هر نوع کسب‌وکاری که دارید، کارکنان، بزرگترین هزینه و دارایی شما هستند. بنابراین باید اطمینان حاصل کنید که زمان کار آنها به‌طور موثر مدیریت می‌شود تا بتوانید بهره‌وری کسب‌وکار خود را افزایش دهید. یکی از سیستم‌هایی که برای مدیریت زمان کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد، سیستم حضور و غیاب است. امروزه انواع مختلفی از این دستگاه‌ها در دسترس هستند که کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ با توجه به شرایط و نیاز خود از آنها استفاده می‌کنند. اما گاهی اوقات برخی به فکر خرید دستگاه حضور و غیاب دست دوم می‌افتند. در این مقاله قصد داریم مزایا و معایب این تصمیم را بررسی کنیم. اما قبل از اقدام به خرید با کارشناسان خبره جهان‌گستر برای اخذ یک تصمیم صحیح و اقتصادی مشورت کنید.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
این دستگاه، ساعت کار کارکنان شامل زمان ورود، خروج، استراحت و مرخصی آنها را ثبت و ردیابی می‌کند. دستگاه‌های حضور و غیاب مختلفی در بازار موجود هستند که می‌توان به دستگاه‌های کارتی، اثر انگشت، تشخیص چهره و … اشاره کرد.
اهمیت داشتن دستگاه حضور و غیاب
نظارت بر حضور و غیاب کارکنان، همیشه یکی از دغدغه‌های صاحبان کسب‌وکارها و مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها بوده است. زیرا کارکنان در ازای استعداد و ساعت کاری خود، حقوق دریافت می‌کنند. بنابراین اگر غیبت کنند و در محل کار حاضر نشوند، تاخیر داشته‌باشند یا زودتر از زمان تعیین‌شده محل کار خود را ترک کنند، کسب‌وکار آسیب می‌بیند و بی‌نظمی رخ می‌دهد.
به‌همین دلیل وجود یک سیستم نظارت بر حضور و غیاب کارکنان می‌تواند بهره‌وری کسب‌وکارها را افزایش دهد و هزینه‌هایی که در اثر بی‌نظمی کارکنان بر کسب‌وکار تحمیل می‌شود را پایین بیاورد. از طرف دیگر وجود این سیستم موجب می‌شود تا هیچ حقی از کارکنان پایمال نشود و آنها بتوانند از ثبت و محاسبه دقیق ساعات حضور در کسب‌وکار و مرخصی‌های خود اطمینان داشته‌باشند.
منظور از دستگاه حضور و غیاب دست دوم چیست؟
منظور از آن دستگاهی است که قبلا در کسب‌وکاری دیگر مورد استفاده قرار گرفته است و اکنون دیگر مورد نیاز آن کسب‌وکار نیست یا با نمونه‌ای پیشرفته‌تر و جدیدتر جایگزین شده است. دستگاه حضور غیاب دست دوم ممکن است شامل مدل‌های مختلفی از این دستگاه‌ها باشد.
مزایای خرید دستگاه حضور و غیاب دست دوم
خرید این دستگاه‌ها می‌تواند مزایایی را به‌همراه داشته‌باشد که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
قیمت ارزان‌تر
این مزیت یکی از اصلی‌ترین دلایلی است که کسب‌وکارها تصمیم می‌گیرند، یک دستگاه حضور و غیاب استفاده‌شده بخرند. دستگاه‌های کارکرده معمولا مقرون‌به‌صرفه هستند و قیمتی به‌مراتب پایین‌تر از دستگاه‌های نو دارند. برای همین برخی از کسب‌وکارها برای صرفه‌جویی در هزینه‌های خود، یک سیستم دست دوم خریداری می‌کنند.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره
کارایی مناسب
برای برخی از کسب‌وکارها، داشتن جدیدترین و بهترین فناوری سیستم‌های حضور و غیاب، یک ضرورت نیست. زیرا ممکن است آنها تعداد کارمندان بسیار کمی داشته‌باشند و داشتن یک سیستم پیشرفته مانند دستگاه تشخیص چهره، منافع بیشتری برای آنها فراهم نکند. برای چنین کسب‌وکارهایی مثلا انتخاب یک دستگاه اثر انگشت کارکرده که هنوز هم کارایی مناسبی دارد، کافی است.
