با افزایش پیچیدگی در بازار کار، انواع مختلفی از کارمندان در شرکت‌های معمولی تا شرکت‌های عظیم مشغول به کار شده‌اند. شرکت‌ها ممکن است پنج یا شش نوع کارمند مختلف در یک زمان داشته‌باشند که هرکدام خصوصیات شخصیتی و روانی متفاوتی دارند که می‌تواند روی نحوه کارکرد و حتی حضور و غیاب آنها تاثیر بگذارد. اگر شما هم جزو مدیرانی هستید که وجود کارمند منظم برایتان مهم است، باید از بهترین و موثرترین راه‌ها برای ترغیب کارمندان به نظم و ترتیب استفاده کنید. پیشنهاد ما برای تشویق کارمندان متعهد و جلوگیری از سواستفاده برخی از کارکنان، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب جهان گستر است. در ادامه به توضیحات مفصل‌تری درباره نحوه برخورد با کارمندان و تشویق آنها به رفتار نظام‌مند خواهیم پرداخت.
کارمند کیست؟
کارمندان افرادی هستند که توسط یک شخص یا کسب و کار استخدام می‌شوند تا کاری را برای آن شخص یا کسب و کار انجام دهند که به آن کارفرما نیز گفته می‌شود. عوامل دیگری که باعث می‌شود یک فرد، کارمند محسوب شود، عبارتند از:
- فرد در لیست حقوق و دستمزد شرکت است و حقوق یا دستمزد مشخصی دریافت می‌کند.
- این فرد واجد شرایط دریافت مزایای عمومی و سایر مزایای ارائه شده توسط کارفرما است.
- شخص قرارداد کار کتبی یا ضمنی دارد.
- شخص از نظر حقوق و دستمزد و حقوق شغلی مورد حمایت قانون قرار می‌گیرد.
انواع کارمندان
طبقه‌بندی‌های مختلفی از کارمندان وجود دارد و شرکت‌ها می‌توانند بر حسب این طبقات، یک یا چند نوع کارمند را برای انجام کار استخدام کنند. رایج‌ترین طبقه‌بندی کارکنان، عبارتند از:
- کارمندان پاره وقت
- کارمندان تمام وقت
- کارمندان فصلی
- کارمندان موقت
کارمندان پاره وقت
کارمندان پاره وقت افرادی هستند که کمتر از ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنند و معمولاً به‌جای حقوق ماهانه، دستمزد ساعتی دریافت می‌کنند. این کارمندان هم کارمندان قانونی یک شرکت محسوب می‌شوند اما ممکن است واجد شرایط دریافت بیمه و مزایا نباشند.
کارمندان تمام وقت
کارمندان تمام وقت کسانی هستند که به‌طور متوسط ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنند و واجد شرایط دریافت بیمه و مزایا هستند. این کارمندان باید در تعریف کارمند منظم گنجانیده شوند یعنی صبح و بعدازظهر، در زمان‌های معینی حضور خود را اعلام کنند. کارفرمایان باید کارکنان تمام وقت خود را تحت پوشش بیمه درمانی قرار دهند.
کارمندان فصلی
کارکنان فصلی کسانی هستند که بر اساس نیازهای فصلی یک شرکت استخدام می‌شوند. به‌عنوان مثال، یک شرکت خرده‌فروشی ممکن است ۱۰ کارمند فصلی را برای بازدهی بهتر در فصول شلوغی مانند ماه‌های تابستان و تعطیلات استخدام کند. این نوع کارمند طبق قانون کار، واجد شرایط دریافت بیمه تامین اجتماعی و مزایای بیمه بیکاری است.
کارمندان موقت
کارمندان موقت کسانی هستند که به‌طور موقت و اغلب برای یک دوره زمانی معین مثلا شش ماهه استخدام می‌شوند. آنها همچنین ممکن است برای کار در یک پروژه خاص استخدام شوند و پس از تکمیل پروژه، پایان قراردادشان اعلام شود. کارفرمایان می‌توانند کارمندان موقت را مستقیماً یا از طریق دفاتر کاریابی استخدام کنند.
