حضور و غیاب کارکنان همیشه یکی از فرآیندهای مهم کسب‌وکارها بوده است زیرا رابطه مستقیمی با حقوق و دستمزد و نظم کاری دارد. کسب‌وکارها برای اینکه بتوانند میزان ساعات کاری کارکنان خود را اندازه‌گیری کنند و از ورود و خروج به‌موقع آنها مطمئن شوند، از دستگاه‌ها و سیستم‌های حضور و غیاب استفاده می‌کنند. یکی از این دستگاه‌ها، دستگاه حضور غیاب کارتی است. اگر قصد خرید این نوع دستگاه را دارید و می‌خواهید اطلاعات بیشتر و دقیق‌تری درباره آن به‌دست آورید، با ما در راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی همراه ما باشید.
دستگاه حضور غیاب کارتی چیست؟
این دستگاه برای ثبت حضور غیاب کارکنان، نیاز به یک کارت دارد. در گذشته این دستگاه‌ها آنالوگ و مکانیکی بودند. به این‌صورت که هریک از کارکنان، کارت حضور و غیاب اختصاصی خود را داشتند که در یک تابلوی مخصوص در کنار دستگاه قرار می‌گرفت.
وقتی کارکنان وارد محل کار خود می‌شدند، باید کارت خود را برمی‌داشتند و آن را در شیار دستگاه قرار می‌دادند. در این لحظه دستگاه حضور و غیاب، تاریخ و زمان ورود را روی کارت درج می‌کرد. در هنگام خروج نیز آنها همین کار را تکرار می‌کردند. برخی از دستگاه‌ها نیز کارت را پانچ می‌کردند که به آنها دستگاه حضور و غیاب پانچی می‌گفتند.
با پیشرفت علم و ظهور فناوری دیجیتال، سیستم‌های حضور غیاب نیز دچار تحول شدند و دستگاه حضور و غیاب کارتی دیجیتال روانه بازار شد. این دستگاه‌ها که هنوز هم بسیاری از کسب‌وکارها از آن استفاده می‌کنند، به دو دسته تماسی و غیرتماسی تقسیم‌بندی می‌شوند.
در سیستم‌های حضور و غیاب کارتی تماسی، به هر یک از کارکنان یک کارت مغناطیسی منحصربه‌فرد داده می‌شود. آنها در هنگام ورود و خروج، باید کارت خود را در شیار مخصوص بکشند، تا سیستم هویت آنها را شناسایی و زمان ورود و خروج‌شان را ثبت کند. در سیستم‌های کارتی غیرتماسی، نیاز به کشیدن کارت در شیار مخصوص نیست، بلکه کافی است، کارت را جلوی دستگاه و با فاصله معینی از آن نگه دارید تا اطلاعات ورود و خروج شما ثبت شود.
بیشتر بخوانید: چگونه بهترین دستگاه ساعت زنی را انتخاب کنید؟
مزایای دستگاه حضور غیاب کارتی
این نوع دستگاه برای کسب‌وکارها مزایایی به‌همراه دارد که در ادامه راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی به آنها اشاره می‌کنیم.
قیمت ارزان
اب دستگاه در مقایسه با سیستم‌های بیومتریک، ارزان‌تر است و برای خرید آن نیاز به صرف هزینه بالایی نیست.
استفاده آسان
برای استفاده از دستگاه‌های دیجیتال کارتی، کافیست کارت خود را در شیار دستگاه بکشید یا آن را در فاصله‌ای معین از دستگاه نگه دارید تا ساعت ورود و خروج شما ثبت شود.
قابلیت ردیابی زمان
این سنگ بنای هر سیستم حضور و غیابی است. سیستم‌های کارتی دیجیتال، به کارکنان این امکان را می‌دهند که چندین بار در طول روز، ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند تا زمان استراحت، ناهار و غیره آنها توسط سیستم در نظر گرفته شود.
مدیریت زمان مرخصی
سیستم‌های کارتی دیجیتال همچنین می‌توانند با سیستم‌های منابع انسانی سازگار باشند و زمان انباشته‌شده را بر اساس تعداد ساعات کار کارکنان ردیابی کنند. دستگاه کارتی، به مدیران منابع انسانی اجازه می‌دهد تا به‌راحتی به داده‌های ساعت کاری کارکنان دسترسی داشته‌باشند و آنها را تجزیه‌و‌تحلیل کنند. همچنین کارکنان می‌توانند بر اساس امکانات موجود، درخواست مرخصی کنند.
نظارت بر اضافه‌کاری / تأخیر
سیستم‌های حضور و غیاب دیجیتال کارتی، قابلیت پیکربندی دارند تا به مدیران و سرپرستان منابع انسانی نشان دهند که کدام‌یک از کارکنان اضافه‌کاری می‌کنند و کدام‌یک دیر سر کار خود حاضر می‌شوند یا برای ترک محل کار خود عجله دارند. این مزیت می‌تواند به بخش منابع انسانی کمک کند تا مطمئن شود که کارکنان به قرارداد کاری خود احترام می‌گذارند.
