بررسی راهکارهای ارتقای سیستم حضور و غیاب در شرکت‌های بزرگ

مهم‌ترین کاربرد ارتقای سیستم حضور و غیاب این است که مدیران منابع انسانی اطلاعات ورود و خروج کارکنان را به‌راحتی جمع‌آوری و پردازش می‌کنند. بهره‌مندی از داده‌های حضور و غیاب در مدیریت کارکنان اهمیت زیادی دارد. به‌طوری‌که بسیاری از مدیران حرفه‌ای تصمیم‌های مهم خود را براساس این داده‌ها می‌گیرند. روش‌های قدیمی که برای حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌های کوچک یا شرکت‌های بزرگ استفاده می‌شوند، ضررهای جبران‌ناپذیری را به سازمان وارد می‌کنند. سیستم‌های هوشمند، معایب روش‌های دستی و کاغذی را به‌طورکلی حذف کرده‌اند. برای مثال، کارکنان متقلب نمی‌توانند حضور خود را به‌دروغ به دستگاه بیومتریک اعلام کنند. در این مقاله، راهکارهای نوین برای حضور و غیاب را بررسی خواهیم کرد تا مدیریت منابع انسانی در شرکت خود را ارتقا دهید.

ارتقای سیستم حضور و غیاب برای سازمان‌ها چه سودی دارد؟

ارزشمندترین دارایی تمامی سازمان‌ها، کارکنان آن هستند. مدیران باهوش بهبود بهره‌وری و عملکرد کارکنان را در اولویت برنامه‌های خود قرار می‌دهند. بنابراین، به‌عنوان مدیر عامل یا منابع انسانی باید مطمئن شوید که عملکرد کارکنان بهینه است.

[elementor-template id=”17129″]

از طرفی سیستم‌های هوشمند این امکان را به وجود می‌آورند تا ورود و خروج کارکنان را به‌طور دقیق پیگیری کنید. در نتیجه، اگر می‌خواهید موفقیت سازمان خود را تضمین کنید، از روش‌های ارتقای سیستم حضور و غیاب بهره‌مند شوید.

چرا سیستم‌های حضور و غیاب دستی منافع شرکت را به خطر می‌اندازند؟

سیستم‌های زمان‌سنجی که به‌صورت دستی هستند، خطای محاسبه حقوق و دستمزد را به‌شدت افزایش می‌دهند. بنابراین، بخش زیادی از منابع مالی سازمان برای پرداخت دستمزد اضافه به کارکنان اتلاف می‌شود.

در شرکت‌های بزرگ که کارکنان زیادی مشغول به کار هستند، کنترل ورود و خروج آن‌ها سخت است. همچنین اگر ورود و خروج آن‌ها به‌طور دقیق ثبت نشود، حتی ممکن است منابع مالی سازمان برای پرداخت حقوق به آن‌ها کافی نباشد.

بیشتر بخوانید: مقایسه کارمندان ایرانی و ژاپنی

چگونه حضور و غیاب کارکنان را بهینه کنید؟

بهترین راهکار برای بهینه‌کردن حضور و غیاب کارکنان، جمع‌آوری داده‌های آن است. استفاده از یک سیستم جامع مدیریت منابع انسانی این توانایی را به شما می‌دهد تا داده‌های حضور و غیاب کارکنان را پس از جمع‌آوری، به گزارش‌های معنادار تبدیل کرده و از آن‌ها برای بهبود عملکرد کارکنان و توسعه سازمان بهره ببرید.

برای مثال، می‌توانید مدیریت ساعت کاری کارکنان را به‌طور مؤثر انجام دهید. همچنین می‌توانید حقوق و مزایای افراد را براساس ساعات کاری و میزان تلاش آن‌ها تعیین کنید.

ارتقای سیستم حضور و غیاب و یکپارچه‌سازی آن با سیستم‌های مدیریتی، فرایندهای مدیریت کارکنان را خودکار می‌کند. بنابراین، حضور و غیاب در شرکت شما به‌طور مؤثر و دقیق انجام می‌شود و رضایت کارکنان افزایش می‌یابد.

همچنین ترفندهایی که باعث بهینه‌شدن فرایند حضور و غیاب در شرکت شما می‌شوند، عبارت‌اند از:

خطاهای انسانی را کاهش دهید

خطاهای انسانی دقت داده‌های حضور و غیاب را به‌شدت کاهش می‌دهند. ممکن است کارکنان اداری که لیست ورود و خروج افراد را بایگانی می‌کنند، در نگهداری از این اطلاعات دچار اشتباه شوند. همچنین این احتمال وجود دارد که برخی از افراد از این داده‌ها سوءاستفاده کنند.

برای مثال، ممکن است کارمندان متقلب برگه حضور خود را به‌صورت دروغ پر کنند یا حتی بعضی از کارکنان زمان ورود و خروج خود را به‌علت فراموشی به‌صورت اشتباه اعلام کنند.

