روش انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب برای سازمان شما

پیگیری حضور کارکنان، بخش مهمی از هر کسب‌وکار است. فرقی نمی‌کند که کسب‌وکار شما بزرگ باشد یا کوچک، داشتن یک سیستم حضور غیاب مناسب برای اطمینان از پرداخت دقیق حقوق و مزایای کارکنان و رعایت قوانین کار ضروری است. اما انتخاب سیستم مناسب، آسان نیست و کمی چالش‌برانگیز است. زیرا انواع مختلفی از این سیستم‌ها در بازار موجود هستند که هر کدام ویژگی‌ها و مزایای منحصربه‌فرد خود را دارند. در این مقاله قصد داریم عوامل مهم برای انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب را بررسی کنیم. پس تا انتها همراه ما باشید.

عواملی که در هنگام انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب باید در نظر بگیریم

همان‌گونه که گفتیم، سیستم‌های حضور غیاب، یکی از ملزومات هر کسب‌وکار هستند. اما برای انتخاب سیستم مناسب، باید عواملی را در نظر بگیرید که در ادامه در مورد آن‌ها صحبت می‌کنیم.

هزینه

هزینه بهترین تجهیزات حضور و غیاب، بسته به عوامل متعدد مانند ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که ارائه می‌دهد، اندازه سازمان و تعداد کارکنان، ممکن است متفاوت باشد. به‌طور کلی، دو نوع هزینه در ارتباط با این سیستم‌ها باید در نظر گرفته شود: هزینه‌های اولیه و هزینه‌های جاری.

هزینه‌های اولیه شامل موارد زیر است:

• هزینه‌های لایسنس نرم‌افزار: هزینه تهیه نرم افزار و صدور مجوز برای استفاده.
• هزینه‌های سخت‌افزاری: هزینه خرید دستگاه‌‌ها مانند دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره یا اثر انگشت.
• هزینه‌های نصب: هزینه نصب نرم‌افزار و سخت‌افزار.
• هزینه‌های آموزش: هزینه آموزش کارکنان و مدیران در مورد نحوه استفاده از سیستم.

هزینه‌های جاری نیز عبارتند:

• هزینه‌های تعمیر و نگهداری: هزینه نگهداری سیستم از جمله به‌روزرسانی نرم‌افزار و تعمیرات سخت‌افزاری.
• هزینه‌های پشتیبانی: هزینه دسترسی به پشتیبانی فنی برای مشکلاتی که در سیستم ایجاد می‌شود.
• هزینه‌های اشتراک: هزینه استفاده از سیستم‌های ابری که مستلزم هزینه‌های اشتراک مداوم است.

توجه به این نکته مهم است که شرکت‌های مختلف ممکن است مدل‌های قیمت‌گذاری متفاوتی داشته باشند، مانند اشتراک ماهانه یا هزینه‌های یکباره. بنابراین برای این‌که ببینید کدام سیستم بهترین ارزش را برای نیازها و بودجه سازمان شما ارائه می‌دهد، تحقیق کنید و فروشندگان مختلف را باهم مقایسه کنید.

بیشتر بخوانید: افزایش حقوق ۱۴۰۲ چقدر است؟

دقت بهترین تجهیزات حضور و غیاب

دقت سیستم‌های حضور و غیاب عامل مهمی است که باید در هنگام انتخاب آن‌ها در نظر گرفته شود، زیرا ثبت نادرست زمان ورود و خروج کارکنان، ممکن است پیامدهای مالی و حقوقی قابل توجهی برای سازمان داشته باشد.

دقت سیستم می‌تواند به عوامل متعددی از جمله کیفیت سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد استفاده، نوع روش ردیابی زمان (مانند اسکن بیومتریک، RFID یا ورود دستی) و نحوه‌پیکربندی سیستم بستگی داشته باشد.

