دستگاه‌های حضور و غیاب در مدیریت کسب‌وکارها نقش حیاتی دارند. اهمیت این دستگاه‌ها در سازمان‌هایی که دارای شیفت کاری و ساعت ورود و خروج دقیق هستند، بسیار بالاتر است. سیستم‌های حضور و غیاب به مدیران کمک می‌کنند تا مدیریت منابع انسانی شرکت را بدون دغدغه انجام دهند. هر سازمانی بر اساس نیازهایی که در زمینه مدیریت منابع انسانی دارد، سیستم حضور و غیاب مناسب را در فضای کاری مستقر می‌کند. در این مقاله انواع دستگاه حضور و غیاب را بررسی خواهیم کرد تا علاوه.بر شناخت مزایای این دستگاه، در خرید دستگاه حضور و غیاب بیش از پیش دقت کنید.
تاریخچه انواع دستگاه حضور و غیاب
سیستم‌های حضور و غیاب مانند هر سیستم دیگری از سال‌های بسیار دور وجود داشتند و با پیشرفت تکنولوژی پیشرفت کردند. با بررسی تاریخچه انواع دستگاه حضور و غیاب متوجه می‌شوید که آمار تقلب در سیستم‌های امروزی به‌شدت پایین آمده و دقت اطلاعات به‌شدت بالا رفته است.
باوجوداینکه امروزه دستگاه‌های مبتنی‌بر اثر انگشت در حضور و غیاب کارکنان نقش مهمی دارند، اما فناوری‌های دیگری هم برای تشخیص ساعت کاری نیروها وجود دارند. البته برخی از سازمان‌ها هنوز هم از سیستم‌های قدیمی استفاده می‌کنند.
انواع سیستم‌های حضور و غیاب از ابتدا تا کنون به چند دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارت‌اند از:
نسل اول: سیستم‌های دستی
در گذشته که فناوری به کمک انسان‌ها نیامده بود، مدیران منابع انسانی از سیستم‌های دستی برای حضور و غیاب کارمندان استفاده می‌کردند. بعضی از آن‌ها اطلاعات ورود و خروج را در نرم‌افزار اکسل و برخی دیگر آن‌ها را در یک دفتر بزرگ می‌نوشتند.
برای انجام این کار نیازی به خرید تجهیزات پیشرفته نبود و مدیران با خرید فقط یک دفتر حضور و غیاب ساعت ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کردند. به.دلیل اینکه آمار تقلب در این سیستم زیاد بود پس از ظهور فناوری سیستم‌های دستی منسوخ شدند.
نسل دوم: سیستم‌های حضور و غیاب آنالوگ
پس از حذف سیستم‌های کاغذی و ظهور فناوری، سیستم‌هایی به بازار آمدند که به دستگاه “check luck” معروف بودند. نحوه کار این دستگاه‌ها طوری بود که کارمندان باید کاغذ حضور و غیاب را بدون نوشتن با خودکار به این دستگاه آنالوگ وارد می‌کردند تا عدد ساعت روی کاغذ ثبت شود.
مدیران منابع انسانی باید با تکمیل‌شدن کاغذهای موجود، به کارکنان کاغذهای جدید تحویل می‌دادند و اطلاعات کاغذهای قبلی را در سیستم ثبت می‌کردند.
این کار برای تیم منابع انسانی زمان‌بر بود و ریسک‌هایی مانند پارگی و خیس شدن کاغذها وجود داشت. همین‌طور دستگاه‌های آنالوگ نیاز به تعمیر، نگهداری و تعویض روبان‌های مخصوص داشتند و این برای سازمان هزینه ایجاد می‌کرد. از طرفی کارمندان می‌توانستند برگه‌ها را به همکاران خود بسپارند تا آن‌ها این کار را انجام دهند بنابراین، امکان تقلب در این سیستم‌ها هم وجود داشت.
علاوه‌براین، داده‌ها را باید نیروهای انسانی ثبت می‌کردند و این آمارهای واقعی را با مشکل مواجه می‌کرد. به‌همین دلیل دستگاه‌های آنالوگ برای سازمان‌هایی با نیروهای زیاد مناسب نبودند.