بیشتر بخوانید: دستگاه کارت زنی چیست؟
کارگران روزمزد چه کسانی هستند؟
کارگران روزمزد افرادی هستند که توسط یک کسب و کار برای انجام وظایف خاص به‌صورت غیردائم و غیرکارمندی استخدام می‌شوند و معمولا کارهای یدی را بر عهده می‌گیرند.
آنها نیز مانند هر کارمند منظم دیگر باید به موقع سر کار حاضر شوند و پس از پایان ساعت کاری حق خروج از محل پروژه را دارند. کارگران روزمزد معمولاً در زمینه کاری خود متخصص هستند و بر اساس مجموعه مهارت‌های خود برای تکمیل پروژه‌های خاصی از آنها استفاده می‌شود.
کارگران روزمزد اغلب تحت یک قرارداد اسمی توافق شده با شرکت پیمانکار، فعالیت می‌کنند. پس از تکمیل پروژه، کارگر دیگر در استخدام آن شرکت نخواهد بود. با این‌حال، اگر شرکت از عملکرد کارگر راضی باشد، ممکن است از او در پروژه‌های دیگر استفاده کند.
چگونه الگوی یک کارمند منظم را در سازمان ایجاد کنیم؟
درصد زیادی از کارهای سازمانی از طریق پروژه‌هایی انجام می‌شود که شروع و پایانی مجزا با یک نتیجه خاص دارند (مانند ایجاد محصولات جدید، تغییر فرآیندها، تغییر بخشی از جنبه‌های کسب‌وکار یا خدمت به یک مشتری خاص). این پروژه‌ها توسط تیم‌های مجزا انجام می‌شوند که اغلب دارای عملکرد متقابل هستند و نیاز به حضور کارمند منظم دارند.
به‌عنوان یک رهبر تیم، به‌راحتی می‌توان فرض کرد که همه افرادی که در یک پروژه با هم کار می‌کنند باید به‌طور یکسان رفتار و مدیریت شوند. اما واقعیت این است که کارکنان تمام وقت با انتظارات متفاوتی روبرو هستند اما اگر شما به سادگی همه را به یک روش مدیریت کنید، این تفاوت‌ها می‌توانند بزرگ‌تر و باعث ایجاد طیفی از مشکلات شوند.
برای ایجاد نظم در سازمان باید به‌عنوان یک رهبر در هنگام مدیریت تیم پروژه، تفاوت‌های بین کارمندان تمام وقت و پاره وقت را در ذهن خود نگه دارید و با اطمینان از این‌که همه افراد تیم، اطلاعات و زمینه لازم برای کار منظم در پروژه مورد نظر شما را دارند، آنها را در بخش‌های مختلف به کار بگیرید.
درک تفاوت بین انگیزه‌ها و فرصت‌های اعضای تیم داخلی و پیمانکاران پروژه محور، اولین قدم است. هر دو گروه احتمالاً از چالش‌های کار هیجان‌زده هستند و می‌خواهند کار را به‌خوبی پیش ببرند اما واقعیت این است که انگیزه‌های بیرونی آنها به دلایل زیر به طور جالبی می‌تواند متفاوت باشد:
پرداخت دستمزد منصفانه به کارمند منظم تمام وقت
از آن‌جایی که کارمندان تمام وقت، حقوق ماهانه دریافت می‌کنند، در حالی‌که دستمزد کارمندان پاره وقت به‌طور ساعتی پرداخت می‌شود، احساس فوریت و مدیریت زمان آنها ممکن است ناخودآگاه (یا آگاهانه) متفاوت باشد. به‌عنوان مثال، کارگران روزمرد ممکن است انگیزه داشته‌باشند که برای کسب درآمد بیشتر، وقت بیشتری بگذارند اما کارمندان تمام وقت در پایان وقت اداری کارت یا انگشت بزنند.
