روش‌های موثر برای مدیریت مرخصی کارکنان

مدیریت مرخصی، مانند زمان‌بندی ساعات کاری کارکنان، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. مرخصی، هم برای کارکنان و هم برای کارفرمایان مهم است، زیرا بر عملیات تجاری سازمان تاثیر می‌گذارد. اگر سازمان‌ها به کارکنان خود اجازه مرخصی ندهند، کاهش رضایت شغلی آن‌ها را به‌همراه دارد و ممکن است سازمان را با کاهش بهره‌وری قابل توجهی مواجه کند. همچنین غیبت‌های برنامه‌ریزی‌نشده برای سازمان‌ها که سیاست مرخصی بسیار سخت‌گیرانه دارند، افزایش می‌یابد. یکی از راه‌های کاهش این مشکلات، داشتن برنامه‌ای برای مدیریت مرخصی کارکنان است. در این مقاله قصد داریم به این موضوع بپردازیم و راه‌کارهایی را برای آن ارائه دهیم. پس تا انتها همراه ما باشید.

چرا مدیریت مرخصی کارکنان مهم است؟

مدیریت مرخصی به سازمان‌ها کمک می‌کند که مطمئن شوند، کارکنان از مرخصی‌های استحقاقی خود استفاده می‌کنند. زیرا موجب کاهش استرس و فرسودگی شغلی می‌شود. از طرف دیگر مدیریت زمان مرخصی موجب می‌شود که سازمان‌ها نیروی انسانی کافی برای انجام فعالیت‌های خود داشته‌باشند که یک موضوع مهم برای رشد و حفظ تداوم آن‌هاست. در نهایت مدیریت صحیح در موضوع مرخصی کارکنان، می‌تواند به انطباق آن با قوانین اداره کار کمک کند. بدین ترتیب با وجود یک فرآیند روشن برای مرخصی، سازمان‌ها با مشکلات قانونی و جریمه مواجه نمی‌شوند.

راه‌‌کارهای مدیریت مرخصی کارکنان

مرخصی کارکنان به‌طور مستقیم با کیفیت زندگی و سلامت آن‌ها مرتبط است. بنابراین مهم است که بدانید چگونه درخواست‌های مرخصی را به‌موقع و موثر مدیریت کنید. در ادامه راه‌کارهایی را برای مدیریت موثر ارائه می‌دهیم.

[elementor-template id=”17129″]

زمان و تعداد درخواست مرخصی را مشخص کنید

اولین قانون برای مدیریت مرخصی کارکنان این است که مشخص کنید، چه زمانی باید درخواست خود را ارسال کنند. این امر به تجارت شما بستگی دارد و ممکن است بین چند روز تا چند ماه باشد. اگر یکی از کارکنان بخواهد برای یک روز مرخصی بگیرد، نیاز نیست از یک یا دوماه قبل اعلام کند. اما فردی که می‌خواهد برای یک تعطیلات دوهفته‌ای به مرخصی برود، باید چندماه قبل اعلام کند تا تدابیر لازم برای پر کردن جای خالی او اندیشیده شود.

همچنین باید برای کارکنان روشن کنید که چند وقت یکبار می‌توانند درخواست مرخصی دهند. شاید در کل سال تنها شش بار فرصت درخواست مرخصی داشته‌باشند. محدودیت شما هرچه باشد، باید کارمندان را از آن مطلع و این قوانین را برای همه به‌صورت یکسان اجرا کنید.

بیشتر بخوانید: کارکرد و مرخصی از دیدگاه قانون کار

زمان‌هایی که کارکنان نمی‌توانند درخواست مرخصی بدهند را تعیین کنید

بدیهی است که زمان‌های خاصی از سال وجود دارد که بیشتر کارکنان دوست دارند به مرخصی بروند. این زمان‌ها معمولا شامل تعطیلات عید نوروز، بهار و تابستان است. در چنین شرایطی اگر اجازه دهید که بیشتر آن‌ها مرخصی بگیرند، با کمبود نیرو مواجه خواهید شد و به مشکل برمی‌خورید.

بنابراین بازه‌های زمانی را که طی آن، کارکنان مجاز به درخواست مرخصی نیستند را مشخص کنید. این مسئله باید در هنگام استخدام کارکنان جدید، به‌صورت شفاف و واضح به آن‌ها گفته شود. با این‌حال مهم است که رفتار منصفانه‌ای داشته‌باشید. گاهی اوقات شرایطی پیش می‌آید که کارمندی برای انجام یک کار ضروری نیاز به مرخصی دارد. پس باید موقعیت او را درک کنید.

