خطا در حضور و غیاب، دیر رسیدن به محل کار و مرخصی‌های نامنظم از اصلی‌ترین دلایل بهره‌وری پایین کارکنان در شرکت‌ها هستند. بهره‌وری پایین، باعث ایجاد هزینه‌های سنگین در سازمان می‌شود و از طرفی در این سازمان‌ها نیروی کار بااستعداد روحیه خود را از دست می‌دهد. البته عملکرد ضعیف یک یا چند کارمند ممکن است در همه سازمان وجود داشته‌باشد، اما اگر این مسئله فراگیر شود، سازمان را به سمت ورشکستگی سوق خواهد داد. فناوری‌های امروزی، توانایی مدیریت سازمان‌ها را افزایش داده‌اند. برای مثال، مدیران سازمان‌ها از سیستم‌های حضور و غیاب برای مدیریت نیروی انسانی بهره می‌برند. در این مقاله، به مقایسه دستگاه حضور و غیاب خواهیم پرداخت تا به شناخت دقیق درباره مزایا و معایب هرکدام برسید.

در این مقاله خواهید خواند

مقایسه دستگاه حضور و غیاب و بررسی مزایا و معایب هرکدام

اگر سازمان شما به سیستم‌های حضور و غیاب قدیمی مجهز است، به‌احتمال زیاد بیشتر از دستمزد واقعی را به کارکنان پرداخت می‌کنید. زیرا سیستم‌های قدیمی دارای معایب زیادی هستند و گاهی داده‌های مربوط به ساعت ورود و خروج کارکنان را به‌طور اشتباه ارائه می‌کنند. استفاده از سیستم‌های دفتری برای حضور و غیاب کارکنان، برای آینده سازمان بسیار نگران‌کننده است.

استفاده از سیستم‌های دفتری برای حضور و غیاب کارکنان، برای آینده سازمان بسیار نگران‌کننده است.
استفاده از سیستم‌های دفتری برای حضور و غیاب کارکنان، برای آینده سازمان بسیار نگران‌کننده است.

احتمالاً برای ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان روش‌های مختلفی را استفاده کرده‌اید اما نتیجه مؤثری از آن‌ها دریافت نکرده‌اید. مطالعه مزایا و معایب انواع سیستم‌ها، به شما کمک می‌کند تا مقایسه دستگاه حضور و غیاب را به‌راحتی انجام دهید و دقت خودتان را در انتخاب دستگاه مناسب افزایش دهید.

بیشتر بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب

مزایا و معایب انواع سیستم‌های حضور و غیاب به شرح زیر است:

سیستم حضور و غیاب دستی و کاغذی

دفترهای حضور و غیاب کاغذی اولین سیستم حضور و غیاب در سازمان‌ها هستند. به‌همین‌دلیل همه کارکنان با نحوه کار آن آشنایی دارند و ثبت حضور و غیاب کارکنان مسن با استفاده از این دفترها بسیار آسان است.

 باوجوداین‌که خرید این دفترها هزینه بسیار پایینی دارد، اما این سیستم هزینه‌های اضافی دیگری را به سازمان تحمیل می‌کند. سیستم حضور و غیاب کاغذی برای سازمان‌ها بسیار ناکارآمد است زیرا خطای آن در سازمان‌هایی با نیروی زیاد افزایش می‌یابد. از طرفی، نسبت‌به سیستم‌های الکترونیکی وقت‌گیر است. دفترهای حضور و غیاب غیرقابل‌اعتماد هستند زیرا کارکنان، این دفتر را به‌جای دیگری می‌نویسند یا امضا می‌کنند.

دفترهای حضور و غیاب غیرقابل‌اعتماد هستند زیرا کارکنان، این دفتر را به‌جای دیگری می‌نویسند یا امضا می‌کنند.
دفترهای حضور و غیاب غیرقابل‌اعتماد هستند زیرا کارکنان، این دفتر را به‌جای دیگری می‌نویسند یا امضا می‌کنند.