بنابراین، اگر سیستم حضور و غیاب را خودکار کرده و از دستگاه‌های هوشمند استفاده کنید، داده‌های مربوط به ورود و خروج کارکنان به‌طور دقیق ثبت می‌شوند.

داده‌های حضور و غیاب را به‌صورت متمرکز جمع‌آوری کنید

ابزارها و فرایندهای حضور و غیاب، دقت کم یا زیاد داده‌ها را تعیین می‌کنند. روش‌های دستی برای پیگیری ورود و خروج کارکنان باعث ایجاد ناهماهنگی در فرایند حضور و غیاب می‌شوند. برای مثال، کارکنان متقلب از این نقطه‌ضعف سوءاستفاده می‌کنند و داده‌ها را تغییر می‌دهند.

حتی ممکن است نرم‌افزارهای حضور و غیاب هم دقت داده‌ها را کاهش دهند. برای مثال، اگر برای ثبت داده‌ها از نرم‌افزارهای قدیمی استفاده کنید، ممکن است فرایند حضور و غیاب کارکنان را به‌طور منظم اجرا نکنید.

بهترین راه‌حل برای این چالش‌ها ادغام ابزارهای حضور و غیاب است. هماهنگی بین ابزارهای مختلف مانند دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار باعث منظم‌شدن فرایندها و افزایش دقت در ثبت داده‌ها می‌شود.

بیشتر بخوانید: فروش و قیمت مرخصی! روش محاسبه قیمت انواع مرخصی

بنابراین، داده‌های منابع انسانی، حسابداری و بخش‌های دیگر شرکت توسط یک سیستم جامع ثبت و ذخیره می‌شوند و پیگیری فعالیت کارکنان به‌طور بهینه انجام می‌گیرد.

از طرفی ارتقای سیستم حضور و غیاب و استفاده از دستگاه‌های پیشرفته به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را به‌صورت متمرکز جمع‌آوری کنید. در نتیجه، کارهای دستی و تکراری مانند محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان از شرکت شما حذف می‌شوند.

فرایندهای ثبت داده‌ها را ساده کنید

اگر فرایندهای ثبت ساعات کاری افراد به‌صورت ساده انجام شوند، دقت در پردازش داده‌ها و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان افزایش می‌یابد. بنابراین، از بروز خطای انسانی و تقلب در شرکت جلوگیری می‌شود.

سیستم‌های پیچیده حضور و غیاب علاوه‌بر این‌که کارکنان و مدیران را گیج می‌کنند، منجربه ایجاد اشتباه یا سوءاستفاده از داده‌ها می‌شوند. از طرفی ساده‌سازی فرایندهای حضور غیاب علاوه‌بر کاهش اشتباهات، امنیت سازمان را افزایش می‌دهد.

مشاوران منابع انسانی پیشنهاد می‌دهند که فرایند پیگیری ورود و خروج افراد را ساده کنید و از این استراتژی کلیدی برای کاهش ریسک‌های مدیریتی کمک بگیرید.

استفاده از نرم‌افزارهای جامع برای حضور و غیاب و مدیریت کارکنان به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا کارکنان شرکت را به‌طور بهینه مدیریت کنند.

همچنین سیستم جامع و هوشمند، انعطاف‌پذیری فرایندهای حضور و غیاب را افزایش می‌دهد و به کارکنان واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا وظایف خود را به‌راحتی انجام دهند.

حضور و غیاب کارکنان را خودکار کنید

سیستم‌های حضور و غیاب خودکار، ورود و خروج افراد را به‌طور دقیق کنترل می‌کنند و شفافیت داده‌ها را افزایش می‌دهند. اگر فرایند ثبت ورود و خروج کارکنان را به‌صورت خودکار انجام دهید، علاوه‌بر ساده‌سازی فرایند حضور و غیاب و بهبود تجربه کاربری، از مزایای زیادی بهره‌مند می‌شوید. مزایایی که ارتقای سیستم حضور و غیاب برای شرکت‌های بزرگ و سازمان‌ها دارد، عبارت‌اند از:

• صرفه‌جویی در زمان
• برنامه‌ریزی بهتر جلوگیری از اتلاف منابع سازمان

کارکنان واحد حسابداری و مالی در شرکت‌های بزرگ فشار کاری زیادی را تحمل می‌کنند. خودکار کردن فرایندهای ثبت داده‌ها به حسابدارها و مدیران مالی شرکت‌های بزرگ کمک می‌کند تا بسیاری از وظایف تکراری را به‌راحتی و بدون صرف زمان زیاد انجام دهند.

از سیستم‌های مبتنی‌بر فناوری ابری کمک بگیرید

بهره‌مندی از دستگاه‌ها و سیستم‌های هوشمند که داده‌ها را به‌صورت لحظه‌ای با نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی به‌اشتراک می‌گذارند، به شما کمک می‌کند تا روش‌های کاغذی را به‌طور کامل حذف کنید.

