پیگیری حضور کارکنان، بخش مهمی از هر کسب‌وکار است. فرقی نمی‌کند که کسب‌وکار شما بزرگ باشد یا کوچک، داشتن یک سیستم حضور غیاب مناسب برای اطمینان از پرداخت دقیق حقوق و مزایای کارکنان و رعایت قوانین کار ضروری است. اما انتخاب سیستم مناسب، آسان نیست و کمی چالش‌برانگیز است. زیرا انواع مختلفی از این سیستم‌ها در بازار موجود هستند که هر کدام ویژگی‌ها و مزایای منحصربه‌فرد خود را دارند. در این مقاله قصد داریم عوامل مهم برای انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب را بررسی کنیم. پس تا انتها همراه ما باشید.

عواملی که در هنگام انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب باید در نظر بگیریم

همان‌گونه که گفتیم، سیستم‌های حضور غیاب، یکی از ملزومات هر کسب‌وکار هستند. اما برای انتخاب سیستم مناسب، باید عواملی را در نظر بگیرید که در ادامه در مورد آن‌ها صحبت می‌کنیم.

روش انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب برای سازمان شما - 1
هزینه بهترین تجهیزات حضور و غیاب، بسته به عوامل متعدد مانند ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که ارائه می‌دهد، اندازه سازمان و تعداد کارکنان، ممکن است متفاوت باشد.

هزینه

هزینه بهترین تجهیزات حضور و غیاب، بسته به عوامل متعدد مانند ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که ارائه می‌دهد، اندازه سازمان و تعداد کارکنان، ممکن است متفاوت باشد. به‌طور کلی، دو نوع هزینه در ارتباط با این سیستم‌ها باید در نظر گرفته شود: هزینه‌های اولیه و هزینه‌های جاری.

هزینه‌های اولیه شامل موارد زیر است:

هزینه‌های جاری نیز عبارتند:

توجه به این نکته مهم است که شرکت‌های مختلف ممکن است مدل‌های قیمت‌گذاری متفاوتی داشته باشند، مانند اشتراک ماهانه یا هزینه‌های یکباره. بنابراین برای این‌که ببینید کدام سیستم بهترین ارزش را برای نیازها و بودجه سازمان شما ارائه می‌دهد، تحقیق کنید و فروشندگان مختلف را باهم مقایسه کنید.

بیشتر بخوانید: افزایش حقوق ۱۴۰۲ چقدر است؟

سیستمی حضور و غیابی که از اسکن بیومتریک استفاده می‌کند، معمولا دقیق‌تر از سیستمی است که به ورود دستی اطلاعات متکی است
سیستمی حضور و غیابی که از اسکن بیومتریک استفاده می‌کند، معمولا دقیق‌تر از سیستمی است که به ورود دستی اطلاعات متکی است

دقت بهترین تجهیزات حضور و غیاب

دقت سیستم‌های حضور و غیاب عامل مهمی است که باید در هنگام انتخاب آن‌ها در نظر گرفته شود، زیرا ثبت نادرست زمان ورود و خروج کارکنان، ممکن است پیامدهای مالی و حقوقی قابل توجهی برای سازمان داشته باشد.

دقت سیستم می‌تواند به عوامل متعددی از جمله کیفیت سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد استفاده، نوع روش ردیابی زمان (مانند اسکن بیومتریک، RFID یا ورود دستی) و نحوه‌پیکربندی سیستم بستگی داشته باشد.

به‌عنوان مثال، سیستمی حضور و غیابی که از اسکن بیومتریک استفاده می‌کند، معمولا دقیق‌تر از سیستمی است که به ورود دستی اطلاعات متکی است، زیرا احتمال خطای انسانی را از بین می‌برد. با این حال، دقت اسکن بیومتریک نیز ممکن است تحت تاثیر عواملی مانند سنسورهای کثیف، نور ضعیف، یا تغییرات در ویژگی‌های فیزیکی کارکنان قرار گیرد.

برای اطمینان از صحت عملکرد این سیستم، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

بیشتر بخوانید: حق ماموریت چیست؟ چرا و چقدر باید پرداخت شود؟

بر روی سیستم، نظارت مستمر داشته باشید و هرگونه اختلاف در داده‌های حضور و غیاب را به‌سرعت برطرف کنید.
بر روی سیستم، نظارت مستمر داشته باشید و هرگونه اختلاف در داده‌های حضور و غیاب را به‌سرعت برطرف کنید.