مزایا، معایب و مقایسه سیستم حضور و غیاب کارت‌خوان مغناطیسی

دستگاه حضور و غیاب کارتی نسبت‌به سیستم‌های کاغذی امکانات فوق‌العاده‌ای دارد اما در مقایسه با دستگاه‌های پیشرفته محدود است.

سیستم‌های الکترونیکی که کارت شناسایی فرد را تشخیص می‌دهند و مبتنی‌بر امواج مغناطیسی کار می‌کنند از دقت بالایی برخوردار هستند. همچنین این سیستم‌ها قابل‌اعتماد هستند زیرا به‌عنوان مدیر سازمان مطمئن هستید که ساعت ورود و خروج کارکنان قابل تغییر نیست.

اولین چالشی که کارت‌های مغناطیسی دارند این است که برخی از کارکنان آن را گم می‌کنند و شما باید کارت‌های جدید تهیه کنید. همچنین این امکان وجود دارد که برخی از کارکنان برای ثبت حضور خودشان، کارت را به همکارشان بدهند.

برخی از کارکنان برای ثبت حضور خودشان، کارت را به همکارشان بدهند.
برخی از کارکنان برای ثبت حضور خودشان، کارت را به همکارشان بدهند.

بررسی سیستم حضور و غیاب بیومتریک

دستگاه‌های بیومتریک براساس فناوری‌های تشخیص چهره، اثر انگشت و عنبیه چشم کار می‌کنند.

باوجوداین‌که سیستم‌های بیومتریک در مقایسه با انواع دیگر دستگاه‌ها بسیار پیشرفته هستند، اما قیمت مناسبی دارند و خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک برای سازمان هزینه بالایی ایجاد نمی‌کند. سیستم‌های بیومتریک از دقت بالایی برخوردار هستند و احتمال تقلب کارکنان را به‌طورکلی حذف می‌کنند. همچنین دستگاه بیومتریک، فرد را سریع تشخیص می‌دهد و استفاده از آن زمان کمی از کارکنان می‌گیرد.

نقطه قوت دیگر این سیستم برای سازمان‌های امنیتی کاربرد دارد که ورود افراد متفرقه را به مکان‌های مختلف نظامی محدود می‌کند.

استفاده از دستگاه بیومتریک برای افراد معلول به‌راحتی ممکن نیست.

استفاده از دستگاه بیومتریک برای افراد معلول به‌راحتی ممکن نیست.
استفاده از دستگاه بیومتریک برای افراد معلول به‌راحتی ممکن نیست.

بررسی سیستم‌های حضور و غیاب تلفن همراه

امروزه برخی از سیستم‌های حضور و غیاب با کمک موبایل‌های هوشمند کار می‌کنند.

استفاده از این سیستم پیچیدگی خاصی ندارد. همچنین به‌علت‌ این‌که می‌تواند به مکان‌یاب تلفن همراه متصل شود، نظارت و رهگیری کارکنان با دقت بیشتری انجام می‌شود.

ممکن است مدیران در ساعت‌ها و مکان‌های مختلف به موبایل هوشمند کارکنان دسترسی نداشته‌باشند. همچنین به‌دلیل‌اینکه این سیستم‌ها به‌روز هستند، استفاده از آن‌ها برای برخی افراد راحت نیست.

بیشتر بخوانید: حضور و غیاب با موبایل

به‌دلیل‌اینکه این سیستم‌ها به‌روز هستند، استفاده از آن‌ها برای برخی افراد راحت نیست.
به‌دلیل‌اینکه این سیستم‌ها به‌روز هستند، استفاده از آن‌ها برای برخی افراد راحت نیست.

چالش‌های حضور و غیاب کارمندان چیست؟

مشکلات مربوط به مدیریت حضور و غیاب کارکنان در تمامی سازمان‌ها وجود دارد و به‌همین‌دلیل مقایسه دستگاه حضور و غیاب و انتخاب سیستم مناسب بسیار اهمیت دارد. این چالش‌ها به‌علت سوءاستفاده یا بی‌دقتی برخی از کارکنان به‌وجود می‌آیند.

