اطمینان از ورود و خروج به‌موقع کارکنان یک سازمان، از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. اگر آنها دیر در محل کار خود حاضر شوند، برنامه‌های روزانه سازمان دچار اختلال می‌شود. هم‌چنین، دیر آمدن یا زود رفتن پرسنل باعث افزایش کارهای عقب‌افتاده سازمان می‌شود که در نتیجه، کارکنان برای رسیدگی به این وظایف انجام‌نشده، زمان بیشتری را در سازمان سپری و حقوق اضافه‌کاری دریافت می‌کنند. مهم‌ترین تأثیر منفی که بی‌نظمی و کم‌کاری کارکنان بر سازمان می‌گذارد، اتلاف بودجه و به‌وجود آمدن بحران‌های مالی است. در این مقاله نکات مهمی را درباره بهترین دستگاه ساعت زنی بررسی می‌کنیم تا درصورت نیاز بتوانید با استفاده از این نکات و مشاوره تخصصی کارشناسان شرکت جهان‌گستر، یک دستگاه مناسب و کاربردی انتخاب و خریدارب کنید.
چه ویژگی‌هایی هنگام انتخاب بهترین دستگاه ساعت زنی مهم هستند؟
مدیریت ورود و خروج کارکنان مطابق با قوانین سازمان چالش‌های فراوانی دارد. اگر حضور و غیاب کارکنان با دقت بالا انجام نگیرد، هزینه‌های غیرضروری و زیادی به سازمان تحمیل می‌شود. بهترین دستگاه ساعت زنی به مدیران کمک می‌کند تا منابع انسانی را با بهترین بهره‌وری مدیریت کنند.
انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب، که به‌طور دقیق زمان ورود یا خروج کارکنان را ثبت کند، به تحقیقات زیادی نیاز دارد. مهم‌ترین نکته قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، بررسی نیازهای سازمان است. پیشنهاد می‌کنیم قبل از نهایی کردن خرید، حتما با متخصصان شرکت جهان‌گستر مشورت کنید.
مشخصاتی که باید هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آنها توجه کنید، عبارتند از:
دسترسی به اطلاعات حضور و غیاب کارکنان
اگر سازمان خود را به دستگاه حضور غیاب مجهز نکنید، ردیابی ورود و خروج کارکنان تقریباً به امری غیرممکن تبدیل می‌شود. اما مهم‌تر از ثبت زمان ورود و خروج کارکنان، دسترسی داشتن به اطلاعات ذخیره‌شده توسط دستگاه، مطرح است. یکی از ویژگی‌های دستگاه ساعت‌زنی این است که اطلاعات تمام کارکنان را در اختیار شما می‌گذارد بنابراین، می‌توانید با استفاده از داده‌هایی دقیق‌تر، کارکنان را مدیریت کنید.
ادغام حقوق و دستمزد
لیست حضور و غیاب کارکنان با میزان دستمزد آنها رابطه مستقیم دارد. اگر دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده شما با سیستم مدیریت منابع انسانی یکپارچه نباشد، محاسبه حقوق ماهانه افراد پیچیده و سخت خواهد شد. دستگاه‌هایی که به‌راحتی با سیستم مدیریت کارکنان ادغام می‌شوند، فرآیند محاسبه حقوق، مرخصی‌ها و اضافه‌کاری هر یک از پرسنل را تسهیل می‌کنند.
مدیریت غیبت کارکنان با بهترین دستگاه ساعت زنی
دستگاه حضور و غیاب باید بتواند علاوه‌بر ثبت ورود و خروج کارکنان، غیبت آنها را نیز تشخیص دهد و تفاوت انواع مرخصی‌ها و غیبت‌ها را درک کند. به‌عنوان مثال، اگر غیبت فرد به‌دلیل بیماری یا مرخصی او باشد، دستگاه برای او غیبت غیرمجاز صادر نکند.
