بهبود بهره‌وری و مدیریت زمان و حضور فعال کارکنان در سازمان، موفقیت و سودآوری آن را تضمین می‌کند. به‌همین‌دلیل، بسیاری از مدیران سازمان‌ها در صنایع مختلف، از راهکارهای نوآورانه مانند نرم‌افزار و سیستم‌های حضور و غیاب بهره می‌برند تا چالش‌های مربوط به پیگیری ورود و خروج کارکنان را حل کنند. در این مقاله، نکات مهم درباره یافتن بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب را بررسی خواهیم کرد تا ریسک‌های خرید نرم‌افزار را کاهش دهید و نیازهای مختلف سازمان در زمینه مدیریت منابع انسانی را با کم‌ترین هزینه رفع کنید.
چرا یافتن بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب برای سازمان‌ها مهم است؟
این نرم‌افزار چالش‌های مدیریت کارکنان را به‌آسانی حل می‌کند. بنابراین، یافتن بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب برای مدیران منابع انسانی اهمیت زیادی دارد. مدیران از این ابزار هوشمند کمک می‌گیرند تا کارکنان را به‌طور بهینه و با هزینه کم مدیریت کنند.
درحالت‌کلی، این نرم‌افزار توانایی مدیران را به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. برخی از مزایای نرم‌افزار حضور و غیاب، عبارت‌اند از:
[elementor-template id=”17129″]
نرم‌افزار حضور و غیاب بهره‌وری کارکنان را بهبود می‌دهد
حضور و غیاب کارکنان به‌طور منظم و دقیق، منجر به بهبود عملکرد و افزایش سودآوری سازمان می‌شود. اگر به‌عنوان مدیر سازمان، یک نرم‌افزار حضور و غیاب کارآمد را انتخاب کنید، فعالیت کارکنان و ورود و خروج به‌موقع آن‌ها را به‌طور دقیق پیگیری می‌کنید. بنابراین، غیبت‌های ناگهانی و بی‌دلیل در سازمان شما کاهش می‌یابد.
نرم‌افزار دقت و سرعت بیشتری دارد
نرم‌افزارها مبتنی‌بر فناوری‌های پیشرفته هستند و دقت و سرعت حضور و غیاب کارکنان را افزایش دهند. نرم‌افزارها اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را به‌صورت آنلاین به سیستم مدیریت منابع انسانی ارسال می‌کنند. بنابراین، مدیران می‌توانند حضور افراد را به‌صورت لحظه‌ای پیگیری کنند.
نرم‌افزار، مدیریت منابع انسانی را آسان می‌کند
نرم‌افزار حضور و غیاب به مدیران پروژه کمک می‌کند تا تیم‌های کاری را به‌طور بهینه مدیریت کنند. به‌طوری‌که مدیران می‌توانند با بهره‌مندی از اطلاعات و گزارش‌های به‌دست‌آمده از نرم‌افزار، برای بهبود کارایی و عملکرد کارکنان راهکار مناسبی پیدا کنند.
بیشتر بخوانید: ویژگی‌های مهم یک سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل کارآمد!
مدیران باتوجه‌به کدام نیازهای سازمان از نرم‌افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنند؟
مدیران منابع انسانی با اهداف مختلفی مانند حضور و غیاب نیروهای دورکار یا محاسبه ساعات کاری و دستمزد کارکنان از نرم‌افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنند. همچنین سازمان‌ها در مدیریت کارکنان با چالش‌های مختلفی مواجه هستند که نرم‌افزار آن‌ها را به‌خوبی و با دقت بالا حل می‌کند.
نیازهای سازمان‌ها در زمینه مدیریت منابع انسانی، عبارت‌اند از:
حضور و غیاب نیروهای دورکار
امروزه، باتوجه‌به تغییر شرایط اقتصادی و مدیریت کسب‌وکار، مدیران ترجیح می‌دهند بعضی از نیروهای خود را به‌صورت دورکار یا ترکیبی از دورکاری و حضوری استخدام کنند. از طرفی مدیران منابع انسانی بر حضور و غیاب و مدیریت زمان کارکنان دورکار نظارت مستقیم ندارند. بنابراین، بهترین راه‌حل برای این چالش، استفاده از سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل دورکار است.
نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، فعالیت کارکنان دورکار را به‌طور دقیق ثبت و ذخیره می‌کند. در نتیجه، کارکنان وظایف خود را بدون حضور در محل کار به‌طور منظم انجام می‌دهند و مدیران حقوق و دستمزد آن‌ها را بدون نگرانی و به‌طور دقیق پرداخت می‌کنند.
کاهش هزینه‌های مدیریت کارکنان
اگر فرایند حضور و غیاب و محاسبه میزان فعالیت کارکنان را با استفاده از نرم‌افزار هوشمند خودکار کنید، کارهای دستی در پیگیری فعالیت کارکنان حذف می‌شوند. همچنین اگر مدیران شرکت‌ها به داده‌های حضور و غیاب دسترسی داشته باشند، نقاط قوت و ضعف سازمان را به‌خوبی تشخیص می‌دهند و برای بهینه‌سازی برنامه‌های کاری کارکنان، تصمیم‌های درستی می‌گیرند.
از طرفی به‌دلیل این‌که داده‌های حضور و غیاب دقیق‌تر و به‌روزتر می‌شوند، هزینه‌های اضافی مانند پرداخت حقوق اضافه‌کاری کاهش می‌یابد. برای مثال، اگر کارکنان دورکار اضافه‌کاری خود به‌طور غیرواقعی ثبت کنند، نرم‌افزار این را تشخیص می‌دهد و مدیران از پرداخت دستمزد اضافی به کارکنان خودداری می‌کنند.
افزایش امنیت سازمان
محافظت از داده‌های کسب‌وکار اهمیت بالایی دارد. از طرفی اگر این داده‌ها مربوط به اطلاعات شخصی کارکنان باشند، اهمیت آن‌ها افزایش می‌یابد. یکی از راه‌های مطمئن برای حفظ داده‌های کارکنان و کسب‌وکار، استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب است.
همچنین ورود افراد غیرمجاز به سیستم حضور و غیاب و دسترسی به اطلاعات آن امنیت سازمان را با چالش جدی مواجه می‌کند. نرم‌افزار امکان دسترسی به داده‌ها توسط افراد غیرمجاز را حذف می‌کند.
کاهش غیبت‌های کارکنان
نرم‌افزار حضور و غیاب مدیریت کارکنان را به‌طور خودکار انجام می‌دهد و ورود و خروج آن‌ها را به‌طور دقیق کنترل می‌کند. کارکنان متقلب نمی‌توانند فعالیت خود را به‌طور اشتباه در نرم‌افزار ثبت کنند. در نتیجه، کارکنان بدون دلیل و بی‌اجازه غیبت نمی‌کنند.
از طرفی به‌دلیل این‌که مدیران و کارکنان به برنامه‌های کاری به‌صورت آنلاین دسترسی دارند، تداخل در برنامه‌ها را قبل از بروز تعارض و به‌موقع تشخیص می‌دهند. بنابراین، غیبت افراد در جلسات کاری کاهش می‌یابد و منجربه بهبود ارتباطات بین اعضای سازمان می‌شود.
بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
دسترسی به سوابق کارکنان
دسترسی به سوابق کارکنان و بهره‌مندی از داده‌های حضور و غیاب به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد سازمان و مهارت تصمیم‌گیری خود را ارتقا دهند.
نرم‌افزار حضور و غیاب یک ابزار عالی برای پیگیری ورود و خروج کارکنان و فعالیت آن‌ها است. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا مدیریت کارکنان و پروژه‌های کاری را با نهایت دقت انجام دهید.
همچنین شما با استفاده از داده‌های دقیق حضور و غیاب می‌توانید برای کسب‌وکار خود تصمیم‌های اقتصادی و مقرون‌به‌صرفه‌ای بگیرید. بنابراین، بهینه‌سازی نیروهای دورکار را با هزینه‌های کم‌تری انجام می‌دهید.