برخی کارکنان در ثبت مرخصی‌ها و برخی دیگر در دیر رسیدن به محل کار بی‌دقتی می‌کنند و این‌چنین بهره‌وری نیروهای سازمان کاهش می‌یابد. کاهش بهره‌وری کارکنان درآمد سازمان را کمتر و به کسب‌وکار ضربه وارد می‌کند. برخی از سازمان‌ها برای کاهش این مشکلات راهکارهای تشویقی یا تنبیهی انتخاب می‌کنند اما معمولا به نتیجه قابل‌توجهی نمی‌رسند.

رایج‌ترین مشکلاتی که مدیریت منابع انسانی را با چالش روبرو می‌کنند، عبارت‌اند از:

حضور و غیاب زمان‌بر

باوجوداینکه امروزه فناوری‌های پیشرفته در حضور و غیاب کارکنان نقش مهمی دارند، اما برخی از سازمان‌ها سیستم‌های حضور و غیاب جدید را جایگزین نمی‌کنند و همچنان از سیستم‌های سنتی استفاده می‌کنند.

سیستم‌های قدیمی علاوه‌براین‌که زمان موردنیاز برای حضور و غیاب را افزایش می‌دهند، بلکه بهره‌وری آن‌ها را کمتر می‌کنند.

تأخیر کارکنان

مهم‌ترین چالشی که مدیریت منابع انسانی را سخت می‌کند، تأخیر کارکنان در حضور در محل کار است. کارمندانی که به محل کارشان دیر می‌روند یا زودتر از زمان مقرر از سازمان خارج می‌شوند و کل مبلغ ماهیانه را دریافت می‌کنند، خسارت سنگینی را در طولانی‌مدت به سازمان تحمیل می‌کنند.

دیر رسیدن کارکنان به محل کار باعث می‌شود تا کارهای آن‌ها به‌عقب بیفتد و برای انجام آن‌ها حقوق اضافه‌کاری دریافت کنند. به‌همین‌دلیل پرداختی‌های سازمان به کارکنان افزایش می‌یابد. درحالی‌که اگر کارکنان در زمان مقرر به محل کارشان برسند، نیاز به اضافه‌کاری وجود ندارد.

مهم‌ترین چالشی که مدیریت منابع انسانی را سخت می‌کند، تأخیر کارکنان در حضور در محل کار است.
مهم‌ترین چالشی که مدیریت منابع انسانی را سخت می‌کند، تأخیر کارکنان در حضور در محل کار است.

اهمال‌کاری و تنبلی کارکنان

اگر هنگام کارکردن در سازمان به کارکنان دقت کنید، متوجه می‌شوید که برخی از آن‌ها به این‌طرف و آن‌طرف می‌روند و حتی بعضی از آن‌ها برای نوشیدن یک لیوان آب زمان زیادی را بیهوده تلف می‌کنند. کارمندانی که به‌صورت غیرضروری استراحت می‌کنند وظایف خود را به‌درستی و به‌طور کامل انجام نمی‌دهند اما در آخر ماه حقوق و دستمزد خود را به‌طور کامل دریافت می‌کنند.

اما منابع مالی شرکت بسیار محدود است و مدیران نمی‌توانند ماهانه چند ده یا حتی چند صد میلیون تومان حقوق اضافی پرداخت کنند.

زمان‌بندی اشتباه کارکنان در انجام وظایف

یکی از وظایفی که مدیران ارشد مانند مدیران پروژه و منابع انسانی به‌عهده دارند این است که باید وظایف هر کارمند را مشخص و برای آن‌ها زمان مشخصی را تعیین کنند. سازمان‌هایی که به سیستم مدیریت حضور و غیاب مجهز نیستند این‌کار را به‌درستی انجام نمی‌دهند و در مدیریت کارکنان با مشکل مواجه می‌شوند.

غیبت‌های زیاد کارکنان

برخی از کارمندان برگه مرخصی را خودشان می‌نویسند و بدون تأیید نهایی مدیر منابع انسانی به مرخصی می‌روند یا حتی بعضی دیگر بدون نوشتن برگه به مرخصی می‌روند.