البته انجام این وظایف به‌تنهایی از عهده دستگاه خارج است. به‌عبارتی، باید دستگاهی را انتخاب کنید که با سیستم مدیریت کارکنان ادغام شود و توانایی پردازش اطلاعات کارکنان را داشته‌باشد.
ثبت ساعت ورود و خروج به‌طور دقیق
این مورد، مهم‌ترین ویژگی دستگاه ساعت زنی است. احتمالاً هدف شما از خرید و نصب این دستگاه، پیگیری حضور و غیاب کارکنان است. اما دستگاه ساعت زنی علاوه‌بر ثبت حضور وغیاب افراد، باید بتواند زمان دقیق آن را نیز ثبت کند.
انعطاف‌پذیری در تشخیص بازه‌های زمانی
این ویژگی در دستگاه برای سازمان‌هایی که شیفت کاری دارند، بسیار مهم است. اگر در سازمان شما، کارکنان در بازه‌های زمانی مشخصی کار می‌کنند و پس از اتمام شیفت، وظایف خود را به دیگری تحویل می‌دهند باید دستگاهی انتخاب کنید که زمان ورود و خروج مخصوص هر فرد را تشخیص دهد و فقط از یک بازه زمانی ثابت پشتیبانی نکند.
یکپارچه‌سازی تقویم
دستگاه حضور و غیاب باید با تقویم ملی هماهنگ باشد به‌طوری که، روزهای تعطیل را تشخیص دهد و برای کارکنان غیبت ثبت نکند. هم‌چنین، یکپارچه‌سازی تقویم دستگاه، این فرصت را به شما می‌دهد تا مدیریت کارکنان دورکار را نیز با دقت بیشتری انجام دهید.
انتقال سریع اطلاعات
یکی از ویژگی‌های مهم دستگاه حضور و غیاب که کاربرد زیادی در سازمان دارد، امکان انتقال اطلاعات در کم‌ترین زمان ممکن است. البته، بسیاری از دستگاه‌ها این امکان را دارند و از طریق کابل‌های شبکه به کامپیوترهای سازمان متصل می‌شوند و اطلاعات را منتقل می‌کنند. هم‌چنین، برخی از دستگاه‌ها به درگاه USB نیز مجهز هستند که ازاین طریق می‌توانید اطلاعات را با استفاده از یک حافظه جانبی، کپی کنید.
پشتیبانی از دستگاه‌ها و پلتفرم‌ها
اگر دستگاه هنگام اتصال به کامپیوتر یا موبایل با مشکل مواجه شود، از ارزش آن کاسته می‌شود. معمولاً دستگاه‌هایی که از حداقل استانداردهای لازم برخوردارند، به‌راحتی به کامپیوتر، موبایل و نرم‌افزارهای مختلف متصل می‌شوند.
این ویژگی، امکان مدیریت دستگاه از طریق سیستم‌عامل ویندوز یا اندروید را برای شما فراهم می‌سازد.
تشخیص مشخصات بیومتریک کارکنان توسط بهترین دستگاه ساعت زنی
بهترین ویژگی که می‌توانید از دستگاه ساعت زنی انتظار داشته‌باشید، شناسایی افراد براساس مشخصات بیومتریک آنها است. ویژگی‌های بیومتریک (عنبیه چشم، اثر انگشت و چهره) در هر فرد، منحصربه‌فرد است.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، از طریق اسکن اثر انگشت، چهره یا عنبیه چشم کارکنان، خروج یا ورود آنها را ثبت می‌کند. این ویژگی دستگاه‌های بیومتریک به شما کمک می‌کند تا میزان تقلب کارکنان در حضور و غیاب را تقریبا به صفر برسانید. به‌عبارتی، با استفاده از دستگاه بیومتریک هیچ یک از کارکنان نمی‌توانند حضور دیگری را ثبت کنند.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره
بررسی ۷ پارامتر مهم در راهنمای خرید بهترین دستگاه ساعت زنی
انتخاب دستگاه ساعت‌زنی براساس معیارهای متعددی صورت می‌گیرد که از مهم‌ترین آنها، می‌توان به درنظر گرفتن نیازهای سازمان اشاره داشت که برای خرید دستگاه، باید مطابق با آنها تصمیم گرفته شود. اگر در این مورد ابهام یا سؤالی دارید، می‌توانید قبل از خرید، از متخصصان شرکت جهان‌گستر مشاوره بگیرید.