یکپارچگی

یکپارچه‌سازی بهترین تجهیزات حضور و غیاب، با سایر سیستم‌های منابع انسانی مزایای متعددی را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد، از جمله بهبود دقت و کارایی، کاهش حجم کار اداری و افزایش تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی.

رایج‌ترین سیستم‌های منابع انسانی که امکان ادغام با سیستم‌های حضور  غیاب را دارند، عبارتند از:

ادغام سیستم‌های حضور و غیاب با سایر سیستم‌های منابع انسان، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد و انتخاب تجهیزاتی که با یکدیگر سازگار هستند، ضروری است. بیشتر سیستم‌های مدرن دارای APIهایی هستند که امکان یکپارچه‌سازی آسان با سایر سیستم‌های منابع انسانی را فراهم می‌کنند. با ادغام سیستم‌های حضور  غیاب با سایر سیستم‌های منابع انسانی، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای منابع انسانی خود را خودکار کنند، در زمان صرفه‌جویی کنند، خطاها را کاهش دهند و کارایی کلی را بهبود بخشند.

ادغام سیستم‌های حضور و غیاب با سایر سیستم‌های منابع انسان، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد و انتخاب تجهیزاتی که با یکدیگر سازگار هستند، ضروری است.
ادغام سیستم‌های حضور و غیاب با سایر سیستم‌های منابع انسان، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد و انتخاب تجهیزاتی که با یکدیگر سازگار هستند، ضروری است.

امنیت بهترین تجهیزات حضور و غیاب

امنیت عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب به آن توجه شود، زیرا این سیستم‌ها داده‌های حساسی را در خود ذخیره دارند. برخی از ویژگی‌های امنیتی ضروری یک سیستم حضور و غیاب عبارتند از:

تجهیزات حضور و غیاب جهان‌گستر از امنیت بالایی برخوردار هستند که دستکاری، تقلب و نفوذ به آن‌ها را غیرممکن می‌سازد. اگر سوالی در این زمینه دارید، کارشناسان جهان‌گستر آماده پاسخ‌گویی به شما هستند.

بیشتر بخوانید: چگونه دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی را دور بزنیم؟

تجهیزات حضور و غیاب جهان‌گستر از امنیت بالایی برخوردار هستند که دستکاری، تقلب و نفوذ به آن‌ها را غیرممکن می‌سازد.
تجهیزات حضور و غیاب جهان‌گستر از امنیت بالایی برخوردار هستند که دستکاری، تقلب و نفوذ به آن‌ها را غیرممکن می‌سازد.

گزارش‌دهی

گزارش‌دهی یکی از ویژگی‌های ضروری تجهیزات حضور و غیاب است، زیرا به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا داده‌های ورود و خروج کارکنان را برای تصمیم‌گیری آگاهانه و بهبود مدیریت نیروی کار، ردیابی و تجزیه‌وتحلیل کنند. در ادامه به برخی از عواملی که به قابلیت‌های گزارش‌دهی این سیستم‌ها کمک می‌کنند، اشاره می‌کنیم.

سفارشی‌سازی

بهترین تجهیزات حضور و غیاب باید به کاربران اجازه دهند تا گزارش‌های سفارشی را بر اساس نیازهای خاص خود ایجاد کنند. این امکان شامل توانایی انتخاب فیلدهای مختلف داده، محدوده تاریخ و فیلترها برای تولید گزارش‌هایی است که متناسب با نیازهای آن‌هاست.

گزارش‌دهی بی‌درنگ

سیستم باید قابلیت‌های گزارش‌دهی بی‌درنگ را فراهم کند و به کاربران اجازه دهد تا در هر لحظه به داده‌های حضور و غیاب به‌روز دسترسی داشته باشند.

تجسم داده‌ها

سیستم حضور غیاب باید دارای قابلیت‌های تجسم داده‌ها مانند چارت، گراف و داشبورد باشد تا به کاربران کمک کند تا روندها، الگوها و ناهنجاری‌ها را به‌سرعت در داده‌های حضور و غیاب شناسایی کنند.