به‌عنوان مثال، سیستمی حضور و غیابی که از اسکن بیومتریک استفاده می‌کند، معمولا دقیق‌تر از سیستمی است که به ورود دستی اطلاعات متکی است، زیرا احتمال خطای انسانی را از بین می‌برد. با این حال، دقت اسکن بیومتریک نیز ممکن است تحت تاثیر عواملی مانند سنسورهای کثیف، نور ضعیف، یا تغییرات در ویژگی‌های فیزیکی کارکنان قرار گیرد.

برای اطمینان از صحت عملکرد این سیستم، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

• یک شرکت معتبر و باسابقه مانند جهان‌گستر را انتخاب کنید که سخت‌افزار و نرم‌افزار قابل‌اعتماد و دقیق ارائه می‌دهد.
• از انواع روش‌های ردیابی زمان برای کاهش احتمال خطا استفاده کنید، مانند استفاده از اسکن بیومتریک در ترکیب با RFID یا ورود دستی.
• به‌طور منظم دستگاه‌ها را کالیبره و نگهداری کنید تا از دقت آن مطمئن باشید، مانند تمیز کردن سنسورها و تعویض باتری‌ها در صورت نیاز.
• کارمندان و مدیران را در مورد نحوه استفاده صحیح از سیستم آموزش دهید.
• بر روی سیستم، نظارت مستمر داشته باشید و هرگونه اختلاف در داده‌های حضور و غیاب را به‌سرعت برطرف کنید.

بیشتر بخوانید: حق ماموریت چیست؟ چرا و چقدر باید پرداخت شود؟

یکپارچگی

یکپارچه‌سازی بهترین تجهیزات حضور و غیاب، با سایر سیستم‌های منابع انسانی مزایای متعددی را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد، از جمله بهبود دقت و کارایی، کاهش حجم کار اداری و افزایش تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی.

رایج‌ترین سیستم‌های منابع انسانی که امکان ادغام با سیستم‌های حضور  غیاب را دارند، عبارتند از:

• حقوق و مزایا: ادغام داده‌های حضور و غیاب با سیستم حقوق و مزایا، تضمین می‌کند که حقوق کارکنان به‌طور دقیق محاسبه می‌شود و احتمال خطا را کاهش می‌دهد. این یکپارچه‌سازی امکان محاسبه خودکار ساعات کار، اضافه‌کاری و هرگونه کسر یا پاداش را فراهم می‌کند.
• مدیریت مرخصی: این سیستم‌ می‌تواند با سیستم‌های مدیریت مرخصی ادغام شوند تا حقوق و مانده مرخصی کارکنان را ردیابی و فرآیند تایید درخواست‌های مرخصی آن‌ها را خودکار کنند.
• مدیریت عملکرد: داده‌های حضور غیاب را می‌توان با سیستم‌های مدیریت عملکرد ادغام کرد تا حضور و وقت‌شناسی کارکنان را به‌عنوان بخشی از عملکرد کلی آن‌ها ردیابی کند.
• کنترل دسترسی: بهترین سیستم‌ حضور و غیاب این امکان را دارد که با سیستم‌های کنترل دسترسی برای مدیریت دسترسی کارکنان به مناطق محدود و نظارت بر حرکت کارکنان در داخل سازمان، یکپارچه شود.

ادغام سیستم‌های حضور و غیاب با سایر سیستم‌های منابع انسان، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد و انتخاب تجهیزاتی که با یکدیگر سازگار هستند، ضروری است. بیشتر سیستم‌های مدرن دارای APIهایی هستند که امکان یکپارچه‌سازی آسان با سایر سیستم‌های منابع انسانی را فراهم می‌کنند. با ادغام سیستم‌های حضور  غیاب با سایر سیستم‌های منابع انسانی، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای منابع انسانی خود را خودکار کنند، در زمان صرفه‌جویی کنند، خطاها را کاهش دهند و کارایی کلی را بهبود بخشند.