نکات مهمی که در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب به شما کمک می‌کنند، عبارتند از:
قبل از خرید بهترین دستگاه ساعت زنی، چند سؤال از خودتان بپرسید
قبل از این‌که برای خرید به یک شرکت تأمین‌کننده مراجعه کنید، به پرسش‌های زیر پاسخ دهید تا درک بهتری از نیازهای سازمان داشته باشید. سؤالات به شرح زیر هستند:
- به‌عنوان مدیر مجموعه، از یک دستگاه ساعت زنی چه انتظاراتی دارید؟
- در مدیریت کارکنان چه ضعف‌هایی دارید و دستگاه حضور و غیاب چگونه به شما کمک می‌کند؟
- نرخ بازگشت سرمایه دستگاهی که می‌خواهید بخرید، چقدر است؟
اگر شما مسئول خرید سازمان هستید، پیشنهاد می‌کنیم این سؤالات را در جلسه‌ای با مدیران سازمان مطرح کنید.
بیشتر بخوانید: حضور غیاب در دانشگاه با دستگاه هوشمند RFID
سوالات خود درباره مشخصات دستگاه حضور و غیاب را از کارشناسان شرکت جهان‌گستر بپرسید
دستگاه ساعت زنی برای سازمان شما مزایای شگفت‌انگیزی دارد اما قبل از خرید، باید بدانید که این دستگاه چه امکاناتی دارد و چه کارهایی انجام می‌دهد. این دستگاه‌ها ویژگی‌های متفاوتی دارند و برای نیازهای مختلفی طراحی می‌شوند بنابراین، آگاهی از امکانات آنها به شما کمک می‌کند تا بهترین دستگاه حضور و غیاب را انتخاب کنید.
شرکت تأمین‌کننده را ارزیابی کنید
شرکت‌های تأمین‌کننده به شکل‌های مختلفی به مشتریان خدمات ارائه می‌کنند. برخی از آنها فقط دستگاه حضور و غیاب را به شما می‌فروشند اما برخی از آنها، ازجمله شرکت جهان گستر، علاوه‌بر فروش دستگاه، مسئولیت نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی آن را نیز به عهده می‌گیرند. درنتیجه، شما فقط پول خرید دستگاه را پرداخت و از بسیاری هزینه‌های جانبی نیز جلوگیری می‌کنید.
درضمن، اگر دستگاه را از یک شرکت معتبر تهیه کنید، در به‌روزرسانی و توسعه آن با مشکل مواجه نخواهید شد زیرا، شرکت‌های معتبر برای فعالیت‌های خود در زمینه خدمات‌دهی به مشتریان، محدودیت قائل نمی‌شوند.
عمر احتمالی دستگاه را بررسی کنید
ممکن است بازدهی دستگاه حضور و غیاب نیز مانند بسیاری از دستگاه‌ها، به مرور زمان افت کند. بنابراین، بهتر است دستگاهی را انتخاب کنید که عمر مفید بیشتری داشته‌باشد و خیلی زود مجبور به تعویض آن نشوید.
هم‌چنین، لازم است که درباره سیستم‌عامل دستگاه نیز تحقیق کنید تا در آینده با مشکل مواجه نشوید زیرا، ممکن است دستگاه بعدها، نرم‌افزارهای جدید را پشتیبانی نکند.
