ارتقاء بهره‌وری کارکنان یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت و رشد کسب‌وکار است. بنابراین، بهبود بهره‌وری کارکنان و افزایش عملکرد آن‌ها اهمیت بالایی دارد. یکی از ابزارهای مؤثر برای افزایش بهره‌وری کارکنان، سیستم حضور و غیاب است. این سیستم به کمک فناوری اطلاعات، داده‌های مربوط به ورود و خروج کارکنان به محل کار را ثبت و به مدیران ارشد گزارش می‌کند. در این مقاله چگونگی ارتقاء بهره وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب را بررسی خواهیم کرد تا پس از مطالعه آن، برای بهبود کارایی کارکنان خود برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهید.
اهمیت ارتقاء بهره‌وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب چیست؟
فعالیت مؤثر کارکنان یک عنصر حیاتی برای هر سازمان موفق و کارآمد است. وجود نیروی کار فعال در سازمان به این معنی است که منابع انسانی شما باید با کمترین اتلاف انرژی و بیشترین عملکرد خود کار کنند. چگونگی ارتقاء بهره وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب زمانی مهم می‌شود که برخی از سازمان‌ها به کارکنان بیشتر از کاری که انجام داده‌اند حقوق و دستمزد پرداخت می‌کنند.
بنابراین، باید سازمان‌های بزرگ و کسب‌وکارهای کوچک برای بهبود عملکرد و تعهد کاری کارکنان استراتژی‌های دقیقی اتخاذ کنند. یکی از روشهای مؤثر برای اندازه‌گیری میزان فعالیت کارکنان و موفقیت کلی سازمان، استفاده از دستگاه یا سیستم حضور و غیاب است.
متخصصان شرکت جهان‌گستر پس از بررسی چالش‌های سازمان‌ها موفق به ساخت سیستم‌های بیومتریک شده‌اند که ورود و خروج افراد را به‌طور دقیق و اتوماتیک ثبت می‌کنند.
افزایش بهره‌وری کارکنان چه سودی برای سازمان دارد؟
بهبود بهره‌وری کارکنان نتایج شگفت‌انگیزی در بلندمدت دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
افزایش رضایت کارکنان
زمانی که کارکنان احساس می‌کنند که فردی مفید در سازمان هستند، انگیزه آن‌ها افزایش می‌یابد و برای انجام وظایف خود تلاش می‌کنند. بنابراین، محیط کار شادتر می‌شود و کارکنان با دیگران همکاری می‌کنند.
نتیجه یکی از مطالعات در دانشگاه آکسفورد نشان می‌دهد که افزایش رضایت کارکنان باعث سودآوری سازمان می‌شود.
بیشتر بخوانید: روش انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب برای سازمان شما
بهبود خدمات مشتریان
اگر بهره‌وری کارکنان به‌مقدار قابل‌توجهی افزایش یابد، منجر به بهبود خدمات مشتریان می‌شود. علت این رویداد این است که زمانی که کارکنان وظایف خود را به‌خوبی انجام می‌دهند، مشتریان از تعامل با کسب‌وکار تجربه خوشایندی را کسب می‌کنند.
همچنین زمانی که مشارکت کارکنان افزایش می‌یابد، فرایندها به‌طور دقیق انجام می‌شوند و رضایت مشتریان از کسب‌وکار افزایش می‌یابد.
در نتیجه، مشتریان راضی به مشتریان وفادار به برند تبدیل می‌شوند و محصولات کسب‌وکار را به دیگران معرفی می‌کنند.
افزایش سود کسب‌وکار
مهم‌ترین دارایی و سرمایه کسب‌وکارها نیروهای انسانی آن هستند. سازمان‌هایی که نیروهایی با بهره‌وری پایین دارند، ضعیف هستند و دارایی ارزشمندی ندارند.
