5 بهترین اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان برای مدیران پرمشغله

اگر بهبود بهره‌وری نیروهای انسانی را جدی نگیرید، در مدیریت سازمان یا کسب‌وکار خود با چالش‌های زیادی روبرو می‌شوید. ردیابی فعالیت کارکنان و زمان‌بندی پروژه‌های آن‌ها کاری ساده به‌نظر می‌رسد، اما داده‌های حضور و غیاب در مدیریت منابع انسانی جایگاه ویژه‌ای دارد. به‌عنوان مدیر ارشد یا مشاور سازمان، برای تصمیم‌گیری صحیح به داده‌های قابل‌اعتمادی نیاز دارید. اپلیکیشن یا نرم‌افزار حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا بر کارکنان خود نظارت بیشتری داشته‌باشید و داده‌های حضور و غیاب سازمان را به‌طور هوشمندانه جمع‌آوری کنید. بااین‌وجود، ممکن است اپلیکیشنی که شما از آن استفاده می‌کنید، عملکرد مناسبی نداشته‌باشد. بنابراین، در این مقاله، بهترین اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان را معرفی خواهیم کرد تا با استفاده از آن‌ها، کارکنان را با دقت بیشتری مدیریت کنید.

بررسی نقاط قوت و ضعف 5 اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان

اگر حضور و غیاب و پیگیری ساعت کاری کارکنان را به‌طور دستی و با استفاده از کاغذ انجام دهید، خسارت زیادی را به سازمان تحمیل می‌کنید. حضور و غیاب دستی علاوه‌بر اینکه خطای زیادی دارد، به زمان زیادی برای اجرای آن نیاز دارد. درنتیجه، بهترین روش برای حضور و غیاب کارکنان، هوشمندسازی آن است.

[elementor-template id=”17129″]

امکاناتی که نرم‌افزارها دارند، نیازهای سازمان در زمینه مدیریت کارکنان را به‌سادگی برطرف می‌کنند. همچنین اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان کار را برای مدیران پرمشغله آسان می‌کند و راهکارهای نوینی در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می‌دهد.

بهترین اپلیکیشن‌هایی که ساعت کاری کارکنان را پیگیری می‌کنند، عبارت‌اند از:

اپلیکیشن When I Work

When I Work یک اپلیکیشن جامع برای مدیریت کارکنان و برنامه‌ریزی فعالیت‌های آن‌ها است. این اپلیکیشن بخش‌های مختلف مدیریت منابع انسانی را یکپارچه کرده و داده‌های مربوط به فعالیت کارکنان را به‌طور دقیق ذخیره می‌کند.

این نرم‌افزار هوشمند توانایی مدیران را ارتقا می‌دهد تا بر حضور و غیاب، استراحت و مرخصی کارکنان نظارت کنند. به‌عنوان مدیر منابع انسانی، می‌توانید با استفاده از این اپلیکیشن، بر ساعت کاری کارکنان قوانین دقیقی وضع کرده و آن‌ها را به‌طور دقیق و منظم اجرا کنید. برای مثال، شما می‌توانید قوانین پرداخت حقوق را براساس ساعت کاری افراد مشخص کنید.

برخی از امکاناتی که این اپلیکیشن در اختیار شما قرار می‌دهد، عبارت‌اند از:

• ارسال پیام بین مدیر و کارمند
• گزارش‌گیری از داده‌های ذخیره‌شده
• ادغام اطلاعات با سیستم‌های مدیریتی دیگر

باتوجه‌به ویژگی‌هایی که اپلیکیشن When I Work دارد، یک گزینه مناسب برای مدیریت ساعت کاری تیم‌های کوچک است. به‌خصوص اگر کسب‌وکار شما مدیران ارشد و میانی کمی دارد، می‌توانید با استفاده از این نرم‌افزار، وظایف زیادی را مدیریت کنید.

البته شرکت‌های بزرگ برای استفاده از این اپلیکیشن محدودیتی ندارند و کسب‌وکارهایی با تعداد کارکنان زیاد هم می‌توانند از مزایای این نرم‌افزار بهره‌مند شوند.

نقاط قوت:

1. رابط کاربرپسند این اپلیکیشن کار با آن را ساده می‌کند، به‌طوری‌که می‌توانید از طریق دستگاه‌های مختلف مانند موبایل هوشمند، کامپیوتر یا تبلت به اطلاعات آن دسترسی پیدا کنید.
2. اپلیکیشن When I Work زمان ورود و خروج کارکنان را با دقت بالا پیگیری می‌کند و هزینه‌های مدیریت منابع انسانی را کاهش می‌دهد.
3. این نرم‌افزار با استفاده از داده‌هایی که ذخیره کرده است، گزارش‌های مفیدی را در اختیار مدیران ارشد قرار می‌دهد.
4. نسخه رایگان این اپلیکیشن به شما اجازه می‌دهد تا با آن کار کنید و با امکانات آن آشنا شوید.

نقطه‌ضعف:

نسخه رایگان این اپلیکیشن دائمی نیست و فقط فرصتی محدودی را برای آزمون و خطای امکانات آن فراهم می‌کند.

