اگر شما مدیر منابع انسانی یا صاحب کسب‌وکاری هستید، حتما به این موضوع آگاهی دارید که ارزشمندترین دارایی شما کارکنان‌تان هستند. مدیریت صحیح کارکنان، می‌تواند آینده درخشانی را برای یک کسب‌وکار رقم بزند و اگر نتوانید این کار را به‌درستی انجام دهید، در آینده‌ای نزدیک با یک کسب‌وکار شکست‌خورده مواجه می‌شوید. یکی از موارد تأثیرگذار در ارتقا کیفیت مدیریت و افزایش بهره‌وری نیروهای سازمان، حضور و غیاب صحیح آن‌ها است. ثبت حضور و غیاب کارکنان با روش‌های صحیح علاوه‌بر ارتقا کارآمدی نیروهای سازمان، باعث می‌شود که بودجه مالی نیز به‌شکل بهتری مدیریت شود. در این مقاله قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران را توضیح می‌دهیم تا با اجرای آن‌ها، درمسیر کسب‌وکارتان موفقیت‌های بیشتری به دست آورید.
مشخص و ابلاغ کردن قوانین حضور و غیاب پرسنل
یک پیش‌نویس از قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران تهیه کنید و آن‌ها را به‌صورت یک لیست قابل‌فهم درآورید. این فهرست به شما کمک می‌کند تا غیبت‌های برنامه‌ریزی نشده کارکنان را کاهش دهید.
در این فهرست، مواردی مانند نحوه درخواست مرخصی و عواقب غیبت‌های بی‌دلیل را مشخص کنید. البته باید قبل از تهیه این قوانین، فرهنگ سازمانی را بررسی کنید تا ببینید که این قوانین مناسب کسب‌وکار شما هستند یا خیر.
قبل از ارائه این قوانین به کارکنان، آن‌ها را با مشاور منابع انسانی سازمان خود در میان بگذارید. هم‌چنین بهتر است قبل از نهایی کردن این فهرست، درباره این قوانین با کارکنان خود صحبت کنید و نقاط ضعف آن‌ها را برطرف نمایید تا در هنگام اجرای قوانین به مشکل نخورید.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب
اجرای قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران با دقت بالا
لیست حضور و غیاب با حقوق ماهانه کارکنان رابطه مستقیم دارد و اگر این لیست به‌طور دقیق و صحیح کامل نشود، حقوق کارکنان بیشتر یا کمتر از مقدار واقعی آن پرداخت می‌شود بنابراین، بعضی از کارکنان نسبت‌به مدیریت بی‌اعتماد می‌شوند و برخی دیگر بیشتر از قبل تقلب می‌کنند. پیشنهاد می‌کنیم حضور و غیاب را با حساسیت بیشتری انجام دهید تا کارکنان کارآمدتری داشته باشید.
ادغام حضور و غیاب پرسنل با سامانه حقوق و دستمزد
محاسبه حقوق ماهانه کارکنان براساس جدول حضور و غیاب آن‌ها کاری به‌شدت زمان‌بر است. اگر این‌کار را به‌طور دستی انجام دهید، احتمالاً در انجام محاسبات اشتباه پیش خواهد آمد. در نتیجه، بعضی از کارکنان از شما شاکی می‌شوند و انگیزه آن‌ها برای کارکردن کاهش می‌یابد. خصوصاً زمانی که تعداد کارکنان سازمان زیاد است، نمی‌توان دستمزد همه را به‌طور دقیق محاسبه کرد.
اما اگر حضور و غیاب را با سیستم مدیریت کارکنان ادغام کنید، در محاسبه دستمزد کارکنان خطا نمی‌کنید و فرهنگ سازمانی شما بر پایه اعتماد بنا خواهد شد. نرم‌افزارهای جامع مدیریت کارکنان، مواردی مانند ساعت کاری ماهانه یا هفتگی، اضافه‌کاری و کسر حقوق را به‌طور شفاف و دقیق محاسبه می‌کنند.
بیشتر بخوانید: مقایسه دستگاه حضور و غیاب + معرفی بهترین سیستم
آگاه‌سازی پرسنل از اطلاعات حضور و غیاب خود
بهترین روش برای کاهش غیبت‌های غیرضروری این است که کارمندان را برای کاهش غیبت تشویق کنید بنابراین، باید جدول حضور و غیاب کارکنان را در اختیار خودشان قرار دهید.
اگر کارکنان به اطلاعات شخصی خود مانند مرخصی‌ها و حقوق دسترسی داشته باشند، سؤالات‌شان از واحد منابع انسانی سازمان کمتر می‌شود و برنامه‌های شخصی خود را با دقت بالاتری تنظیم می‌کنند درنتیجه، عملکرد آن‌ها بهتر می‌شود و با نظم بیشتری در سازمان حضور می‌یابند.
علاوه‌بر جدول حضور و غیاب، باید قوانین را هم به سامانه جامع مدیریت کاربران ارسال کنید. اگر کارکنان به این اطلاعات و قوانین دسترسی داشته باشند، احساس می‌کنند که روی عملکرد خودشان کنترل بیشتری دارند بنابراین، انگیزه آن‌ها برای بهود عملکردشان به‌طرز چشم‌گیری افزایش می‌یابد.
