ارزشمندترین دارایی مدیران، زمان آنها است. به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار کوچک یا شرکت بزرگ، باید برای مدیریت زمان، برنامه دقیقی داشته‌باشید. شما در قبال مدیریت زمان به کارکنان و مشتریان خود پاسخگو هستید. بهترین راهکار برای بهبود مدیریت زمان در سازمان، بهینه‌کردن مدیریت پروژه‌ها است. درحالت‌کلی، بهبود مهارت مدیریت پروژه، به‌معنای برنامه‌ریزی کارها و انجام‌دادن آنها به‌طور هوشمندانه است. این مهارت مهم علاوه‌بر اینکه بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد، به شما کمک می‌کند تا اعضای تیم را به‌خوبی مدیریت کنید و سفارش مشتریان را در زمان مقرر به آنها تحویل دهید. در این مقاله، راهکارهای بهبود مدیریت پروژه را بررسی خواهیم کرد تا با اجرای آنها کسب‌وکار خود را به‌سمت موفقیت هدایت کنید.
کلیدی‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه چیست؟
مهارت مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا کسب‌وکار خود را کارآمدتر و مؤثرتر مدیریت کنید. درحالت‌کلی، مهارت‌هایی که عملکرد مدیران پروژه را بهبود می‌دهند، عبارت‌اند از:
- ارتباطات
- مدیریت زمان
- مدیریت سازمان
- حل مسئله
- رهبری
احتمالاً به این موضوع فکر می‌کنید که مدیریت پروژه‌های کاری یک استعداد ذاتی است. مشاوران و متخصصان مدیریت بر این باور هستند که مدیریت پروژه یک مهارت است که باید علاوه‌بر مدیران پروژه، مدیران ارشد و میانی هم آن را آموزش ببینند.
[elementor-template id=”17129″]
از طرفی اگر جزئیات پروژه و اعضای تیم بیشتر شوند، نیاز به توانایی مدیریت پروژه افزایش می‌یابد. به‌طوری‌که توانایی مدیریت پروژه، موفقیت آن پروژه را تعیین می‌کند.
5 مهارت کلیدی که به شما کمک می‌کنند تا پروژه را به‌خوبی مدیریت کنید، عبارت‌اند از:
ارتباطات مؤثر
نیروهای انسانی هر کسب‌وکار در موفقیت یا شکست آن نقش تعیین‌کننده‌ای دارند. به‌طوری‌که امروزه، یکی از مهم‌ترین دلایل شکست پروژه‌ها وجود مشکلات مختلف در ارتباطات بین اعضای تیم است. شما به‌عنوان مدیر پروژه یا مدیر ارشد سازمان، در بهبود ارتباطات بین‌فردی نقش مهمی ایفا می‌کنید. در نتیجه، باید برای بهبود مهارت ارتباطات و شبکه‌سازی حداکثر تلاش خود را به کار ببرید.
انواع مهارت ارتباطات که بهتر است به آنها مسلط شوید، عبارت‌اند از:
- ارتباطات شفاهی: ارائه ایده‌ها و نظرات به‌طور واضح و مختصر
- ارتباطات کتبی: نوشتن گزارش جامع و دقیق از روند اجرای پروژه
- ارتباط با یک گروه: برقراری ارتباط مؤثر با چند نفر به‌طور هم‌زمان
- ارتباط مؤثر در مکالمات بین‌فردی: ارائه بازخورد سازنده به یک نفر
بیشتر بخوانید: روش‌های موثر برای مدیریت مرخصی کارکنان
مذاکره و حل تعارض
شما به‌عنوان مدیر پروژه، باید به توانایی حل تعارض بین دو یا چند نفر از اعضای تیم مسلط شوید. همچنین اگر این توانایی را داشته‌باشید که با مدیر ارشد خود به‌طور مؤثر مذاکره کنید، می‌توانید از مهارت‌های او یا منابع سازمان در جهت اجرای بهتر پروژه‌ها کمک بگیرید.