امنیت بهترین تجهیزات حضور و غیاب

امنیت عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب به آن توجه شود، زیرا این سیستم‌ها داده‌های حساسی را در خود ذخیره دارند. برخی از ویژگی‌های امنیتی ضروری یک سیستم حضور و غیاب عبارتند از:

• رمزگذاری داده‌ها: سیستم باید از فناوری رمزگذاری برای محافظت از داده‌های کارکنان در هنگام انتقال و در حالت استراحت استفاده کند. این قابلیت شامل رمزگذاری داده‌هایی است که از طریق اینترنت منتقل و آن‌هایی که در سرورهای سیستم ذخیره می‌شوند.
• کنترل دسترسی: تجهیزات حضور و غیاب باید دارای مکانیزم کنترل دسترسی قوی باشد تا اطمینان حاصل شود که فقط کاربران مجاز می‌توانند به داده‌های کارکنان دسترسی داشته باشند. این امکان شامل ویژگی‌هایی مانند کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، حفاظت از رمز عبور و احراز هویت دو‌مرحله‌ای است.
• پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات: این سیستم باید مکانیزمی برای پشتیبان‌گیری و بازیابی داده‌ها داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که در صورت خرابی یا حمله سایبری، داده‌های کارکنان از بین نمی‌روند.
• نظارت بر امنیت: تجهیزات حضور و غیاب، باید به‌طور منظم برای نقض امنیتی و فعالیت‌های غیرعادی نظارت شوند. این امر شامل نظارت بی‌درنگ گزارش‌های سیستم و هشدارها برای شناسایی و پاسخ سریع به حوادث امنیتی است.

تجهیزات حضور و غیاب جهان‌گستر از امنیت بالایی برخوردار هستند که دستکاری، تقلب و نفوذ به آن‌ها را غیرممکن می‌سازد. اگر سوالی در این زمینه دارید، کارشناسان جهان‌گستر آماده پاسخ‌گویی به شما هستند.

بیشتر بخوانید: چگونه دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی را دور بزنیم؟

گزارش‌دهی

گزارش‌دهی یکی از ویژگی‌های ضروری تجهیزات حضور و غیاب است، زیرا به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا داده‌های ورود و خروج کارکنان را برای تصمیم‌گیری آگاهانه و بهبود مدیریت نیروی کار، ردیابی و تجزیه‌وتحلیل کنند. در ادامه به برخی از عواملی که به قابلیت‌های گزارش‌دهی این سیستم‌ها کمک می‌کنند، اشاره می‌کنیم.

سفارشی‌سازی

بهترین تجهیزات حضور و غیاب باید به کاربران اجازه دهند تا گزارش‌های سفارشی را بر اساس نیازهای خاص خود ایجاد کنند. این امکان شامل توانایی انتخاب فیلدهای مختلف داده، محدوده تاریخ و فیلترها برای تولید گزارش‌هایی است که متناسب با نیازهای آن‌هاست.

گزارش‌دهی بی‌درنگ

سیستم باید قابلیت‌های گزارش‌دهی بی‌درنگ را فراهم کند و به کاربران اجازه دهد تا در هر لحظه به داده‌های حضور و غیاب به‌روز دسترسی داشته باشند.

تجسم داده‌ها

سیستم حضور غیاب باید دارای قابلیت‌های تجسم داده‌ها مانند چارت، گراف و داشبورد باشد تا به کاربران کمک کند تا روندها، الگوها و ناهنجاری‌ها را به‌سرعت در داده‌های حضور و غیاب شناسایی کنند.

گزارش‌دهی خودکار

این سیستم باید به کاربران اجازه دهد تا گزارش‌ها را برنامه‌ریزی و خودکارسازی کنند تا حجم کار اداری کاهش یابد و از تحویل به موقع داده‌ها به ذینفعان اطمینان حاصل شود.

تبدیل و اشتراک‌گذاری

سیستم حضور غیاب باید به‌گونه‌ای باشد که گزارش‌ها را به قالب‌های مختلف مانند PDF، CSV یا Excel تبدیل و به اشتراک بگذارد تا امکان استفاده آسان از آن‌ها فراهم شود.

با در نظر گرفتن این عوامل، سازمان‌ها می‌توانند بهترین تجهیزات حضور و غیاب را انتخاب کنند که قابلیت‌های گزارش‌دهی قوی را فراهم می‌کند و آن‌ها را قادر می‌سازد تا داده‌های حضور غیاب کارکنان را ردیابی کنند، روندها و الگوها را شناسایی کنند و تصمیم‌‌های آگاهانه‌ای برای بهبود مدیریت نیروی کار بگیرند.