انعطاف‌پذیری در تدوین قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران
اگر قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران سخت‌گیرانه باشند، کارمندان علاقه خود را نسبت‌به شغل‌شان از دست می‌دهند و این باعث کاهش انگیزه آن‌ها می‌شود. برای مثال، اگر مرخصی‌های کارکنان را روی حداقل مقدار تعیین کنید، غیبت‌های بی‌دلیل آن‌ها افزایش می‌یابد و منافع سازمان به‌خطر می‌افتند بنابراین، بهتر است هنگام تدوین قوانین سخت‌گیر نباشید.
اگر به سیستم منابع انسانی سازمان‌های پیشرو دقت کنید، متوجه می‌شوید که آینده مدیریت کارکنان به سمت قوانین انعطاف‌پذیر می‌رود. برای مثال، افراد نسل جدید دورکاری را به کار حضوری و تمام‌وقت ترجیح می‌دهند. پیشنهاد می‌کنیم به نظرات کارکنان خود درباره این قوانین احترام بگذارید و قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران را تا حدامکان راحت‌تر تعیین کنید.
تبدیل تجربه کار در سازمان به فرآیندی لذت‌بخش
مهم‌ترین جنبه مدیریت منابع انسانی، مدیریت کارکنان و حضور و غیاب آن‌ها است. اگر قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران به‌درستی تدوین شوند، مدیریت منابع انسانی کارآمد نخواهد بود.
البته طراحی و اجرای قوانین به معنای محدود کردن کارکنان نیست. بلکه به‌عنوان مدیرمجموعه، قوانین شما باید طوری تنظیم شوند تا علاوه‌بر برقراری نظم در بین کارکنان، کارکردن در سازمان نیز برای آن‌ها لذت‌بخش باشد. اگر نظم سازمان و لذت کارکردن در آن را به‌طور هم‌زمان حفظ کنید، بدون شک بهره‌وری کارکنان‌تان نیز افزایش می‌یابد.
بیشتر بخوانید: دستگیره اثر انگشتی چیست؟ بررسی انواع، مزایا و معایب
برنامه‌ریزی برای تشویق کارکنان
یکی از روش‌های کارآمد برای انگیزه دادن به کارکنان، تشویق آن‌ها به‌صورت کلامی است اگر افراد پس از انجام کار، تشویق شوند احساس خوبی خواهند داشت و برای بهبود عملکردشان نیز تلاش بیشتری می‌کنند. نکته مهم‌تر این است که کارکنان دیگر هم با مشاهده تشویق شدن آن‌ها امیدوار می‌شوند و حداکثر تلاش خود را برای افزایش بهره‌وری و پیشرفت در اجرای برنامه‌های سازمان به‌کار می‌گیرند.
پرداخت پاداش مالی نیز بر افزایش عملکرد کارکنان بسیار تأثیرگذار است. برای مثال، اگر کارکنان غیبت‌های بی‌دلیل خود را کاهش دهند، بهتر است آن‌ها را با پاداش پولی تشویق کنید. با این کار، کارکنان نتیجه عمل مثبت خود را می‌بینند و برای تکرار آن، بیشتر از قبل تلاش می‌کنند.
مصمم بودن در اجرای برنامه‌های تعیین‌شده برای کاهش غیبت بی‌دلیل پرسنل
غیبت‌های برنامه‌ریزی نشده، هزینه‌های پنهان زیادی دارند به‌همین دلیل، باید برای کاهش آن‌ها جدی باشید. بهترین کار برای کاهش غیبت‌های بی‌مورد کارکنان، پیشگیری از آن‌ها است. اگر در اجرای قوانین حضور و غیاب پرسنل، مصمم باشید کارکنان از غیبت‌های زیاد خودداری می‌کنند و در زمان مقرر در سازمان حاضر می‌شوند.
پیشنهاد می‌کنیم علاوه‌بر کارکنان، خود نیز به اجرای این قوانین پایبند باشید تا کارکنان با پیروی از شما عملکردشان را بهبود ببخشند و برای پیشبرد اهداف سازمان همکاری بیشتری داشته‌باشند.
درنظر گرفتن اقدامات انضباطی برای غیبت‌های زیاد
بهتر است این توصیه را در اولویت آخر برای مدیریت کارکنان قرار دهید زیرا بسیاری اوقات، تنبیه‌های سازمانی کارساز نیستند و به کارکنان انرژی منفی می‌دهند. البته گاهی ممکن است راهکار دیگری وجود نداشته‌باشد و مجبور شوید از تنبیه کمک بگیرید.
استفاده از روش‌های تنبیهی شدید، نتیجه چندان جالبی برای شما و کارکنان نخواهد داشت زیرا ممکن است کارکنان بی‌نظم، با مشاهده این قوانین سخت‌گیرانه از کارکردن در سازمان دلسرد شده و بی‌نظم‌ترشوند. هم‌چنین، امکان دارد برخی دیگر از کارکنان انگیزه خود را از دست بدهند و هنگام کار استرس زیادی را تجربه کنند.