ایجاد انگیزه در تیم
این مهارت به شما کمک می‌کند تا عملکرد اعضای تیم را بهبود دهید و پویایی در کسب‌وکار خود بیشتر کنید. اعضای تیم ممکن است به دلایل شخصی یا کاری، وظایف خود را به‌خوبی انجام ندهند. بنابراین، ایجاد انگیزه می‌تواند عملکرد آنها را بهبود دهد.
تفویض اختیار
این مهارت شما را قادر می‌سازد تا توانایی اعضای تیم را ارتقا دهید. همچنین مزایایی که مهارت تفویض اختیار برای کسب‌وکار شما دارد، عبارت‌اند از:
- افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان
- افزایش انگیزه اعضای تیم
- بهبود رضایت شغلی کارکنان
حل مسئله
تسلط به این مهارت به شما کمک می‌کند تا برای چالش‌های مختلف، راه‌حل‌های خلاقانه‌ای پیدا کنید. همچنین اگر مهارت را به‌خوبی یاد بگیرید، انعطاف‌پذیری شما هنگام بروز مشکلات افزایش می‌یابد و آنها را به‌خوبی مدیریت می‌کنید.
راهکارهای بهبود مهارت مدیریت پروژه چیست؟
اگر برای بهبود توانایی مدیریت پروژه خودتان برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهید و راهکارهای بهبود این مهارت حیاتی را به‌طور جدی اجرا کنید، به‌عنوان یک مدیر منظم و دقیق شناخته می‌شوید.
راهکارهایی که به شما کمک می‌کنند تا مهارت مدیریت پروژه خود را تقویت کنید، به شرح زیر هستند:
برای بهبود فرایند اجرای پروژه‌ها برنامه‌ریزی کنید
اصلی‌ترین بخش مدیریت پروژه برنامه‌ریزی برای اجرای آن است. اگر به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار کوچک برای پروژه‌های خود برنامه‌ریزی کنید، منابع و بودجه شما به‌طور بهینه مصرف می‌شوند و هزینه‌های اجرای پروژه را کاهش می‌دهید.
برای برنامه‌ریزی بهینه پروژه‌ها باید به این فکر کنید که چه منابعی دارید و می‌خواهید چه خدمات یا محصولاتی را به مشتریان ارائه دهید. سپس این اطلاعات را براساس زمانی که در اختیار دارید دسته‌بندی کنید و با کمک اعضای گروه وظایف را اجرا کنید.
همچنین پیشنهاد می‌کنیم تمامی موارد را به‌طور واقع‌بینانه اندازه‌گیری کنید تا رضایت مشتریان و کارکنان را افزایش دهید.
[elementor-template id=”19461″]
توسعه و بهبود ارتباطات را جدی بگیرید
نتیجه یکی از تحقیقات انجام‌شده در زمینه مدیریت پروژه نشان می‌دهد که حدود 40 درصد از پروژه‌ها به‌دلیل ارتباطات ناکارآمد شکست می‌خورند یا موفقیت نهایی را کسب نمی‌کنند.
بهتر است درباره نحوه ارتباطات با مشتریان و کارکنان تحقیق کنید تا آگاه شوید که کدام روش برای پروژه شما مناسب است. برای مثال، باید بدانید که برای تبادل اطلاعات درباره پروژه کدام‌یک از ارتباط حضوری یا آنلاین نتیجه بهتری دارد.
همچنین پیشنهاد می‌کنیم قبل از شروع پروژه، انتظارات خود را با کارکنان و اعضای گروه به‌اشتراک بگذارید تا در طول اجرای پروژه با چالش کمتری مواجه شوید.
از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
روش‌ها و فرایندهای مدیریت پروژه در سازمان‌ها باتوجه‌به تعداد کارکنان آنها متفاوت هستند. برای مثال، بعضی از مدیران کسب‌وکارهای کوچک فقط با استفاده از یک چک‌لیست جامع، روند اجرای پروژه را کنترل و ثبت می‌کنند.