نسل سوم: سیستم‌های الکترونیکی
با ساخت دستگاه‌های الکترونیکی، در حضور و غیاب کارکنان تغییرات اساسی رخ داد. این سیستم‌ها مبتنی‌بر سخت‌افزارهای پیشرفته بودند. انواع دستگاه حضور و غیاب الکترونیکی، عبارت‌اند از:
سیستم‌های مغناطیسی
اولین سیستم الکترونیکی برای حضور و غیاب، دستگاه مغناطیسی است. این دستگاه نسخه پیشرفته‌تر دستگاه آنالوگ است که کارت‌های هوشمند را جایگزین کاغذها کرده است. در دستگاه‌های مغناطیسی یک عدد تراشه کامپیوتری وجود دارد که کارت‌های مغناطیسی را به‌راحتی تشخیص می‌دهد.
کارمندان برای ثبت ساعت ورود و خروج خود باید این کارت را به‌همراه داشته‌باشند. استفاده از این کارت‌ها بسیار راحت است و کارمندان می‌توانند از آن برای همیشه استفاده کنند بنابراین استفاده از آن برای سازمان هزینه اضافی ایجاد نمی‌کند.
این سیستم‌ها جمع‌آوری داده را برای تیم منابع انسانی بسیار راحت کرده است. همچنین انتقال این اطلاعات به نرم‌افزار اکسل و کامپیوتر بسیار آسان است.
معایب این کارت‌ها این است که کارکنان می‌توانند آن را به هم تیمی خود بدهند تا مواقعی که حضور ندارند، همکارشان این کار را برای آن‌ها انجام دهد. گم‌شدن کارت‌های مغناطیسی هم یکی دیگر از معایب آن است.
سیستم‌های مبتنی‌بر اثر انگشت
پس از دستگاه‌های مغناطیسی، دستگاه‌های حضور و غیاب به بازار آمدند که بر اساس اثر انگشت فرد کار می‌کردند. دستگاه‌های مبتنی‌بر اثر انگشت، ایرادهای دستگاه مغناطیسی را ندارند و برای ثبت ورود به شرکت باید خود فرد در آن‌جا حضور داشته‌باشد. تنها ایراد این دستگاه این است که به رطوبت و آب حساس است.
سیستم‌های مبتنی‌بر عنبیه چشم
به‌دلیل اینکه برای برخی از سازمان‌ها امنیت و دقت داده‌ها اهمیت بسیار بالایی داشت، شرکت‌های تولیدی در زمینه دستگاه‌های الکترونیکی به این فکر افتادند تا دستگاه‌های مبتنی‌بر اثر انگشت را به‌روز کنند. درنتیجه، دستگاه‌هایی که فرد را از طریق چشم او تشخیص می‌دادند، به بازار آمدند. دقت این دستگاه‌ها بسیار بالا است اما خرید آن‌ها هزینه بالایی دارد.
نسل چهارم: سیستم‌های نرم‌افزاری
باوجوداینکه سیستم‌های سخت‌افزاری در حضور و غیاب کارکنان نقش حیاتی را ایفا می‌کنند، اما نیاز به سیستم‌های نرم‌افزاری هم برای انجام این کار احساس می‌شود. با همه‌گیری ویروس کرونا استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب در سازمان‌ها گسترش زیادی پیدا کرده است.
مهم‌ترین عاملی که باعث ایجاد تقاضا در سیستم‌های مبتنی‌بر نرم‌افزار شد، دورکاری بعضی از نیروهای شرکت بود. برخی از شغل‌ها طوری هستند که کارمند برای انجام آن باید به شهرهای دیگر سفر کند. همچنین برخی از کارکنان در سازمان به‌صورت دورکار استخدام می‌شوند.
سیستم‌های سخت‌افزاری، برای حضور و غیاب این افراد مناسب نیست بنابراین، مدیران منابع انسانی برای کنترل ساعت کاری این افراد به سیستمی نیاز دارند که با نرم‌افزار اجرا شود.
