دورکاری و ساعت زنی هوشمند در کسب‌وکارها

تیم‌های دورکار می‌توانند مزایای بسیاری برای کسب‌وکارها داشته‌باشند. برای همین امروزه شاهد افزایش استخدام آن‌ها هستیم. اما تیم‌های دورکار برای سازمان‌ها، چالش‌هایی را به‌همراه دارند که یکی از آن‌ها ردیابی حضور و غیاب است. وقتی کارمندان در دفتر کسب‌وکار حضور داشته‌باشند، می‌توان ورود و خروج و ساعات کاری آن‌ها را تحت نظر گرفت، اما نظارت بر کارکنان دورکار، چندان آسان نیست. خوشبختانه با پیشرفت‌های فناوری، امروزه راهکارهای نوآورانه‌ای برای مدیریت و نظارت کارمندان دورکار ابداع شده است. با ما همراه باشید تا در مورد دورکاری و ساعت زنی هوشمند صحبت کنیم.

اهمیت زمان به هنگام دورکاری

زمان یکی از مهم‌ترین فاکتورها در هنگام دورکاری است و جنبه‌های مختلفی از فعالیت کارمندان دورکار را تحت تاثیر قرار می‌دهد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

• بهره‌وری: کارکنان دورکار باید بتوانند زمان خود را به‌خوبی مدیریت کنند تا بهره‌وری آن‌ها کاهش پیدا نکند و بتوانند وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.
• مسئولیت‌پذیری: توجه به زمان توسط کارکنان دورکار موجب می‌شود که آن‌ها ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کنند و در مقابل کار خود پاسخ‌گو باشند. 
• تعادل بین کار و زندگی: دورکاری ممکن است حریم بین کار و زندگی را محو کند. بنابراین افراد دورکار باید بتوانند زمان خود را به‌درستی مدیریت کنند تا بتوانند از زندگی و کار خود لذت ببرند.
• اعتمادسازی: وقتی سازمان‌ها می‌بینند که کارکنان دورکار، وقت‌شناس هستند و وظایف خود را در ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده انجام می‌دهند، اعتماد به آن‌ها افزایش می‌یابد.

مزایای دورکاری کارمندان برای مدیران کسب‌و‌کارها

دورکاری یک واقعیت دنیای امروز است و بسیاری از سازمان‌ها، از کارکنان دورکار برای انجام بسیاری از فعالیت‌های خود استفاده می‌کنند. دورکاری برای کسب‌وکارها مزایای زیادی را به‌همراه دارد که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بهبود بهره‌وری
• کاهش هزینه‌های تجهیزات
• تغییر و جابه‌جایی کمتر کارکنان
• صرفه‌جویی در اجاره دفتر کار
• دسترسی به منابع استعداد گسترده‌تر
• غیبت کمتر کارکنان
• ساعات کاری انعطاف‌پذیرتر
• نیروی کار سالم‌تر
• بهره‌مندی از نیروی کار در کشورهای دیگر

[elementor-template id=”17129″]

بیشتر بخوانید: چگونه بهترین دستگاه ساعت زنی را انتخاب کنیم؟

چگونه برای دورکاری، ساعات حضور و غیاب ثبت کنیم؟

نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب یک ابزار مفید برای پیگیری زمان ورود و خروج کارکنان دورکار است. این نرم‌افزار می‌تواند سوابق حضور و غیاب کارکنان دورکار را سازماندهی کند و برنامه‌ریزی ساعات کاری، ساعات استراحت و مرخصی‌ها را انجام دهد.

نرم‌افزار ردیابی حضور و غیاب تحت وب جهان گستر پارس یکی از نرم‌افزارهای مفید و کارآمد برای دورکاری است که به‌صورت مستقل عمل می‌کند و نیازی نیست که به‌طور دائم بر عملکرد آن نظارت داشته‌باشید. مدیران کسب‌وکار با استفاده از آن می‌توانند مطلع شوند که هریک از کارکنان دورکار چه زمانی و چقدر کار کرده‌اند و چند ساعت را برای استراحت در نظر گرفته‌اند.