بیشتر بخوانید: دستگاه حضور و غیاب دست دوم بخریم یا نه؟
معایب دستگاه حضور غیاب کارتی
دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی معایبی نیز دارند که در ادامه راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی برخی از آنها را ذکر می‌کنیم.
کندی عملکرد
دستگاه‌های مکانیکی کارتی تا حدودی کند هستند. هنگامی‌که یک کارمند، کارت خود را در دستگاه قرار می‌دهد، درج زمان ورود و خروج یا پانچ آن، کمی طول می‌کشد. برای یک کسب‌وکار بزرگ با کارکنان زیاد، این دستگاه کارایی مناسبی ندارد و ضعیف عمل می‌کند. زیرا باعث ایجاد تاخیر در ثبت زمان می‌شود.
امکان تقلب
بزرگترین مشکل این دستگاه حضور و غیاب، امکان تقلب در آن است. کافی یکی از کارکنان که می‌خواهد دیر سرکار حاضر شود یا زودتر محل کار خود را ترک کند، کارت خود را به یکی از همکارانش بدهد تا برای او کارت بزند. بدین ترتیب، افراد به‌راحتی می‌توانند به‌جای یکدیگر کارت بزنند و هیچ‌کس متوجه نشود. این مسئله ضرر زیادی به کارفرما وارد می‌کند، زیرا او باید برای کاری که انجام نشده است، حقوق بپردازد.
تعمیر و نگهداری دستگاه حضور غیاب کارتی
دستگاه‌های حضور غیاب مکانیکی، نیاز به تعمیر و نگهداری دارند و بعضی مواقع ممکن است دیگر قابل تعمیر نباشند. بنابراین کسب‌وکار متحمل هزینه‌هایی می‌شود که غیرضروری است.
خطای ورود اطلاعات
گاهی اوقات، دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی مکانیکی، برخی از ورودی‌ها را ثبت نمی‌کنند و باید به‌صورت دستی وارد شوند. این مسئله ممکن است منجر به برخی خطاهای ورود اطلاعات شود که می‌تواند بر روی محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان تاثیر بگذارد.
دزدی زمان
با دستگاه‌های مکانیکی حضور و غیاب، امکان دزدی زمان نیز وجود دارد. به این‌صورت که برخی کارکنان متقلب، برای کسب منافع بیشتر، با دستکاری دستگاه تلاش می‌کنند تا زمان ورود و خروج غیرواقعی را برای خود به ثبت برسانند که باز هم ضرر مالی زیادی به کارفرما وارد می‌کند.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب انگشتی
خطای حقوق و دستمزد
در دستگاه حضور و غیاب مکانیکی کارتی، ممکن است برخی خطاها رخ دهد که به ضرر کارکنان تمام شود و آنها بخشی از حقوق و دستمزد خود را از دست بدهند.
نارضایتی کارکنان و کارفرمایان
در سیستم‌های کارتی مکانیکی، هم کارفرما و هم کارکنان، نگران ضایع‌شدن حق خود هستند و این مسئله موجب ایجاد استرس و احساس نگرانی در آنها می‌شود که به نوبه خود روی بهره‌وری کسب‌وکار تاثیر منفی می‌گذارد.
گم شدن کارت دستگاه حضور غیاب کارتی
یکی دیگر از معایب این سیستم، احتمال گم‌شدن کارت آن است. در صورتی‌که چنین اتفاقی بیفتد، فرد نمی‌تواند ورود و خروج خود را ثبت کند. همچنین به‌دلیل اینکه صدور کارت جدید ممکن است زمان‌بر باشد، فردی که کارت خود را گم کرده است، نگران است که ساعات حضور او در این مدت به‌درستی محاسبه نشود.
اهمیت وجود سیستم مدیریت حضور و غیاب
سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب، باید بخشی از هر سازمان باشند. با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانید ساعات کاری کارکنان را به‌طور دقیق محاسبه کنید. اگر به کارمندان‌تان ساعتی دستمزد می‌دهید، از داشتن یک سیستم حضور غیاب سود خواهید برد زیرا پیگیری دستمزد کارمندان ضروری است. همچنین این سیستم تعیین می‌کند که به کدام‌یک از کارکنان خود، حقوق اضافه‌کاری بدهکار هستند.
سیستم حضور و غیاب به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا الزامات زمان‌سنجی قانون استانداردهای کار منصفانه را برآورده کنید. با این سیستم کارمندان شما می‌توانند زمان کارکرد خود را ثبت و مستند کنند تا امکان پیگیری آن، حتی زمانی که شما در دسترس نیستید وجود داشته‌باشد.