شناسایی کارکنان ناکارآمد
ناکارآمدی برخی از کارکنان تنبل منجربه کاهش بهره‌وری کارکنان منظم می‌شود. اگر کارکنان ناکارآمد وظایف خود را به‌درستی انجام ندهند و پروژه‌های کاری را به‌موقع تحویل ندهند، روند اجرای پروژه را با چالش مواجه می‌کنند. همچنین اگر کارکنان دورکار بی‌دلیل غایب شوند، فرایندهای کسب‌وکار را با اختلال مواجه می‌کنند.
یکپارچه‌سازی حقوق و دستمزد کارکنان
یافتن بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب در بهینه‌سازی مدیریت سازمان نقش مهمی دارد. اگر نرم‌افزار حضور و غیاب علاوه‌بر کیفیت و دقت بالا، اطلاعات ورودی را با سیستم‌های مدیریتی یکپارچه کند، ساعات کاری کارکنان و اطلاعات مرتبط با آن را بدون خطا محاسبه و به سیستم جامع مدیریت منابع انسانی ارسال می‌کند. بنابراین، پرداخت دستمزد به کارکنان بادقت انجام می‌شود و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان به‌طور خودکار انجام می‌گیرد.
بیشتر بخوانید: تاثیر دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی
کدام ویژگی‌ها هنگام یافتن بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب مهم هستند؟
مهم‌ترین عامل تأثیرگذار در یافتن بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب، بررسی ویژگی‌های آن است. این به شما کمک می‌کند تا نرم‌افزاری را انتخاب کنید که نیازهای سازمان شما را برطرف کند.
برای مثال، اگر می‌خواهید بهره‌وری نیروهای سازمان را افزایش دهید، باید نرم‌افزاری انتخاب کنید که گزارش‌های جامعی درباره فعالیت کارکنان ارائه می‌دهد.
ویژگی‌های شاخص و مهمی که بهترین نرم‌افزارهای حضور و غیاب دارند، عبارت‌اند از:
[elementor-template id=”16949″]
رفع نیازهای شرکت
یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید نیازهای خاص شرکت را برطرف کند. این نرم‌افزار باید به نیازهای خاص هر شرکت پاسخ دقیق و جامعی ارائه دهد. برای مثال، بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب باید در مواردی مانند ذخیره اطلاعات تعداد زیادی از کارکنان، محاسبه دقیق ساعات کاری و تشخیص شیفت‌های کاری توانا باشد.
دقت بالا
دقت بالای نرم‌افزار حضور و غیاب باعث می‌شود تا در ثبت داده‌ها هیچ‌گونه اشتباهی رخ ندهد. همچنین دقت بالا نرم‌افزار به مدیران ارشد سازمان کمک می‌کند تا با بهره‌مندی از داده‌های دقیق، تصمیم‌های درستی بگیرند.
بیشتر بخوانید: ویژگی‌های سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل
اتصال به سایر سیستم‌ها
به‌دلیل این‌که سیستم‌های مدیریت سازمان مانند حسابداری یا مدیریت پرسنل داده‌های مفیدی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند، در موفقیت سازمان نقش مهمی ایفا می‌کنند. اگر نرم‌افزار حضور و غیاب داده‌های خود را با این سیستم‌ها به‌اشتراک بگذارد، داده‌های سازمان به‌طور متمرکز جمع‌آوری می‌شوند. بنابراین، برنامه‌ریزی بخش‌های مختلف سازمان با دقت بیشتری انجام می‌گیرد.
ارائه گزارش‌های کاربردی
اگر نرم‌افزار حضور و غیاب قابلیت ارائه گزارش‌های دقیق و مفید را داشته باشد، قدرت تحلیل داده‌ها توسط مدیران را افزایش می‌دهند. بنابراین، مدیران هنگام تصمیم‌گیری و اجرای برنامه‌های استراتژیک، بهتر عمل می‌کنند.
امنیت بالا
حتی اگر حفاظت داده‌ها در سازمان شما اولویت بالایی ندارد، باید نرم‌افزاری انتخاب کنید که دسترسی محدود ایجاد می‌کند و داده‌ها را به‌راحتی در اختیار دیگران قرار نمی‌دهد.
