تأثیر استفاده از دستگاه حضور و غیاب در کاهش هزینه‌ها و مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی در موفقیت هر سازمان جایگاه ویژه‌ای دارد. بعضی از مدیران منابع انسانی همواره با چالش‌هایی مواجه هستند. برای مثال، آن‌ها نمی‌توانند حضور و غیاب کارکنان را بادقت انجام دهند. یکی از روش‌های مؤثر برای مدیریت حضور و غیاب، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب است که توانایی ثبت ورود و خروج کارکنان را به‌صورت دقیق و بدون خطا دارند. همچنین استفاده از این دستگاه‌ها در کاهش هزینه های منابع انسانی تأثیر مستقیمی دارد. در این مقاله، تأثیر استفاده از دستگاه حضور و غیاب در کاهش هزینه‌های سازمان را بررسی خواهیم کرد تا پس از آشنایی با راهکارها، هزینه‌های مدیریت کارکنان را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهید.

چرا کاهش هزینه های منابع انسانی مهم است؟

مدیریت منابع انسانی یکی از بخش‌های اساسی هر سازمانی است که شامل فرایندهای مختلفی از جمله جذب و استخدام کارکنان، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد و حضور و غیاب می‌شود. هزینه‌های مرتبط با مدیریت منابع انسانی برای بسیاری از سازمان‌ها زیاد است.

هزینه‌های اضافی در مدیریت منابع انسانی سازمان را با چالش‌های مختلفی مواجه می‌کنند. به‌عنوان مثال، این هزینه‌ها می‌توانند باعث افزایش هزینه‌های کلی سازمان شوند و به عملکرد مالی و عملیاتی سازمان آسیب برسانند.

همچنین هزینه‌های اضافی می‌توانند باعث کاهش رقابت‌پذیری سازمان در بازار و منجر به افزایش قیمت محصولات یا خدمات شوند. علاوه‌بر این، هزینه‌های اضافی می‌توانند باعث کاهش رضایتمندی کارکنان و افزایش نرخ ترک کار شوند که در نهایت منجر به افت عملکرد سازمانی خواهند شد.

بنابراین، کاهش هزینه های منابع انسانی از اهمیت بسیاری برخوردار است و می‌تواند به بهبود سودآوری و رقابت‌پذیری سازمان کمک کند.

کدام هزینه‌های مدیریت منابع انسانی، سازمان را با چالش جدی مواجه می‌کنند؟

اگر هزینه‌های مدیریت منابع انسانی فراتر از حالت عادی افزایش یابند، می‌توانند باعث ایجاد مشکلات مختلفی در سازمان شوند. بنابراین، باید برای کاهش آن‌ها، راهکارهای مناسبی اتخاذ شود.

هزینه‌هایی که احتمال بروز بحران در سازمان را افزایش می‌دهند، عبارت‌اند از:

ناکارآمدی کارکنان

فرایندهای مدیریت منابع انسانی مانند پردازش درخواست‌های مرخصی، ثبت غیبت‌ها و سازماندهی فرایند شروع و پایان کار می‌توانند مقدار قابل‌توجهی از زمان مدیران را صرف کنند. از طرفی انجام این وظایف به‌صورت دستی باعث هدررفتن زمان و پول می‌شود.

بر اساس یک مطالعه انجام‌شده، کارکنان واحد منابع انسانی ۳۹ درصد از زمان خود را صرف کارهای اداری می‌کنند. بنابراین، مدیریت کارکنان با استفاده از روش‌های قدیمی هزینه‌های اضافی زیادی را برای سازمان ایجاد می‌کند.

بهترین راهکار برای حل این چالش این است که مدیران باید برای انجام فرایندهای اداری از فناوری‌های به‌روز که وظایف تکراری را به‌طور خودکار انجام می‌دهند، استفاده کنند.

