دستگاه حضور و غیاب، ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ساعات کاری و ورود خروج کارکنان خود را ردیابی و ثبت کنند. این دستگاه همچنین می‌تواند بینش دقیق‌تری در مورد بهره‌وری، عملکرد و مشارکت کارکنان به مدیران سازمان‌ها ارائه دهد. کار کردن با این دستگاه بسیار مهم است و کاربران باید بتوانند تنظیمات مورد نظر خود را به‌راحتی بر روی آن انجام دهند. یکی از این موارد، تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب است که نقشی حیاتی در این سیستم دارد. در ادامه با ما همراه باشید تا روش تنظیم آن را برای شما توضیح دهیم.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب، دستگاهی است که ساعات کاری کارکنان را ردیابی و نظارت می‌کند. این دستگاه به سازمان‌ها کمک می کند تا ساعات کار، مرخصی و غیبت کارکنان خود را مدیریت کنند. انواع مختلفی از دستگاه‌های حضور و غیاب وجود دارد، مانند دستگاه‌های RFID، اثر انگشت، تشخیص چهره و غیره. برخی از این دستگاه‌ها را می‌توان با نرم‌افزار حقوق و دستمزد ادغام و این فرآیند را ساده کرد.
بیشتر بخوانید: تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
مزایای دستگاه حضور و غیاب
این دستگاه مزایای مختلفی برای سازمان‌ها به‌همراه دارد و بسیاری از فرآیندهای آن‌ها را خودکارسازی می‌کند. از مهم‌ترین مزایای آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش دقت: دستگاه حضور و غیاب می‌تواند اطلاعات دقیقی از ساعات کاری کارکنان ارائه دهد و از بروز خطا و تقلب در پردازش اطلاعات حضور و غیاب جلوگیری کند.
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه: این دستگاه در زمان کارکنان صرفه‌جویی می‌کند، زیرا آن‌ها مجبور نیستند که حضور خود را به‌صورت دستی ثبت کنند. همچنین دستگاه حضور و غیاب به سازمان‌ها در صرفه‌جویی در هزینه‌ها از طریق کاهش اضافه پرداخت، به حداقل رساندن خطاها و ساده‌سازی فرآیندها کمک می‌کند.
- افزایش امنیت: این دستگاه از اطلاعات حساس محافظت می‌کند و مانع دسترسی غیرمجاز به مناطق یا سیستم‌های ممنوعه سازمان‌ها می‌شود.
- بهبود بهره‌وری: همه موارد بالا وقتی در کنار هم قرار می‌گیرند، موجب افزایش بهره‌وری کارکنان و سازمان می‌شوند.
روش‌های تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
یکی از تنظیمات مهمی که دستگاه حضور و غیاب نیاز دارد، تنظیم ساعت است. اگر ساعت دستگاه تنظیم نباشد، نمی‌تواند ساعات کاری کارکنان و زمان ورود و خروج آن‌ها را به‌درستی ثبت کند و کل سیستم حضور و غیاب و حقوق و دستمزد با مشکل مواجه می‌شوند. بنابراین باید به‌صورت منظم، ساعت دستگاه، بررسی و در صورت نیاز تنظیم کنید. در این قسمت روش‌های تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب را به شما آموزش می‌دهیم.
روش اول: از طریق دکمه‌های دستگاه
برای تنظیم ساعت با این روش، دکمه OK یا Menu را فشار دهید. درصورتی‌که دستگاه، مدیر داشته‌باشد، نام کاربری به‌همراه رمز عبور را وارد کنید. در این مرحله وارد قسمت تنظیمات دستگاه شوید و گزینه تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه را انتخاب کنید. پس از ورود به این قسمت، می‌توانید تاریخ و ساعت دستگاه را تنظیم کنید.
روش دوم: از طریق نرم‌افزار
روش دیگر تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب، به‌وسیله نرم‌افزار است. در این روش از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب با دستگاه ارتباط برقرار کنید و تاریخ و ساعت سیستم را برای دستگاه ارسال کنید.
با هریک از این دو روش می‌توانید تنظیم ساعت را انجام دهید و مانع بروز اختلال در سیستم حضور و غیاب سازمان شوید.
بیشتر بخوانید: چگونه بهترین دستگاه ساعت زنی را انتخاب کنیم؟
اگر ساعت دستگاه حضور و غیاب تنظیم نباشد، چه مشکلی به‌وجود می‌آید؟
ساعت دستگاه حضور و غیاب، جزء مهمی از این سیستم است که زمان و تاریخ ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کند. اگر ساعت به‌درستی تنظیم نشود، ممکن است باعث خطا و ناهماهنگی در داده‌های حضور و غیاب شود.
به‌عنوان مثال، اگر ساعت جلوتر از زمان واقعی باشد، هنگامی‌که کارمندی سر وقت در محل کار حاضر می‌شود، برای او تاخیر ثبت می‌کند. همچنین اگر ساعت از زمان واقعی عقب‌تر باشد، کارکنان، دیرتر محل کار خود را ترک می‌کنند و هیچ‌گونه اضافه‌کاری برای آن‌ها در نظر گرفته نمی‌شود. بنابراین تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب برای جلوگیری از بروز مشکلات ذکرشده ضروری است.
سخن پایانی
دستگاه حضور و غیاب نقش مهمی در صرفه‌جویی در زمان و هزینه سازمان‌ها دارد. استفاده از این دستگاه موجب می‌شود که سازمان‌ها به‌صورت دقیق، ساعات کاری و ورود و خروج کارکنان را ردیابی کنند و بدین‌ترتیب بهره‌وری را افزایش دهند.
یکی از موارد مهمی که در هنگام استفاده از این دستگاه‌ها باید مد نظر قرار داده شود، تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب است. زیرا در صورتی که ساعت دستگاه به‌درستی تنظیم نشده باشد، می‌تواند موجب بروز مشکلات جدی شود.
شرکت جهان گستر، طراح و تولیدکننده انواع سامانه‌های حضور و غیاب، طیف گسترده‌ای از این دستگاه‌ها را عرضه کرده‌است که سازمان‌های مختلف می‌توانند از آن‌ها در جهت کاهش خطای انسانی و افزایش بهره‌وری خود استفاده کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
۱. افزایش دقت ۲. صرفه‌جویی در زمان و هزینه ۳. افزایش امنیت ۴. بهبود بهره‌وری
روش اول: از طریق دکمه‌های دستگاه
روش دوم: از طریق نرم‌افزار
ممکن است باعث خطا و ناهماهنگی در داده‌های حضور و غیاب شود. به‌عنوان مثال، اگر ساعت جلوتر از زمان واقعی باشد، هنگامی‌که کارمندی سر وقت در محل کار حاضر می‌شود، برای او تاخیر ثبت می‌کند. همچنین اگر ساعت از زمان واقعی عقب‌تر باشد، کارکنان دیرتر از محل کار خود را ترک می‌کنند و هیچ‌گونه اضافه‌کاری برای آن‌ها در نظر گرفته نمی‌شود.