ثبت حضور و غیاب کارکنان در دفترهای قدیمی کار بسیار راحتی است و این‌کار را فرد دیگری هم می‌تواند انجام دهد. بنابراین، برخی کارمندان ثبت ورود و خروج کارمند غایب را انجام می‌دهند. این مشکل در سازمان‌هایی که از حضور و غیاب قدیمی استفاده می‌کنند بسیار زیاد است.

سیستم حضور و غیاب برای مدیران سازمان‌ها چه راهکارهایی دارد و مقایسه دستگاه حضور و غیاب برای انتخاب صحیح، چقدر مهم است؟

امروزه روش حضور و غیاب کارکنان با استفاده از کاغذ و خودکار تقریباً منقضی شده است. سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک به کمک مدیران سازمان‌ها آمده‌اند تا مشکلات مربوط به حضور کم‌بهره کارکنان را به‌طورکلی حذف کنند و سرقت زمان توسط کارکنان را به کمترین حالت ممکن برسانند.

پیشنهاد می‌کنیم برای این‌که مقایسه دستگاه حضور و غیاب را با دقت بیشتری انجام دهید، راه‌حل‌های این دستگاه‌ها برای بهبود عملکرد سازمان را مطالعه کنید.

فناوری‌های امروزی، توانایی مدیریت سازمان‌ها را افزایش داده‌اند.
فناوری‌های امروزی، توانایی مدیریت سازمان‌ها را افزایش داده‌اند.

مزایای سیستم‌های حضور و غیاب که بهره‌وری کارکنان را به‌طور شگفت‌انگیزی ارتقا می‌دهند، عبارت‌اند از:

سیستم‌های بیومتریک دقت اطلاعات را بالا می‌برند

سیستم‌های بیومتریک علاوه‌براین که امکانات پیشرفته‌ای دارند، دقت اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارمندان را افزایش می‌دهند. به‌طوری‌که مدیران منابع انسانی بدون هیچ نگرانی از داده‌های این سیستم استفاده و با استفاده از آن‌ها استراتژی مدیریت نیروها را طراحی می‌کنند.

ارزش اطلاعات به‌دست‌آمده از این سیستم‌ها به‌قدری زیاد است که پرداخت هزینه برای خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک را برای سازمان باصرفه می‌کنند.

نکته قابل توجه این است که کارکنان توانایی جعل این اطلاعات را ندارند و برای ثبت ساعت ورود باید در سازمان حاضر باشند.

سرقت زمان توسط کارکنان را به‌ حداقل می‌رساند

بزرگ‌ترین مشکل در مدیریت کارمندان، سرقت زمان توسط برخی از آن‌ها است. حتی اگر کارمندان شما افراد شریفی باشند، ممکن است برخی مواقع دقت آن‌ها کاهش یابد یا ثبت ساعت ورود و خروج را فراموش کنند.

البته ممکن است برخی از کارمندان به‌طور عمد ورود و خروج خودشان را با خودکار تغییر دهند. سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک بهترین راه‌حل برای جلوگیری از بروز این مشکلات است.

بزرگ‌ترین مشکل در مدیریت کارمندان، سرقت زمان توسط برخی از آن‌ها است.
بزرگ‌ترین مشکل در مدیریت کارمندان، سرقت زمان توسط برخی از آن‌ها است.

احتمال ثبت ورود و خروج توسط افراد دیگر را حذف می‌کند

نتیجه یکی از تحقیقات نشان می‌دهد که تقریباً ۱۶ درصد از کارمندان، حضور و غیاب را برای فرد دیگری انجام می‌دهند. البته این آمار مربوط به افرادی است که خودشان به انجام این‌کار اعتراف کرده‌اند، درحالی‌که آمار همکاری در تقلب برای ثبت ساعت ورود و خروج بسیار بیشتر از این مقدار است!

ثبت حضور و غیاب توسط دیگری یکی از کارهایی است که سرقت زمان را افزایش می‌دهد. انجام این نوع از تقلب علاوه‌براین‌که هزینه‌های مدیریت سازمان را به‌شدت افزایش می‌دهد، به فرهنگ سازمانی هم ضربه شدیدی وارد می‌کند. به‌عبارتی، کارکنانی که این‌کار را انجام نمی‌دهند از جمع همکاران طرد می‌شوند و اعتماد میان کارکنان سلب می‌شود.