سهولت استفاده

امکان استفاده آسان، عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب در نظر گرفت، زیرا در سرعت و کارآمدی کارکنان و مدیران موثر است. سیستمی که استفاده از آن آسان باشد، میزان پذیرش کاربر را بالا می‌برد، خطاها را کاهش می‌دهد و در نهایت منجر به ردیابی و مدیریت بهتر حضور و غیاب می‌شود.

رابط کاربری سیستم، باید ساده و شهودی، همراه با دستورالعمل‌های واضح و حداقل مراحل مورد نیاز برای تکمیل کارهایی مانند ورود/خروج باشد. همچنین امکان مشاهده داده‌های حضور غیاب یا درخواست زمان استراحت را فراهم کند.

همچنین این سیستم باید با دستگاه‌های مختلف مانند رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ، تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها سازگاری داشته و از طریق پورتال مبتنی بر وب یا اپلیکیشن تلفن همراه در دسترس باشد.

بیشتر بخوانید: مرخصی بارداری؛ شرایط، مدت زمان و قوانین اختصاصی خانم‌ها

پشتیبانی بهترین تجهیزات حضور و غیاب

پشتیبانی عامل مهمی است که باید هنگام انتخاب این سیستم در نظر گرفته شود، زیرا سطح کمک و راهنمایی در دسترس کاربران را در هنگام مواجهه با مسائل فنی یا عملکردی تعیین می‌کند. عواملی که برای میزان کیفیت پشتیبانی سیستم حضور و غیاب تاثیر می‌گذارند، عبارتند از:

• در دسترس بودن: سیستم باید دارای یک تیم پشتیبانی اختصاصی برای کمک به کاربران در ساعات کاری و گزینه پشتیبانی اضطراری در خارج از ساعات کاری باشد.
• زمان پاسخ‌گویی: سیستم حضور غیاب، باید زمان پاسخ‌گویی مشخصی را برای درخواست‌های پشتیبانی داشته باشد.
• کانال‌های پشتیبانی: این سیستم باید کانال‌های پشتیبانی مختلفی مانند تلفن، ایمیل، چت زنده یا یک پورتال سلف سرویس ارائه دهد تا کاربران بتوانند راحت‌ترین و مؤثرترین کانال را برای نیازهای خود انتخاب کنند.
• آموزش و منابع: سیستم حضور و غیاب باید مواد آموزشی مختلف مانند کتابچه‌های راهنمای کاربر، آموزش‌های ویدئویی و پرسش‌های پرتکرار را برای کمک به کاربران در یادگیری نحوه استفاده موثر و کارآمد از سیستم ارائه دهد.

با در نظر گرفتن این عوامل، سازمان‌ها می‌توانند بهترین تجهیزات حضور و غیاب را انتخاب کنند که پشتیبانی و راهنمایی قوی را ارائه می‌کند و آن‌ها را قادر می‌سازد تا بیشترین بهره را از سیستم ببرند و از اجرای صحیح و مداوم آن، اطمینان حاصل کنند.

سخن پایانی

انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب مناسب برای مدیریت موثر و کارآمد ورود و خروج کارکنان، بسیار مهم است. در هنگام انتخاب این سیستم باید به عواملی مانند هزینه، عملکرد، دقت، یکپارچگی، سهولت استفاده، امنیت، گزارش‌دهی و پشتیبانی آن دقت کنید. با در نظر گرفتن این عوامل و ارزیابی نیازهای خاص سازمان، کسب‌وکارها می‌توانند سیستم مناسب را انتخاب کنند تا نیازهای منحصربه‌فردشان را به‌خوبی برآورده سازد و ویژگی‌ها و پشتیبانی قوی برای بهبود مدیریت نیروی کار ارائه دهد. برای مشاوره خرید بهترین سیستم حضور و غیاب با کارشناسان جهان‌گستر تماس بگیرید.

منابع: + + + + +