به‌علاوه با ردیابی زمان کار کارکنان خود، می‌توانید تعیین کنید که آیا آنها وقت‌شناس هستند یا خیر. با استفاده از این اطلاعات، متوجه خواهید شد که کدام کارمندان تمایل دارند دیر سرکار بیایند یا زودتر از ساعت تعیین‌شده، محل کار خود را ترک کنند.
نظارت بر حضور و غیاب کارکنان می‌تواند به شما در پیگیری مرخصی آنها نیز کمک کند. همچنین این امکان برای شما فراهم می‌شود تا سیاست‌های مرخصی کسب‌وکار خود را مدیریت کنید.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره
ضرورت وجود سیستم مدیریت حضور و غیاب
برای حفظ شهرت، سودآوری و قابلیت اطمینان کسب‌وکار خود، باید حضور کارکنان را پیگیری کنید. مدیریت حضور و غیاب به شش دلیل اصلی لازم است:
به حداکثر رساندن بهره‌وری
کار انجام‌شده توسط نیروی انسانی، یکی از مهم‌ترین عوامل تولید است. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب کارآمد، ساعات کار مولد کارکنان را افزایش می‌دهد.
افزایش اثربخشی عملیاتی
در یک کسب‌وکار، تنها بهره‌وری فردی کارکنان مهم نیست، بلکه بهره‌وری تیم و خود کسب‌وکار نیز اهمیت دارد. هنگامی‌که برخی اعضای تیم غایب باشند، مشکلات هماهنگی، تاخیر و اختلال در کارهای در حال انجام، رخ می‌دهد.
نظم و انضباط در بین کارکنان
نقص در نظم و انضباط سازمانی، منجر به غیرقابل پیش‌بینی‌شدن و کاهش کیفیت فعالیت‌های کسب‌وکار می‌شود. در چنین شرایطی کارمندان وظیفه‌شناس نادیده گرفته می‌شوند و همین امر آنها را ناامید و رنجیده‌خاطر می‌کند. اگر این کارکنان، از شغل خود استعفا دهند، کسب‌وکار ضربه بزرگی خواهد خورد. بنابراین وجود یک سیستم حضور غیاب، می‌تواند از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کند.
پیگیری اضافه‌کاری
کار چند شیفتی در بسیاری از کسب‌وکارها از جمله خرده‌فروشی‌ها و کارخانه‌ها رایج است. با این حال، ممکن است مواقعی وجود داشته‌باشد که تقاضای تولید بالا، باعث شود که کارکنان ساعات بیشتری در محل کار خود بمانند و کار کنند. همچنین برخی کسب‌وکارها در تعطیلات و روزهای تعطیل نیز فعال هستند.
سیستم‌های ردیابی زمان، به افزایش رضایت کارکنان کمک می‌کند. اگر چنین سیستم‌هایی برای مدیریت حضور و غیاب نباشد، اختلافات، افزایش هزینه‌های کارکنان و استرس اداری به‌وجود خواهد آمد.
پرداخت دقیق‌تر
محاسبه دقیق حقوق کارکنان، مستلزم ثبت دقیق رفت‌وآمد آن‌هاست. دستگاه کارتی، اطلاعات مفیدی را در مورد حقوق قابل پرداخت برای هر روز کاری ارائه می‌دهد. همچنین پاداش اضافه‌کاری با استفاده از داده‌های حضور و غیاب محاسبه می‌شود.
بیشتر بخوانید: حضور و غیاب در قانون کار؛ بررسی قوانین و آیین نامه حضور غیاب
راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی: چگونه یک دستگاه کارتی مناسب انتخاب کنید؟
استفاده از یک سیستم خودکار حضور و غیاب، برنامه زمان‌بندی کارمندان را ساده‌تر می‌کند، همچنین به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که حقوق کارکنان را با دقت بیشتری پرداخت کنند و هزینه‌های نیروی کار خود را کاهش دهند. دستیابی به این موارد با استفاده از یک سیستم پیشرفته ردیابی زمان امکان‌پذیر است.
اما انتخاب یک دستگاه حضور غیاب کارتی قابل اعتماد و کارآمد، همیشه کار آسانی نیست. وقتی گزینه‌های زیادی در بازار وجود دارد، تصمیم‌گیری می‌تواند بسیار دشوار باشد. نکات زیر به شما کمک می‌کند تا بر اساس نیازهای کسب‌وکار خود انتخاب مناسبی در این زمینه داشته‌باشید:
توجه رابط کاربری ساده و آسان برای استفاده در راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی
سیستم حضور غیاب، باید به اندازه کافی شهودی باشد و شما را از دردسرهای فرآیندهای دستی و انطباق رها کند. انتخاب دستگاهی که دارای رابط کاربری آسان است، نرخ پذیرش بالاتر و بازگشت سرمایه سریعتری خواهد داشت.
