مدیریت سازمانی در عصر حاضر، راه خود را به سمت الگوهای استراتژیک مدیریت پیدا کرده است. این یعنی، وظایف کارکنان با در نظر گرفتن چشم‌انداز بلندمدت و کوتاه‌مدت سازمان و چرخش شدید حول تصمیم‌گیری‌های به‌موقع، ارتباط مستقیم دارد. به‌همین دلیل است که مدیران، دغدغه انجام منظم و با کیفیت کارها را دارند. داده های حضور و غیاب یکی از نکاتی است که به رفع این دغدغه مدیران کمک می‌کند. شاید حضور و غیاب کارکنان چندان به نظرتان مهم نیاید! بسیاری از کارکنان این حضور و غیاب هر روزه را کمی آزاردهنده و بی‌اهیمت می‌بینند. دسته دیگری فکر می‌کنند این سرشماری، صرفا به خاطر بحث‌های مالی است. برخلاف چیزی که بسیاری از افراد فکر می‌کنند، دادههای کارکنان برای شرکت‌ها، معنای دیگری دارد. این داده‌ها کمک می‌کنند که سیاست‌های کلی شرکت، راحت‌تر شکل بگیرند. دستگاه‌های حضور و غیاب پیشرفته شرکت جهان‌گستر با بهره‌گیری از فناوری روز دنیا این چالش را برای مدیران حل کرده است. با این اوصاف، چطور می‌توانیم از دادههای کارکنان در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با سیاست‌های شرکتی استفاده کنیم؟ پاسخ این سوال را مفصل برایتان شرح خواهد داد.
سیاست حضور و غیاب چیست؟
قبل از اینکه سراغ بحث استفاده از داده‌ها در تصمیم‌های شرکتی برویم، بهتر است ابتدا صحبتی کوتاه درباره سیاست حضور و غیاب کنیم. هر شرکت و کسب و کار بزرگ یا کوچکی، به سیاست‌هایی برای هدایت کارکنانش نیاز دارد و بدون این سیاست‌ها، سازمان دچار هرج و مرج خواهد شد. خط‌مشی حضور و غیاب، در واقع سندی است که نحوه برخورد سازمان را با مسائل مربوط به حضور کارمندان مشخص می‌کند. مسائلی مانند:
- تأخیر
- خروج‌ها زودتر از موعد
- غیبت بدون اطلاع قبلی
- مرخصی
- ترک شغل
برای داشتن کسب و کاری موفق، نظم جزء واجبات است و برای برقراری نظم باید سیاسیتهای سازمان را زودتر چیده شوند. شرکت جهان گستر با معرفی و تولید دستگاه‌های حضور و غیاب، به سازمان کمک می‌کند تا این نظم پایدار را برقرار کند.
بیشتر بخوانید: راه‌حل‌های ارتقاء بهره‌وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
چرا حضور دستگاه‌های حضور و غیاب جهان‌گستر در کسب و کار شما ضروری است؟
بگذارید ابتدا این سوال را از شما بپرسیم. بدون دستگاه حضور و غیاب، چطور می‌خواهید نظم کارکنان را در سازمان برقرار کنید؟ شما قطعا و حتما به یک دستگاه حضور و غیاب نیاز دارید! اما برای این که تردید شما را برای خرید دستگاه حضور و غیاب جهان‌گستر از‌بین ببریم، در ادامه می‌خواهیم بگوییم چرا باید دستگاه حضور و غیاب داشته‌باشید.
با استفاده از داده های حضور و غیاب سازمانی منظم مثل عقربه‌های ساعت داشته‌باشید!
شما می‌توانید سازمان را مثل عقربه‌های ساعت منظم کنید. مدیرانی که به نظم و قاعده‌مند بودن کارمندان‌شان بها می‌دهند، قطعا بهره‌وری چشمگیری خواهند داشت. به‌همین خاطر است که ایجاد و حفظ نظم و انضباط در محیط کار و کنترل کامل تردد کارمندان، یکی از مهم‌ترین دغدغههای مدیران است. استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب، به راحتی این نظم را وارد سازمان‌تان می‌کند.
باری کمتر روی دوش کارمندان مالی و منابع انسانی
با دستگاه حضور و غیاب جهان گستر، کارکرد کارمندان را بدون زحمت محاسبه خواهد شد. کارمندان منابع انسانی به راحتی می‌توانند با استفاده از دادههای حضور و غیاب کارمندان، دستمزدها را تعیین کنند. دستگاه‌های حضور و غیاب، ورود و خروج هر فرد را ثبت و میزان ساعت و حضور در محل کار محاسبه می‌کنند.