اگر بهره‌وری کارکنان افزایش یابد، آن‌ها به دارایی مولد برای کسب‌وکار تبدیل می‌شوند. بنابراین، نرخ بازگشت سرمایه کسب‌وکار بهبود و بازده سرمایه‌گذاری آن افزایش می‌یابد. در نتیجه، زمان و منابع مالی سازمان به‌درستی مصرف می‌شوند و سود کسب‌وکار افزایش می‌یابد.
بهبود تعامل کارکنان
زمانی که کارکنان به‌طور بهینه فعالیت می‌کنند، علاقه آن‌ها به مشارکت در برنامه‌های کسب‌وکار افزایش می‌یابد.
نتیجه یک گزارش تحلیلی از یک شرکت مشاوره مدیریت نشان می‌دهد که کارکنان کارآمد روابط خود را با مشتریان بهبود می‌دهند. بنابراین، فروش کسب‌وکار افزایش می‌یابد. به‌طوری‌که اگر عملکرد کارکنان بهینه نباشد، انگیزه آن‌ها به‌شدت کاهش می‌یابد و زیان کسب‌وکار بیشتر می‌شود.
بهبود فرهنگ سازمانی
زمانی که کارکنان سازمان به‌طور سازنده همکاری می‌کنند، فرهنگ همکاری بلندمدت و دوستانه توسعه می‌یابد. بنابراین، رضایت شغلی و انگیزه کارکنان برای کار تیمی بیشتر می‌شود.
بیشتر بخوانید: راهکارهایی برای جلوگیری از سوء استفاده از تجهیزات حضور و غیاب
سیستم حضور و غیاب چگونه بهره‌وری کارکنان را ارتقاء می‌دهد؟
افزایش بهره‌وری کارکنان در تمامی سازمان‌ها مهم است. به‌طوری‌که ارتقاء بهره‌وری باعث بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری سازمان می‌شود.
در طول سال‌های اخیر، مدیران سازمان‌ها برای بهبود عملکرد کارکنان تلاش‌های زیادی انجام داده‌اند. مدیران باهوش علاوه‌بر شرکت در جلسات مشاوره منابع انسانی، از چگونگی ارتقاء بهره وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب آگاه هستند.
برخی از آثار سیستم حضور و غیاب در بهبود عملکرد کارکنان، عبارت‌اند از:
از سرقت زمان در محل کار پیشگیری می‌کند
موضوع سرقت زمان در محل کار یک مسئله مهم است. این اتفاق هنگامی رخ می‌دهد که کارمندان برای زمانی که کار نکرده‌اند، حقوق و دستمزد دریافت می‌کنند. برخی از کارکنان به‌دلایل مختلفی مانند حواس‌پرتی یا تقلب، اشتباه سرقت زمان را انجام می‌دهند. روشهای متداول سرقت زمان که در سازمان‌ها وجود دارند، عبارت‌اند از:
- ورود به محل کار بعد از زمان مقرر
- صرف زمان برای استراحت یا ناهار بیش از حد مجاز
- انجام کارهای شخصی در طول ساعات کاری
- استفاده از زمان کاری برای تماس تلفنی شخصی
باوجود این‌که سرقت زمان بی‌اهمیت به نظر می‌رسد، اما می‌تواند بر روی بهره‌وری سازمان تأثیر زیادی بگذارد. مطالعات نشان می‌دهند که ممکن است هر فرد به‌طور میانگین هر هفته بیش از ۴ ساعت سرقت زمان انجام دهد.
پیگیری ورود و خروج و ساعات کاری کارکنان در حل این چالش و افزایش بهره‌وری آن‌ها نقش مهمی دارد. سیستم حضور و غیاب می‌تواند زمان ورود و خروج کارکنان را به‌طور خودکار انجام دهد.
علاوه بر این، برخی سیستم‌های حضور و غیاب مجهز به ردیاب مکانی یا GPS هستند. بنابراین، شما مطمئن می‌شوید که کارمندان در طول ساعات زمان‌بندی شده خود در محل کار حضور دارند.
