نحوه کاهش هزینه های کسب و کار با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب، احتمالا سوالی است که بسیاری از صاحبان مشاعل و مدیران سازمان‌ها پیش از خرید این دستگاهها از مدیران منابع انسانی و یا تامین‌کنندگان می‌پرسند. امضای دفترچه حضور و غیاب توسط کارمندان، کاری زمان‌بر است و احتمال خطا و تقلب در آن بسیار بالا است. دستگاه‌های اکسس کنترل، یکی از مؤثرترین ابزارهای موجود برای ثبت و تجزیه‌وتحلیل زمان حضور و غیاب کارکنان است. بسیاری از سازمان‌ها اخیراً علاقه‌مند به پیاده‌سازی تجهیزات به‌روز برای مدیریت حضور و غیاب‌ها با پایگاه داده الکترونیکی هستند. شرکت جهان گستر، تولیدکننده سیستم‌های پیشرفته حضور و غیاب و مدیریت کارکنان و انواع اکسس کنترل‌های پیشرفته بیومتریک، شما را برای یک خرید ارزشمند و هدفمند، جهت کاهش هزینه‌ها راهنمایی خواهد کرد. در ادامه با نگاهی تحلیلی به بررسی نحوه کاهش هزینه‌های کسب و کار با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب آن را از جهات مختلف واکاوی خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
اکسس کنترل چیست؟
اکسس کنترل‌ها تجهیزاتی هستند که تردد افراد را با فناوری‌های روز دنیا کنترل و ساعت حضور و غیاب آن‌ها را با اهداف اطلاعاتی و امنیتی ثبت می‌کنند. نحوه عملکرد این دستگاهها به‌طورمعمول از سه مرحله تشکیل شده است:
- در مرحله اول دستگاه، اطلاعات شخص را دریافت می‌کند. شما می‌توانید در صفحه محصولات سایت جهان گستر، با انواع اکسس کنترل‌های اثر انگشتی و تشخیص چهره آشنا شوید. در این دو نوع اکسس کنترل، اطلاعات ورودی، اسکن اثر انگشت یا چهره فرد است.
- در مرحله دوم سیستم، اطلاعات دریافتی را آنالیز می‌کند تا احراز هویت انجام شود.
- در مرحله سوم، در صورت مطابقت اطلاعات ورودی با اطلاعات از پیش ذخیره شده در پایگاه داده، دسترسی اعطا می‌شود و اطلاعات شخص به همراه ساعت و تاریخ ثبت خواهد شد.
حال که با دستگاه اکسس کنترل و شیوه کارکرد آن آشنا شدید، در ادامه نحوه کاهش هزینه های کسب و کار با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب را بررسی خواهیم کرد.
نحوه کاهش هزینه های کسب و کار با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب چگونه است؟
استفاده از تجهیزات حضور و غیاب و فناوری‌های به‌روز در دستگاه‌های اکسس کنترل، می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند تا هزینه‌ها را به شکل قابل‌توجهی کاهش دهید. در این بخش تعدادی از راه‌های کاهش هزینه با استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم:
بیشتر بخوانید: فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی چیست؟
کاهش هزینه‌های کاغذ و چاپ
استفاده از دستگاه‌های اکسس کنترل باهدف ثبت ساعات حضور و غیاب می‌تواند به کاهش هزینه‌های کاغذ و چاپ کمک کند، زیرا این دستگاهها به‌طور خودکار داده‌های حضور و غیاب کارکنان را جمع‌آوری می‌کنند و این کار به‌جای استفاده از برگه‌های حضور و غیاب و نیز برگه‌های درخواست مرخصی، تعطیلی و… که معمولا در کاغذ چاپ می‌شوند، توسط نرم‌افزارهای مدیریت حضور و غیاب انجام می‌شود.
با استفاده از سیستم‌های اکسس کنترل که به‌صورت خودکار اطلاعات را در پایگاه داده ثبت می‌کنند، نیاز به چاپگر، دستگاه‌های دورنگار و سایر تجهیزات دفتری که برای چاپ برگه‌های حضور و غیاب و مدارک مرتبط با آن‌ها استفاده می‌شوند، کاهش می‌یابد.
این کار می‌تواند به کاهش هزینه‌های مربوط به خرید و نگهداری تجهیزات دفتری، مصرف کاغذ و جوهر، نیروی انسانی مرتبط با چاپ و مرتب‌سازی اسناد و… کمک کند. به این‌صورت استفاده از تجهیزات حضور و غیاب، به‌عنوان یکی از فناوری‌های جدید و کارآمد در مدیریت کسب‌وکار، به کاهش هزینه‌های کاغذ و چاپ کمک می‌کند.