برای ثبت دورکاری و ساعت زنی هوشمند در نرم‌افزار تحت وب جهان گستر پارس، کافی است که درخواست دورکاری را از قسمت پنل خود ثبت کنید. درخواست شما برای مدیر مربوطه ارسال و پس از تایید به حکم تبدیل می‌شود. بدین ترتیب محاسبات دورکاری برای شما فعال می‌شود. اگر سوالی در این زمینه دارید، کارشناسان ما می‌توانند به شما کمک کنند. پس همین حالا با ما تماس بگیرید.

مزایای نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب برای دورکاری

کسب‌وکارهایی که دارای کارکنان دورکار هستند، با استفاده از این نرم‌افزار از مزایای زیادی بهره‌مند می‌شوند. مهم‌ترین این مزایا عبارتند از:

حذف ردیابی حضور دستی

ردیابی حضور و غیاب دستی زمان زیادی تلف می‌کند و کسب‌وکارها باید یک متخصص را برای مدیریت دستی و ارزیابی حضور و غیاب کارکنان استخدام کنند. در این شرایط احتمال خطای انسانی وجود دارد و برای همین ممکن است گزارش‌های حضور و غیاب، حاوی اطلاعات نادرست باشد. با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، مشکل نگهداری سوابق دستی کاهش می‌یابد و حضور کارکنان منظم‌تر می‌شود.

دقت بهتر و کاهش خطا

مهم‌ترین دارایی یک سازمان، دقت در کار است. خطاها ممکن است ناشی از عدم دقت رخ دهند و اصلاح آن‌ها زمان‌بر و پرهزینه است. مدیریت حضور و غیاب به‌صورت دستی، در معرض اشتباهات انسانی قرار دارد، اما با نرم‌افزار تحت وب، جایی برای دستکاری یا خطا وجود ندارد. در نتیجه، به‌کارگیری این نرم‌افزار، سوابق حضور و غیاب دقیقی را برای استفاده در سیستم حقوق و دستمزد ارائه می‌دهد.

هزینه مقرون‌به‌صرفه

وقتی صحبت از فرآیندهای دستی می‌شود، یک کسب‌وکار همیشه در معرض خطر متحمل شدن هزینه‌های سنگین قرار دارد. یک سازمان موفق بر اساس حداکثر بهره‌وری با کمترین خطا ساخته می‌شود. با استفاده از سیستم دورکاری و ساعت زنی هوشمند، کسب‌وکارها مقدار قابل توجهی در هزینه‌های خود صرفه‌جویی می‌کنند.

بیشتر بخوانید: دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل

صرفه‌جویی در زمان

استفاده از فناوری‌های معاصر مانند نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، به مدیریت زمان و بهبود محیط کار کمک می‌کند. زیرا عملیات حضور و غیاب به‌صورت خودکار انجام می‌شود و دیگر نیازی به کاغذبازی و فرآیندهای زمان‌بر دستی نیست. با استفاده از این نرم‌افزار رویه‌های وقت‌گیر مانند تخصیص دستی وظایف، ردیابی شیفت و غیره را می‌توان تنها با چند کلیک انجام داد.

[elementor-template id=”19461″]

افزایش بهره‌وری

دورکاری پیگیری پیشرفت کار کارمندان را برای مدیران دشوارتر می‌کند. هیچ‌کس نمی‌داند که آیا کارمند کار می‌کند یا به‌جای آن چرت می‌زند. نرم‌افزار ردیابی حضور و غیاب به شما امکان می‌دهد تا عملکرد کارکنان را تحت نظر داشته‌باشید.

علاوه بر این، هر کسب وکاری سیاست حضور و غیاب خاص خود را دارد. با نصب یک سیستم دورکاری و ساعت زنی هوشمند، می‌توانید قابلیت‌هایی ایجاد کنید که به کارمندان دورکار کمک می‌کند، بدون محدود کردن آزادی‌شان، کارآمدتر شوند.