برخی از این نرم‌افزارها به‌قدری توانایی بالایی دارند که بعضی از مدیران منابع انسانی در کارهای حضوری هم از آن‌ها استفاده می‌کنند. مهم‌ترین دلیل برای انجام این کار، افزایش بهره‌وری کارکنان با استفاده از هوش مصنوعی است.
سیستم‌های حضور و غیاب که با نرم‌افزار کار می‌کنند، به دو صورت نرم‌افزار قابل‌نصب روی کامپیوتر و سیستم‌های مبتنی‌بر وب وجود دارند. نحوه کار سیستم‌های مبتنی‌بر وب به این‌صورت است که با روشن‌کردن لپ‌تاپ کارمند، سیستم فعال می‌شود و یک آدرس IP ثابت برای تشخیص فعالیت کارمند تنظیم می‌کند.
البته نکته قابل توجه این است که نرم‌افزارها عضو جدایی‌نا‌پذیر سیستم‌های حضور و غیاب هستند و تمامی سیستم‌های حضور و غیاب دارای نرم‌افزار هم هستند.
چرا باید انواع سیستم حضور و غیاب را بشناسید؟
برای پاسخ به این سؤال باید به اهمیت‌های نصب دستگاه حضور و غیاب در سازمان پی ببرید. مهم‌ترین مزیت سیستم‌های حضور و غیاب این است که مدیریت کارکنان راحت‌تر می‌شود. سنجش بهره‌وری نیروها با استفاده از سیستم حضور و غیاب به‌راحتی انجام می‌گیرد و حقوق ماهیانه کارکنان بر اساس میزان حضور آن‌ها تعیین می‌شود.
حال تصور کنید که برخی از انواع سیستم و دستگاه حضور و غیاب به‌درستی کار نکنند یا دارای نقاط ضعف زیادی باشند. ممکن است برخی از کارکنان از ضعف سیستم‌های حضور و غیاب سوءاستفاده کنند و شما در مدیریت و پرداخت حقوق با مشکل مواجه شوید.
دلایلی که شناخت انواع این سیستم‌ها را پراهمیت می‌سازند، عبارت‌اند از:
در خرید انواع دستگاه حضور و غیاب دقت بیشتری می‌کنید
برخی از سیستم‌های حضور و غیاب دارای نقاط ضعف کمتر و نقاط قوت بیشتری هستند. اگر انواع سیستم حضور و غیاب را به‌خوبی بشناسید، خرید و نصب این سیستم‌ها را آگاهانه انجام می‌دهید. در نتیجه، از پرداخت هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌شود.
نکته مهم‌تر این است که دستگاه‌های حضور و غیاب همراه با سیستم‌ها و نرم‌افزارها کاربرد زیادی پیدا می‌کنند. زیرا دستگاه‌ها به‌تنهایی وظیفه ثبت ورود و خروج کارمندان را برعهده دارند. اما سیستم‌ها علاوه‌بر کنترل ورود و خروج، روی مواردی مانند دستمزد، مرخصی و ماموریت کارکنان هم نظارت می‌کنند، بنابراین، بهبود عملکرد سازمان‌ها به عهده سیستم‌ها است.
حقوق ساعتی را با دقت بیشتری پرداخت می‌کنید
اگر کارکنان دستگاه حضور و غیاب را دست‌کاری نکنند یا انجام حضور و غیاب را به دیگران نسپارند، اطلاعات سیستم مدیریت کارکنان را با جزئیات بیشتری دریافت می‌کنید و اطلاعات غلط درباره حضور کارکنان حذف می‌شوند. بنابراین، پرداختی‌های شما برای کارکنان دقیق‌تر می‌شوند و به هیچ شخصی حقوق اضافی یا کمتر پرداخت نمی‌کنید. انجام این کار با استفاده از دستگاه‌های پیشرفته ممکن است.