همچنین افراد حرفه‌ای و متخصص، سازمان را ترک می‌کنند و افراد کم‌تجربه جای آن‌ها را می‌گیرند. سیستم‌های بیومتریک همکاری در تقلب را به صفر می‌رسانند.

مدیریت سرمایه‌های سازمان را آسان می‌کند

باتوجه‌به این‌که دزدی زمان در سازمان، پرداخت حقوق را به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌دهد، مدیریت منابع مالی در این سازمان با سختی انجام می‌شود. باوجوداین‌که خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک نیازمند پرداخت هزینه است، اما بازگشت سرمایه بسیار خوبی دارد. زیرا از پرداخت حقوق ماهانه و دستمزدهای اضافه‌کاری بی‌رویه جلوگیری می‌کند.

خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک نیازمند پرداخت هزینه است، اما بازگشت سرمایه بسیار خوبی دارد.
خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک نیازمند پرداخت هزینه است، اما بازگشت سرمایه بسیار خوبی دارد.

انگیزه کارکنان را ارتقا می‌دهد

اگر مقایسه دستگاه حضور و غیاب را انجام دهید، به این موضوع پی‌می‌برید که استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک، فرصت‌طلبی برخی از کارکنان تنبل را حذف می‌کند. همچنین انگیزه کارکنان پرتلاش را افزایش می‌دهد. افزایش روحیه و تلاش کارکنان باعث می‌شود چندبرابر هزینه‌ای که برای خرید دستگاه حضور و غیاب پرداخت کرده‌اید را به بودجه مالی سازمان برگردانید.

مسئولیت‌پذیری کارکنان را افزایش می‌دهد

باوجوداین‌که این مزیت ساده به‌نظر می‌رسد، اما در افزایش بهره‌وری نقش مهمی دارد. سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک، این تفکر را در کارکنان ایجاد می‌کنند تا آن‌ها به‌جای فکرکردن به راهکارهای تقلب، وظایف خودشان را به‌درستی انجام دهند تا علاوه‌بر دریافت دستمزد ماهیانه کامل، پاداش‌ هم دریافت کنند.

 در افزایش بهره‌وری نقش مهمی دارد.
در افزایش بهره‌وری نقش مهمی دارد.

محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را آسان می‌کند

محاسبه حقوق ماهیانه، اضافه‌کاری، مرخصی و تشویقی‌های هر فرد باتوجه‌به تعداد نیروهای سازمان می‌تواند برای مدیران منابع انسانی کاری بسیار پرزحمت و زمان‌بر باشد. استفاده از سیستم حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا این‌کار زمان‌بر را بدون هیچ زحمتی و با استفاده از یک نرم‌افزار جامع به‌طور دقیق انجام دهید.

چگونه با مقایسه دستگاه حضور و غیاب، بهترین سیستم حضور و غیاب را برای سازمان یا شرکت انتخاب کنید؟

یک سازمان با کارکنان نامنظم همانند یک سازمان بدون نیروی کار است. زیرا اگر منابع انسانی سازمان بهره‌وری پایینی داشته‌باشند، قطعاً سازمان به سمت نابودی می‌رود. ردیابی ورود و خروج کارکنان، بهره‌وری آن‌ها در محیط کار را افزایش و هزینه‌های اضافی شرکت را کاهش می‌دهد. بنابراین، بهتر است بهترین سیستم حضور و غیاب را برای شرکت خودتان تهیه کنید.

مهم‌ترین ویژگی بهترین دستگاه حضور و غیاب این است که اطلاعات را بدون خطا و دخالت انسانی ثبت می‌کند بنابراین باید برای مقایسه دستگاه حضور و غیاب زمان کافی صرف کنید تا بهترین نوع آن را برای سازمان تهیه کنید.