نگهداری کارمندان

در مورد هزینه‌های مرتبط با نگهداری کارمندان، سازمان‌ها باید به عوامل مختلفی نظیر سطح حقوق، مزایا، رضایت کارکنان و سایر هزینه‌های مرتبط توجه کنند. به‌طور معمول این هزینه‌ها برای کارمندان با مهارت‌های بالاتر بیشتر هستند. برای نگه‌داشتن استعدادهای برتر، سازمان‌ها باید حقوق و مزایای رقابتی را به‌طور دقیق پرداخت کنند.

کارکنان اگر متوجه شوند که حقوق آن‌ها بادقت محاسبه و پرداخت نمی‌شود، نسبت‌به مدیران ارشد سازمان بی‌اعتماد می‌شوند و از کارکردن انصراف می‌دهند. بنابراین، مدیران منابع انسانی باید برای محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان راه‌حل‌های دقیقی پیدا کنند.

علاوه‌بر این، ارائه امتیازاتی مانند گزینه‌های شغلی انعطاف‌پذیر می‌تواند به کاهش هزینه‌های مرتبط با نگهداری کارمندان کمک کند. با ارائه این نوع مزایا، کارفرمایان می‌توانند نرخ جابه‌جایی کارمندان را کاهش دهند و در نهایت هزینه‌های استخدام جدید را کاهش دهند.

آموزش کارکنان

هزینه آموزش کارمندان جدید به‌طور قابل‌توجهی زیاد است. این هزینه‌ها بر اساس اندازه شرکت و سایر عوامل متفاوت هستند. به‌طورکلی شرکت‌های بزرگ هزینه‌های آموزشی بیشتری نسبت‌به کسب‌وکارهای کوچک دارند.

یکی از مواردی که این هزینه‌ها را به‌شدت افزایش می‌دهد، نداشتن گزارش‌ها و اطلاعات کافی از عملکرد کارکنان است. برای مثال، اگر مدیران ارشد بودجه آموزشی سازمان را بدون سنجش نیازهای کارکنان صرف کنند، منابع مالی سازمان را اتلاف می‌کنند.

بیشتر بخوانید: انواع مرخصی و قوانین و مقررات مربوط به آن‌ها

پرداخت حقوق اضافی به کارکنان

یکی از هزینه‌های اضافی که سازمان را با بحران مالی مواجه می‌کند، پرداخت حقوق اضافی به کارکنان است. این هزینه اضافی ممکن است به‌دلیل عدم دقت در ثبت حضور و غیاب کارکنان به وجود بیاید. برای جلوگیری از این هزینه اضافی، سازمان‌ها باید سیستم‌های دقیقی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان خود داشته باشند.

همچنین ایجاد سیستم‌هایی برای ارتباط مستقیم کارکنان با بخش منابع انسانی می‌تواند در کاهش هزینه های منابع انسانی مؤثر باشد.

پرداخت پاداش و مزایا

مدیران منابع انسانی برای بهبود عملکرد کارکنان، آن‌ها را با روش‌های مختلف تشویق می‌کنند. برای مثال، برای تشویق کارکنان، پاداش‌هایی مانند افزایش حقوق، بیمه‌های سلامت، مرخصی‌های اضافی و ارائه فرصت‌های آموزشی و حرفه‌ای فراهم کنند.

این هزینه‌ها ممکن است باعث ایجاد مشکل در برنامه‌ریزی بودجه سازمان شوند و در فعالیت‌های سازمان محدودیت‌هایی را ایجاد کنند.

همچنین هزینه‌های اضافی مربوط به تشویق و پاداش کارکنان سازمان، باعث افزایش هزینه‌های مدیریتی می‌شوند. برای مثال، افزایش پاداش‌ها و تشویق‌های بی‌مورد می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌های حقوق و مزایای کارکنان شوند.

اگر تشویق‌ها و پاداش‌ها به‌درستی طراحی و پیاده‌سازی نشوند، می‌توانند به ایجاد نارضایتی کارکنان منجر شوند. بنابراین، هزینه‌های اضافی مربوط به تشویق و پاداش کارکنان سازمان، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت کارآمد برای افزایش راندمان و بهبود کارکردهای سازمان هستند.