بنابراین در با وجود این‌که هر دوی آنها می‌خواهند ضرب الاجل‌ها را رعایت کنند، ممکن است بخواهند این کار را با سرعت متفاوتی انجام دهند. برای تخمین دقیق ساعات کاری و برآورد هزینه‌ها می‌توانید از دستگاه‌های حضور و غیاب جهان گستر استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: دستگاه اسکن عنبیه چیست؟
پیشرفت حرفه‌ای کارمند منظم
کارمندان تمام وقت (به‌عنوان بخشی از یک سازمان بزرگ‌تر) که بخشی از تیم پروژه هستند، اغلب فرصت‌های متعددی برای پیشرفت داخلی دارند و ممکن است در پروژه‌های جالب و چالش‌برانگیز دیگر، استخدام در بخش‌های مختلف شرکت یا ارتقا به سطوح بالاتر مسئولیت برگزیده شوند اما برای قرار گرفتن در صف این فرصت‌ها، باید در دید مدیران و حامیان ارشد پروژه قرار بگیرند.
بنابراین انگیزه آنها برای ایفای نقش‌های اساسی و پیشرو در بررسی پروژه‌ها و سایر جلسات، متفاوت با کارمندان پاره وقت است و همین موضوع ممکن است آنها را به سمت نظم بیشتر بکشاند.
اما برای پیمانکاران و کارمندان پاره وقت، پیشرفت شغلی به معنای یافتن فرصت‌های جدید است که بتوانند مهارت‌های فنی خود را تقویت کنند، با مشکلات جدید یا بزرگ‌تر مقابله کنند یا به انواع جدیدی از سازمان‌ها معرفی شوند و رزومه قابل قبولی فراهم کنند.
ارجاع‌های سطح بالا به سازمان‌های دیگر یا بخش‌هایی که ممکن است به خدمات پیمانکاری یا پاره وقت نیاز داشته‌باشند، احتمالاً از سوی حامیان اجرایی ارشد انجام می‌شود، بنابراین پیمانکاران نیز می‌خواهند تا حدی توسط آنها دیده شوند. چالش این است که تعادل مناسب را پیدا کنید تا همه این افراد در کنار هم تبدیل به الگوی کارمند منظم شوند.
احساس امنیت شغلی
با وجود این‌که کارمندان تمام وقت می‌توانند برای یک پروژه داوطلب شوند یا راه خود را در پروژه باز کنند، اما در برخی موارد ممکن است احساس کنند که انتخابی در مورد این‌که در پروژه مداخله داشته‌باشند، نقش موردعلاقه‌شان را ایفا کنند یا چه مدت در پروژه بمانند، ندارند.
بنابراین آنها ممکن است به انعطاف‌پذیری زمانی و آزادی کارمندان پاره وقت که برای پیشرفت، نیازی به مقید بودن به الزامات حضور و غیاب در سازمان ندارند، حسادت کنند.
ازسوی‌دیگر، کارمندان پاره وقت نیز ممکن است با احساس ناامنی شغلی مواجه باشند. این تفاوت‌ها می‌تواند به این احساس منجر شود که مرغ همسایه غاز است! و همین موضوع باعث شود هریک از دو طرف، نتوانند به الگوی کارمند منظم پایبند بمانند.
در این مواقع، بهتر است اعضای تیم خود را درک کنید. با کارمندان پاره وقت و تمام وقت در مورد این‌که می‌خواهند شخصاً از پروژه چه چیزی به‌دست آورند، چه چیزی یاد بگیرند، مشارکت خود را چگونه با شغلشان اثرگذارتر کنند و چه موفقیتی کسب کنند، صحبت کنید.
از هیچ‌یک از گروه‌ها انتظار نداشته‌باشید که به‌طور کامل از اهداف خودشان حرف بزنند یا حتی بدانند چه می‌خواهند. اما حداقل، راه گفتگو را باز کنید تا متوجه تفاوت‌ها شوید و بتوانید در مورد رفتارهایی که ممکن است مناسب نباشند، تدابیری بیندیشید.
رهبرانی که تیم‌هایی از افراد با انگیزه‌ها، فرصت‌ها و پیشینه‌های متفاوت ایجاد می‌کنند، باید به‌ویژه بر روی تیم‌سازی و همسویی تمرکز کنند. پیمانکاران یا کارگرانی که فقط برای یک پروژه خاص وارد می‌شوند، علاوه‌بر این‌که همکاران جدید خود را نمی‌شناسند، احتمالاً در مورد مسائل سازمانی، سیاسی یا زمینه استراتژیک پروژه، ممکن است تصورات متفاوتی داشته‌باشند.