اگر شما مدیر یک شرکت بزرگ هستید و پروژه‌های زیادی را اجرا می‌کنید، نمی‌توانید پروژه‌های خود را با استفاده از یک قلم و کاغذ مدیریت کنید و باید از به‌روزترین نرم‌افزارها بهره‌مند شوید.
بیشتر بخوانید: راهکارهای استخدام در زمان بحران
نرم‌افزار حضور و غیاب کارکنان، یکی از ابزارهای هوشمندی است که فرایند نظارت بر اجرای پروژه‌های سازمانی را برای مدیران آسان می‌کند. مهندسان شرکت جهان‌گستر با بهره‌مندی از دانش و تخصصی که دارند، بهترین نرم‌افزار و دستگاه حضور و غیاب را طراحی کرده و توسعه داده‌اند. همچنین متخصصان شرکت جهان‌گستر برای کسب‌وکارهای کوچک و سازمان‌های بزرگ راهکارهای مناسبی را برای مدیریت کارکنان ارائه می‌کنند.
اهداف پروژه را تعیین کنید
شاید هدف‌گذاری برای پروژه‌ها، کاری بیهوده به‌نظر برسد و شما از انجام آن خودداری کنید، اما باید دقت کنید که سنجیدن جزئیات پروژه و هدف‌گذاری براساس آنها، احتمال موفقیت پروژه را افزایش می‌دهد و شما به‌عنوان فردی مسئولیت‌پذیر شناخته می‌شوید.
پروژه‌های بلندمدت را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید
گاهی اوقات، برنامه‌ریزی برای اجرای پروژه‌های بزرگ، پیچیده به‌نظر می‌رسد و ممکن است شما را گمراه کند. بهترین راهکار برای آسان‌کردن فرایند برنامه‌ریزی این است که اهداف بلندمدت را به اهداف کوچک‌تر و کوتاه‌مدت تقسیم کنید. برای مثال، پروژه را به بازه‌های زمانی یک یا دوهفته‌ای تقسیم کنید و از تیم خود بخواهید که برای اهداف کوتاه‌مدت تلاش کنند.
جزئیات پروژه را روی کاغذ بنویسید
برخی مواقع، فرایند مدیریت پروژه مطابق با برنامه طراحی‌شده پیش نمی‌رود. اگر می‌خواهید جزئیات پروژه مانند ترتیب انجام کارها یا وظایف کارکنان را تغییر دهید، آنها را به‌طور دقیق روی کاغذ بنویسید.
انجام این کار به شما کمک می‌کند تا به دغدغه‌های ذهنی خود مسلط شوید و وظایف اعضای تیم را با دقت بیشتری پیگیری کنید. از طرفی اگر جزئیات پروژه را با استفاده از کاغذ و ترسیم نقشه ذهنی سازماندهی کنید، مهارت تصمیم‌گیری خود را ارتقا می‌دهید.
بهره‌وری پروژه را محاسبه کنید
اگر پروژه‌ها را در زمان مشخص‌شده به کارفرما تحویل نمی‌دهید، نقطه‌ضعف تیم را پیدا کنید. برای اینکه بدانید کدام بخش از پروژه یا کدام‌یک از اعضای گروه باعث تأخیر کارها می‌شوند، فهرستی از کارها تهیه کرده و زمان مشخصی را برای اجرای هرکدام از آنها تعیین کنید. با استفاده از این داده‌ها می‌توانید بهره‌وری اعضای تیم را بسنجید و ایرادهای پروژه را حل کنید.
کارکنان را استعدادیابی کنید
تمامی اعضای تیم در موفقیت پروژه نقش سازنده‌ای دارند. بنابراین، باید هنگام تشخیص توانایی‌ها و مهارت مدیریت پروژه افراد، دقت بیشتری کنید.
درحالت‌کلی، تمامی اعضای تیم باید مهارت ارتباطات بالایی داشته‌باشند. همچنین باید استعدادهای فنی و مهارت‌های سخت افراد را به‌درستی بسنجید تا مطمئن شوید که بخش‌های مختلف پروژه را به افراد قوی می‌سپارید و از نقاط قوت کارکنان به‌درستی استفاده می‌کنید.