بیشتر بخوانید: کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب

مأموریت‌ها و سفرهای کاری

هزینه‌های مرتبط با مأموریت‌های کاری شامل اقامت در هتل، حمل‌ونقل، خوراکی، ارتباطات و اینترنت، آموزش و آمادگی برای مأموریت و بیمه سفر هستند. چالش اصلی در مدیریت این هزینه‌ها عدم کنترل بر رفتار کارکنان در مأموریت است. برای مثال، اگر کارکنان در سفرهای کاری به انجام کارهایی غیر از وظایف اصلی خود مشغول شوند، این هزینه‌ها به‌شدت افزایش می‌یابند. بنابراین، مدیران باید به حضور و غیاب کارکنان در مأموریت‌های کاری نظارت کنند.

تأثیر دستگاه حضور و غیاب در کاهش هزینه‌های منابع انسانی چیست؟

دستگاه حضور و غیاب یکی از ابزارهای مدیریت منابع انسانی است که می‌تواند به کاهش هزینه‌های اضافی در این زمینه کمک کند. با استفاده از این دستگاه، اطلاعات حضور و غیاب کارکنان به‌صورت دقیق و به‌روز در دسترس مدیران قرار می‌گیرد و منجر به کاهش هزینه های منابع انسانی می‌شود.

به‌عنوان مثال، این دستگاه با تشخیص دقیق زمان ورود و خروج کارکنان، هزینه‌های مربوط به حقوق اضافی، اضافه‌کاری و مرخصی را کاهش می‌دهد. تأثیرات استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها به شرح زیر است:

بهبود عملکرد کارکنان

دستگاه حضور و غیاب می‌تواند عملکرد کارکنان را به‌طور چشمگیری بهبود دهد. با استفاده از این دستگاه، مدیران می‌توانند زمان ورود و خروج کارکنان را به‌طور دقیق پیگیری کنند.

همچنین باتوجه‌به داده‌های جمع‌آوری شده توسط دستگاه حضور و غیاب، مدیران می‌توانند الگوهای مربوط به حضور و غیاب کارکنان را تحلیل کرده و از این طریق کارکنانی که بیش‌ازحد مرتکب تأخیر و غیبت می‌شوند را شناسایی کنند.

سپس برای بهبود عملکرد آن‌ها برنامه‌های تشویقی، آموزش‌های بیشتر و یا مراجعه به مشاوره در نظر بگیرند. در نتیجه، دستگاه حضور و غیاب می‌تواند بهبود عملکرد کارکنان را بهبود و هزینه‌های مرتبط با عدم حضور و غیاب کارکنان را کاهش دهد.

کاهش نرخ خروج کارکنان از سازمان

دستگاه حضور و غیاب با ثبت دقیق و سریع ورود و خروج کارکنان، به مدیران امکان می‌دهد تا نرخ جابه‌جایی کارکنان را کاهش دهند. با داشتن داده‌های دقیق در مورد حضور و غیاب کارکنان، مدیران می‌توانند الگوهای حضور و غیاب را تحلیل کنند و به مشکلاتی که باعث جابه‌جایی کارکنان می‌شوند، پی ببرند.

علاوه‌بر این، با دسترسی به داده‌های دقیق حضور و غیاب کارکنان، مدیران می‌توانند بهترین تصمیم‌ها را در مورد تخصیص منابع انسانی و تنظیم برنامه کاری اتخاذ کنند تا کارکنان به‌طور بهینه در سازمان کار کنند و نیاز به جابه‌جایی کارکنان به حداقل برسد. به‌همین‌دلیل، دستگاه حضور و غیاب می‌تواند به کاهش نرخ خروج کارکنان از سازمان کمک کند.

بیشتر بخوانید: با ارزان ترین دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید!

ارائه گزارش‌های دقیق برای آموزش کارکنان

با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، می‌توان عملکرد کارکنان را با دقت بیشتری رصد کرد و از این طریق به‌راحتی به آمارهای لازم برای ارزیابی نیازهای آموزشی کارکنان رسید.

