چگونه با نرم افزار زمان بندی خودکار، در زمان و هزینه‌های کسب‌وکار صرفه‌جویی کنید؟

مدیریت کارآمد زمان‌بندی، یک جنبه حیاتی در اداره یک کسب‌وکار موفق است. برنامه‌ریزی زمان‌بندی به‌صورت دستی ممکن است زمان‌بر و مستعد خطا باشد. اما با پیشرفت فناوری، اکنون کسب‌وکارها این امکان را دارند که زمان‌بندی کارکنان خود را به‌صورت خودکار انجام دهند و در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند.نرم افزار زمان بندی خودکار، ابزاری قدرتمند است که از الگوریتم‌ها و سیستم‌های هوشمند برای خودکارسازی فرآیند برنامه‌ریزی ساعات کاری، تعیین شیفت‌ها و مدیریت در دسترس بودن کارکنان استفاده می‌کند. بدین ترتیب کسب‌وکارها می‌توانند از کارکنان خود به‌صورت بهینه بهره ببرند، رضایت آن‌ها را بهبود بخشند و از عملکرد یکپارچه کسب‌وکار اطمینان حاصل کنند. با ما همراه باشید تا درباره این نرم‌افزار بیشتر صحبت کنیم.

نرم افزار زمان بندی خودکار چیست؟

نرم‌افزار زمان‌بندی، کل فرآیند تطبیق کارمند مناسب با کار مناسب را بر اساس مهارت‌ها، گواهینامه‌ها، موقعیت شغلی، مکان کارمند، ترجیحات مشتری، زمان سفر و موارد دیگر بهینه می‌کند. نرم افزار زمان بندی خودکار کارکنان از هوش مصنوعی برای رسیدگی به زمان‌بندی‌های پیچیده و ایجاد برنامه‌های بهینه‌شده برای مطابقت با نیازهای کسب‌وکار بهره می‌برد.

[elementor-template id=”17129″]

در زمان‌بندی دستی، خدمات برنامه‌ریزی‌نشده، مرخصی‌های غیرمنتظره یا غیبت از محل کار، می‌تواند منجر به کندی تصمیم‌گیری در کسب‌وکار شود و اثربخشی آن را از بین ببرد. اما با استفاده از این نرم‌افزار، کسب‌وکارها این امکان را دارند که زمان‌بندی کارکنان خود را بررسی و به‌روز کنند و کارمند مناسب را برای فعالیت مناسب شناسایی کنند.

این نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بر روی آن دسته از اقدامات تجاری که نیاز به تعامل دارند مانند پشتیبانی مشتری و خدمات بازاریابی تمرکز کنند. آن‌هایی که زمان‌بندی خود را خودکارسازی می‌کنند، موجب افزایش رضایت کارکنان و مشتریان می‌شوند.

نرم‌افزار حضور و غیاب جهان گستر پارس، یک نرم‌افزار پیشرفته و به‌روز است که می‌تواند زمان‌بندی کارکنان را به‌صورت خودکار انجام دهد و در وقت و هزینه شما صرفه‌جویی کند. این نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی شده است که کسب‌وکارهای مختلف با توجه به قوانین و مقررات خود می‌توانند آن را سفارشی‌سازی کنند و از امکانات و ویژگی‌های منحصربه‌فرد آن بهره‌مند شوند. برای مشاوره رایگان و کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

بیشتر بخوانید: سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل؛ چالش یا راه حل؟

مزایای نرم افزار زمان بندی خودکار

این نرم‌افزار مزایای متعددی را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

تخصیص کارمند مناسب به شغل مناسب

زمان‌بندی دستی همیشه مستعد خطا است. استفاده از یک تکنسین تازه‌کار برای یک کار پیچیده، ممکن است عواقب سنگینی را برای کسب‌وکار به‌همراه داشته‌باشد. بسیاری از مشاغل، پیچیده هستند و به مهارت‌های خاصی نیاز دارند. نرم افزار زمان بندی خودکار از الگوریتم‌های هوشمند برای اختصاص کارمند مناسب به کار مناسب استفاده می‌کند. این سیستم برای تخصیص وظایف، عواملی مانند شایستگی‌های کارکنان، مرخصی‌ها، روزهای تعطیل، اولویت شغلی، ترجیحات مشتری و هر متغیر مرتبط دیگری را در نظر می‌گیرد.

زمان‌بندی دقیق

کسب‌وکارهای امروزی، گردش‌های کاری پیچیده‌ای دارند. تغییرات یا مداخلات در هر مورد از آن‌ها ممکن است باعث ایجاد یک واکنش زنجیره‌ای از اختلالات شود. اما استفاده از نرم افزار زمان‌بندی، مانع از به‌وجود آمدن چنین مشکلاتی می‌شود و با یک برنامه‌ریزی دقیق، گردش‌های کاری کسب‌وکار را مدیریت می‌کند.