افزایش دقت و کاهش خطا چگونه باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود؟
استفاده از سیستم حضور و غیاب به‌روز، مجهز به فناوری‌های پیشرفته و قابلیت‌های خاص خود، می‌تواند در افزایش دقت و کاهش خطا در مدیریت منابع انسانی موثر باشد. در ادامه به برخی از این قابلیت‌ها اشاره می‌کنیم:
دقت بیشتر در ثبت حضور و غیاب
تجهیزات حضور و غیاب، به‌صورت خودکار و با استفاده از فناوری‌های به‌روز، اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان را با کمترین خطا ثبت می‌کنند. محصولات شرکت دانش‌بنیان جهان گستر، از پیشرفته‌ترین فناوری بیومتریک برای تشخیص هویت افراد استفاده می‌کند. این روش ثبت اطلاعات، موجب رفع خطاهای انسانی و افزایش دقت در ثبت حضور و غیاب می‌شود.
جلوگیری از کلاه‌برداری و سوءاستفاده
اکسس کنترل‌های به‌روز، دارای قابلیت‌های امنیتی سطح بالایی هستند که از کلاه‌برداری و سوءاستفاده از سیستم جلوگیری می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، این تجهیزات دارای قابلیت شناسایی اثر انگشت و تشخیص چهره هستند که از ورود افراد غیرمجاز به محل کار و سوءاستفاده کارکنان از سیستم حضور و غیاب جلوگیری می‌کند.
اثر انگشت و تشخیص چهره، یک الگوی بیومتریک ایمن و منحصربه‌فرد است و در نتیجه این شناسه بیومتریک، تنها در صورت حضور فیزیکی همان فرد قابل تایید خواهد بود.
این فناوری در سال‌های اخیر که تجربه یک بیماری همه‌گیر جهانی را داشتیم، آن‌قدر عملکرد خوبی از خود نشان داد که بسیاری از دولت‌ها برای کنترل تردد افراد، از دستگاه‌هایی مجهز به فناوری شناسایی بیومتریک استفاده کردند.
استفاده از دستگاه تشخیص بیومتریک، دقت شناسایی کارکنان را افزایش می‌دهد و به‌همین جهت، کارکنان نمی‌توانند به‌جای یکدیگر اعلام حضور و در زمان ورود و خروج خود تقلب کنند.
بیشتر بخوانید: فناوری RFID چیست؟
جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها
اکسس کنترل‌ها علاوه بر تایید یا رد دسترسی افراد، با جمع‌آوری داده‌های کارکنان، اطلاعات مفیدی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند. با استفاده از این اطلاعات، مدیران می‌توانند الگوهای کاری و حضور و غیاب کارکنان را تحلیل و نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کنند.
این اطلاعات، مواد خامی است که می‌تواند به‌عنوان یک ابزار مدیریتی کاربردی در خدمت صاحبان مشاغل و واحد منابع انسانی سازمان‌ها، برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده شود.
با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب، اطلاعات حضور و غیاب کارکنان به‌صورت دقیق و در زمان کمتری ثبت می‌شود و نیازی به استفاده از روش‌های سنتی و دستی نظارت و کنترل روی حضور و غیاب کارکنان نیست. این موضوع می‌تواند به کاهش هزینه‌های مربوط به نظارت و کنترل، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های ناشی از خطاهای انسانی کمک کند.
یکی از دلایل محبوبیت خدمات شرکت جهان گستر بین مدیران کسب‌وکارها در زمینه حضور و غیاب کارکنان، ارائه گزارش‌های هوش تجاری به‌صورت الکترونیکی است.
این گزارش‌ها تجزیه‌وتحلیل دقیقی از عملکرد کارکنان و بازدهی ساعات کاری آن‌ها ارائه می‌دهند و به‌همین دلیل در زمان و هزینه کسب‌وکارها صرفه‌جویی خواهد کرد و علاوه‌براین، بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد.
کاهش هزینه های کسب و کار با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب با کاهش هزینه‌های مربوط به پرداخت حقوق
سیستم اکسس کنترل، زمان حضور و غیاب کارکنان را با دقت ثبت می‌کند و درنتیجه پرداخت حقوق کارکنان به‌صورت دقیق‌تر و بدون اشتباه انجام می‌شود. پرداخت دستمزد به کارکنان با محاسبه زمان واقعی کار، می‌تواند باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود.