همچنین این دستگاه می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا با دقت بیشتری بتوانند کارکنانی را که نیاز به آموزش دارند را شناسایی کنند و برنامه‌های آموزشی مناسبی برای آن‌ها طراحی کنند.

درحالت‌کلی دستگاه حضور و غیاب به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرایند آموزش را بهبود بخشند.

پیشگیری از پرداخت حقوق اضافی به کارکنان

دستگاه حضور و غیاب می‌تواند به‌عنوان یک ابزار مؤثر در جلوگیری از پرداخت حقوق اضافی به کارکنان عمل کند. با استفاده از این دستگاه، می‌توان زمان ورود و خروج کارکنان را به‌طور دقیق ثبت کرد و به میزان کارکرد آن‌ها پی برد. با استفاده از داده‌های این دستگاه، مدیران می‌توانند مشخص کنند که کدام کارکنان به‌طور منظم حاضر می‌شوند یا کدام‌یک از آن‌ها بدون اجازه قبلی به مرخصی می‌روند.

اگر کارکنان بدانند که مدیران به داده‌های ورود و خروج آن‌ها دسترسی دارند، به‌موقع در محل کار حاضر می‌شوند. بنابراین، هزینه‌های اضافی مربوط به پرداخت حقوق اضافی به کارکنان کاهش می‌یابد.

جلوگیری از پرداخت پاداش اضافی به کارکنان

استفاده از دستگاه حضور و غیاب به‌منظور پیگیری دقیق و منظم ورود و خروج کارکنان می‌تواند به کاهش پرداخت پاداش و مزایای غیرضروری به کارکنان منجر شود.

با دسترسی به داده‌های دقیق در مورد حضور و غیاب کارکنان، می‌توان به‌راحتی تشخیص داد که کدام‌یک از کارکنان برای دریافت پاداش و مزایا لایق است. این کار به کاهش هزینه‌های اضافی و بهبود مدیریت منابع انسانی کمک می‌کند.

همچنین به‌دلیل داشتن این داده‌ها، احتمال خطا در پرداخت پاداش و مزایای غیرضروری به کارکنان کاهش می‌یابد.

پیگیری حضور و غیاب کارکنان در مأموریت‌های کاری

استفاده از دستگاه حضور و غیاب در کاهش هزینه‌های مربوط به مأموریت‌ها و سفرهای کاری تأثیر زیادی ندارد، اما مدیران می‌توانند با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب بر نحوه کار کارکنان در سفرهای کاری کنترل کنند.

با این نرم‌افزار، اطلاعات دقیقی در مورد زمان حضور و غیاب کارکنان در دسترس خواهد بود. بنابراین، مدیران می‌توانند با ترتیب‌دادن زمان بهتر برای انجام مأموریت‌ها، از هزینه‌های اضافی ناشی از تأخیر یا عدم حضور کارکنان در محل ماموریت جلوگیری کنند.

همچنین با داشتن داده‌های دقیق در مورد زمان حضور و غیاب کارکنان، می‌توان محاسبه هزینه‌های مربوط به سفرهای کاری را با دقت بالا انجام داد و از هزینه‌های اضافی ناشی از سفرهای غیرضروری جلوگیری کرد.

بیشتر بخوانید: راه‌حل‌های ارتقاء بهره‌وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب

سخن پایانی

استفاده از دستگاه حضور و غیاب به‌عنوان یکی از راهکارهای مؤثر در کاهش هزینه‌های منابع انسانی مورد بررسی قرار می‌گیرد. باوجود این‌که خرید دستگاه حضور و غیاب برای سازمان‌ها هزینه دارد، اما در کوتاه‌مدت و بلندمدت، از بسیاری هزینه‌ها مانند پرداخت حقوق اضافی به کارکنان جلوگیری می‌کند.

بنابراین، این دستگاه‌ها نرخ بازگشت سرمایه مناسبی دارند. متخصصان شرکت جهان‌گستر پس از سال‌ها تحقیق، دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب را طراحی و به بازار عرضه کرده‌اند. پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید این دستگاه، از دریافت مشاوره از کارشناس‌های این شرکت دریغ نکنید.

منابع: + +