌توانند برای بهبود عملکرد افراد به‌طور دقیق تصمیم‌گیری کنند و برنامه‌ریزی دقیقی برای تشویق کارکنان انجام دهند.
کاهش خطاها
با محاسبه ساعت کاری، مدیران به این توانایی می‌رسند تا خطاها و اشتباهاتی که ممکن است در مدیریت منابع به وجود آیند را کاهش دهند و باعث بهبود کیفیت کار اعضای سازمان شوند.
پاسخگویی بهتر
اگر مدیران ساعت کاری کارکنان را با دقت محاسبه کنند، می‌توانند برای پاسخگویی به مشتریان و سایر مراجعین زمان‌بندی دقیقی طراحی کنند و ارتباط خوبی با آن‌ها برقرار کنند.
بهبود روابط کاری
با ارائه گزارش‌های دقیق در مورد ساعت کاری کارکنان، مدیران می‌توانند روابط کاری را بهبود بخشند و اختلافات مربوط به ساعت کاری را کاهش دهند. در نتیجه، توانایی حل تعارض در مدیران افزایش می‌یابد.
رعایت قوانین و مقررات
اگر کارکنان مطمئن شوند که ساعت کاری آن‌ها به‌طور دقیق و منظم محاسبه می‌شود، به قوانین حضور و غیاب احترام می‌گذارند و برای افزایش ساعت کاری مفید خود تلاش می‌کنند. بنابراین، ریسک‌های حقوقی مربوط به نقض مقررات کاری و غیبت‌های بی‌دلیل افراد کاهش می‌یابد.
بیشتر بخوانید: عیدی ۱۴۰۱ چقدر است؟ جزییات دقیق قوانین کارگری و کارمندی
روش‌های محاسبه ساعت کاری کارکنان چیست؟
روش‌های پیگیری ساعت کاری کارکنان باتوجه‌به نوع شغل و صنعت متنوع هستند که هرکدام از آن‌ها مزایا و معایبی دارند. انتخاب روش مناسب برای پیگیری زمان فعالیت افراد و آموزش آن به اعضای تیم بسیار مهم است زیرا اطلاع دقیق از ساعات کاری کارکنان در طراحی استراتژی‌های سازمانی نقش مؤثری دارد. برخی از روش‌هایی که مدیران منابع انسانی و مشاوران کسب‌وکار برای ردیابی ساعت کاری توصیه می‌کنند، عبارت‌اند از:
کاغذ و قلم
با وجود این‌که جامعه امروزی دیجیتالی شده است، اما هنوز برخی از شرکت‌ها به‌خصوص کسب‌وکارهای کوچک، برای پیگیری ساعات کار کارکنان خود به روش‌های قدیمی و نوشتاری وابسته هستند.
یکی از روش‌هایی که مدیران می‌توانند ساعت کار کارکنان را ثبت کنند، استفاده از کاغذ حضور و غیاب دستی است. همچنین در برخی از سازمان‌ها کارکنان ساعت کار خود را روی یک فرم کاغذی ثبت می‌کنند و آن را به کارفرمای خود ارائه می‌دهند.
مزایا:
ثبت ساعت کار کارکنان با استفاده از کاغذ و خودکار، رایگان و ساده است و به مهارت‌های فنی نیاز ندارد. به‌طوری‌که مدیران و کارکنان می‌توانند با بهره‌مندی از توانایی نوشتن و شمارش ساعت کاری را محاسبه و ثبت کنند.
معایب:
معایب این روش بیشتر از مزایای آن است. این روش منجر به تولید مقدار زیادی کاغذ می‌شود که به‌راحتی می‌توانند گم شوند یا اشتباهی دور ریخته شوند.
اجرای این روش زمان‌بر است و احتمال تقلب را افزایش می‌دهد. باوجود این‌که در زمان گذشته، به‌عنوان یک روش قابل اعتماد بود، اما در جهان کسب‌وکار پویای امروزی، گزینه مناسبی برای ثبت ساعت کاری نیست.