چالش‌های دورکاری برای کسب‌وکارها

دورکاری چالش‌هایی را برای سازمان‌ها به‌دنبال دارد که در ادامه آن‌ها را باهم مرور می‌کنیم.

• مشکلات ارتباطی: بدون تماس چهره‌به‌چهره در یک دفتر فیزیکی، مدیران و کارکنان ممکن است با چالش‌های ارتباطی مواجه شوند، به‌ویژه زمانی‌که در مناطق زمانی مختلف قرار دارند. افزایش زمان پاسخگویی، مشکلات در به اشتراک‌گذاری اطلاعات و تجربیات، برای دورکاری رایج‌تر است. به‌همین دلیل کسب‌وکارها برای سازمان‌دهی و حفظ تعامل مداوم و جلوگیری از سوء‌تفاهم، باید تلاش بیشتری کنند.
• مشکلات همکاری: مدیریت تیم‌های دورکار با چالش‌هایی در هماهنگی کارمندان حاضر در دفتر کارو تیم‌های دورکار همراه است. هم‌تراز کردن تلاش‌ها و متعادل نگه داشتن گردش کار، بدون استفاده از فناوری دورکاری و ساعت زنی هوشمند و تنظیم الگوریتم‌های تعامل، ممکن است دشوار باشد.
• نظارت بر عملکرد: با وجود کارکنانی که از مکان‌های مختلف با کسب‌وکاری همکاری می‌کنند، ممکن است برای مدیران مشکل باشد که به نحوه عملکرد آن‌ها رسیدگی کنند. این مشکل را می‌توان با پیاده‌سازی ابزارهای نظارتی مانند نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب حل کرد و از ساعات کاری کارکنان و میزان بهره‌وری آن‌ها مطلع شد.
• انزوا: در برخی موارد، دورکاری باعث می‌شود کارمندان احساس انزوا و جدایی از تیم کنند. این مسئله به نوبه خود ممکن است منجر به کاهش بهره‌وری شود، به‌خصوص زمانی که صحبت از متخصصان جوان می‌شود. زیرا آن‌ها در هنگام کار از خانه، خلاقیت کمتری از خود نشان می‌دهند، آهسته‌تر یاد می‌گیرند و نرخ رشد حرفه‌ای کمتری نسبت به محیط اداری دارند. به‌همین دلیل بالا رفتن از نردبان شغلی هنگام کار از خانه، برای افراد دورکار بسیار چالش‌برانگیزتر است.
• حواس‌پرتی: در حالی‌که برخی از کارکنان در هنگام دورکاری، تمرکز بیشتری دارند، اما برخی دیگر با فعالیت‌های غیر کاری، وقت خود را تلف می‌کنند و کمتر روی کار تمرکز دارند.

نکاتی در مورد دورکاری و ساعت زنی هوشمند

وقتی صحبت از کارمندان دورکار می‌شود، یکی از مشکلات اصلی، مدیریت و ردیابی حضور و غیاب است. مدیریت حضور و غیاب ناکارآمد، تاثیر منفی بر نرخ گردش مالی و بهره‌وری سازمان می‌گذارد. برای بهبود بهره‌وری، باید روی ساعات کاری کارمندان دورکار تمرکز کنید. اما چگونه می‌توانید از مدیریت کارآمد حضور و غیاب برای این کارکنان مطمئن شوید؟ در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت.

از نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب استفاده کنید

نمی‌توان یک سیستم ردیابی حضور و غیاب دستی و خسته‌کننده را که در آن از روش‌های سنتی برای ردیابی حضور کارکنان استفاده می‌شود، برای تیم‌های دورکاری استفاده کرد. امروزه این سیستم‌ها با سیستم‌های دورکاری و ساعت زنی هوشمند، جایگزین شده‌اند. یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب تحت وب، به‌طور موثر می‌تواند بر حضور کارمندان دورکار نظارت داشته‌باشد و ساعات کاری آن‌ها را به‌طور دقیق ردیابی کند. همچنین این نرم‌افزار گزارش‌های کاربردی و روشنگری را به مدیران سازمان‌ها ارائه می‌دهد.

