مدیریت منابع انسانی؛ بررسی راهبردهای موثر برای بهره‌وری بیشتر

هر کسب و کاری در نوع خود منحصربه‌فرد است و به همین دلیل، هیچ‌کس مشتریان کاملا یکسان یا کارکنان مشابهی ندارد. بااین‌وجود، علی‌رغم این‌که به‌نظر می‌رسد تمام مشاغل قابل مدیریت هستند اما یک گسست عجیب در نحوه مدیریت منابع انسانی در اغلب مشاغل وجود دارد. چرا که بسیاری از صاحبان مشاغل نیازی به استفاده از راهبردها و ابزارهای موثر برای مدیریت کسب و کار و نیروی انسانی نمی‌بینند. در این مقاله سعی داریم تا به روشی ساده و مفید به بررسی و بیان رویکردهای مناسب در جهت افزایش بهره‌وری مدیریت منابع انسانی و حل مسائل و مشکلات سیستم‌های مدیریتی بپردازیم و در نهایت بگوییم که بهتر است از چه رویکردی استفاده کنید تا بهترین نتیجه را بگیرید. از شما دعوت می‌کنیم تا پایان این نوشتار با ما همراه باشید.

مدیریت منابع انسانی یعنی چه؟

مدیریت منابع انسانی (HRM) به معنای فرآیند مدیریت کارکنان یک سازمان از جمله استخدام، انتخاب، آموزش، جبران خسارت، ارزیابی عملکرد و سایر فعالیت‌های مرتبط است. هدف اولیه مدیریت منابع انسانی، به حداکثر رساندن بهره‌وری و اثربخشی نیروی کار سازمان و درعین‌حال، تضمین رفتار منصفانه و مطابق با استانداردهای قانونی و اخلاقی با آن‌ها است. مدیریت نیروی انسانی همچنین شامل توسعه و اجرای سیاست‌ها و رویه‌هایی است که محیط کاری مثبت را ترویج، مشارکت کارکنان را تقویت  و از اهداف کلی استراتژیک سازمان حمایت می‌کند.

[elementor-template id=”17129″]

ویژگی‌های مدیریت هدفمند منابع انسانی

کارکنان مهم‌ترین بخش هر سازمان هستند و مدیریت منابع انسانی عامل چالش و ریسک در هر سازمان است. بدون راهنمایی سیستماتیک و منظم، مدیریت کارکنان برای متخصصان منابع انسانی یک کار خسته کننده خواهد بود. یک سیستم مدیریتی مؤثر به سازمان و متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا پروفایل‌های کارکنان و اطلاعات شخصی آن‌ها مانند اطلاعات پیشینه کارکنان، آدرس‌ها، جزئیات تماس، جزئیات تجربیات قبلی، جزئیات صلاحیت، مهارت‌ها، اطلاعات مربوط به شغل و … را کنترل و نظارت کنند.

جزئیات حقوق، اطلاعات مالیاتی و بانکی، موقعیت کارکنان، ارزیابی عملکرد، جزئیات انضباطی، بیمه، برنامه‌های وام و بسیاری از اطلاعات دیگر باید در سیستم مدیریت هدفمند منابع انسانی قابل پیگیری باشد. سیستم‌های کارآمد می‌توانند تمام اطلاعات مربوط به کارمندان را به شیوه‌ای بسیار حرفه‌ای مدیریت کنند. در چنین سیستم‌هایی مسؤولیت‌پذیری و تعهد کاری تمام کارکنان در درجه اول اهمیت قرار دارد.

بیشتر بخوانید: روش‌ها و ترفندهای ایجاد و رعایت نظم در محل کار

اگر شرکتی دارای یک استراتژی ثابت و سیستماتیک برای استخدام کارمندان نباشد، ممکن است در جذب و استخدام نامزدهای مناسب با مهارت‌های خاص دچار اشکال شود. فرآیند استخدام سریع و موثر از جمله مهارت‌های مدیریت منابع انسانی است که شهرت یک سازمان را هم از دیدگاه نامزدها و هم از دیدگاه بازار کسب و کار افزایش می‌دهد.

همچنین به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها را به حداقل برسانید و بهترین و بااستعدادترین کارمندان را در اسرع وقت استخدام کنید. یک سیستم مدیریت استخدام عالی می‌تواند نقش مهمی در توسعه و بهره‌وری کسب و کار شما داشته‌باشد.

فراموش نکنید که کارکنان شما امتیاز سازمانتان هستند، بنابراین بهتر است بر انتخاب نامزدهای مناسب برای سازمان خود تمرکز کنید. با پیاده‌سازی یک سیستم استخدامی مناسب، بخش منابع انسانی و سازمان می‌توانند کل فرآیند استخدام را به‌راحتی اجرا کنند.