از امکانات سیستم‌های جدید بهره می‌برید
برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب دارای سیستم مرخصی آنلاین هستند. اگر در بیرون از سازمان، در جلسات زیادی شرکت می‌کنید و در محیط سازمان حضور فعالی ندارید، می‌توانید با استفاده از سیستم‌های پیشرفته مرخصی کارکنان را کنترل کنید. سیستم‌های قدیمی به شما این امکان را ارائه نمی‌دهند.
با معایب و مزایای انواع دستگاه حضور و غیاب آشنا می‌شوید
دستگاه‌های امروزی متناسب با نیازهای مشخصی برای سازمان‌ها ساخته شده‌اند و دارای نقاط قوت و ضعف هستند. برای مثال، ممکن است یک دستگاه پیشرفته تهیه کنید اما استفاده از آن برای شما و مدیران منابع انسانی سخت باشد.
نظم کارکنان با دستگاه حضور و غیاب ارتباط مستقیم دارد
دستگاه‌های ضعیف، رفت‌وآمد کارکنان را بادقت نمی‌سنجند. کارکنان با فهمیدن این موضوع برای مدیریت زمان ارزش کمتری قائل می‌شوند و نظم سازمان بهم می‌ریزد. اگر قبل از خرید، درباره انواع دستگاه حضور و غیاب مطالعه کنید، سیستم‌های دقیق‌تر را برای سازمان تهیه خواهید کرد و بدین‌ترتیب بهره‌وری نیروهای سازمان بیشتر می‌شود.
معرفی انواع دستگاه حضور و غیاب
در دنیای امروزی، پیشرفت فناوری، سیستم‌های حضور و غیاب را هم دیجیتالی کرده است. دستگاه‌هایی که امروزه ساخته می‌شوند به‌طور آنلاین با سیستم‌های مدیریت منابع انسانی ارتباط برقرار می‌کنند.
دستگاه‌های حضور و غیاب در انواع مختلف آنالوگ، اثر انگشت، بیومتریک و حتی نرم‌افزاری وجود دارند. هدف اصلی همه این دستگاه‌ها کمک به مدیران منابع انسانی برای ارزیابی کارکنان است. به‌همین دلیل است که در هر شرکت دستگاه مناسب نصب می‌شود بنابراین، بهترین دستگاه حضور و غیاب دارای سیستم انعطاف‌پذیر است که بر اساس استراتژی‌های سازمان تنظیم می‌شود.
انواع دستگاه حضور و غیاب که بر اساس امکانات و کاربرد دسته‌بندی می‌شوند، عبارت‌اند از:
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
محبوب‌ترین و دقیق‌ترین سیستم حضور و غیاب کارکنان، دستگاه بیومتریک است. این سیستم الکترونیکی ویژگی‌های منحصربه‌فرد موجود در بدن را بررسی می‌کند و با اطلاعاتی که قبلاً ذخیره شده‌اند، مطابقت می‌دهد. ویژگی‌های فردی مانند اثر انگشت، عنبیه چشم یا چهره فرد توسط دستگاه دریافت می‌شود و حضور و غیاب را بر اساس آن‌ها انجام می‌دهد.
شما با خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک مطمئن می‌شوید که شخصی که سیستم برای او ساعت کاری ثبت کرده است، همان فرد است و کارمندان دیگر حضور و غیاب را به‌جای او انجام نداده‌اند.
این دستگاه با عملیات ریاضی و محاسبات خاص کار می‌کند بنابراین، بیشتر سازمان‌هایی که از این دستگاه استفاده می‌کنند، دو ویژگی مهم دارند که عبارت‌اند از:
- به سطح امنیتی بالایی نیاز دارند.
- ورود و خروج دقیق برای مدیران آن سازمان بسیار مهم است.