سیاست‌های حضور و غیاب را برای کارکنان تعریف کنید

قبل از پیاده‌سازی نرم‌افزار ردیابی خودکار حضور و غیاب، کسب‌وکارها باید انتظارات روشنی از کارکنان خود داشته‌باشد و بخش منابع انسانی باید خط‌مشی‌های حضور و غیاب را مشخص کند. این سیاست‌ها باید به‌وضوح، نحوه استفاده از زمان دورکاری و تاثیر عدم رعایت صحیح رویه‌ها را توضیح دهد. همچنین نوع مرخصی‌های موجود برای کارمندان را مشخص کند. پیشنهاد می‌کنیم با کارکنان خود تعامل داشته‌باشید و مطمئن شوید که آن‌ها به وضوح سیاست‌های حضور و غیاب سازمان را درک می‌کنند.

برای داشتن یک محیط کاری تعاملی، از ویدئو کنفرانس استفاده کنید

هنگامی که یک سیستم دورکاری و ساعت زنی هوشمند را برای کارمندان دورکار اجرا می‌کنید، ممکن است در ابتدا استفاده از آن برای آن‌ها دشوار باشد. بنابراین از تماس‌های ویدیویی و صوتی برای تعامل با کارمندان دورکار استفاده و آن‌ها را با فرهنگ کار از راه دور و ردیابی آنلاین حضور و غیاب آشنا کنید.

برگزاری ویدئوکنفرانس‌های منظم به ایجاد ارتباط عاطفی با کارکنان کمک می‌کند و باعث می‌شود که آن‌ها احساس راحتی داشته‌باشند و مشکلات خود را به اشتراک بگذارند. همچنین غیبت‌های برنامه‌ریزی‌نشده را کاهش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: دستگاه کارت زنی چیست؟

کارکنان را تشویق کنید تا از تقویم غیبت خود استفاده کنند

کسب‌وکارها باید در نرم‌افزار حضور و غیاب خود، یک تقویم مرخصی ارائه کنند و به کارمندان دورکار اجازه دهند که به این تقویم دسترسی داشته‌باشند تا بتوانند با خیال آسوده، مرخصی‌های خود را پیگیری کنند. همچنین این سیستم دورکاری و ساعت زنی هوشمند، به کارکنان امکان می‌دهد تا مرخصی خود را از قبل برنامه‌ریزی کنند.

آن‌ها همچنین با داشتن کنترل بر مدیریت حضور و غیاب خود، احساس خوشایندی خواهند داشت و باعث افزایش انگیزه کاری و کاهش غیبت آن‌ها خواهد شد.

[elementor-template id=”16949″]

ردیابی حضور و غیاب و پردازش حقوق و دستمزد را یکپارچه کنید

از آنجایی که پردازش حقوق و دستمزد، نیاز به داده‌های حضور و غیاب دقیق دارد، ردیابی حضور کارمندان دورکار در این فرآیند بسیار مهم است. هرگونه خطا در داده‌های حضور و غیاب، منجر به پرداخت کمتر یا اضافه‌پرداخت به کارکنان می‌شود. بنابراین بهتر است ابزاری را انتخاب کنید که مدیریت حضور و غیاب و پردازش حقوق و دستمزد در یک پلتفرم واحد ادغام شوند.

نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب جهان گستر پارس، به‌گونه‌ای طراحی شده است که می‌توان آن را با سیستم حقوق و دستمزد یکپارچه کرد و داده‌های حضور و غیاب را به‌صورت خودکار به آن انتقال داد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

سیاست‌های انعطاف‌پذیر را ترویج کنید

کارمندان ممکن است با سیاست‌های سختگیرانه حضور و غیاب، احساس ناراحتی کنند که بر انگیزه آن‌ها نسبت به شغلشان تاثیر می‌گذارد. وقتی به کارکنان زمان استراحت منعطف ارائه نمی‌شود، غیبت غیرمنتظره افزایش می‌یابد و بر بهره‌وری کسب‌وکار تاثیر می‌گذارد.