زمان بندی چندسطحی

زمان‌بندی یک‌سطحی، به‌اندازه کافی سخت و دشوار است. شرکت‌هایی که عملیات‌های بزرگ‌مقیاس دارند، در مناطق جغرافیایی مختلف پراکنده شده‌اند و یا بیش از یک نوع خدمت ارائه می‌دهند، زمان‌بندی پیچیده‌ای دارند. از این‌رو استفاده از نرم افزار زمان بندی خودکار تنها راه‌حل مناسب برای این شرکت‌هاست. این نرم‌افزار، مناطق ارائه خدمات، مهارت‌های کارکنان و مکان آن‌ها را در نظر می‌گیرد تا یک برنامه زمان‌بندی جامع را ترسیم کند.

صرفه جویی در زمان

مهم‌ترین مزیت نرم افزار زمان بندی اتوماتیک، صرفه‌جویی در زمان است. این نرم‌افزار، عمل غربالگری فهرست طولانی داده‌ها را برای یافتن کارکنان مناسب برای یک فعالیت خاص را به‌صورت خودکار و در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌دهد. با زمانی که به‌خاطر استفاده از این ابزار صرفه‌جویی می‌شود، کسب‌وکارها می‌توانند روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید و سریع‌تر به اهداف خود برسند.

کاهش هزینه‌های اضافه‌کاری

در صورت عدم کنترل، هزینه‌های اضافه‌کاری ممکن است سود کسب‌وکار شما را کاهش دهد. اما با نرم افزار زمان بندی خودکار، می‌توانید محدودیت‌هایی را برای اضافه‌کاری‌ها مشخص کنید یا حتی برای حداکثر صرفه‌جویی، آن را روی صفر قرار دهید. البته ممکن است به این نتیجه برسید که با اضافه‌کاری کارکنان، نتیجه بهتری خواهید گرفت. تمام این موارد در این نرم‌افزار قابل برنامه‌ریزی است.

افزایش سود با نرم افزار زمان بندی خودکار

نتایج دو مزیت قبلی، یعنی صرفه‌جویی در زمان و کنترل اضافه‌کاری، تمام چیزی است که نیاز دارید تا کسب‌وکار خود را به سمت افزایش سود سوق دهید.

بیشتر بخوانید: کارمند خرید خدمت چیست؟

[elementor-template id=”19461″]

پیش‌بینی تقاضای نیروی کار

نرم‌افزار زمان‌بندی، گزارش‌ها و اطلاعاتی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید از سوابق گذشته برای پیش‌بینی تقاضای نیروی کار آینده استفاده کنید. هوش مصنوعی نرم‌افزار، روندهای سال‌های گذشته را در نظر می‌گیرد و آن‌ها را در زمان‌بندی‌های جدید، اعمال می‌کند. این مزیت موجب می‌شود که هیچ‌گاه با کمبود نیروی کار مواجه نشوید.

حفظ انطباق با قوانین و مقررات

پیروی از قوانین اداره کار و سازمان امور مالیاتی، دو مورد از پیچیده‌ترین حوزه‌هایی هستند که کسب‌و‌کارها با آن درگیر هستند. به‌همین دلیل درک این موضوع بسیار مهم است که زمان‌بندی کارکنان و کسب‌وکار شما بر اساس قوانین و مقررات جاری کشور باشد. وقتی از نرم افزار زمان بندی خودکار استفاده می‌کنید، دیگر نباید نگران مشکلاتی که ممکن است در این زمینه برایتان پیش بیاید باشید. زیرا این نرم‌افزار بهترین راه‌حل‌ها را برای انطباق زمان‌بندی کسب‌وکار با قوانین و مقررات اداره کار و سازمان امور مالیاتی ارائه می‌دهد.

ایجاد ارتباطات قوی

زمان‌بندی خودکار به حفظ یک رابطه سالم و مثبت کارمند/کارفرما در کسب‌وکار شما کمک می‌کند. این نرم‌افزار اشتباهات زمان‌بندی را که اغلب منجر به جریحه‌دار شدن احساسات و فرسودگی شغلی می‌شود، کاهش می‌دهد. وقتی کارمندان شما بدانند که بیش از حد کار نمی‌کنند و تبدیل به کارمندان پرمشغله نمی‌شوند، احساس رضایت بهتری از شغل خود دارند و آماده ایجاد پیوندهای قوی با تیم هستند.

فراهم کردن امکان برنامه‌ریزی استراتژیک

هر چه زمان کمتری را صرف زمان‌بندی کارکنان کنید، زمان بیشتری برای پیشبرد برنامه‌ریزی استراتژیک کسب‌وکار خود خواهید داشت. نرم افزار زمان بندی اتوماتیک این امکان را فراهم می‌کند تا برنامه‌ای را ایجاد کنید که کسب‌وکارتان را به‌سمت آینده‌ای روشن هدایت کند.