ویژگی مهم دستگاه بیومتریک این است که برای ثبت هویت فرد به کارت شناسایی خاصی نیاز ندارد. این دستگاه در دو نوع بیومتریک فیزیولوژیکی و رفتاری در بازار موجود است. نوع فیزیولوژیک آن از طریق شناسایی مشخصات بدن کار می‌کند که معمولاً تشخیص هویت را با اثر انگشت شخص انجام می‌دهد. دستگاه بیومتریک رفتاری هم شاخص‌های رفتاری فرد مانند نحوه امضازدن یا تایپ‌کردن شخص را تجزیه‌وتحلیل می‌کند.
دستگاه حضور و غیاب کارت‌خوان
یکی از دستگاه‌های ارزان‌قیمت که حضور و غیاب کارمندان را مشخص می‌کنند، دستگاه کارت‌خوان بر اساس زمان است. این دستگاه‌ها با تشخیص کارت مخصوص، ساعت ورود و خروج کارمند را به سیستم جامع مدیریت منابع انسانی ارسال می‌کنند. این دستگاه‌ها طوری ساخته می‌شوند که باید کارت را مانند دستگاه پرداخت پول در آن بکشید.
هر زمان که کارمندان کارت‌های خود را روی این دستگاه می‌کشند، دستگاه یک لیست زمانی تهیه می‌کند و این داده‌ها را به‌عنوان ساعت ورود و خروج فرد درنظر می‌گیرد. البته این دستگاه بیشتر برای حذف کاغذبازی اداری مناسب است زیرا کارمندان می‌توانند کارت دیگران را هم در این دستگاه بکشند.
دستگاه حضور و غیاب کارت‌خوان هوشمند
نوع جدیدتر دستگاه‌های کارت‌خوان که زمان را ثبت می‌کنند، به کشیدن کارت نیازی ندارند. کارمندان برای کار با این دستگاه باید کارت را به آن نزدیک کنند. یکی دیگر از کاربردهای این کارت‌ها برای نظارت بر رفت‌وآمد کارکنان در داخل سازمان است تا مدیران بدانند آن‌ها به چه بخش‌هایی می‌روند.
نقاط قوت و ضعف انواع دستگاه حضور و غیاب چیست؟
مهم‌ترین نکته برای تجهیز سازمان به سیستم حضور و غیاب این است که باید قبل از خرید درباره مزایا و معایب هر دستگاه تحقیق کنید. البته وجود یک یا چند نقطه‌ضعف در دستگاه به معنای این نیست که آن دستگاه برای سازمان شما کاربرد ندارد.
بلکه باید با بررسی ویژگی‌های هرکدام کالای متناسب با نیاز خودتان را تهیه کنید. در غیر این صورت هزینه زیادی را به سازمان تحمیل می‌کنید. نقاط قوت و ضعف مربوط به انواع دستگاه حضور و غیاب به شرح زیر است:
نقاط قوت سیستم‌های الکترونیکی نسبت‌به سیستم‌های دستی
سیستم‌های الکترونیکی به‌قدری دقت بالایی دارند که با سیستم‌های کاغذی قابل مقایسه نیستند. دستگاه‌های الکترونیکی به دخالت انسانی نیازی ندارند و تمامی کارهای آن‌ها با تکنولوژی پیش می‌رود. همچنین مهم‌ترین نقطه قوت سیستم‌های الکترونیکی این است که کارمندان فرصت‌طلب نمی‌توانند آن‌ها را فریب دهند.
نقاط قوت دستگاه‌های بیومتریک نسبت‌به کارت‌های مغناطیسی
مهم‌ترین نقطه قوت دستگاه‌های بیومتریک این است که کارمندان برای ثبت ساعت ورود باید به آن مراجعه کنند. به عبارتی، نیروها با همکاری یکدیگر نمی‌توانند در حضور و غیاب تقلب کنند. دقت عملکرد این دستگاه‌ها نسبت‌به سیستم‌های مغناطیسی بسیار زیاد است و داده‌ها را با جزئیات بالا ثبت می‌کند.
نقاط قوت دستگاه‌های مبتنی‌بر اثر انگشت و عنبیه چشم
باوجود اینکه دستگاه‌های بیومتریک نسبت‌به نوع مغناطیسی بسیار پیشرفته هستند، اما قیمت مناسبی دارند. معمولا قیمت این دستگاه‌ها کمتر از حقوق پایه یک کارمند است.