برنامه‌های خود را به‌طور واضح بنویسید
اگر برنامه‌ریزی برای پروژه را به‌صورت نامفهوم انجام دهید، هنگام مدیریت و اجرا گمراه می‌شوید. برای مثال، هنگام تعیین وظایف افراد با چالش جدی مواجه می‌شوید و وظایف هر فرد را به‌درستی تعیین نمی‌کنید. بنابراین، اعضای تیم هنگام اجرای وظایف خود با مشکل مواجه می‌شوند و پروژه را در زمان مقرر به پایان نمی‌رسانند.
از مشتریان و کارکنان خود بازخورد بگیرید
نظرسنجی از مشتریان و کارکنان علاو‌بر اینکه شما را مدیری قوی نشان می‌دهد، به شما کمک می‌کند تا نسبت‌به بخش‌های مختلف پروژه آگاه‌تر شوید.
اگر از نظرات کارکنان و مشتریان خود درباره پروژه آگاه شوید، برنامه‌ریزی برای پروژه را به‌طور بهینه انجام می‌دهید و مهارت مدیریت پروژه شما بهبود می‌یابد. همچنین بازدهی اعضای تیم و رضایت مشتریان به‌شدت افزایش می‌یابد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب به‌عنوان یک ابزار کارآمد در مدیریت تیم های مجازی
برای افزایش انگیزه کارکنان تلاش کنید
اگر می‌خواهید مهارت مدیریت پروژه خود را ارتقا دهید، باید علاوه‌بر خود، به اعضای گروه هم توجه کنید. توانایی‌ها و مهارت‌های افراد یکسان نیستند. بنابراین، ممکن است بعضی از کارکنان هنگام اجرای پروژه با چالش مواجه شوند. پیشنهاد می‌کنیم برای افزایش انگیزه و تشویق کارکنان برنامه‌ریزی کنید تا بهره‌وری اعضای تیم برای اجرای پروژه افزایش یابد.
[elementor-template id=”16949″]
اهداف پروژه را به‌طور واقع‌بینانه تعیین کنید
اگر اهداف پروژه را براساس واقعیت‌ها مشخص نکنید، در برنامه‌ریزی، مدیریت بودجه و ارتباطات با مشکل مواجه می‌شوید. بنابراین، نمی‌توانید خدمات عالی به مشتریان ارائه دهید و رضایت مشتریان و کارفرما کاهش می‌یابد.
برای مثال، اگر مشتریان شما خدمات اضافی می‌خواهند، باید زمان اجرا و تحویل آن را به‌طور دقیق مشخص کنید و به مشتریان خود بگویید.
مسئولیت‌پذیری خود و اعضای تیم را افزایش دهید
مدیریت بهینه پروژه به‌معنای این است که همه اعضای تیم وظایف خود را به‌درستی انجام داده و نتیجه کار را در زمان مقرر تحویل دهند. بنابراین، باید هنگام تقسیم وظایف، زمان موردنیاز برای انجام آن را هم مشخص کنید تا کارکنان نسبت‌به وظایف خود پاسخگو باشند. اگر کارکنان از وظایف خود به‌خوبی آگاه باشند، مسئولیت‌پذیری و عملکرد خود را ارتقا می‌دهند.
چالش‌های پروژه را به‌سرعت حل کنید
اگر چالش‌های پروژه را به‌سرعت برطرف نکنید، ذهن کارکنان درگیر می‌شود و تمرکز آنها کاهش می‌یابد. بنابراین، به‌جای اینکه حل مشکلات مختلف را به تعویق بیندازید، آنها را حل کنید.