مدیریت حقوق و دستمزد، حیاتی‌ترین جنبه یک سازمان است. اگر فرآیندهای حقوق و دستمزد به درستی انجام نشود، برای بخش منابع انسانی دردسر بزرگی ایجاد خواهد شد. هدف اصلی مدیریت حقوق و دستمزد، شمارش و پرداخت صحیح حقوق، حفظ مالیات و کسورات مربوطه، کسر بیمه و مواردی از این قبیل است.

ماژول پیچیده حقوق و دستمزد موجود در سیستم‌های مدیریتی اثربخش برای مدیریت غرامت‌ها و مزایایی مانند کمک هزینه حقوق و نرخ اضافه کاری در یک سازمان بسیار موثر خواهد بود. شما با کمک گرفتن از ابزارها و اپلیکیشن‌های مدیریتی می‌توانید به سادگی به فایل‌های حسابداری حقوق و دستمزد نظم ببخشید و از اتلاف وقت و سردرگمی جلوگیری کنید.

اگر نرم‌افزار حقوق و دستمزد خودکار در سازمان شما پیاده‌سازی شود، افزونگی داده‌ها و نیاز به ورود دستی آن‌ها را می‌توان به حداقل سطح کاهش داد. همچنین، تمام اطلاعات و جزئیات از یک سیستم جمع آوری خواهد شد و شما قادر خواهید بود دقت را در محیط کار افزایش دهید. علاوه‌براین، پایگاه داده، فایل‌ها، جزئیات حضور و غیاب و مرخصی‌ها و سایر موارد همگی در یک سیستم در دسترس خواهد بود.

سیستم مدیریت حضور و غیاب نرم افزاری جهان گستریکی از بهترین ابزارها برای مدیریت منابع انسانی است. با کمک سیستم خودکار، مدیران بخش منابع انسانی به راحتی می‌توانند فعالیت‌های نظارت بر حضور و غیاب روزانه را انجام دهند.

این سیستم به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا کل سوابق را به‌طور ایمن نگه داشته و امکان ردیابی گزارش‌های حضور و غیاب برای آن‌ها فراهم باشد. علاوه‌براین، سیستم مدیریت حضور و غیاب جهان گستر می‌تواند با استفاده از حالت‌های مختلف مانند اثر انگشت، اسکنر بارکد، تشخیص چهره و بسیاری از جنبه‌های دیگر حضور و غیاب را انجام دهد.

رابط منحصر به فرد ماژول به شما امکان می‌دهد فرم‌های حضور و غیاب سازمان خود را مدیریت کنید. ازسوی‌دیگر، هر سیستم مدیریت منابع انسانی شامل یک سیستم مدیریت زمان استراحت کارکنان است که در آن زمان ممکن است برخی کارمندان به مرخصی بروند یا غیبت داشته‌باشند. این زمان‌ها نیز باید در مدیریت هدفمند مورد توجه قرار بگیرند.

به‌طور مشابه، این سیستم به شما امکان می‌دهد تا مانده‌های مرخصی کارکنان را به‌طور خودکار به روز کنید. به این ترتیب، متخصصان منابع انسانی می‌توانند گردش‌های کاری قابل تنظیم را پیکربندی کنند و گزارش کامل و دقیقی از کارکرد تمام کارمندان داشته‌باشند.

بیشتر بخوانید: ۵ بهترین اپلیکیشن ردیابی زمان کارکنان برای مدیران پرمشغله

[elementor-template id=”19461″]

رویکردهای صحیح در مدیریت منابع انسانی

اگر به دنبال یک رویکرد صحیح در سیستم مدیریت منابع انسانی هستید، باید از نرم افزارها و اپلیکیشن‌های روز دنیا کمک بگیرید. این سیستم‌های سازمانی عموماً با ابزارهای متنوعی برای ارتباطات، زمان‌بندی، نظارت بر حضور و غیاب، ساعت‌های زمانی، انطباق با نیروی کار، گزارش‌های داده و داشبورد مجهز هستند. به‌عبارت بهتر، آن‌ها تمام چیزهایی را که ممکن است به آن‌ها فکر یا برخی را فراموش کنید، در خود دارند.

با این روش دیگر لازم نیست نگران فراموش کردن مسائل مهم مرتبط با نیروی انسانی باشید. کافی است یک‌بار یک نرم افزار دقیق را خریداری کنید و سپس همه محاسبات را به آن بسپارید. و از آن‌جایی که اکثر سیستم‌های سازمانی دارای مجموعه‌ ابزارها و نرم افزارهای عالی هستند (مخصوصاً در مورد گزارش انطباق با نیروی کار)، لازم نیست زمان زیادی را برای جستجوی ابزارهای تکمیلی صرف کنید.