بیشتر بخوانید: معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب اندروید

اپلیکیشن Homebase

این اپلیکیشن به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های مدیریت کارکنان را کاهش دهید. برای مثال، می‌توانید با استفاده از اپلیکیشن Homebase، برنامه‌های کاری سازمان را با دقت بیشتری پیگیری کنید و غیبت‌ها و مأموریت‌های کاری غیرضروری را کاهش دهید.

این اپلیکیشن داده‌هایی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید شاخص‌های مدیریت منابع انسانی را تحلیل کرده و از آن‌ها برای هدف‌گذاری کسب‌وکار خود استفاده کنید.

این اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان را با تلفن همراه آن‌ها انجام می‌دهد و به‌دلیل امکانات مقیاس‌پذیری که دارد، برای شرکت‌های بزرگ و متوسط مناسب است.

نقاط قوت:

1. ورود و خروج کارکنان را با استفاده از دستگاه موبایل هوشمند آن‌ها، به‌راحتی پیگیری می‌کند.
2. به‌دلیل امکانات زیادی که دارد، مدیریت تیم‌های دورکار را فراهم می‌کند.
3. اگر کارکنان در ورود به اپلیکیشن و ثبت حضور خود تأخیر کنند، اپلیکیشن به مدیران هشدار ارسال می‌کند.

نقطه‌ضعف:

اصلاح خطاهای حضور و غیاب کارکنان به‌راحتی ممکن نیست و مدیران باید این کار را به‌طور دستی انجام دهند.

بیشتر بخوانید: حضور و غیاب با موبایل؛ بهترین اپ‌ها + مزایا و معایب

اپلیکیشن Clockify

این اپلیکیشن یک ابزار هوشمند برای ردیابی زمان کارکنان است و نحوه استفاده کارکنان از زمان را به‌طور دقیق ثبت می‌کند. اپلیکیشن Clockify برای شرکت‌هایی که خدمات خود را براساس ساعات فعالیت کارکنان ارائه می‌کنند، بسیار مناسب است.

همچنین به‌دلیل اینکه این نرم‌افزار گزارش‌های متنوع و زیادی را ارائه می‌کند، یک گزینه عالی برای تیم‌هایی است که به‌صورت پروژه‌ای کار می‌کنند و مواردی مانند صدور صورت‌حساب و تعیین هزینه‌های خدمات را براساس میزان فعالیت کارکنان انجام می‌دهند.

اپلیکیشن قدرتمند Clockify این توانایی را به شما می‌دهد تا بر مدیریت زمان کارکنان خود مسلط شوید و کیفیت فعالیت‌های کارکنان را براساس زمانی که برای انجام آن‌ها اختصاص می‌دهند، تحلیل کنید.

با استفاده از این نرم‌افزار هوشمند علاوه‌بر دسترسی به اطلاعات ورود و خروج کارکنان، می‌توانید بر نحوه فعالیت آن‌ها نظارت کنید و برای افزایش بازدهی پروژه‌ها زمان‌بندی و بودجه‌بندی دقیقی انجام دهید.

نقاط قوت:

1. این اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان و برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های آن‌ها را براساس تقویم روزانه انجام می‌دهد.
2. Clockify با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به‌راحتی ادغام می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند تا اطلاعات ذخیره‌شده به سیستم‌های مدیریتی ارسال شوند.
3. امکان پیگیری مرخصی کارکنان براساس برنامه زمانی شرکت را فراهم می‌کند.

نقطه‌ضعف:

برخی از گزارش‌های تولیدشده توسط این اپلیکیشن دقیق نیستند. برای مثال، داده‌ها و جدول‌های غیرکاربردی ارائه می‌کند و ممکن است هنگام تحلیل داده‌های حضور و غیاب کارکنان سردرگم شوید.

[elementor-template id=”19461″]

اپلیکیشن Buddy Punch

این اپلیکیشن دارای مرکز کنترل کاربرپسند است و شما را قادر می‌سازد تا مدیریت زمان تیم‌های کاری را به‌آسانی انجام دهید.

برای دسترسی به این نرم‌افزار می‌توانید از یک موبایل هوشمند یا مرورگر وب در کامپیوتر شخصی استفاده کنید. اپلیکیشن Buddy Punch به‌راحتی با سیستم‌های حسابداری و حقوق و دستمزد کارکنان ادغام می‌شود.

همچنین برخی از امکاناتی که این نرم‌افزار دارد، عبارت‌اند از:

• محاسبه ساعت کاری کارکنان
• مدیریت درخواست‌های مرخصی کارکنان
• ثبت ورود و خروج افراد براساس شیفت کاری آن‌ها
• محاسبه حقوق کارکنان براساس نوع شغل یا مهارت آن‌ها

به‌طور معمول، این نرم‌افزار برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مناسب است.