مسئولیت‌پذیری کارکنان را افزایش می‌دهد
سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند بر عملکرد کارکنان نظارت و آن را اندازه‌گیری کنند. پیگیری حضور و غیاب کارکنان منجر به ارائه یک گزارش دقیق و جامع از ساعات کاری آن‌ها می‌شود که تحلیل آن باعث افزایش دقت کارکنان و مسئولیت‌پذیری آن‌ها می‌شود.
اگر حضور و غیاب کارکنان را با استفاده از سیستم‌های هوشمند پیگیری کنید، می‌توانید به نحوه ورود و خروج، غیبت‌ها و مرخصی کارکنان نظارت بهتری انجام دهید. کاهش غیبت‌های بی‌دلیل و هماهنگ نشده باعث می‌شود کارکنان وظایف خود را به‌درستی انجام دهند.
همچنین استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب می‌تواند به شما کمک کند تا کارمندانی که به‌موقع حاضر نمی‌شوند را شناسایی کنید و برای بهبود عملکرد آن‌ها اقدامات موثری انجام دهید.
کارکنانی که به آموزش و پشتیبانی نیاز دارند را شناسایی می‌کند
یک روش مؤثر برای شناسایی نیازهای آموزشی و مشاوره‌ای سازمان، پیگیری حضور و غیاب کارکنان است. با نظارت بر حضور و غیاب، می‌توانید تشخیص دهید که آیا یک کارمند هنگام انجام وظایف شغلی خود چه مشکلاتی دارد تا آموزش‌های لازم را برای حل آن‌ها ارائه کنید.
برای مثال، کارکنانی که به‌طور مکرر غیبت می‌کنند، ممکن است به آموزش و پشتیبانی بیشتری نیاز داشته باشند. همچنین یک فردی که به‌طور معمول دیر به محل کار خود می‌رسد، احتمالاً به آموزش مدیریت زمان نیاز دارد.
درحالت‌کلی سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند به شما کمک کنند تا برای بهبود بهره‌وری کارکنان بررسی دقیقی انجام دهید.
برنامه‌ریزی کارکنان را بهینه می‌کند
کارکنان برای تعیین حجم کاری در بازه زمانی مشخص برنامه‌ریزی می‌کنند. استفاده از سیستم حضور و غیاب می‌تواند برنامه‌ریزی کارکنان را تقویت کند و عملکرد آن‌ها را بهبود بخشد.
یک سیستم هوشمند باعث می‌شود کارکنان به‌خوبی برنامه‌ریزی کنند. همچنین گزارش‌های این سیستم می‌توانند مشکلات احتمالی در برنامه‌ریزی را شناسایی کنند تا مدیران و کارکنان برای حل آن‌ها تصمیم درستی بگیرند.
به‌عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که برخی از کارمندان برای روزها و یا زمان‌های خاصی به‌طور مرتب غیبت دارند. با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید برنامه‌ریزی کاری آن‌ها را تغییر داده و متناسب با شرایط آن‌ها هماهنگ کنید.
همچنین سامانه‌های پیگیری حضور و غیاب می‌توانند به شناسایی کارمندانی که نیاز به برنامه‌ریزی منعطف دارند، کمک کنند. شناسایی این کارمندان در زمان مناسب می‌تواند باعث ایجاد شرایط مناسب مانند کار از راه دور شود که در نهایت بهره‌وری آن‌ها افزایش یابد.
بیشتر بخوانید: اسکنر اثر انگشت چیست؟
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
کارهای اداری و تکراری را کاهش می‌دهد
پیگیری حضور و غیاب کارکنان می‌تواند وظایف اداری که کارکنان را بی‌دلیل مشغول می‌کنند را کاهش دهد. استفاده از سیستم پیگیری حضور و غیاب فرایند ثبت و نگهداری داده‌های حضور و غیاب کارکنان را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد.
این سیستم در زمان کارشناس واحد منابع انسانی صرفه‌جویی می‌کند. بنابراین، آن‌ها می‌توانند به وظایف مهم‌تری مانند برنامه‌های آموزشی، پیشرفت و توسعه و ایجاد محیط کار ایمن تمرکز کنند.