تجربه مشتریان قبلی شرکت تأمین‌کننده را بررسی کنید
اگر مشتریان سابق شرکت تأمین‌کننده، از محصول خریداری شده و خدمات پس از فروش آن راضی باشند، تجربه خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارند. برای فهمیدن این موضوع می‌توانید به وب‌سایت شرکت مراجعه کنید تا از نظرات مشتریان سابق اطلاع یابید.
به‌عنوان مثال، می‌توانید با مراجعه به صفحه وب‌سایت شرکت جهان گستر، نظرات مشتریان سابق این شرکت را مشاهده کنید.
بیشتر بخوانید: حضور و غیاب در قانون کار؛ بررسی قوانین و آیین نامه حضور غیاب
درباره نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب از تأمین‌کننده سؤال بپرسید
برای داشتن حداکثر بهره از دستگاه حضور و غیاب، باید نحوه کار با آن را به‌درستی یاد بگیرید. آموزش‌هایی که شرکت تأمین‌کننده در این رابطه ارائه می‌کند، بهترین راهکار شما برای افزایش بهره‌وری از دستگاه است.
آموزش کار با دستگاه به شما کمک می‌کند تا زمان کم‌تری برای راه‌اندازی آن صرف کنید و هنگام استفاده، با مشکل خاصی مواجه نشوید. شرکت‌هایی که نحوه کار با دستگاه را آموزش نمی‌دهند، معمولاً پشتیبانی خوبی هم ارائه نمی‌کنند.
درباره گزارش‌هایی که بهترین دستگاه ساعت زنی ارائه می‌کند، تحقیق کنید
گزارش‌ها و داده‌هایی که دستگاه ارائه می‌کند، از ارزش بالایی برخوردارند زیرا، با استفاده از آنها می‌توانید عملکرد کارکنان را ارزیابی و برای آینده سازمان برنامه‌ریزی کنید.
بنابراین، از شرکت تأمین‌کننده بخواهید تا توضیح دهند که پس از نصب دستگاه و استفاده از آن، به چه اطلاعاتی می‌توانید دسترسی داشته‌باشید و یا از کارشناس فروش درخواست کنید که نمونه‌ای از گزارش دستگاه را به شما نشان دهد.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
سخن پایانی
اگر سازمان خود را به بهترین دستگاه ساعت زنی مجهز کنید، مدیریت حضور و غیاب کارکنان با دقت بالاتری انجام می‌شود. درنتیجه، حقوق و دستمزد کارکنان به‌طور منصفانه پرداخت و علاوه‌بر جلوگیری از اتلاف بودجه سازمان، اسباب رضایت کارکنان‌تان نیز فراهم خواهد شد.
انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب کار سختی نیست و به اندکی تحقیق و بررسی نیاز دارد. پیشنهاد می‌کنیم ابتدا در شرکت یا سازمان، با مدیران ارشد هماهنگ شوید و سپس برای خرید اقدام کنید. هم‌چنین، لازم است قبل از خرید، درباره نیازهای سازمان و انتظارات خود از دستگاه، با کارشناسان متخصص شرکت جهان‌گستر مشورت کنید.
سوالات متداول
۱. دسترسی به اطلاعات حضور و غیاب کارکنان ۲. ادغام حقوق و دستمزد ۳. مدیریت غیبت کارکنان ۴. ثبت ساعت ورود و خروج به‌طور دقیق ۵. انعطاف‌پذیری در تشخیص بازه‌های زمانی ۶. یکپارچه سازی تقویم ۷. انتقال سریع اطلاعات ۸. تشخیص مشخصات بیومتریک کارکنان
۱. شرکت تأمین‌کننده را ارزیابی کنید ۲. عمر احتمالی دستگاه را بررسی کنید ۳. تجربه مشتریان قبلی شرکت تأمین‌کننده را بررسی کنید ۴. درباره نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب از تأمین‌کننده سؤال بپرسید ۵. درباره گزارش‌هایی که بهترین دستگاه ساعت زنی ارائه می‌کند، تحقیق کنید