نقاط قوت:

1. این نرم‌افزار به کارکنان اجازه می‌دهد تا پس از تأیید مدیر، خطاهای ثبت زمان را اصلاح کنند.
2. رابط کاربری این نرم‌افزار بسیار ساده است و کارکنان با مهارت کم هم می‌توانند از امکانات آن استفاده کنند.
3. اپلیکیشن Buddy Punch این امکان را فراهم می‌کند تا از فعالیت کارکنان گزارش‌های سفارشی با جزئیات زیاد تهیه کنید.

نقاط ضعف:

1. برخی از امکانات و ویژگی‌های این نرم‌افزار به‌دلیل رابط کاربری بسیار ساده‌ای که دارد، محدود هستند.
2. مدیریت برخی از موارد مانند مرخصی استعلاجی با این اپلیکیشن سخت است.

بیشتر بخوانید: بهترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره چه ویژگی‌هایی دارد؟

اپلیکیشن Quickbooks Time

این اپلیکیشن علاوه‌بر اینکه ورود و خروج کارکنان را به‌طور دقیق ثبت می‌کند، امکان پیگیری فعالیت‌های اعضای تیم را براساس موقعیت مکانی آن‌ها و با استفاده از GPS موبایل فراهم می‌کند.

شما می‌توانید با نصب نسخه تک‌کاربره، از این اپلیکیشن به‌طور رایگان استفاده کنید. همچنین برای افزودن کاربران بیشتر باید مبلغی را به‌عنوان هزینه ماهیانه پرداخت کنید.

ویژگی‌های این نرم‌افزار باتوجه‌به سطح اشتراکی که تهیه می‌کنید، افزایش می‌یابند. برای مثال، اگر نسخه 50 کاربر این نرم‌افزار را بخرید، نسبت‌به نسخه 10 کاربر امکانات بیشتری دریافت می‌کنید. بنابراین، این نرم‌افزار برای تمامی کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ مناسب است.

نقاط قوت:

1. این نرم‌افزار با تمامی سیستم‌عامل‌های موبایل هوشمند سازگار است. همچنین می‌توانید آن را بر سیستم‌عامل ویندوز نصب کرده و از آن استفاده کنید.
2. محاسبه دستمزد اضافه‌کاری را به‌صورت شخصی‌سازی‌شده و هوشمندانه انجام می‌دهد.

نقاط ضعف:

1. بعضی از کاربران گزارش کرده‌اند که این نرم‌افزار رابط کاربری مناسبی ندارد و کارکردن با آن سخت است.
2. این اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان را انجام می‌دهد، اما برای مدیریت کارکنان امکانات زیادی ندارد.

چگونه بهترین اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان را انتخاب کنید؟

برای اینکه تصمیم‌های درستی را برای کسب‌وکار یا سازمان خود اتخاذ کنید، باید به داده‌های قابل‌اعتماد و دقیقی دسترسی داشته‌باشید. بنابراین، بهتر است هنگام انتخاب اپلیکیشن یا نرم‌افزار مدیریت کارکنان دقت بیشتری کنید.

مواردی که می‌توانند در انتخاب بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب به شما کمک کنند، عبارت‌اند از:

ویژگی‌های نرم‌افزار را بررسی کنید

بررسی امکانات نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا بهترین آن را براساس نیازهای سازمان خود انتخاب کنید و بخرید. برای مثال، اگر شما یک تیم 5 نفره هستید، خرید نرم‌افزار حضور و غیابی که برای شرکت‌های بزرگ طراحی شده است، کار منطقی به‌حساب نمی‌آید.

قبل از خرید، مشاوره بگیرید

شرکت‌هایی که خدمات قبل از فروش مانند مشاوره ارائه می‌کنند، گزینه مناسبی برای خرید سیستم حضور و غیاب هستند. همچنین اگر قبل از خرید، با افراد متخصص در این زمینه مشورت کنید، اطلاعات بیشتری را درباره محصول کسب می‌کنید و محصول باکیفیتی را انتخاب می‌کنید. بنابراین، در بسیاری از هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی می‌کنید.

[elementor-template id=”16949″]

مدیران و متخصصان شرکت جهان‌گستر با ارائه خدمات مشاوره قبل از خرید، به شما کمک می‌کنند تا نیازهای کسب‌وکار خود را به‌خوبی تشخیص دهید و مناسب‌ترین نرم‌افزار یا دستگاه حضور و غیاب را برای سازمان خود تهیه کنید.

سخن پایانی

شما به‌عنوان مدیر کسب‌وکار، ارزش زمان را به‌خوبی درک می‌کنید. اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان این توانایی را به شما می‌دهد تا نظارت بیشتری بر مدیریت زمان کارکنان و فعالیت‌های آن‌ها داشته‌باشید. مهم‌ترین مزایای این اپلیکیشن بهبود بهره‌وری کارکنان و ساده‌سازی فرایندهای مدیریت آن‌ها هستند. اگر استفاده از اپلیکیشن‌های معرفی‌شده در این مقاله، برای شما سخت است، می‌توانید از نرم‌افزار حضور و غیاب جهان‌گستر کمک بگیرید.

سوالات متداول:

منبع: +