حمایت از محیط‌زیست
زباله‌های الکترونیکی، آسیب زیادی به محیط‌زیست وارد می‌کنند. سالانه میلیون‌ها تلفن، رایانه، دوربین، چاپگر، روتر، مودم و سایر تجهیزات الکترونیکی دور ریخته می‌شوند و هر کدام پتانسیل انتشار مواد سمی را در هوا و زمین دارند و سلامتی انسان و سایر جانداران روی زمین را تهدید می‌کنند. به‌همین دلیل خرید یک دستگاه حضور و غیاب دست دوم که هنوز به‌خوبی کار می‌کند، می‌تواند از تولید زباله الکترونیکی جلوگیری کند.
عدم تفاوت ظاهری با دستگاه نو
گاهی اوقات کسب‌وکارها به‌دنبال دستگاه‌هایی هستند که از نظر ظاهری با نمونه کارنکرده آن تفاوتی نداشته‌باشد تا بتوانند آن را با قیمتی ارزان‌تر خریداری کنند. یک دستگاه دست دوم حضور و غیاب که از آن به‌درستی استفاده شده است و هیچ ایراد ظاهری ندارد، می‌تواند انتخاب مناسب و مقرون‌به‌صرفه‌ای برای این کسب‌وکارها باشد.
بیشتر بخوانید: حضور غیاب در دانشگاه با دستگاه هوشمند RFID
معایب دستگاه حضور و غیاب دست دوم
علاوه‌بر مزایا، این دستگاه‌ها معایبی نیز دارند که در ادامه درباره آنها توضیح می‌دهیم.
عدم وجود گارانتی
بسیاری از دستگاه‌های حضور غیاب کارکرده، فاقد گارانتی هستند و این مسئله برای خریدار یک ریسک بزرگ محسوب می‌شود. زیرا ممکن است دستگاه پس از مدت کوتاهی دچار مشکل شود یا از کار بیفتد. اینجاست که هزینه زیادی به کسب‌وکار تحمیل می‌شود. همچنین برخی از شرکت‌های عرضه‌کننده این سیستم‌ها، اجازه انتقال گارانتی را به شخص دیگر نمی‌دهند که می‌تواند دردسرساز باشد.
بنابراین هنگام خرید دستگاه دست دوم حضور غیاب، به وضعیت آن دقت کنید تا مطمئن شوید که در آینده نزدیک خراب نمی‌شود. زیرا این دستگاه‌ها احتمالا ضمانت محدودی دارند که می‌تواند در فرآیند تصمیم‌گیری شما موثر باشد.
عدم امکان بررسی کامل و همه‌جانبه
برای خرید یک دستگاه حضور و غیاب دست دوم، باید موارد مختلفی را بررسی کنید تا از سالم‌بودن دستگاه مطمئن شوید. اما چک‌کردن همه قسمت‌های دستگاه واقعا غیرممکن است. شاید بخش‌های داخلی آن که از دید شما پنهان هستند، ایراد داشته‌باشند و همین مسئله می‌تواند پول شما را به هدر دهد.
اگر می‌خواهید دستگاه را از فردی ناشناس خریداری کنید، باید احتمال سرقتی‌بودن آن را نیز در نظر بگیرید. در این مواقع است که متوجه می‌شوید، خرید دستگاه حضور و غیاب نو، چنین نگرانی‌هایی را در پی ندارد.
طول عمر نامشخص
وقتی دستگاه جدیدی می‌خرید، نمی‌دانید چقدر دوام می‌آورد، اما می‌توانید انتظارات معقولی داشته‌باشید. مثلا یک دستگاه حضور و غیاب جدید، می‌تواند طول عمری بین ۷ تا ۱۰ سال داشته‌باشد. اما هنگامی‌که یک دستگاه کارکرده خریداری می‌کنید، نمی‌دانید در چه شرایطی نگهداری و از آن استفاده شده است. بنابراین نمی‌توانید تخمین بزنید که چه مدت دوام می‌آورد، زیرا راهی برای دانستن آن وجود ندارد.
بیشتر بخوانید: حضور و غیاب در قانون کار؛ بررسی قوانین و آیین نامه حضور غیاب
تصمیم‌گیری برای خرید دستگاه حضور و غیاب کارکرده
با در نظر گرفتن مزایا و معایب گفته‌شده، می‌توانید در مورد این‌که آیا باید یک دستگاه حضور و غیاب دست دوم بخرید یا خیر، آگاهانه‌تر تصمیم‌گیری کنید. در نظر بگیرید که چرا به یک دستگاه جدید نیاز دارید، برای چه چیزی از آن استفاده می‌کنید، آیا داشتن جدیدترین و بهترین دستگاه برای شما ضروری است و چقدر حاضرید برای آن بپردازید. بدین ترتیب می‌توانید انتخاب هوشمندانه‌تری داشته‌باشید.