بیشتر بخوانید: کاهش هزینه های کسب و کار با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب
نرم‌افزار صفحه گسترده اکسل
یکی گزینه‌های به‌روز برای ردیابی ساعت کاری کارکنان استفاده از نرم‌افزارهای اداری مانند Microsoft Excel و Google Sheets است. کارکنان می‌توانند با استفاده از این ابزارها زمانی که برای انجام هر کار اختصاص می‌دهند را به ثبت کنند. اگر فرمول‌های اکسل به‌طور صحیح برنامه‌ریزی شوند، تعداد ساعت کاری آن‌ها به‌صورت خودکار برای روز، هفته، ماه و سال محاسبه خواهد شد.
مزایا:
این روش برای افرادی که با Excel آشنایی دارند نسبتاً ساده است و قابلیت سفارشی‌سازی بالایی دارد، زیرا امکان اضافه‌کردن فرمول‌های اضافی به نرم‌افزار وجود دارد.
معایب:
اگر هر کارمند یک فایل اکسل جداگانه به مدیر خود ارسال کند، ممکن است این فایل‌ها به‌راحتی گم یا حذف شوند.
فرایند ایجاد، پرکردن و تأیید برگه تا حدودی زمان‌بر است و اگر فرمول‌های اضافی برای محاسبه تعطیلات و مرخصی‌ها اضافه نشوند، پیچیدگی فرایند افزایش می‌یابد. از طرفی این نرم‌افزار فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی را به‌خوبی درک نمی‌کند.
گاهی اوقات کارکنان فایل زمان‌بندی را براساس تخمین‌های خود ثبت می‌کنند که ممکن است هنگام پرداخت حقوق و دستمزد مشکل ایجاد شود.
سیستم حضور و غیاب
یکی از روش‌های معتبر و دقیق برای ردیابی ساعت کاری کارمندان، استفاده از دستگاه حضور و غیاب است. این دستگاه‌ها می‌توانند علاوه‌بر تشخیص کارت مغناطیسی و هوشمند، اطلاعات بیومتریک مانند چهره، اثر انگشت و عنبیه چشم افراد را به‌خوبی شناسایی کنند.
کارکنان فقط کافی است در زمان ورود و خروج از محل کار، کارت خود را به دستگاه نزدیک کنند یا با ایستادن روبروی اسکنر مشخصات بیومتریک خود را به دستگاه وارد کنند تا ساعت کاری آن‌ها ثبت شود. دستگاه حضور و غیاب داده‌ها را به‌صورت خودکار در سامانه مدیریت منابع انسانی ذخیره می‌کند.
بیشرت بخوانید: فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی چیست؟ +معرفی راه حل مدیریت مرخصی کارکنان
مزایا:
استفاده از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک یک روش ساده است که دقت بالایی هم دارد. این دستگاه ساعت کاری کارکنان را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند و بهره‌مندی از مزایای آن به نیروی انسانی نیازی ندارد.
معایب:
مدیران باید برای خرید دستگاه حضور و غیاب هزینه پرداخت کنند.
البته ذکر این نکته مهم است که این عیب، مزیت هم محسوب می‌شود. زیرا پرداخت هزینه جزئی برای خرید سیستم حضور و غیاب بیومتریک، بسیاری از هزینه‌های کسب‌وکار مانند پرداخت حقوق اضافی به کارکنان را کاهش می‌دهد.
اپلیکیشن پیگیری فعالیت کارکنان
یکی از روش‌های به‌روز برای محاسبه ساعت کاری کارکنان، بهره‌مندی از برنامه‌های ردیابی زمان است که کل فرایند ردیابی کارمندان را به‌صورت خودکار و مؤثر ثبت می‌کنند.
مزایا:
مدیران می‌توانند زمان فعالیت کارکنان را به‌صورت آنلاین ردیابی کنند. به‌طوری‌که برنامه ساعات کاری روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه کارکنان را به‌صورت خودکار محاسبه می‌کند.
کارمندان با ورود به سیستم می‌توانند زمان خود را بدون انجام کارهای اضافی و زمان‌بر ثبت کنند. همچنین مدیران یا کارکنان واحد منابع انسانی با ورود به سیستم می‌توانند لیست‌های زمانی مربوط به تمامی ساعات کاری افراد را بررسی کنند.