داده های حضور و غیاب ابزاری عالی برای کنترل شیفت‌ها!
با دستگاه حضور و غیاب، یک مدیر عالی و خستگی‌تاپذیر برای مدیریت شیفت‌های کارکنان دارید. در سازمان‌های پیچیده، مدیریت و تنظیم شیفت‌های کاری، اهمیت زیادی دارد. این دستگاه‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا بدون خطا، شیفت کارکنان را تحت نظر بگیرند.
داده های حضور و غیاب راهی برای تشویق کارمندان منظم!
مطمئنا منابع انسانی سازمان شما، برنامه‌ای برای تشویق کارمندان نمونه دارد. منظم بودن یکی از عوامل تشخیص کارمندان نمونه است. با داشتن داده های حضور و غیاب حضور و غیاب می‌توانید کارمندان نمونه را شناسایی کنید و برای تشویق آنها برنامه بچینید. از طرف دیگر، کارمندان بی‌نظم را بشناسید و تذکرهای لازم را به آنها بدهید.
بیشتر بخوانید: کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب
چگونه از داده های حضور و غیاب در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با سیاست‌های شرکتی استفاده کنیم؟
یک رویکرد کارآمد برای مدیریت استراتژیک، ادغام کلیه وظیفه‌ها، رویه‌ها و عملکردهای سازمانی مدیریتی است. با این ادغام، سازمان می‌تواند نتایج فردی کارمندان را برای رشد و پیشرفت استراتژیک خود به دست بیاورد. حال می‌خواهیم بدانیم چگونه یک سیستم حضور و غیاب، برای تصمیم استراتژیک بهتر، مفید است.
طراحی یک استراتژی تجاری واقعی
داده‌ها و اطلاعاتی که نرم‌افزارهای حضور و غیاب جمع می‌کنند، در تعیین استراتژی آینده و حوزه‌های عملکردی استفاده زیادی دارند. اطلاعاتی که این دستگاه‌ها به سازمان می‌دهند، صرفا اطلاعات مربوط به حضور و غیاب نیست. شرکت می‌تواند برای بررسی، پیشبرد بهره‌وری و کیفت کار، از داده های حضور و غیاب استفاده کند. با کمک این داده‌ها می‌توان منابع شرکت را کنترل کرد و جلوی اتلاف آن را گرفت.
شرکت باید از این داده‌ها برای پیش‌بینی نرخ رشد هدف، میزان درآمد و بازده خود استفاده کند. در صورتی که نتایج پیش‌بینی‌شده با اهداف سالانه سازمان مطابق نباشد، اطلاعات حضور و غیاب یکی از مواردی است که مدیر باید آن را بررسی کند. با این کار، مدیر مطمئن می‌شود که سازمان، به هدف‌های رشد خود، با کارآمدترین روش دست می‌یابد.
استخدام کارآمد
کمک دیگری که این داده‌ها برای سازمان می‌کند، مشخص کردن تعداد کارکنان در حوزه‌های مختلف عملیاتی است. آنها حوزه‌هایی را نشان می‌دهند که در آنها کمبود نیرو، مسئله‌ساز است و قسمت‌هایی را مشخص می‌کند که بهره‌وری پایین‌تری دارند. با مشخص شدن این دو میزان، سازمان، متوجه کمبود نیرو در قسمتهای مختلف می‌شود. حال مدیریت سازمان اطلاعات کافی را برای انجام نکات زیر را دارد:
- استخدام کارکنان در جایی که نیاز است
- ● ایجاد موقعیت‌های جدید بر اساس نیازهای سازمان
- توزیع نیروی کار به کارآمدترین شیوه
- بهینه سازی عملکرد و بهره وری منظم
اخراج به‌موقع کارکنان نامنظم
نمی‌توانید منکر وجود کارمندان خطاکار در سازمان شوید. حتما کارمندانی را دیده‌اید که در انجام وظایف خود کوتاهی می‌کنند. برای رسیدن به هدف رشد شرکت، باید این دسته از کارکنان را هرچه زودتر شناسایی و فکری برای رفع این مشکل کنید.
یک سیستم حضور و غیاب مناسب این امکان را به شما می‌دهد که بتوانید سیاست‌های مربوط به اخراج کارمندها را بچینید. سیاستی بدون نقص که از سقوط سازمان جلوگیری می‌کند. با اخراج کارمندان ناکارآمد، فرصتی جدید برای استخدام افراد لایق به دست می‌آورید.