با توجه به این شکاف‌ها شما باید اعضای تیم را به یکدیگر معرفی کنید و سپس برای همکاری با یکدیگر وارد عمل شوید. همسویی در ابتدای پروژه باید از طریق تلاش‌های مداوم برای ایجاد یک تیم موثر، تقویت شود.
همانطور که تیم را گرد هم می‌آورید و کار را شروع می‌کنید، توافقات صریح و قوانین رفتاری را برای کارمندان پاره وقت و اعضای داخلی تیم پروژه بیان و اجرا کنید. به‌عنوان مثال، چه اطلاعاتی و با چه کسانی، هر چند وقت یک‌بار و در چه قالب‌هایی به اشتراک گذاشته خواهد شد؟
این تیم چه زمانی و با چه برنامه‌هایی تشکیل می‌شود؟ چه ابزار و امکاناتی در اختیار همه قرار می‌گیرد؟ چه کسی با مدیران ارشد یا مشتریان مواجه می‌شود؟ آیا اعضای ثابت و موقت، خود را به‌عنوان بخشی از یک تیم واحد می‌دانند یا نه؟ و … .
بیشتر بخوانید: حضور و غیاب در قانون کار؛ بررسی قوانین و آیین نامه حضور غیاب
از ساختن قوانین دووجهی خودداری کنید، حتی اگر قوانین متفاوتی قرار است برای هر گروه اعمال شود! این کار می‌تواند عملکرد تیم را تضعیف و تنش و رنجش ایجاد کند.
بنابراین، قوانین یکسان و متعارفی وضع کنید. در صورتی‌که نیاز است کارمندان پاره وقت را از شرکت در جلسات یا ماموریت‌ها حذف کنید یا به‌دلیل قوانین کار با آنها متفاوت رفتار کنید، دلیل آن را برای آنها روشن کنید. در نهایت، با همه اعضای تیم خود، صمیمانه و منضبطانه رفتار کنید تا مزایا، معایب و ویژگی‌های کار خود را بهتر درک کنند و بدانند وجود هریک برای دستیابی به موفقیت پروژه مورد نظر، ارزشمند و ضروری است.
در کنار الگوی ساده کارمند منظم ، کنار هم قرار دادن استعدادهای مختلف در داخل و بیرون پروژه، یک استراتژی ساده برای موفقیت پروژه خواهد بود اما تنها زمانی قابل دستیابی است که متوجه شوید که اعضای تیم ممکن است نیاز به مدیریت متفاوت داشته‌باشند.
چگونه به کارمندان بگوییم به موقع در محل کار حاضر شوند و کارمند منظم باشند؟
ایجاد نظم در کارمندان می‌تواند یک چالش باشد و همیشه این احتمال وجود دارد که هر از گاهی با کارمندانی که تاخیر دارند، سروکار داشته‌باشید. البته ممکن است تاخیرات گاه به گاه یک کارمند مشکل بزرگی به‌نظر نرسد، اما به مرور زمان می‌تواند هزینه قابل توجهی را به شرکت تحمیل کند و بر فرهنگ کلی سازمان تأثیر بگذارد. در ادامه به چند ایده عالی برای حضور و غیاب به موقع در محیط کار اشاره می‌کنیم:
انتطارات خود را شفاف بیان کنید
انتظارات خود را از همان ابتدا به‌طور واضح و قاطع مشخص کنید. مطمئن شوید که کارمندان جدید درک می‌کنند که حضور به موقع آنها به‌عنوان اعضای تیم الزامی است. اگر کارمندی تاخیر داشت، برای صحبت با او وقت بگذارید و دلیل آن را پیدا کنید. فقط اجازه ندهید که این اتفاق تکرار شود.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
دلایل موجه را بپذیرید
اتفاقات غیرمترقبه مانند بیماری، ترافیک، خرابی اتومبیل و … می‌تواند از دلایل تاخیر کارمندان باشد. بنابراین، عجولانه نتیجه‌گیری نکنید، بلکه با کارمندتان صحبت کنید و اگر دلیل منطقی داشت، کمی انعطاف به خرج دهید.