مجهز بودن دستگاه حضور و غیاب به فناوری ابری، به مدیران ارشد کمک می‌کند تا به داده‌های حضور و غیاب کارکنان از راه دور دسترسی پیدا کنند.

بیشتر بخوانید: ویژگی‌های مهم یک سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل کارآمد!

بهترین ابزار برای ارتقای سیستم حضور و غیاب در شرکت‌های بزرگ چیست؟

بهترین راهکار برای به‌روزرسانی سیستم حضور و غیاب در سازمان‌ها، استفاده از دستگاه بیومتریک است. البته هیچ ابزاری به‌تنهایی نمی‌تواند سیستم حضور و غیاب یک شرکت بزرگ را به‌صورت کامل ارتقا دهد.

برای بهبود سیستم حضور و غیاب، باید علاوه‌بر نصب دستگاه بیومتریک در شرکت، آن را به نرم‌افزار حضور و غیاب مجهز کنید. ادغام دستگاه بیومتریک و نرم‌افزار جامع مدیریت کارکنان به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را ذخیره کرده و به اطلاعات و گزارش‌های معنادار تبدیل کنید.

دستگاه بیومتریک یک ابزار الکترونیکی است که سیستم حضور و غیاب را هوشمند می‌کند. این دستگاه از فناوری‌های تشخیص اثر انگشت، چهره و عنبیه چشم استفاده می‌کند تا افراد را بدون تقلب و به‌طور دقیق تشخیص دهد و ساعت ورود و خروج آن‌ها را در نرم‌افزار ذخیره کند.

البته این دستگاه برای کسب‌وکارها و سازمان‌های کوچک هم بسیار مفید است. اما اگر شما مدیر یا مسئول یک شرکت بزرگ هستید، بهتر است دستگاه بیومتریک را در اولویت انتخاب خود قرار دهید.

به‌دلیل این‌که دستگاه بیومتریک ویژگی‌های منحصربه‌فرد کارکنان را تشخیص می‌دهد، جعل و سوءاستفاده از داده‌های حضور و غیاب را به‌طورکلی حذف می‌کند.

از طرفی به‌دلیل این‌که کنترل تعداد افراد زیاد در شرکت‌های بزرگ سخت و هزینه‌بر است، این دستگاه هزینه‌های حضور و غیاب شرکت‌های بزرگ را به‌شدت کاهش می‌دهد.

[elementor-template id=”16949″]

بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب

مزایای دستگاه حضور و غیاب بیومتریک چیست؟

مزایایی که دستگاه حضور و غیاب بیومتریک دارد، عبارت‌اند از:

• دقت بالا: دستگاه بیومتریک از فناوری تشخیص اثر انگشت، چهره و عنبیه چشم بهره می‌برد. بنابراین، دقت در شناسایی کارکنان افزایش یافته و احتمال تقلب کارکنان به صفر می‌رسد.
• امنیت بالا: این دستگاه از دسترسی افراد غیرمجاز به سازمان جلوگیری می‌کند و امنیت آن را افزایش می‌دهد.
• استفاده آسان: استفاده از دستگاه بیومتریک بسیار آسان است و به آموزش‌های خاصی نیاز ندارد. کارکنان می‌توانند با احراز هویت، ورود خود به سازمان را اعلام کنند.
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه: این دستگاه علاوه‌بر این‌که هزینه‌های مدیریت کارکنان را کاهش می‌دهد، در زمان کارکنان اداری و مدیران منابع انسانی صرفه‌جویی می‌کند.
• ارتقای آسان: شما می‌توانید دستگاه بیومتریک را باتوجه‌به نیازهای سازمان، به‌آسانی به‌روز کنید.

بیشتر بخوانید: تاثیر دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی

سخن پایانی

حضور و غیاب کارکنان نشانگر عملکرد بهینه یا ضعیف آن‌ها است. بنابراین، ارتقای سیستم حضور و غیاب در شرکت‌های بزرگ اهمیت زیادی دارد. اگر مدیر منابع انسانی یا صاحب یک شرکت بزرگ هستید، می‌توانید با انتخاب راهکارهای مناسب و استفاده از فناوری‌های نوین مانند دستگاه بیومتریک، هزینه‌های خود را به‌طور قابل‌توجهی کاهش داده و عملکرد نیروهای انسانی را بهبود دهید. همچنین استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند به‌جای روش‌های قدیمی و کاغذی، در پیشگیری از تقلب کارکنان نقش مؤثری دارد. در نتیجه، به‌روزرسانی سیستم‌های مدیریت کارکنان در افزایش سود و کاهش ریسک‌های سازمان بسیار تأثیرگذار است. پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب و به‌روزرسانی سیستم‌ها، با شرکت جهان‌گستر تماس بگیرید و از مشاوره رایگان بهره‌مند شوید.

منابع: + +