در سال‌های اخیر، با پیشرفت فناوری، دستگاه‌های حضور و غیاب به‌عنوان یکی از ابزارهای کاربردی برای مدیریت کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شوند. برخی از کارکنان به‌جای استفاده صحیح از این دستگاه‌ها، سوءاستفاده و تقلب می‌کنند. سوءاستفاده از دستگاه حضور و غیاب به معنای نادیده‌گرفتن دستورالعمل‌ها و قوانین مدیریت منابع انسانی سازمان است. به‌طوری‌که می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری کارکنان، افزایش هزینه‌ها و ازدست‌دادن اعتماد مدیران به کارکنان شود. در این مقاله راهکارهایی برای جلوگیری از سوء استفاده از تجهیزات حضور و غیاب ارائه خواهیم کرد تا با استفاده از آن‌ها، بهره‌وری سازمان را افزایش دهید.
تقلب و سوءاستفاده کارکنان از تجهیزات حضور و غیاب چه آثار منفی دارد؟
اگر به‌عنوان مدیر منابع انسانی از خسارت‌های مادی و معنوی که برخی از کارکنان متقلب به سازمان وارد می‌کنند آگاه باشید، به اهمیت راهکارهایی برای جلوگیری از سوء استفاده از تجهیزات حضور و غیاب متوجه می‌شوید. تقلب کارکنان که کسبوکار را تحت‌تأثیر منفی قرار می‌دهند، عبارت‌اند از:
افزایش هزینه‌های کسبوکار
با تقلب در ثبت حضور و غیاب، کارکنان ممکن است به‌طور غیرمجاز حقوق و دستمزد بیشتری دریافت کنند که می‌تواند هزینه‌های کسبوکار را افزایش دهد.
[elementor-template id=”17129″]
کاهش بهره‌وری
با کاهش اعتماد به دستگاه حضور و غیاب و عدم تمایل به استفاده صحیح از آن توسط کارکنان، بهره‌وری کسبوکار ممکن است کاهش یابد.
نارضایتی مشتریان
اگر کارکنان حضور و غیاب خود را بادقت ثبت نکنند، ممکن است کیفیت خدمات و محصولات کاهش یابد و باعث افزایش نارضایتی مشتریان شود.
کاهش دقت داده‌های سازمان
با تقلب در ثبت حضور و غیاب، داده‌های دقیق و صحیح در دسترس مدیران ارشد قرار نمی‌گیرند. بنابراین، کیفیت داده‌ها و قدرت تحلیل داده‌ها توسط مدیران کاهش می‌یابد.
ایجاد مشکلات قانونی
اگر برخی از کارکنان برای کسب منافع شخصی از دستگاه حضور و غیاب سوءاستفاده کنند، ممکن است چالش‌های قانونی و پیامدهای ناخوشایندی برای سازمان ایجاد شوند. به‌طوری‌که متناسب با قوانین کشور، جریمه‌های مالی و محرومیت‌های قانونی برای سازمان یا کارکنان وضع می‌شوند.
بیشتر بخوانید: افزایش حقوق ۱۴۰۲ چقدر است؟
چرا کارکنان از دستگاه حضور و غیاب سو استفاده می‌کنند؟
اگر به علت‌های تقلب کارکنان مسلط باشید، می‌توانید راهکارهای مناسبی را برای رفع آن‌ها پیدا کنید. دلایل مختلفی که ممکن است کارکنان از تجهیزات حضور و غیاب سوءاستفاده کنند، عبارت‌اند از:
افزایش حقوق
برخی از کارکنان به دلیل نداشتن حقوق کافی یا با هدف افزایش درآمد خود، ساعت کاری خود را افزایش داده و زمان حضور خود را بیشتر از واقعیت گزارش می‌دهند.
ارتباط با دیگران
کارکنان ممکن است با استفاده از دستگاه حضور و غیاب در ایجاد رابطه با دوستان و آشنایان خود تلاش کنند و زمان حضور خود را برای دیدار با آن‌ها اختصاص دهند.
جلوگیری از تنبیه
برخی از کارکنان از دستگاه حضور و غیاب سوءاستفاده می‌کنند تا از تنبیه‌های احتمالی جلوگیری کنند. به‌طوری‌که با دست‌کاری دستگاه یا تقلب در ثبت حضور خود در ساعت‌هایی که در محیط کار نبوده‌اند، از تنبیه خود در امان می‌مانند.
کمتر کارکردن
برخی از کارکنان با تقلب در ثبت حضور، سعی در افزایش زمان استراحت خود دارند و ساعات کاری خود را کاهش می‌دهند.
بیشتر بخوانید: حق ماموریت چیست؟ چرا و چقدر باید پرداخت شود؟
رفع نیاز شخصی
کارکنان ممکن است برای رفع نیازهای شخصی خود از تجهیزات حضور و غیاب سوءاستفاده کنند. برای مثال، ممکن است با تعطیلی دستگاه حضور و غیاب در زمانی که نیاز به خرید دارند، زمان بیشتری برای خرید ایجاد کنند.