نکات مهمی که در تصمیم‌گیری برای خرید سیستم حضور و غیاب مهم هستند، عبارت‌اند از:

ابتدا به اهمیت وجود سیستم حضور و غیاب آگاه شوید

مجموعه‌ای از مسئولیت‌ها، ساعت کاری و وظایف هر فرد، دستمزد او را تعیین می‌کنند.  اما باوجوداینکه کارکنان ساعت ورود و خروج خود را اعلام می‌کنند، معمولا اطلاعات دقیقی به دست مدیران ارشد نمی‌رسد.

همچنین به‌دلیل‌اینکه حضور و غیاب نیروهای سازمان به‌درستی انجام نمی‌شود، مدیران، منابع انسانی سازمان را به‌سختی مدیریت می‌کنند. همچنین برخی کارکنان فرصت‌طلب به مرخصی‌های اضافی می‌روند اما آن را ثبت نمی‌کنند یا برخی دیگر بدون اینکه کاری انجام دهند و بدون اطلاع مدیر اضافه‌کاری ثبت می‌کنند.

بنابراین، اگر مدیران حضور و غیاب کارکنان را بادقت انجام ندهند، هزینه‌های سازمان به‌شدت بالا می‌رود و احتمال ورشکستگی افزایش می‌یابد. درنتیجه، پیشنهاد می‌کنیم برای بهبود مدیریت منابع انسانی از سیستم حضور و غیاب دقیق استفاده کنید.

با مقایسه دستگاه حضور و غیاب، به ویژگی‌های سیستم مدیریت حضور و غیاب توجه کنید

احتمالاً به مزایای مجهز کردن شرکت به دستگاه حضور و غیاب پی‌برده‌اید اما در انتخاب بهترین سیستم و مقایسه دستگاه حضور و غیاب دچار تردید هستید.

مهم‌ترین نکته در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب این است که باید قبل از خرید، نیازهای سازمان خودتان را برآورد کنید. برای مثال، تعداد نیروهای سازمان، استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی و توانایی مالی شرکت از مواردی هستند که تخمین نیازهای سازمان را ممکن می‌سازند. برآورد نیازهای سازمان به شما کمک می‌کند تا در مقایسه دستگاه حضور و غیاب نهایت دقت را به‌کار ببرید و بهترین سیستم را انتخاب کنید.

پس از این‌که استانداردهای مدیریت کارکنان را با مدیر یا مشاور منابع انسانی سازمان تعیین کردید، به مشخصات مهم سیستم‌های حضور و غیاب توجه کنید. ویژگی‌هایی که باید هنگام خرید سیستم مدیریت حضور و غیاب بررسی کنید، عبارت‌اند از:

مهم‌ترین بخش یک سیستم حضور و غیاب، داده‌هایی است که در اختیار شما قرار می‌دهد. به‌عبارتی، اگر این اطلاعات به‌راحتی در دسترس نباشند، مجهز کردن شرکت به این سیستم، اتلاف هزینه به‌حساب می‌آید.

از طرفی به‌دلیل همه‌گیری ویروس کرونا و افزایش دورکاری نیروهای سازمان، دسترسی راحت به ساعت ورود و خروج و ردیابی کارکنان اهمیت بیشتری یافته است. یک سیستم حضور و غیاب آنلاین، دسترسی به اطلاعات مربوط به ساعت کاری را آسان‌تر می‌کند و بهره‌وری نیروهای دورکار سازمان را افزایش می‌دهد. زیرا کارمندان ساعت کاری خود را با کمک لپ‌تاپ یا موبایل هوشمند به‌راحتی ثبت می‌کنند.

حضور کارکنان با حقوق و دستمزد آن‌ها رابطه مستقیمی دارد. درنتیجه، بهتر است از سیستم‌هایی استفاده کنید که حقوق و پاداش کارکنان را براساس ساعت کاری آن‌ها تعیین می‌کند.

اگر به‌جای خرید دستگاه حضور و غیاب یک سیستم جامع مدیریت کارکنان تهیه کنید، حقوق ماهانه کارکنان به‌راحتی محاسبه می‌شود. به‌عبارتی، دستگاه حضور و غیاب به‌تنهایی این ویژگی را ندارد و محاسبات مربوط به مرخصی، اضافه‌کاری و ساعت حضور کارکنان با کمک یک سیستم نرم‌افزاری جامع انجام می‌شود.