سیستمی برای رسیدگی به درخواست‌هایی که با یکدیگر هم‌پوشانی دارند ایجاد کنید

صرف نظر از این‌که برای کسب‌وکار شما، فصل شلوغی از سال است یا خیر، ممکن است مواقعی وجود داشته‌باشد که برای روزهای مشابه، بیش از یک کارمند درخواست مرخصی می‌دهند. در این حالت برای مدیریت مرخصی کارکنان ممکن است مجبور شوید تصمیمات سختی در مورد این‌که درخواست چه کسی را برآورده کنید بگیرید. چند راه برای رسیدگی به درخواست‌هایی که با یکدیگر هم‌پوشانی دارند، وجود دارد:

• بر اساس زمان درخواست: ساده‌ترین راه برای رسیدگی به این سناریو، زمان درخواست است. هرکسی که قبل از دیگران درخواست را ارسال کند، مرخصی به او تعلق می‌گیرد. این سیاست، کارکنان را تشویق می‌کند تا درخواست مرخصی خود را از قبل ارسال کنند که برای شما یک امتیاز است.
• بر اساس علت: اگر چند نفر به دلایل مختلف، درخواست مرخصی دارند، دلایل را مقایسه و بر اساس آن انتخاب کنید. به‌عنوان مثال، ممکن است یک نفر برای شرکت در مراسم عروسی خواهرش مرخصی بخواهد، در حالی‌که دیگری قرار است به تعطیلات تفریحی برود. در این شرایط نفر اول در اولویت قرار دارد، زیرا به‌نظر می‌رسد، دلیل او ضروری‌تر است.
• بر اساس تعداد درخواست‌های قبلی: سیاست دیگری که می‌توانید برای مدیریت مرخصی کارکنان اتخاذ کنید، این است که ببینید هر کارمند قبلا چند درخواست مرخصی داده و چندبار از آن استفاده کرده است. مثلا اگر یک نفر در طول سه‌ماه گذشته، سه‌بار به مرخصی رفته است و در حالی‌که نفر دیگر فقط یکبار از حق مرخصی خود استفاده کرده است، اولویت با نفر دوم است.

برای مدیریت مرخصی کارکنان، یک سیستم استاندارد برای ارسال درخواست‌ها ایجاد کنید

به‌منظور ایجاد شفافیت برای کارکنان، خوب است که یک سیستم استاندارد داشته‌باشید که برای آن‌ها مشخص کند که چگونه درخواست‌های مرخصی خود را ارسال کنند. هرگز به درخواست‌های شفاهی پاسخ ندهید.

[elementor-template id=”19461″]

زیرا احتمال این‌که این درخواست‌ها را فراموش یا روز یا ساعت آن‌ها را اشتباه کنید، زیاد است. هرچه بیشتر درخواست‌های شفاهی را بپذیرید، باعث می‌شوید که کارمندان از فرمت غیررسمی، استفاده و مرخصی بیشتری درخواست کنند. در عوض، یک روش رسمی و در عین حال ساده برای این کار داشته‌باشید، مانند یکی از موارد زیر:

• فرم (آنلاین یا چاپی): فرم درخواست مرخصی، یک روش عالی است که بسیاری از کارفرمایان از آن استفاده می‌کنند. از کارکنان خود بخواهید فرم مخصوص مرخصی را تکمیل و برای شما ارسال کنند. سپس می‌توانید آن‌ها بررسی، و تایید یا رد کنید
• اپلیکیشن یا نرم افزار حضور و غیاب: بسیاری از اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب این ویژگی را دارند که کارمندان از طریق آن‌ها درخواست مرخصی خود را ارسال کنند. همچنین مدیران می‌توانند از طریق نرم‌افزار یا اپلیکیشن، درخواست‌ها را بررسی و به آن‌ها پاسخ دهند. نرم افزار حضور و غیاب جهان گستر پارس، یکی از نرم‌افزارهایی است که چنین قابلیتی دارد. بنابراین روند درخواست مرخصی و پاسخ به آن در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
• پست الکترونیک: یکی دیگر از راه‌های مدیریت مرخصی کارکنان این است که از کارکنان بخواهید که درخواست‌های خود را برای شما ایمیل کنید. سپس این درخواست‌ها را در یک پوشه جداگانه سازماندهی کنید و به آن‌ها پاسخ دهید.