زمان حضور و غیاب طراحی شده به‌گونه‌ای که در نحوه برنامه‌ریزی آن انعطاف‌پذیری وجود داشته‌باشد، به شما در جایگاه مدیر این امکان را می‌دهد که قوانین و رویه‌های اضافه‌کاری پیچیده را مدیریت و دستمزدها را به‌طور خودکار محاسبه کنید.
ثبت الکترونیکی این فرآیندها با دستگاه اکسس کنترل، به میزان قابل‌توجهی زمان صرف‌شده برای محاسبه اضافه‌کاری را کاهش می‌دهد و همچنین خطای انسانی را از بین خواهد برد. خطاهای انسانی در موضوع محاسبه ساعت کاری، ممکن است هزینه‌ی گزافی برای کسب‌وکار ایجاد کند و از آن مهم‌تر، اعتماد کارکنان را به سازمان کاهش دهد.
کاهش هزینه‌های زمانی
مزیت مهمی که دستگاه‌های اکسس کنترل در کنار سخت‌افزار کاربردی خود دارند، قدرت نرم‌افزاری و گزارش‌گیری‌های متعدد و متنوع آن‌ها است. تمام این اطلاعات وقتی به‌طور نرم‌افزاری در کنار یکدیگر قرار بگیرند، به‌صورت معناداری می‌توانند در خدمت تصمیمات مدیریتی شما باشند و در زمان‌تان صرفه‌جویی کنند.
شرکت جهان گستر، با طراحی نرم‌افزارهای تحت وب، ویندوز و سیستم عامل تلفن همراه به کسب‌وکار شما کمک می‌کند که از هر نقطه‌ای به‌صورت آنلاین به تمام اطلاعات حضور و غیاب کارکنان دسترسی داشته‌باشید.
بیشتر بخوانید: بهترین ساعت کاری پرسنل اداری شرکت‌ها
کاهش دعاوی حقوقی
مسائل و مشکلات حقوقی از آن دسته از مشکلاتی است که هیچ کسب‌وکاری نمی‌خواهد درگیر آن باشد. علاوه‌بر زمانی که دعاوی حقوقی از طرفین می‌گیرد، هزینه‌ای مثل دستمزد وکیل و کاهش اعتبار سازمان را نیز به‌دنبال خواهد داشت. با سیستم اکسس کنترل و تغییر سیستم زمان‌سنجی از سنتی به خودکار، خطر درگیری کسب‌وکارها با کارکنان را کاهش می‌یابد. محاسبه دقیق و سیستمی حضور و غیاب، عاملی برای حفظ اعتماد و جلوگیری از اقدامات قانونی احتمالی خواهد بود.
استرس و هزینه‌های مرتبط با سلامت
سیستم‌های حضور و غیاب سنتی، استرس‌های غیرضروری چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد را به کارکنان وارد می‌کند. انجمن روانشناسی آمریکا تخمین می‌زند که استرس، سالانه 300 میلیارد دلار برای کسب‌وکارهای آمریکایی هزینه دارد. استرس شغلی، می‌تواند منجر به ازکارافتادگی کارکنان در دوره‌های طولانی‌تر نسبت به سایر بیماری‌ها یا آسیب‌ها شود و هزینه‌های پزشکی و درمانی آن‌ها افزایش یابد.
سیستم‌های اکسس کنترل به‌طور خودکار عمل می‌کنند و استرس‌های موجود از نحوه محاسبه ساعت کاری را از بین می‌برند و هزینه‌های مربوط به سلامت را برای کسب‌وکارتان کاهش خواهند داد.
جمع‌بندی
در این مقاله متوجه شدید که چگونه تجهیزات حضور و غیاب، هزینه‌های کسب‌وکار را کاهش خواهد داد و به‌طورکلی در کنار صرفه‌جویی زمانی، بسیاری از امکانات دیگر نرم‌افزاری را در اختیار شما قرار می‌دهد. درصورتی‌که از آن استفاده نکنید و به شیوه‌های سنتی متوسل شوید، فرصت فوق‌العاده‌ای را از دست خواهید داد.
نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب شرکت جهان گستر، به‌راحتی با دیگر پلتفرم‌های کسب‌وکار ادغام می‌شود و بسیاری از فرآیندهای دستی را خودکار و تسهیل می‌کند. شما می‌توانید از کارشناسان خبره جهان گستر، جهت کسب اطلاعات بیشتر، به‌صورت کاملا رایگان مشاوره بگیرید.