 بهتر است از سیستم‌هایی استفاده کنید که حقوق و پاداش کارکنان را براساس ساعت کاری آن‌ها تعیین می‌کند.
بهتر است از سیستم‌هایی استفاده کنید که حقوق و پاداش کارکنان را براساس ساعت کاری آن‌ها تعیین می‌کند.

یکی از مواردی که ذهن و زمان مدیران منابع انسانی را درگیر می‌کند، مدیریت تشویقی و مرخصی‌های هر فرد است. اهمیت این مسئله زمانی زیاد می‌شود که یک سازمان نیروهای زیادی دارد. زیرا به‌خاطر سپردن مرخصی‌های ده‌ها نفر به‌طور هم‌زمان کار سختی است. از طرفی ممکن است برخی از کارکنان ثبت مرخصی را فراموش کنند.

اگر با استفاده از یک سیستم هوشمند مرخصی‌ها را ثبت کنید، نرم‌افزار، عدم حضور فرد را به‌عنوان مرخصی درنظر می‌گیرد اما سیستم‌های ضعیف عدم حضور فرد را به‌عنوان غیبت ثبت می‌کنند.

نکته مهم‌تر این است که یک سیستم خوب این امکان را در اختیار کارکنان سازمان قرار می‌دهد تا درخواست مرخصی خودشان را از طریق سیستم ثبت کنند و شما آن‌ها را تأیید یا رد کنید. این ویژگی، مراجعات زیاد به واحد منابع انسانی سازمان را کاهش می‌دهد و کارشناسان منابع انسانی به کارهای مهم‌تری می‌پردازند.

سخن پایانی

مقایسه دستگاه حضور و غیاب شما را به این نتیجه می‌رساند که خرید سیستم مبتنی‌بر مشخصات بیومتریک، بیشتر از هزینه، برای سازمان منافع مالی ایجاد می‌کند. درحالت‌ کلی بهترین دستگاه حضور و غیاب، نوع بیومتریک آن است. زیرا این نوع دستگاه فرصت تقلب را از کارکنان می‌گیرد.

همچنین آمار مربوط به ساعت ورود و خروج کارکنان را بادقت بالا در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می‌دهد. در سازمان‌هایی که مجهز به سیستم بیومتریک هستند، کارکنان به‌جای همکاری برای تقلب، در کارهای تخصصی همکاری می‌کنند تا مهارت‌ها و درآمد تیمشان ارتقا یابد. بنابراین، روحیه کار تیمی در چنین سازمان‌هایی به‌شدت افزایش پیدا می‌کند.

برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.

-

سوالات متداول

سیستم حضور و غیاب بیومتریک چیست؟

سیستم‌های بیومتریک از دقت بالایی برخوردار هستند و احتمال تقلب کارکنان را به‌طورکلی حذف می‌کنند. همچنین دستگاه بیومتریک، فرد را سریع تشخیص می‌دهد و استفاده از آن زمان کمی از کارکنان می‌گیرد.

سیستم‌های حضور و غیاب تلفن همراه چیست؟

به‌علت‌ این‌که می‌تواند به مکان‌یاب تلفن همراه متصل شود، نظارت و رهگیری کارکنان با دقت بیشتری انجام می‌شود.

چگونه با مقایسه دستگاه حضور و غیاب، بهترین سیستم حضور و غیاب را برای سازمان یا شرکت انتخاب کنید؟

۱. دسترسی به حضور و غیاب نیروهای سازمان ۲. ادغام ساعت کاری و دستمزد ۳. مدیریت مرخصی کارکنان

چالش‌های حضور و غیاب کارمندان چیست؟

برخی کارکنان در ثبت مرخصی‌ها و برخی دیگر در دیر رسیدن به محل کار بی‌دقتی می‌کنند و این‌چنین بهره‌وری نیروهای سازمان کاهش می‌یابد. کاهش بهره‌وری کارکنان درآمد سازمان را کمتر و به کسب‌وکار ضربه وارد می‌کند.

منابع: + + + + +