فاکتور مهم دیگری که باید به آن فکر کنید این است که دستگاه دست دوم را از کجا خریداری می‌کنید. به احتمال زیاد یک شرکت معتبر این دستگاه‌ها را تحت آزمایش قرار می‌دهد تا مطمئن شود که خوب کار می‌کنند.
حتی این امکان وجود دارد که ضمانت‌نامه‌ای برای تایید سلامت آن به شما ارائه کند. بنابراین اگر قصد خرید دستگاه حضور و غیاب کارکرده را دارید، حتما از جایی خریداری کنید که شناخته‌شده و معتبر باشد، تا اگر مشکلی برای دستگاه پیش آمد، به‌راحتی بتوانید پیگیری کنید.
آیا خرید دستگاه حضور و غیاب کارکرده در درازمدت باعث صرفه‌جویی می‌شود؟
پاسخ این سوال بستگی به عوامل مختلفی دارد. مدل دستگاه، فناوری آن، مدت زمانی که از آن استفاده شده است، نحوه نگهداری و بسیاری موارد دیگر می‌توانند روی پاسخ این سوال تاثیر بگذارند. همیشه هنگام خرید دستگاه‌های کارکرده، ریسک وجود دارد. برای همین بهتر است به نیازها، خواسته‌ها و وضعیت مالی خود توجه کنید تا تصمیم‌گیری بهتری داشته‌باشید.
همچنین به‌جای خرید دستگاه مستعمل از صاحب فعلی آن، می‌توانید یک دستگاه بازسازی‌شده توسط سازنده آن را در نظر بگیرید. این دستگاه‌ها تحت آزمایش‌های مختلف قرار می‌گیرند تا اطمینان حاصل شود که توانایی استفاده مجدد را دارند. همچنین گارانتی محدودی نیز برای آنها ارائه می‌شود. درست است که نسبت به دستگاه دست دوم باید هزینه بیشتری را برای آن بپردازید، اما بازهم کمتر از هزینه خرید یک دستگاه جدید است.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
سخن پایانی
در این مقاله در مورد دستگاه حضور و غیاب دست دوم صحبت کردیم و از مزایا و معایب آن سخن گفتیم. خرید این دستگاه‌ها می‌تواند از جنبه اقتصادی مقرون‌به‌صرفه باشد. همچنین در حفظ محیط‌زیست موثر است و برای کسب‌وکارهایی که نیاز به فناوری‌های مدرن حضور و غیاب ندارند، می‌تواند یک گزینه مناسب باشد.
اما دستگاه‌های دست دوم معمولا گارانتی ندارند، برای همین اگر بلافاصله پس از نصب خراب شوند و کار نکنند، هزینه زیادی به شما تحمیل می‌شود. همچنین طول عمر آن نامشخص است و نمی‌توان صحت و سلامت همه قسمت‌های آن را بررسی کرد.
بنابراین هر کسب‌وکار بهتر است شرایط و نیازهای خود را بسنجد. اگر در انتخاب و خرید یک دستگاه حضور غیاب دست دوم یا نو مردد هستید از مشاوره کارشناسان باتجربه شرکت جهان‌گستر کمک بگیرید. مشاوره گرفتن از متخصصان این حوزه قطعا به اتخاذ تصمیم صحیح‌تر به شما کمک خواهد کرد.
سوالات متداول
در این قسمت به سوالات رایجی که در مورد دستگاه حضور و غیاب دست دوم پرسیده می‌شود، پاسخ خواهیم داد.
بیشتر دستگاه‌های کارکرده فاقد گارانتی هستند، طول عمر آنها مشخص نیست و نمی‌توان تشخیص داد که چگونه از آنها نگهداری و استفاده شده است. همچنین اگر این دستگاه‌ها را از افراد ناشناس بخرید، احتمال سرقتی بودن آنها وجود دارد.
مهم‌ترین منفعت این دستگاه‌ها، قیمت مقرون‌به‌صرفه آن‌هاست. همچنین برای کسب‌وکارهایی که نیاز به فناوری‌های جدید ندارند، می‌تواند گزینه مناسبی باشد. از دیگر منافع آن می‌توان به حفظ محیط‌زیست اشاره کرد.
دستگاه‌های بازسازی‌شده معمولا توسط شرکت‌های سازنده، تست می‌شوند و صحت عملکرد آنها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. همچنین گارانتی محدودی نیز دارند. البته قیمت آنها گران‌تر است، اما گزینه مطلوب‌تری هستند.