گزارش‌دهی خودکار

این سیستم باید به کاربران اجازه دهد تا گزارش‌ها را برنامه‌ریزی و خودکارسازی کنند تا حجم کار اداری کاهش یابد و از تحویل به موقع داده‌ها به ذینفعان اطمینان حاصل شود.

تبدیل و اشتراک‌گذاری

سیستم حضور غیاب باید به‌گونه‌ای باشد که گزارش‌ها را به قالب‌های مختلف مانند PDF، CSV یا Excel تبدیل و به اشتراک بگذارد تا امکان استفاده آسان از آن‌ها فراهم شود.

با در نظر گرفتن این عوامل، سازمان‌ها می‌توانند بهترین تجهیزات حضور و غیاب را انتخاب کنند که قابلیت‌های گزارش‌دهی قوی را فراهم می‌کند و آن‌ها را قادر می‌سازد تا داده‌های حضور غیاب کارکنان را ردیابی کنند، روندها و الگوها را شناسایی کنند و تصمیم‌‌های آگاهانه‌ای برای بهبود مدیریت نیروی کار بگیرند.

سهولت استفاده

امکان استفاده آسان، عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب در نظر گرفت، زیرا در سرعت و کارآمدی کارکنان و مدیران موثر است. سیستمی که استفاده از آن آسان باشد، میزان پذیرش کاربر را بالا می‌برد، خطاها را کاهش می‌دهد و در نهایت منجر به ردیابی و مدیریت بهتر حضور و غیاب می‌شود.

رابط کاربری سیستم، باید ساده و شهودی، همراه با دستورالعمل‌های واضح و حداقل مراحل مورد نیاز برای تکمیل کارهایی مانند ورود/خروج باشد. همچنین امکان مشاهده داده‌های حضور غیاب یا درخواست زمان استراحت را فراهم کند.

همچنین این سیستم باید با دستگاه‌های مختلف مانند رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ، تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها سازگاری داشته و از طریق پورتال مبتنی بر وب یا اپلیکیشن تلفن همراه در دسترس باشد.

بیشتر بخوانید: مرخصی بارداری؛ شرایط، مدت زمان و قوانین اختصاصی خانم‌ها

امکان استفاده آسان، عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب در نظر گرفت، زیرا در سرعت و کارآمدی کارکنان و مدیران موثر است.
امکان استفاده آسان، عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب در نظر گرفت، زیرا در سرعت و کارآمدی کارکنان و مدیران موثر است.

برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.

-

پشتیبانی بهترین تجهیزات حضور و غیاب

پشتیبانی عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب این سیستم در نظر گرفته شود، زیرا سطح کمک و راهنمایی در دسترس کاربران را در هنگام مواجهه با مسائل فنی یا عملکردی تعیین می‌کند. عواملی که برای میزان کیفیت پشتیبانی سیستم حضور و غیاب تاثیر می‌گذارند، عبارتند از:

با در نظر گرفتن این عوامل، سازمان‌ها می‌توانند بهترین تجهیزات حضور و غیاب را انتخاب کنند که پشتیبانی و راهنمایی قوی را ارائه می‌کند و آن‌ها را قادر می‌سازد تا بیشترین بهره را از سیستم ببرند و از اجرای صحیح و مداوم آن، اطمینان حاصل کنند.

سخن پایانی

انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب مناسب برای مدیریت موثر و کارآمد ورود و خروج کارکنان، بسیار مهم است. در هنگام انتخاب این سیستم باید به عواملی مانند هزینه، عملکرد، دقت، یکپارچگی، سهولت استفاده، امنیت، گزارش‌دهی و پشتیبانی آن دقت کنید. با در نظر گرفتن این عوامل و ارزیابی نیازهای خاص سازمان، کسب‌وکارها می‌توانند سیستم مناسب را انتخاب کنند تا نیازهای منحصربه‌فردشان را به‌خوبی برآورده سازد و ویژگی‌ها و پشتیبانی قوی برای بهبود مدیریت نیروی کار ارائه دهد. برای مشاوره خرید بهترین سیستم حضور و غیاب با کارشناسان جهان‌گستر تماس بگیرید.

منابع: + + + + +

یک پاسخ