دسترسی به داده‌های کسب‌وکار شما یا اطلاعات شخصی کارکنان می‌تواند یک تهدید جدی برای کسب‌وکار شما باشد.
استفاده و آموزش آسان
باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که یادگیری و استفاده از آن برای تمامی افراد آسان باشد. برای بررسی این مورد، به رابط کاربری و طراحی منوهای نرم‌افزار دقت کنید. اگر محیط کاربری نرم‌افزار زیبا است و ساختار مناسبی دارد، احتمالاً گزینه خوبی برای رفع نیازهای حضور و غیاب سازمان است.
پشتیبانی فنی
نرم‌افزارهای حضور و غیاب زیادی وجود دارند که توسط شرکت‌های خارجی و معتبر ارائه می‌شوند. اما به‌دلیل این‌که این نرم‌افزارها پشتیبانی ندارند، استفاده از آن‌ها با چالش‌های زیادی همراه است.
پیشنهاد می‌کنیم این نرم‌افزار را از شرکت‌های ایرانی تهیه کنید تا در صورت بروز هرگونه مشکل، به‌راحتی رفع شود.
همچنین قبل از خرید، مطمئن شوید که آن شرکت خدمات پس از فروش ارائه می‌دهد، زیرا ممکن است برخی از شرکت‌های ایرانی هیچ‌گونه پشتیبانی برای نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه نکنند.
بیشتر بخوانید: نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب
چرا نرم‌افزار حضور و غیاب جهان‌گستر بهترین گزینه برای خرید است؟
این نرم‌افزار امکان شخصی‌سازی براساس نیازهای خاص شرکت شما را فراهم می‌کند. برای مثال، شما می‌توانید شیفت‌ها یا ساعات کاری کارکنان را مطابق با نیازهای سازمان خود، تنظیم کنید.
این نرم‌افزار تنظیم قوانین اختصاصی را ممکن می‌سازد. برای مثال، مدیر منابع انسانی می‌تواند سقف مرخصی را مطابق با شرایط سازمان تعیین کند.
همچنین برخی از ویژگی‌های شاخصی که نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب جهان‌گستر دارد، عبارت‌اند از:
- دمو و آموزش رایگان
- پشتیبانی از انواع سیستم‌عامل‌ها
- 12 ماه خدمات پس از فروش
سخن پایانی
پیشنهاد می‌کنیم برای یافتن بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب برای سازمان خود، ابتدا نیازهای خاص سازمان را مشخص کنید. سپس با مطالعه مشخصات محصولات موجود در بازار، یک انتخاب درست و مناسب انجام دهید. بهتر است امکانات نرم‌افزار را بررسی کنید و با محیط کاری خود مطابقت دهید. همچنین باید قبل از خرید، با مدیران ارشد سازمان خود مشورت کنید تا از اطلاعات آن‌ها در این مورد بهره‌مند شوید. بررسی نظرات خریداران قبلی به شما کمک می‌کند تا شرکت تأمین‌کننده و محصولات آن را به‌خوبی بشناسید. در نهایت، اگر قبل از خرید، با متخصصان شرکت جهان‌گستر یک جلسه مشاوره برگزار کنید، ریسک خرید را به‌شدت کاهش می‌دهید.
1. نرم‌افزار حضور و غیاب بهره‌وری کارکنان را بهبود می‌دهد 2. نرم‌افزار دقت و سرعت بیشتری دارد 3. نرم‌افزار، مدیریت منابع انسانی را آسان می‌کند.
1. حضور و غیاب نیروهای دورکار 2. کاهش هزینه‌های مدیریت کارکنان 3. افزایش امنیت سازمان 4. کاهش غیبت‌های کارکنان 5. دسترسی به سوابق کارکنان 6. شناسایی کارکنان ناکارآمد 7. یکپارچه‌سازی حقوق و دستمزد کارکنان
1. رفع نیازهای شرکت 2. دقت بالا 3. اتصال به سایر سیستم‌ها 4. ارائه گزارش‌های کاربردی 5. امنیت بالا 6. استفاده و آموزش آسان 7. پشتیبانی فنی