برنامه قابل تنظیم برای دوره زمانی یا پروژه خاصی است و ساعات کاری را به‌صورت لحظه‌ای پیگیری می‌کند.
برنامه‌های ردیابی زمان در برقراری ارتباط از راه دور بسیار دقیق هستند. زیرا استراحت، مرخصی بیماری یا مرخصی با حقوق دریافتی را به‌سادگی تشخیص می‌دهند.
بیشتر برنامه‌های ردیابی زمان امروزی، این امکان را در اختیار مدیران قرار می‌دهند که آن‌ها را در کامپیوتر یا گوشی همراه نصب کنند. در نتیجه، این نرم‌افزارها یک گزینه عالی برای سازمان‌هایی است که کارکنان آن همیشه در حال حرکت هستند.
معایب:
کارکنان باید برای استفاده از اپلیکیشن‌های ردیابی زمان آموزش ببینند. بنابراین، ممکن است فرایند راه‌اندازی و استفاده زمان‌بر شود.
ردیابی مکانی
یکی از روش‌های رایج برای ردیابی ساعت کاری کارمندانی که خارج از دفتر کار مشغول به کار هستند، ردیابی GPS و موقعیت جغرافیایی است.
مزایا:
این روش یک راه ساده برای ردیابی ساعت کاری افرادی است که به‌طور میدانی به مشتریان خدمات ارائه می‌کنند.
معایب:
این روش می‌تواند اعتماد بعضی از مدیران و کارکنان را نسبت به دیگری کاهش دهد.
بهترین روش برای پیگیری ساعت کاری کارکنان چیست؟
بهترین روش برای محاسبه ساعت کاری کارکنان به شرایط و نیازهای هر سازمان بستگی دارد. برخی از روش‌های دقیق برای محاسبه میزان فعالیت افراد، استفاده از نرم‌افزارهای ردیابی زمان یا دستگاه حضور و غیاب هستند.
در نهایت، بهترین روش برای هر سازمان، روشی است که با نیازها و منابع آن سازمان سازگاری دارد. به‌طوری‌که بتواند به کارشناس منابع انسانی کمک کند تا با دقت و صحت بالا، ساعات کاری کارکنان را ثبت و محاسبه کنند.
بیشتر بخوانید: فناوری RFID چیست؟ کاربردها، محدودیت‌ها و آینده پیش‌رو
مهندسان شرکت جهان‌گستر با بهره‌مندی از تخصص بالایی که دارند، نرم‌افزار و دستگاه حضور و غیاب بیومتریک را تولید کرده‌اند. خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک برای پیگیری ساعت کاری کارکنان مزایای بی‌شماری دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- افزایش دقت در محاسبه لیست زمانی کارکنان
- صرفه‌جوی در زمان نیروهای واحد منابع انسانی
- کاهش خطاهای ناشی از حضور و غیاب دستی
- آسان‌شدن پردازش داده‌های حضور کارکنان در سازمان
سخن پایانی
اگر شما یک کارفرما هستید، احتمالاً محاسبه ساعت کاری کارکنان شما کار پیچیده‌ای است. این فرایند با استفاده از نرم‌افزارهای ردیابی زمان راحت‌تر می‌شود. این نرم‌افزارها به شما اجازه می‌دهند تا بدون هیچ‌گونه کاغذبازی، ساعت کاری کارکنان خود را محاسبه کنید.
همچنین می‌توانید تغییراتی را که در ساعات کاری کارکنانتان رخ می‌دهد را به‌راحتی پیگیری کنید. علاوه‌بر نرم‌افزارهای هوشمند، دستگاه‌های بیومتریک هم در آسان‌کردن فرایند پیگیری حضور کارکنان نقش مؤثری دارند. با بهره‌مندی از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک می‌توانید کارکنان را به‌راحتی مدیریت کنید. برای آگاهی از قیمت دستگاه حضور و غیاب، می‌توانید با کارشناس فروش شرکت جهان‌گستر تماس بگیرید.