بیشتر بخوانید: فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی چیست؟ +معرفی راه حل مدیریت مرخصی کارکنان

یک برنامه زمان‌بندی چرخشی بسازید

گاهی اوقات متوجه می‌شوید که به تعدادی از کارکنان خود، بارها مرخصی داده‌اید، در حالی‌که دیگران باید جای آن‌ها را پر می‌کرده‌اند. این امر موجب می‌شود که برخی از کارکنان از سرگردان بودن خود، احساس نارضایتی کنند. بنابراین به‌منظور رعایت انصاف در مدیریت مرخصی کارکنان، یک برنامه چرخشی ایجاد کنید. مثلا در آغاز هر سال، برای هر کارمند دوره‌های زمانی مرخصی را تعیین کنید که در طی آن مجاز به ترک کار هستند.

در غیر این صورت، اگر به مرخصی نیاز داشته‌باشند، باید خودشان جایگزین پیدا کنند. البته اگر شیفت‌های کاری هم چرخشی شوند، این روش ممکن است مفیدتر و کارآمدتر باشد، مانند چرخش شیفت کاری افرادی که باید آخر هفته‌ها، صبح زود و آخر شب کار کنند.

به کارمندانی که مدت معینی را بدون درخواست مرخصی به کار خود ادامه می‌دهند، پاداش دهید

شما هرگز نباید کارمندان وفاداری را که به‌ندرت مرخصی می‌گیرند، فراموش کنید. این کارمندان ثابت‌قدم که همیشه در شیفت کاری خود حاضر می‌شوند، قهرمانان گمنام هستند. بنابراین، برای قدردانی از این کارمندان، به آن‌ها پاداش دهید.

بدین ترتیب آن‌ها متوجه می‌شوند که شما وفاداری آن‌ها به کارشان را دیده‌اید و انگیزه بیشتری برای کار کردن پیدا می‌کنند. البته حواستان باشد که کار کردن مداوم کارمندان، بدون مرخصی، در بلندمدت ممکن است موجب فرسودگی شغلی آن‌ها شود. بنابراین گاهی اوقات لازم است که پاداش شما همراه با چند روز مرخصی اجباری باشد.

بیشتر بخوانید: مرخصی بارداری؛ شرایط، مدت زمان و قوانین اختصاصی خانم‌ها

برای مدیریت مرخصی کارکنان، فهرستی از کارکنان پشتیبان برای جایگزینی لحظه‌آخری داشته‌باشید

گاهی موارد اضطراری برای کارکنان شما پیش می‌آید که نمی‌توان آن‌ها را کنترل کرد، از بیماری‌ و آسیب‌های ناگهانی گرفته تا فوت یکی از اعضای خانواده آن‌ها.

[elementor-template id=”16949″]

در چنین شرایطی تقصیر با کارمند نیست، اما شما باید جایگزینی برای آن داشته‌باشید. برای جلوگیری از استرس ناشی از یافتن جایگزین، بهتر است فهرستی از کارکنان خود ایجاد کنید. آن‌ها باید افرادی باشند که در آن شیفت کار نمی‌کنند، اما در آن زمان در دسترس هستند تا در مواقع اضطراری جایگزین شوند.

کارکنان را تشویق کنید تا جایگزین شیفت خود را پیدا کنند

گاهی اوقات موقعیت‌هایی پیش می‌آید که ممکن است روال کار آن‌طور که برنامه‌ریزی کرده‌اید، پیش نرود. به‌همین دلیل بهتر است که کارکنان خود را تشویق کنید تا در صورت امکان، جایگزین شیفت خود را خودشان پیدا کنند. می‌توان گفت این روش مدیریت مرخصی کارکنان، حالتی غیررسمی‌تر دارد و برای مواقعی مناسب است که یکی از کارکنان می‌خواهد برای یک یا دو شیفت کاری مرخصی بگیرد. همچنین این روش تنها در سازمان‌هایی موثر است که در آن افراد می‌توانند شیفت‌های کاری یکدیگر را پوشش دهند.

سخن پایانی

مرخصی برای کارمندان ضروری است. مهم است که آن‌ها این شانس را داشته‌باشند که زمان باکیفیتی را با خانواده خود بگذرانند. مرخصی به آن‌ها کمک می‌کند تا هنگامی‌که در محل کار هستند، انگیزه خود را حفظ کنند. این نیازهای شخصی باید توسط سازمان شما حمایت شود تا بتوانید رابطه مثبت بین کارمندان و کار را حفظ کنید. مدیریت مرخصی کارکنان، بخش بزرگی از این فرآیند است.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب جهان گستر پارس، می‌توانید به بهترین شکل مرخصی کارکنان خود را مدیریت کنید تا هم آن‌ها از کار خود رضایت داشته‌باشند و هم اختلالی در فعالیت سازمان شما ایجاد نشود. برای مشاوره رایگان و کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

سوالات متداول:

منابع: + +