بنابراین مهم است که سیاست‌های حضور و غیاب انعطاف‌پذیر تنظیم کنید. شما باید نگرانی‌های کارمندان دورکار را بدون به خطر انداختن کیفیت کار در نظر بگیرید. به‌عنوان مثال، زمانی‌که یکی از کارکنان به‌دلیل مشکل فیزیکی نمی‌تواند در محل کار حاضر شود، می‌توان گزینه کار از خانه را به او ارائه داد.

گزارش‌های حضور و غیاب را تجزیه و تحلیل کنید

گزارش‌های حضور و غیاب تولید‌شده توسط سیستم دورکاری و ساعت زنی هوشمند، اطلاعات مفیدی را در مورد جزئیات ورود و خروج روزانه کارمندان ارائه می‌دهد. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بدانید که هر کارمند در هنگام ورود و خروج چقدر تاخیر یا تعجیل دارد.

این نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، الگوی کار کارکنان را نشان می‌دهد. همچنین این گزارش‌ها انواع مختلف مرخصی‌هایی که کارمندان از استفاده می‌کند و تعداد کل روزهای کاری آن را مشخص می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهد تا بفهمید که آیا غیبت در طول دورکاری، افزایش یا کاهش یافته است.

کارمندان دورکار را با جلسات پروژه درگیر کنید

جلسات را از قبل برای کارمندان دورکار برنامه‌ریزی کنید زیرا هرکدام از آن‌ها ممکن است در فواصل زمانی متفاوتی کار کنند. این برنامه‌ریزی باعث می‌شود که این کارکنان به سایر همکاران و مدیران در دفتر بپیوندد و در مورد پیشرفت کار یا در مورد پروژه آینده بحث کنند.

درگیر کردن کارکنان دورکار با جلسات خاص، غیبت غیرمنتظره را کاهش می‌دهد و می توانید به‌خوبی حضور و غیاب آن‌ها را مدیریت کنید.

یک فضای آنلاین ایجاد کنید

گاهی اوقات کار از خانه می‌تواند احساس تنهایی و انزوا به افراد القا کند. در یک دفتر فیزیکی، کارمندان این شانس را دارند که در زمان استراحت یا در حین کار، درباره موضوعات غیر مرتبط با کار گفتگو کنند. با این حال، کارکنان دورکار این امکان را ندارند، که می‌تواند شناخت اعضای تیم را برای آن‌ها چالش‌برانگیز کند.

برای مقابله با این موضوع، ایجاد یک فضای آنلاین که در آن تیم دورکار شما بتوانند با یکدیگر تعامل داشته‌باشد، بسیار مفید است. این امر نه‌تنها به ایجاد یک تیم قوی‌تر کمک می‌کند، بلکه به کارمندان یک استراحت خوشایند بین کارها می‌دهد و غیبت را در طولانی‌مدت کاهش می‌دهد.

سخن پایانی

جهان با سرعت زیاد به‌سمت فناوری دیجیتال در حرکت است و دورکاری به یکی از گزینه‌های شغلی رو به رشد در کسب‌وکارها تبدیل شده است. با توجه به این‌که مدیریت حضور و غیاب، یکی از جنبه‌های مهم در هر سازمان است، حضور و غیاب کارمندان دورکار می‌تواند آن‌ها را با چالش‌های جدی روبه‌رو کند. برای مقابله با این چالش‌ها، نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، یک راه‌حل هوشمندانه و مناسب است.

این سیستم دورکاری و ساعت زنی هوشمند، به‌صورت خودکار، حضور و ساعات کاری کارکنان دورکار را پیگیری می‌کند و موجب افزایش انگیزه آن‌ها و بهبود بهره‌وری سازمان می‌شود. شرکت جهان گستر پارس، طراح و ارائه‌دهنده بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، کارآمدترین راه‌حل‌ها را برای مدیریت کارمندان دورکار کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. برای مشاوره رایگان و کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

سوالات متداول:

منابع: + + + +