کارکنان چگونه از تجهیزات حضور و غیاب سوءاستفاده می‌کنند؟
تقلب در ثبت ساعت کاری یا حضور و غیاب یک مسئله جدی است که می‌تواند به سود و زیان شرکت تأثیر بگذارد. برخی از کارکنان متقلب با انجام ترفندهای مختلف به ساعت کاری خود چند دقیقه یا چند ساعت اضافه می‌کنند و برای کار انجام نشده حقوق و دستمزد اضافی دریافت می‌کنند.
باوجود این‌که بسیاری از کارمندان در کارشان صداقت دارند، اما همیشه چند نفر هستند که تلاش می‌کنند تا سیستم را فریب دهند. برای مثال، ممکن است یک کارمند هر هفته دستمزد دو ساعت اضافه‌کاری که انجام نداده است را درخواست کند. اگر این تقلب به‌طور بی‌رویه تکرار شود، شرکت در پایان سال ضرر مالی سنگینی را تجربه می‌کند.
مهم‌ترین کاری که می‌توانید برای جلوگیری از سوء استفاده کارکنان از دستگاه حضور و غیاب انجام دهید این است که از ترفندهای تقلب کارکنان آگاه باشید. در نتیجه، می‌توانید سازمان را از بسیاری بحران‌ها نجات دهید.
کارکنان برای ثبت حضور خود از روش‌های زیادی بهره می‌برند که عبارت‌اند از:
ثبت حضور فرد توسط دیگری
اگر شرکت شما هنوز به دستگاه حضور و غیاب مبتنی‌بر تشخیص کارت مغناطیسی مجهز است، احتمالاً ضرر می‌کنید. معمولاً کارکنان حضور خود را با بدون تقلب ثبت می‌کنند، اما برخی از آن‌ها ممکن است در صورت تأخیر، از یکی از همکاران خود بخواهند که حضور او را توسط کارت هوشمند ثبت کند. اگر مدیران منابع انسانی به این موضوع توجه نکنند، به‌سرعت به روشی برای تقلب تبدیل می‌شود.
افزایش ساعت کاری
اگر سیستم حضور و غیاب شرکت شما مبتنی‌بر کاغذ و دفتر است، کارکنان متقلب به‌راحتی می‌توانند سوءاستفاده کنند. برای مثال، فرد متقلب می‌تواند هنگام تأخیر در ورود به سازمان ساعت حضور خود را به‌درستی ثبت نکند. همچنین برخی از افراد متقلب در لیست فعالیت‌ها اضافه‌کاری بیشتری را ثبت می‌کنند تا دستمزد ماهانه آن‌ها افزایش یابد. عیب استفاده از کاغذ برای ثبت ورود و خروج این است که کارکنان واحد منابع انسانی زمان زیادی را برای بررسی داده‌ها صرف می‌کنند.
ثبت داده‌های اشتباه
هنگامی که کارشناس منابع انسانی اطلاعات ورود و خروج افراد را به سیستم حضور و غیاب یا نرم‌افزار صفحه گسترده اکسل وارد می‌کند، ممکن است با کارکنان متقلب همکاری کرده و داده‌های حضور و غیاب را به‌صورت اشتباه به مدیران ارشد گزارش کند.
اگر نیاز به ورود اطلاعات حضور و غیاب توسط نیروهای انسانی را کاش دهید، دقت داده‌ها افزایش می‌یابد و محاسبه حقوق و دستمزد دقیق‌تر می‌شود.
خطاهای انسانی
باوجود این‌که اشتباه کارکنان هنگام ثبت داده‌های حضور و غیاب سوءاستفاده و تقلب نیست، اما به سازمان ضررهای مالی وارد می‌کند.
شما به‌عنوان مدیر منابع انسانی یا صاحب کسبوکار نمی‌توانید تمامی مرخصی‌ها و اطلاعات موجود در برگه‌های ورود و خروج افراد را به یاد بیاورید. بنابراین، بهتر است سازمان را به ابزارهای هوشمند و تجهیزات پیشرفته مجهز کنید تا خطاهای انسانی به صفر برسند.
بیشتر بخوانید: چگونه دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی را دور بزنیم؟
3 راهکار برای جلوگیری از سوء استفاده کارکنان از دستگاه حضور و غیاب
بهترین روش برای پیشگیری از تقلب کارکنان این است که عوامل ریشه‌ای را شناسایی و آن‌ها را حل کنید. برخی از چالش‌های مدیریت کارکنان به‌راحتی حل نمی‌شوند و به تغییرات بنیادی نیاز دارند.
برای مثال، نمی‌توانید کارکنان متقلب را به‌راحتی شناسایی و اخراج کنید. در نتیجه، باید به فکر راه‌حل‌هایی باشید که آن‌ها به‌هیچ‌عنوان فرصت سوءاستفاده نداشته باشند.