همچنین نصب و پیاده‌سازی سیستم حضور و غیاب در سازمان احتمال خطای انسانی در زمان ثبت داده‌های ورود و خروج را کاهش می‌دهد.
وقت‌شناسی کارکنان را بهتر می‌کند
وقت‌شناسی برای ارتقاء بهره‌وری بسیار مهم است زیرا تضمین می‌کند که کارکنان وظایف خود را به‌موقع انجام می‌دهند. سیستم‌های پیگیری حضور و غیاب به شما کمک می‌کنند تا کارکنانی که به دیر رسیدن عادت دارند را شناسایی کنید. شما می‌توانید از این سیستم برای ارسال یادآوری‌هایی درباره اهمیت وقت‌شناسی به این کارکنان استفاده کنید.
علاوه‌بر این، دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توانند کارکنانی که نامنظم هستند را شناسایی و به شما گزارش کنند تا آن‌ها را تنبیه کنید.
بهبود وقت‌شناسی در نهایت باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود، زیرا تضمین می‌کند که کارکنان وظایف شغلی خود را به‌موقع شروع کنند.
بیشتر بخوانید: حق ماموریت چیست؟ چرا و چقدر باید پرداخت شود؟
سخن پایانی
در این مقاله چگونگی ارتقاء بهره وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب را بررسی کردیم. در نتیجه، این سیستم می‌تواند به‌عنوان یک ابزار مؤثر برای کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان‌ها استفاده شود. با بهره‌گیری از این سیستم، شما می‌توانید رفتار و عملکرد کارکنان را در محل کار بررسی و ارزیابی کنید و برای بهبود عملکرد آن‌ها به‌طور دقیق‌تر برنامه‌ریزی انجام دهید.
همچنین کارکنان می‌توانند با استفاده از این سیستم به‌عنوان یک ابزار برای کنترل حضور و غیاب خود و بهبود کارایی و بهره‌وری شخصی استفاده کنند. بنابراین، استفاده از سیستم حضور و غیاب به‌عنوان یکی از راهکارهای ارتقاء بهره‌وری کارکنان، می‌تواند به بهبود عملکرد کسب‌وکارها و سازمان‌ها کمک شایانی کند.
سیستم حضور و غیاب با بهبود نظارت بر کارکرد کارکنان می‌تواند بهبود قابل توجهی در بهره‌وری شرکت شما ایجاد کند. این سیستم به کمک دقیق تر شدن فرآیند حضور و غیاب کارکنان، به افزایش تلاش و پیشرفت در کار می‌انجامد. سیستم حضور و غیاب می‌تواند به منظور به حداقل رساندن غیبت‌های ناشی از تاخیر و غیبت کارکنان در محل کار، مورد استفاده قرار گیرد.
با ارتقاء نظارت بر کارکرد کارکنان، سیستم حضور و غیاب می‌تواند به بهبود قابل توجهی در بهره‌وری شرکت کمک کند. با استفاده از سیستم حضور و غیاب، اطمینان حاصل می‌شود که کارکنان در زمان مناسب حاضر و فعالیت خود را در محل کار انجام می‌دهند. در مواردی که کارکنان بیش از حد تاخیر می‌کنند یا به طور مکرر در خارج از محل کار غیبت دارند، سیستم حضور و غیاب می‌تواند به راه‌حل‌های اصلاحی برای بهبود بهره‌وری کارکنان کمک کند.
با تحلیل دقیق داده‌های حاصل از سیستم حضور و غیاب، مدیران می‌توانند بهبود قابل توجهی در بهره‌وری کارکنان داشته باشند. سیستم حضور و غیاب می‌تواند به مدیران امکان ارزیابی بهره‌وری کارکنان را با توجه به تعداد روزهای حاضری، تاخیر و غیبت و تعداد ساعات کار شده، فراهم کند. با داشتن این اطلاعات، مدیران می‌توانند به شناسایی علت عدم بهره‌وری کارکنان و ارائه راه‌حل‌های مناسب برای بهبود وضعیت آن‌ها بپردازند.