برای حل برخی از چالش‌های پروژه، به کمک کارفرما نیاز دارید. برای مثال، ممکن است به بودجه بیشتری نیاز پیدا کنید. بنابراین، اگر فکر می‌کنید که می‌توانید برای حل چالش‌ها از مشتری یا کارفرما کمک بگیرید، این کار را به‌سرعت انجام دهید. گاهی اوقات، اگر کارفرما متوجه شود که برای حل چالش‌ها اهمال‌کاری کرده‌اید، ممکن است شما را برای حل آن همراهی نکند. از طرفی اگر مشکلات را به‌سرعت حل کنید، از زمان‌بندی پروژه عقب نمی‌مانید.
منابع پروژه را سازماندهی کنید
اگر منابع پروژه به‌درستی سازماندهی نشوند، اعضای تیم از آنها به‌طور صحیح استفاده نمی‌کنند و در فرایند اجرای پروژه با سختی مواجه می‌شوند. در نتیجه، منابع کسب‌وکار یا سازمان شما اتلاف می‌شوند.
مهارت گزارش‌نویسی خود را تقویت کنید
بهبود مهارت مدیریت پروژه فقط برای اجرای پروژه نیست. به‌عنوان مدیر پروژه یا ارشد سازمان، باید به مهارت گزارش‌نویسی مسلط شوید تا پس از تمام‌شدن پروژه، نتیجه کار را به‌طور مؤثر به مشتریان و کارفرمای خود ارائه کنید. انجام این کار رضایت کارفرما را افزایش می‌دهد و باعث می‌شود تا برای اجرای پروژه‌های بعدی به شرکت شما مراجعه کنند.
برای اینکه گزارش‌های مؤثری تهیه کنید، جزئیات قرارداد و نحوه اجرای پروژه را به‌طور دقیق در گزارش بنویسید تا کارفرما هنگام مطالعه آن، از روند اجرای پروژه آگاه شود.
به نقاط قوت و ضعف خود آگاه باشید
اگر واقعاً می‌خواهید مهارت مدیریت پروژه خود را بهبود دهید، باید درباره توانایی‌های خود صادق باشید. بنابراین، باید نقاط ضعف خود را به‌طور واقع‌بینانه مشخص کرده و برای تقویت آنها تلاش کنید.
سخن پایانی
بهبود مهارت مدیریت پروژه، احتمال موفقیت کسب‌وکار شما را به‌شدت افزایش می‌دهد. این مهارت مهم علاوه‌بر سازمان‌های بزرگ، در کسب‌وکارهای کوچک هم نقش مهمی ایفا می‌کند. اگر شما به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار کوچک، توانایی مدیریت پروژه خود را تقویت کنید، هزینه و زمان را به‌طور بهینه مصرف می‌کنید. همچنین عملکرد و رضایت کارکنان شما افزایش می‌یابد. پیشنهاد می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر درباره مدیریت کسب‌وکار، مقالات وب‌سایت جهان‌گستر را مطالعه کنید.
سوالات متداول:
1. ارتباطات موثر 2. مذاکره و حل تعارض 3. ایجاد انگیزه در تیم 4. تفویض اختیار 5. حل مسئله
1. برای بهبود فرایند اجرای پروژه‌ها برنامه‌ریزی کنید 2. توسعه و بهبود ارتباطات را جدی بگیرید 3. از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید 4. اهداف پروژه را تعیین کنید 5. پروژه‌های بلندمدت را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید 6. جزئیات پروژه را روی کاغذ بنویسید 7. بهره‌وری پروژه را محاسبه کنید 8. کارکنان را استعدادیابی کنید. 9. برنامه‌های خود را به‌طور واضح بنویسید 10. از مشتریان و کارکنان خود بازخورد بگیرید 11. برای افزایش انگیزه کارکنان تلاش کنید 12. اهداف پروژه را به‌طور واقع‌بینانه تعیین کنید 13. مسئولیت‌پذیری خود و اعضای تیم را افزایش دهید 14. چالش‌های پروژه را به‌سرعت حل کنید 15. منابع پروژه را سازماندهی کنید 16. مهارت گزارش‌نویسی خود را تقویت کنید 17.به نقاط قوت و ضعف خود آگاه باشید.