بیشتر بخوانید: ویژگی‌های مهم یک سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل کارآمد!

نرم افزار زمان بندی خودکار چه ویژگی‌هایی باید داشته‌باشد؟

اگر قصد خرید یک نرم افزار زمان بندی را دارید، باید گزینه‌ای را انتخاب کنید که دارای ویژگی‌های زیر باشد:

• استفاده ساده و راحت: نرم‌افزار مورد نظر شما باید ناوبری آسانی داشته‌باشد و بتوان به‌راحتی از بخش‌های مختلف آن استفاده کرد. همچنین با این نرم‌افزار باید بتوانید تنظیمات خاص کسب‌وکار خود را به‌آسانی انجام دهید، شیفت‌های کاری را اضافه کنید و کارکنان واجد شرایط و دسترس را پیدا کنید.
• قیمت مقرون‌به‌صرفه: منظور از قیمت مقرون‌به‌صرفه این است که نرم افزار زمان بندی خودکار باید در زمان و هزینه‌های کسب‌وکار شما صرفه‌جویی و بسیاری از فرآیندها را ساده‌سازی و خودکارسازی کند. در غیر اینصورت بهتر است پول خود را هدر ندهید.
• یکپارچگی با نرم‌افزارهای دیگر: این نرم‌افزار باید این قابلیت را داشته‌باشد که با سایر نرم‌افزارهای کسب‌وکار مانند حقوق و دستمزد یکپارچه شود. بدین ترتیب می‌توانید همه نرم‌افزارهای کسب‌وکار خود را در یک پلتفرم داشته‌باشید و بهره‌وری را افزایش دهید.
• امکان مشاهده در دسترس بودن کارکنان: مطمئن شوید که نرم‌افزار مورد نظر شما، امکان مشاهده در دسترس بودن و درخواست‌های مرخصی کارمندان را دارد. بنابراین می‌توانید مطمئن باشید که مرخصی کارکنان به‌درستی مدیریت می‌شود و در هر زمان، کارکنان مورد نیاز را در دسترس دارید.
• امکان یادآوری به کارکنان در مورد شیفت‌های آتی: نرم‌افزاری را انتخاب کنید که شامل زمان‌بندی و اعلان‌های شیفت باشد، تا کارمندان بتوانند از بین شیفت‌های موجود، گزینه مناسب خود را انتخاب کنند یا ببینند که در برنامه زمان‌بندی، چه شیفت‌هایی برای آن‌ها در نظر گرفته شده است. این ویژگی، میزان تاخیر و غیبت را به‌طور قابل توجهی کاهش می‌دهد.
• تطبیق هوشمند شغل: این ویژگی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که کارمند مناسب در زمان مناسب وجود دارد. نرم‌افزار، مجموعه مهارت، موقعیت مکانی و در دسترس بودن را در کنار عوامل دیگر در نظر می‌گیرد تا فرد مناسب را برای هر شیفت تعیین کند.
• توصیه‌های بلادرنگ: عوامل زیادی در به کارگیری فرد مناسب در زمان مناسب دخیل هستند. نرم‌افزار مورد نظر شما باید این عوامل را به‌دقت و به‌سرعت ردیابی کند و مطمئن شود هیچ اشتباه یا ناهماهنگی وجود ندارد. همچنین در صورت لزوم، توصیه‌هایی را برای بهبود شرایط به‌صورت بلادرنگ اعلام کند.

[elementor-template id=”16949″]

سخن پایانی

استفاده از نرم افزار زمان بندی خودکار، یک راه‌حل ساده برای حل پیچیدگی‌های مدیریت کارکنان است. با خودکار شدن زمان‌بندی، کسب‌وکارها می‌توانند مزایای زیادی چون صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش کارایی، کاهش خطا و افزایش رضایت کارکنان و مشتریان را تجربه کنند. همچنین این نرم‌افزار ارتباط بین کارکنان و مدیران را بهبود می‌بخشد و هماهنگی بهتری در کسب‌وکار ایجاد می‌کند.

بدین ترتیب کسب‌کارها می‌توانند تمرکز بیشتری بر اهداف خود داشته‌باشند و سریع‌تر به نتایج مورد نظر خود دست یابند. شرکت جهان گستر پارس، طراح و تولیدکننده نرم‌افزار حضور و غیاب، بهترین راه‌حل‌ها را برای خودکارسازی زمان‌بندی کسب‌وکارها و کارکنان ارائه می‌کند. نرم‌افزار حضور و غیاب این شرکت، یکی از نرم‌افزارهای پیشرفته است که قابلیت‌های منحصربه‌فردی را برای مدیریت کارکنان در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. برای اطلاع از شرایط ویژه فروش با ما تماس بگیرید.

سوالات متداول:

منابع: + + + +