از آن‌جایی‌که استفاده از دستگاه‌های بیومتریک در بالابردن امنیت منازل به یک روتین تبدیل شده است، بیشتر کارمندان با نحوه کار آن آشنایی دارند.
همچنین استفاده از دستگاه مبتنی‌بر تشخیص چهره در کارخانه‌ها رواج بیشتری دارد. زیرا کارگران هنگام استفاده از این دستگاه راحت‌تر هستند و استفاده از دستگاه‌های مبتنی بر اثرانگشت یک چالش جزئی برای کارگران به‌حساب می‌آید.
نقاط ضعف انواع دستگاه حضور و غیاب الکترونیکی نسبت‌به نرم‌افزاری
سیستم‌های حضور و غیاب که مبتنی‌بر سخت‌افزار هستند، از لحاظ دامنه جغرافیایی محدودیت دارند. اگر نیروهای شما در یک منطقه وسیع به‌طور پراکنده کار می‌کنند، سیستم‌های الکترونیکی مناسب سازمان شما نیستند.
در موارد مشابه دورکاری، سیستم‌های نرم‌افزاری نسبت‌به سخت‌افزاری برتری دارند. همچنین این سیستم‌ها به‌راحتی روی کامپیوتر نصب می‌شوند یا از طریق اینترنت کار می‌کنند. از طرفی به‌دلیل اینکه سیستم‌های سخت‌افزاری نیاز به تعمیر و نگهداری دارند، برای سازمان هزینه‌بر هستند.
سخن پایانی
امروزه سیستم‌های دستی حضور و غیاب و کاغذبازی از سازمان‌ها حذف شده‌اند. هرچند مدیران اندکی هستند که خرید دستگاه حضور و غیاب را کاری بیهوده می‌دانند اما برخی هنگام خرید سیستم‌های حضور و غیاب صرفه‌جویی مالی می‌کنند. اما در زمان پرداخت حقوق کارکنان، چندبرابر اضافه‌تر از آن مبلغ را هر ماه به حساب کارکنان واریز می‌کنند.
البته این‌طور نیست که باید گران‌ترین سیستم حضور و غیاب را برای سازمان بخرید بلکه بهترین راهکار این است که با مشورت مدیر منابع انسانی نیازهای سازمان را بسنجید. سپس یک دستگاه متناسب با نیاز سازمان بخرید. اگر انواع دستگاه حضور و غیاب را بشناسید و به ویژگی‌های آن‌ها آگاه باشید، مناسب‌ترین دستگاه را برای سازمان تهیه می‌کنید.
سوالات متداول
سیستم‌های نرم‌افزاری. با همه‌گیری ویروس کرونا استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب در سازمان‌ها گسترش زیادی پیدا کرده است. مهم‌ترین عاملی که باعث ایجاد تقاضا در سیستم‌های مبتنی‌بر نرم‌افزار شد، دورکاری بعضی از نیروهای شرکت بود.
۱.دستگاه بیومتریک دقیق‌ترین سیستم حضور و غیاب کارکنان است. ۲. یکی از دستگاه‌های ارزان‌قیمت که حضور و غیاب کارمندان را مشخص می‌کنند، دستگاه کارت‌خوان بر اساس زمان است. ۳. دستگاه حضور و غیاب کارت خوان هوشمند نوع جدیدتر دستگاه‌های کارت‌خوان که به کشیدن کارت نیازی ندارند.
۱. به دخالت انسانی نیازی ندارند. ۲. کارمندان فرصت‌طلب نمی‌توانند آن‌ها را فریب دهند. ۳. نیروها با همکاری یکدیگر نمی‌توانند در حضور و غیاب تقلب کنند.
۱. از لحاظ دامنه جغرافیایی محدودیت دارند. ۲. به‌دلیل اینکه سیستم‌های سخت‌افزاری نیاز به تعمیر و نگهداری دارند، برای سازمان هزینه‌بر هستند.