روش‌هایی که برای مهار سوءاستفاده از تجهیزات حضور و غیاب وجود دارند، عبارت‌اند از:
بررسی و تأیید فیش حضور و غیاب به‌صورت منظم
اگر شرکت شما نمی‌توانید از روش‌های دستی حضور و غیاب خلاص شوید، می‌توانید سیاست‌های سختگیرانه‌ای درباره ثبت ورود و خروج افراد به‌کار ببرید. از مدیران منابع انسانی بخواهید که به‌صورت منظم نحوه حضور و غیاب کارکنان را بررسی و تأیید کنند.
این اقدامات باعث می‌شوند که کارکنان برای ثبت به‌موقع زمان ورود و خروج ترغیب شوند. اما راهکارهای قطعی و مطمئن برای پیشگیری از سوءاستفاده کارکنان نیستند. بنابراین، راه‌حل‌های دقیق‌تری را ارائه خواهیم کرد تا چالش‌های مدیریت کارکنان را به‌شدت کاهش دهید.
استفاده از دوربین‌های مداربسته
نصب دوربین‌های مداربسته برای نظارت بر فعالیت کارمندان در محل کار، یک روش مناسب برای جلوگیری از سوء استفاده آن‌ها است. این اقدام می‌تواند به حل مشکلاتی مانند ثبت حضور کارکنان توسط دیگران کمک کند.
نقطه‌ضعف استفاده از این روش این است که حتی کارکنان باانصاف هم نسبت‌به مدیران ارشد و قوانین سازمان بی‌اعتماد می‌شوند. بنابراین، بهره‌وری نیروهای انسانی به‌شدت کاهش می‌یابد. از طرفی نصب دوربین‌های مداربسته هزینه اضافی زیادی را به سازمان تحمیل می‌کند.
استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک (بهترین راه‌حل)
نصب دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در سازمان‌ها می‌تواند از خطای ثبت داده‌ها و سوءاستفاده کارکنان جلوگیری کرده و رفتارهایی مانند ثبت حضور و غیاب برای دیگران را از بین ببرد. باوجود این‌که بسیاری از مدیران برای حضور و غیاب از سیستم‌های الکترونیک استفاده می‌کنند، اما نسبت‌به امکانات و مزایای سیستم‌های بیومتریک آگاه نیستند.
دستگاه‌های مبتنی‌بر تشخیص کارت شناسایی نسبت‌به روش‌های قدیمی و کاغذی مزایای زیادی دارند. اما احتمال سوءاستفاده کارکنان متقلب را به صفر نمی‌رسانند.
راه‌حل عالی برای جلوگیری از تقلب در ثبت حضور و غیاب استفاده از دستگاه‌هایی است که ویژگی‌های منحصربه‌فرد افراد مانند چهره، اثر انگشت و عنبیه چشم را تشخیص می‌دهند.
شرکت جهان‌گستر یکی از تأمین‌کننده‌های متخصص در این زمینه است که با ارائه مشاوره قبل از خرید، نیازهای سازمان را شناسایی و بهترین راه‌حل را برای آن‌ها پیشنهاد می‌کند.
بیشتر بخوانید: مرخصی بارداری؛ شرایط، مدت زمان و قوانین اختصاصی خانم‌ها
[elementor-template id=”16949″]
مزایای دستگاه حضور و غیاب بیومتریک چیست؟
سیستم‌های بیومتریک ثبت حضور افراد را به‌طور اتوماتیک انجام می‌دهند. همچنین با وجود این دستگاه افراد نمی‌توانند حضور دیگران را به‌طور غیرقانونی ثبت کنند. به‌عبارتی برای ثبت ورود و خروج کارکنان باید کنار دستگاه حاضر شوند.
علاوه بر این، دستگاه‌های بیومتریک نیاز به مدیریت دستی برای تهیه برگه‌های حضور و غیاب را از بین می‌برند، زیرا به‌راحتی با سیستم‌های حقوق و دستمزد ادغام می‌شوند.
سیستم‌های بیومتریک داده‌های حضور و غیاب را با دقت بسیار بالایی ثبت می‌کنند سپس این داده‌ها را برای محاسبه حقوق و دستمزد به سیستم مدیریت منابع انسانی گزارش می‌کنند. بنابراین، زمان زیادی در سازمان صرفه‌جویی می‌شود و هزینه‌ها کاهش می‌یابند.
سخن پایانی
بررسی مشکلاتی که ممکن است با سوءاستفاده کارکنان از تجهیزات حضور و غیاب به وجود آیند، به شما کمک می‌کند تا نسبت‌به اهمیت این موضوع آگاه شوید. همچنین راهکارهایی برای جلوگیری از سوء استفاده از تجهیزات حضور و غیاب، چالش‌های مدیریت کارکنان را به‌شدت کاهش می‌دهند. استفاده از تجهیزات حضور و غیاب بیومتریک علاوه‌بر بهبود روش‌های مدیریت منابع انسانی، هزینه‌های شرکت را کاهش می‌دهد. مهم است که تمامی مدیران ارشد در یک شرکت با راهکارهای پیشنهادی در این مقاله آشنا شوند و از آن‌ها برای بهبود بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. بنابراین، پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.