اما یک مساله مهم در این زمینه وجود دارد! گاهی سیستم‌های سازمانی تمام ابزارهایی را که ممکن است به آن‌ها فکر کنید، دارند اما آیا واقعاً به همه آن‌ها نیاز است؟ آیا کسب و کار متوسط شما هم باید از همان سیستمی استفاده کند که یک شرکت چند ملیتی استفاده می‌کند؟

استفاده از بزرگ‌ترین چکش برای کوبیدن کوچک‌ترین میخ احتمالا کاری عاقلانه نیست. ابزار همیشه باید متناسب با پروژه و سیستم مدیریت منابع انسانی نیز باید متناسب با کسب و کار باشد. چرا؟ به دلایل زیر:

• هدر دادن منابع مالی: شما ممکن است برای خیلی بیشتر از آن‌چه استفاده می‌کنید یا حتی نیاز دارید، هزینه کنید. حتی کوچک‌ترین بسته پایه ارائه شده توسط برخی از سیستم‌های سازمانی دارای انباری از ابزارهای استفاده نشده است که مشاغل متوسط هرگز به آن‌ها نیاز نخواهند داشت.
• اتلاف وقت: شما ممکن است با ابزاری کشتی بگیرید که آن‌قدر پیچیده است که باعث می‌شود وقت خود را برای کارهای مهم‌تر از دست بدهید. حتی ممکن است در نهایت افراد بیشتری را فقط برای مدیریت صحیح سیستم استخدام کنید (که یکی دیگر از هزینه‌های مالی تحمیل شده به شرکت شما است).
• استفاده نادرست: شما حتی ممکن است در مورد نحوه استفاده از سیستم آگاهی چندانی نداشته‌باشید یا به‌طور نادرست یا به سختی از ابزارهای موجود استفاده کنید که ممکن است باعث خطا یا ازبین رفتن پایگاه داده شما شود.
• کاهش کارایی و دقت: نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی بزرگ یا پیچیده ممکن است بیشتر از آن‌چه شما می‌دانید، فوت و فن داشته‌باشند و به همین دلیل، در نهایت دلیلی برای ناکارآمدی و عدم دقت در داده‌های جمع‌آوری‌شده بشوند. اگر ابزاری گیج کننده یا بسیار پیچیده است، از آن استفاده نکنید.
• قابلیت استفاده ضعیف: سیستم‌های سازمانی بزرگ اغلب رابط کاربری ضعیفی دارند. آن‌ها از ابزارهای پیچیده‌ای استفاده می‌کنند که استفاده ساده از سیستم را به چالش می‌کشد. وقتی چیزی مناسب نیست، تمام نقاط قوت آن در واقع می‌توانند به نقاط مشکل تبدیل شوند.

بیشتر بخوانید: چگونه با نرم افزار زمان بندی خودکار، در زمان و هزینه‌های کسب‌وکار صرفه‌جویی کنید؟

مشکل سیستم‌های مدیریت منابع انسانی اختصاصی

بدترین حالت ممکن در سیستم‌های مدیریت منابع انسانی اختصاصی و سفارشی شده این است که در نهایت با برنامه‌ها و نرم‌افزارهای زیادی مواجه شوید که کارهای مختلفی انجام می‌دهند اما به خوبی باهم ادغام نمی‌شوند. اگر ابزارهای شما یکپارچه نشوند، وارد کردن داده‌ها از سیستم ساعت زمانی به نرم‌افزار زمان‌بندی ممکن است به کاری دشوار و کلافه کننده تبدیل شود.

شما ممکن است زمان و کارایی خود را صرفاً با شلوغ‌کاری و از دست دادن ابزارهای زیاد برای رسیدن به یک هدف مدیریتی از دست بدهید. همچنین، ممکن است به دلیل این‌که یک ابزار داده‌ها را به دیگری ارسال نمی‌کند، مجبور به افزایش مضاعف ورودی داده‌ها شوید که منجر به خطا خواهد شد.