تحلیل نیازها در حوزه‌های مختلف
این دادههای مهم، از طریق بینش‌های آماری خود، عملکرد و بهره‌وری روزمره را تحلیل می‌کند. مدیران، این تحلیل‌ها را به کار می‌گیرند تا برنامه‌ریزی کار، شیفت و زمان بهتری را طراحی کنند. دادههای زمان و حضور و غیاب، بخش‌های خاصی را مشخص می‌کنند که می‌توان بهره‌وری را در آنها بهینه کرد. این بینش به مدیریت کمک می‌کند تا راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری از طریق آموزش یا برنامه‌ریزی کاری بهتر پیدا کند.
بیشتر بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
دستیابی به اهداف تجاری با استفاده از داده های حضور و غیاب
مدیریت استراتژیک کسب و کار یعنی ایجاد یک رویکرد هوشمند؛ رویکردی هوشمند برای رسیدن به اهداف نهایی کسب و کار. دادههای به ظاهر کم اهمیت حضور و غیاب، سرعت فعلی رشد را ارزیابی می‌کنند. ارزیابی منظم عملکرد، کاری می‌کند که مدیر بتواند اهداف واقع‌بینانه و دست‌یافتنی را برای سازمان معین کند.
دادههای واقعی و تازه، تمام چیزی است که یک سازمان به آن نیاز دارد تا هدف‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را تعیین کند. فراموش نکنید تعیین اهداف کوچک هم در نهایت، منجر به دستیابی به اهداف تجاری بزرگ می‌شوند.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
شناسایی سریع مشکلات
رکود در سازمان‌های بزرگ می‌تواند به‌صورت تدریجی اتفاق بیفتد. حال اگر بگوییم که با دادههای حضور و غیاب می‌توانید جلوی وقوع رکود را بگیرید چه؟ زمانی که سازمان از سیستم حضور و غیاب پیشرفته استفاده کند، خواندن گزارش‌ها و تحلیل عملکرد آنها ساده‌تر می‌شود. آن وقت می‌توانید به‌صورت منظم بر میزان کارکرد افراد سازمان نظارت و دادههای واقعی را جمع کنید. همین کار کوچک، اجازه نمی‌دهد سازمان‌تان به سمت قهقرا حرکت کند.
برنامه‌ریزی و سرعت‌عمل بالاتر
به مشکلی برخوردید و نیاز به راه‌حل سریع دارید ولی خبر ندارید مسئول این مشکل کجاست؟ در شرکت حاضر است یا نه؟ اگر نه، چه زمانی از مرخصی برمی‌گردد؟ سریع‌ترین زمان برای حل مشکلی که پیش‌آمده چه زمانی است؟ اینجاست که اطلاعات حضور و غیاب به کمک‌تان می‌آید و می‌توانید سریع‌ترین زمان را برای برنامه‌ریزی مشخص کنید.
بیشتر بخوانید: با ارزان ترین دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید!
سخن پایانی
در این مقاله از چیستی سیاست حضور غیاب گفتیم. با چرایی نیاز سازمان به دستگاه‌ها و برنامه‌های حضور و غیاب آشنا شدیم. در آخر و مهمتر از همه متوجه شدیم که چطور می‌توانیم از داد های حضور و غیاب در تصمیم‌گیری‌های شرکت استفاده کنیم. در طول این مقاله احتمالا متوجه شده‌اید که در سازمان، نظم حرف اول را می‌زند.
پس مدیران سازمان باید تمام سعی‌شان برای حفظ نظم کسب‌و‌کار را به کار بگیرند. با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب جهان گستر، می‌توانید نظم عالی را به سازمان بگردانید. همینطور، از داده های حضور و غیاب برای پیشگیری از بروز مشکلات و برنامه‌ریزی برای آینده استفاده کنید.
۱. طراحی یک استراتژی تجاری واقعی ۲. استخدام کارآمد ۳. اخراج به‌موقع کارکنان نامنظم ۴. تحلیل نیازها در حوزه‌های مختلف ۵. دستیابی به اهداف تجاری با استفاده از داده های حضور و غیاب ۶. شناسایی سریع مشکلات ۷. برنامه‌ریزی و سرعت‌عمل بالاتر
۱. داشتن سازمانی منظم مثل عقربه‌های ساعت ۲. باری کمتر روی دوش کارمندان مالی و منابع انسانی ۳. ابزاری عالی برای کنترل شیفت‌ها ۴. راهی برای تشویق کارمندان منظم