بهترین روش تنبیهی برای افرادی که غیبت‌های زیادی دارند این است که حقوق آن‌ها را براساس میزان حضورشان در سازمان محاسبه کنید. پیشنهاد می‌کنیم این‌کار را با کمک دستگاه حضور و غیاب بیومتریک انجام دهید.
شناسایی دلایل غیبت‌ها
درحالت‌کلی، شناسایی دلایل غیبت افراد در سازمان سخت است خصوصاً، زمانی که تعداد نیروهای فعال در سازمان زیادند، انجام آن بسیار دشوارتر می‌شود. اما اگراین کار را با کمک تیم منابع انسانی انجام دهید، نتایج جالبی حاصل می‌شود. البته درنظر داشته‌باشید که فقط شناسایی دلایل غیبت‌ها کارساز نیست و باید به آن‌ها رسیدگی کنید تا حل شوند.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
عدم استفاده از حضور و غیاب دستی
حضور و غیاب پرسنل با استفاده از کاغذ، روشی قدیمی است که در دنیای امروز کاربرد چندانی ندارد. از مهم‌ترین نقاط ضعف سیستم‌های حضور و غیاب کاغذی این است که احتمال تقلب را بالا برده و درصد خطای شما را در زمان ثبت داده‌ها افرایش می‌دهند بنابراین، پیشنهاد می‌کنیم سیستم‌های نوین حضور و غیاب را با روش‌های قدیمی جایگزین کنید.
بیشتر بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب؛ برای انتخاب و خرید آگاهانه
خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب برای اجرای قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران
شما می‌توانید با استفاده از بهترین دستگاه حضور و غیاب، بیشتر امور مدیریت کارکنان را به‌طور خودکار انجام دهید. داده‌هایی که توسط دستگاه ثبت می‌شوند، دقت بالایی دارند و از ناهماهنگی‌های مدیریتی پیشگیری می‌کنند. برای مثال، بین بخش مدیریت مالی و منابع انسانی سازمان هماهنگی ایجاد می‌کند و حقوق ماهانه براساس لیست حضور و غیاب هر فرد، بدون انجام کارهای پیچیده محاسبه می‌شود.
کارمندان می‌توانند با استفاده از این سیستم پیشرفته، حضور و غیاب خود را ثبت کنند و به این‌صورت، غیبت کارکنان در روزهای مرخصی به‌عنوان غیبت غیرمجاز تلقی نمی‌شود و دستگاه هنگام محاسبه دستمزد، روزهای مرخصی را از غیبت‌های او تشخیص می‌دهد. مزیت مهم‌تر دستگاه حضور و غیاب این است که هیچ‌کس نمی‌تواند انجام ثبت حضور خود را به دیگران بسپارد.
سخن پایانی
نحوه مدیریت کارکنان می‌تواند تعیین‌کننده موفقیت یا شکست یک سارمان باشد. قوانین حضور و غیاب، کمک می‌کند تا این کار با کم‌ترین چالش ممکن انجام شود. مهم‌ترین مزیت قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران این است که پرداخت حقوق اضافی به کارکنان کم‌کار کاهش می‌یابد و مدیران در برنامه‌ریزی‌های مالی با مشکل روبرو نمی‌شوند.
پیشنهاد می‌کنیم به‌جای ثبت ورود و خروج کارکنان روی کاغذ، سازمان یا کسب‌وکار خود را به دستگاه حضور و غیاب بیومتریک مجهز کنید تا علاوه‌بر ارتقای فرهنگ سازمانی و افزایش راندمان کاری، دستمزد کارکنان را نیز با دقت بالاتری محاسبه و پرداخت کنید.
سوالات متداول
یک پیش‌نویس از قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران تهیه کنید. در این فهرست، مواردی مانند نحوه درخواست مرخصی و عواقب غیبت‌های بی‌دلیل را مشخص کنید. البته باید قبل از تهیه این قوانین، فرهنگ سازمانی را بررسی کنید تا ببینید که این قوانین مناسب کسب‌وکار شما هستند یا خیر.
اگر حضور و غیاب را با سیستم مدیریت کارکنان ادغام کنید، در محاسبه دستمزد کارکنان خطا نمی‌کنید و فرهنگ سازمانی شما بر پایه اعتماد بنا خواهد شد. نرم‌افزارهای جامع مدیریت کارکنان، مواردی مانند ساعت کاری ماهانه یا هفتگی، اضافه‌کاری و کسر حقوق را به‌طور شفاف و دقیق محاسبه می‌کنند.
حضور و غیاب پرسنل با استفاده از کاغذ، روشی قدیمی است که در دنیای امروز کاربرد چندانی ندارد. از مهم‌ترین نقاط ضعف سیستم‌های حضور و غیاب کاغذی این است که احتمال تقلب را بالا برده و درصد خطای شما را در زمان ثبت داده‌ها افرایش می‌دهند بنابراین، پیشنهاد می‌کنیم سیستم‌های نوین حضور و غیاب را با روش‌های قدیمی جایگزین کنید.