[elementor-template id=”16949″]

از کدام رویکرد در مدیریت نرم افزاری باید استفاده کنید؟

گاهی برای حل مشکلات سازمان به آزمون و خطا نیاز دارید. ممکن است متوجه شوید که ترکیبی از دو سیستم نرم افزاری مدیریت منابع انسانی برای سازمان شما مناسب است. به هر حال، کسب‌وکارهای متوسط تا بزرگ معمولاً از نرم‌افزارهای سازمانی با رویکردی سفارشی استفاده می‌کنند. اما اگر رویکرد ترکیبی مسیری است که قصد دارید بروید، به نکات زیر توجه کنید:

• به انعطاف‌پذیری سیستم موردنظرتان نسبت به سیستم اختصاصی فکر کنید. یک سیستم سازمانی یا یک سیستم سفارشی را بیابید که با ابزارهای دیگر از انواع مختلف به راحتی ادغام شود، خواه از طریق نحوه به اشتراک گذاری داده‌ها و خواه از راه‌های دیگر. بدون یک سیستم یکپارچه خوب و موثر، رویکرد ترکیبی به راحتی کار نخواهد کرد.
• ابزارهایی که موجب حواس‌پرتی می‌شوند را حذف کنید. چیزی که قرار نیست استفاده کنید، فقط باعث مزاحمت خواهد بود. تعیین کنید کدام بخش از ابزارهای سازمانی برای استفاده شما مفید یا کارآمد نیست و در صورت امکان دسترسی به آن‌ها را غیرفعال یا محدود و به‌جای آن از ابزارهای سفارشی استفاده کنید.
• بودجه را درنظر بگیرید. اگر می‌دانید که زمان مناسبی برای سفارشی‌سازی سیستم نیست، از تلف کردن بودجه خود برای یک ابزار سازمانی اجتناب کنید.
• می‌توانید از پیام‌های متنی برای برقراری ارتباط با کارمندان استفاده کنید و برنامه‌ای بیابید که به تیم شما اجازه می‌دهد در یک محیط مناسب با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و همچنین به آن‌ها اجازه می‌دهد تا شیفت‌ها را برنامه‌ریزی کنند.

تمام این موارد بدان معنا است که شما باید بفهمید که چه سیستم‌ها و ابزارهایی شما را به جایی می‌رسانند که باید باشید. پیش‌بینی مدیریت منابع انسانی را در نظر بگیرید. شما باید از قبل برای چند ساعت کار روزانه کارمندان خود برنامه‌ریزی کنید.  تجزیه و تحلیل سوابق کاری به شما می‌گوید چه زمانی تقاضای مشتریانتان زیاد یا کم است و چه فصلی، چه زمانی از روز، یا چه روزی از هفته شلوغ‌تر خواهید بود.

تحقیقات بازار هم به شما می‌گوید که صنعت شما به کجا می‌رود و چگونه می‌توانید نیروی کار خود را برای پاسخگویی به این تقاضا آماده نگاه دارید. آیا به کارکنان بیشتری نیاز دارید؟ یا به کارکنانی با مجموعه مهارت‌های خاص نیاز است؟ با پاسخ با چنین سوالاتی متوجه می‌شوید که چطور هدفمندتر قدم بردارید.

قضاوت خودتان، بر اساس تجربه و مشاهدات (و احتمالاً پرسیدن از سایر مدیران در کسب و کارتان) به شما ایده می‌دهد که برای چه چیزی برنامه‌ریزی کنید. همچنین، شما به ابزارهایی نیاز دارید که بتوانند این نوع داده‌ها را در اختیار شما قرار دهند.

ما درباره داده‌های فروش، داده‌های ترافیک مشتری و حتی فید خبری خاص صنعت و تقویمی صحبت می‌کنیم که در آن می‌توانید الگوها و چرخه‌های فروش را یادداشت و هر سال آن‌ها را مرور کرده و اضافه کنید.

سایر ملاحظات مدیریت منابع انسانی شامل دقت در حقوق و دستمزد، مسائل مربوط به ساعت زمان، مسائل اضافه کاری، روند برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر و ارتباطات کارکنان هستند.

برخی از این موارد به‌طور طبیعی با هم همپوشانی دارند (مانند ساعت‌های کاری و اضافه کاری)، بنابراین به دنبال راه حل‌های مدیریت هدفمند و سفارشی باشید که در آن حوزه‌ها موثر هستند. شما می‌توانید با مجموعه‌ای مناسب از ابزارها و نرم افزارهای معتبر و قابل قبول یک سیستم مدیریتی سفارشی و اختصاصی برای سازمانتان ایجاد کنید که نیازهای خاص کسب و کار شما را برآورده کند.

سخن پایانی

در این مقاله درباره موثرترین رویکردها برای مدیریت منابع انسانی و رفع مشکلات سازمانی مرتبط با این حوزه صحبت کردیم. سیستم‌های ابزاری جهان گستر یکی از بهترین و کارآمدترین سیستم‌ها برای کاهش مشکلات مربوط به بخش منابع انسانی سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف هستند که با کاهش اتلاف وقت و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های جانبی به بهره‌وری بیشتر کمک می‌کنند.

سوالات متداول:

منابع: + + +