وظیفه‌ی دستگاه حضور و غیاب این است که ساعت دقیق ورود و خروج افراد را به صورت دقیق به ثبت برساند تا مدیران از طریق این دستگاه بتوانند نظارت درستی روی ورود و خروج و ساعت کاری کارمندان داشته باشند.
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، اضافه‌کاری‌ها، مرخصی‌ها، تاخیرها و غیبت‌ها به طور کامل ذخیره می‌شوند و کارفرما برای بررسی کارکرد کارکنان و محاسبه‌ی حقوق و دستمزد، به راحتی می‌تواند از این اطلاعات استفاده کند.
همانطور که خواندیم، اصلی‌ترین کاری که دستگاه حضور و غیاب انجام می‌دهد، این است که ساعت ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کند. اینکه چگونه باید این ساعت روی دستگاه تنظیم شود و حقوق و دستمزد محاسبه شود؛ شیوه‌های مختلفی دارد. که در ادامه توضیح خواهیم داد.
روش اول این است که از طریق نرم افزار حضور و غیاب، به دستگاه وصل شویم و تنظیمات ساعت را انجام دهیم.
بعد از آن ساعت دستگاه حضور و غیاب دیگر تنظیم می‌شود.
روش دوم این است که از طریق خود دستگاه حضور و غیاب، وارد منوی دستگاه شویم و تنظیمات زمان را روی آن انجام دهیم.
روش سوم هم این است که دستگاه به صورت خودکار در هنگام ارتباط با نرم افزار، تاریخ و ساعت را از نرم افزار دریافت کند و خودش را تنظیم کند. شاید این حالت خودکار، ساده‌ترین شیوه‌ی تنظیم ساعت و دستگاه باشد.