کارمند منظم را تشویق کنید
برخی از شرکت‌ها برای ایجاد انگیزه در کارکنان برای حضور به موقع، تشویق‌های مثبت ارائه می‌دهند. مشوق‌ها می‌تواند شامل پاداش‌های نقدی، کارت هدیه، ارتقاء رتبه، مرخصی استحقاقی یا امکان خروج زودهنگام در روزهای خاص باشد. البته باید مطمئن شوید که پاداش‌های معنی‌داری را انتخاب می‌کنید که کارمندان واقعاً به آنها علاقه دارند.
منصفانه با کارمندان برخورد کنید
مهم است که همیشه با تیم خود منصفانه رفتار کنید. اگر یکی از کارمندان مرتباً تاخیر دارد و سایر کارگران متوجه این رفتار هستند، می‌تواند به‌شدت بر روحیه کارکنان تأثیر بگذارد یا حتی آنها را نیز تحت تأثیر قرار دهد تا توجیهی برای تاخیر خود داشته‌باشند. عادت‌های بد را باید به محض شروع آنها مهار کرد.
اگر کارمندی دارید که دائماً تاخیر دارد، با او صحبت کنید تا دلیل آن را بیابید و در صورت امکان، برنامه‌ای برای او تنظیم کنید تا با نظم و راحتی بیشتری کار کند. دورکاری در خانه یکی از این موارد است و تحقیقات نشان داده‌اند که بهره‌وری را افزایش می‌دهد و رضایت شغلی را بهبود می‌بخشد.
در نهایت، اگر کارمندی دارید که مرتباً تاخیر می‌کند، و به‌نظر نمی‌رسد که علاقه‌ای به یافتن راه‌حل داشته‌باشد، ممکن است لازم باشد قبل از نوشتن نامه اخراج، آخرین هشدار را به او بدهید. گاهی، اقدامات انضباطی بیشتر ممکن است تنها راه برای جلب توجه کارگری باشد که در غیر این‌صورت، به بی‌مسئولیتی خود ادامه می‌دهد.
تأخیر کارمندان مشکلی است که می‌تواند تأثیر گلوله برفی بر کسب و کار شما بگذارد. یک کارمند بی‌نظم می‌تواند برای شرکت، هزینه به دنبال داشته‌باشد و باعث افت روحیه در محل کار شود.
به‌جای نادیده گرفتن کارمندان بی‌نظم، مهم است که فعال باشید و برای یافتن راه‌حل تلاش کنید. این کار تیم شما را تشویق می‌کند تا به‌مراتب منظم‌تر باشند و راه را به سمت اهداف مثبت‌تر و سازنده‌تر طی کنند. پیشنهاد نهایی ما استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب جهان گستر است. این دستگاه‌ها اجازه تقلب به افراد سودجو نمی‌دهد و کارمندان متعهد و منظم را به برخورد و پرداخت دستمزد منصفانه دلگرم می‌کنند.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب کارتی
سخن پایانی
الگوی کامند منظم یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین الگوهای محیط‌های کاری و پروژه‌های سازمانی است که باید با توجه به نوع استخدام کارمندان (روزمزد، تمام وقت، فصلی و …) و نیازهای آنان در کنار نیازهای پروژه به‌طور صریح و واضح، قانونگذاری شود. استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب جهان گستر به شما کمک می‌کند تا بهترین مدیریت زمان را در هنگام اجرای پروژه ها داشته‌باشید.
سوالات متداول:
۱. کارمندان پاره وقت ۲. کارمندان تمام وقت ۳. کارمندان فصلی ۴. کارمندان موقت
۱. پرداخت دستمزد منصفانه به کارمند منظم تمام وقت ۲. پیشرفت حرفه‌ای کارمند منظم ۳. احساس امنیت شغلی
۱. انتطارات خود را شفاف بیان کنید ۲. دلایل موجه را بپذیرید ۳. کارمند منظم را تشویق کنید ۴. منصفانه با کارمندان برخورد کنید