گزینه‌های مختلف ردیابی زمان
این سیستم باید به‌گونه‌ای باشد که کارمندان شما باید بتوانند ساعات کاری خود را در دستگاه‌های مختلف از جمله رایانه، تلفن‌های هوشمند، تبلت و غیره ردیابی کنند.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
توجه به گزینه‌های اضافه‌کاری مناسب در راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی
در سیستم حضور غیاب باید گزینه‌ای برای محاسبه ساعات عادی و اضافه‌کاری، بدون در نظر گرفتن نرخ دستمزد ارائه شود.
حسابرسی
برای اینکه ببینید آیا تغییراتی در داده‌های اصلی ایجاد شده است یا خیر، سیستم حضور و غیاب باید قابلیت انطباق داده‌ها را داشته‌باشد.
ردیابی مرخصی
یک سیستم ردیابی زمان را انتخاب کنید که به شما امکان می‌دهد مرخصی استعلاجی، مرخصی سالانه و موارد دیگر را ردیابی کنید. کارکنان باید بتوانند به‌راحتی از طریق این سیستم درخواست مرخصی بدهند، به زمان مرخصی خود دسترسی داشته‌باشند و موارد دیگر.
امکان گزارش‌گیری از دستگاه
بخش منابع انسانی که باید به تعداد زیادی از کارکنان رسیدگی کنند، می‌توانند از مزایای این سیستم به‌عنوان یک راه حل بهره‌مند شوند. به‌همین دلیل باید سیستمی را انتخاب کنید که مشخص کند چه کسی وقت‌شناس است، چه کسی دیر سرکار حاضر شده و چه کسی اضافه‌کاری داشته است. متخصصان منابع انسانی می‌توانند از این سیستم برای ایجاد گزارش دقیق از عملکرد و برنامه زمان‌بندی هر کارمند استفاده کنند.
سهولت در پیکربندی
این سیستم باید در هر زمان قابل پیمایش، انعطاف‌پذیر و به‌راحتی با نیازهای کسب‌وکار سازگار باشد.
سخن پایانی
در این مقاله تلاش کردیم تا راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی را جامع و کامل ارائه دهیم. در گذشته این دستگاه به‌صورت مکانیکی و آنالوگ کار می‌کرد، اما امروزه آنها از فناوری دیجیتال بهره می‌برند و به دو دسته تماسی و غیرتماسی تقسیم‌بندی می‌شوند.
سیستم‌های حضور و غیاب کارتی دیجیتال مزایای زیادی برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورند، اما معایبی نیز دارند. برای همین در هنگام انتخاب این نوع دستگاه شرایط و نیازهای کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید تا بتوانید تصمیم‌گیری دقیق‌تری داشته‌باشید.
سوالات متداول
این دستگاه‌ها که هنوز هم بسیاری از کسب‌وکارها از آن استفاده می‌کنند، به دو دسته تماسی و غیرتماسی تقسیم‌بندی می‌شوند. در سیستم‌های حضور و غیاب کارتی تماسی، به هر یک از کارکنان یک کارت مغناطیسی منحصربه‌فرد داده می‌شود. آنها در هنگام ورود و خروج، باید کارت خود را در شیار مخصوص بکشند، تا سیستم هویت آنها را شناسایی و زمان ورود و خروج‌شان را ثبت کند. در سیستم‌های کارتی غیرتماسی، نیاز به کشیدن کارت در شیار مخصوص نیست، بلکه کافی است، کارت را جلوی دستگاه و با فاصله معینی از آن نگه دارید تا اطلاعات ورود و خروج شما ثبت شود.
۱. قیمت ارزان ۲. استفاده آسان ۳. قابلیت ردیابی زمان ۴. مدیریت زمان مرخصی ۵. نظارت بر اضافه‌کاری / تأخیر
۱. کندی عملکرد ۲. امکان تقلب ۳. تعمیر و نگهداری دستگاه ۴. خطای ورود اطلاعات ۵. دزدی زمان ۶. خطای حقوق و دستمزد ۷. نارضایتی کارکنان و کارفرمایان ۸. گم شدن کارت دستگاه حضور غیاب کارتی
۱. به حداکثر رساندن بهره‌وری ۲. افزایش اثربخشی عملیاتی ۳. نظم و انضباط در بین کارکنان ۴. پیگیری اضافه‌کاری ۵. پرداخت دقیق‌تر
۱. توجه رابط کاربری ساده و آسان ۲. گزینه‌های مختلف ردیابی زمان ۳. توجه به گزینه‌های اضافه‌کاری مناسب ۴. حسابرسی ۵. ردیابی مرخصی ۶. امکان گزارش گیری از دستگاه ۷. سهولت در پیکربندی
