سیستم‌های حضور و غیاب، یک ابزار ضروری برای هر کسب‌و‌کار یا سازمانی است که نیاز به نظارت و مدیریت ورود و خروج کارکنان خود دارد. اما با تنوع زیادی که در این سیستم‌ها وجود دارد، شاید تصمیم‌گیری برای این‌که کدام‌یک برای شما مناسب‌تر است، دشوار باشد. در این مقاله قصد داریم انواع سیستم های حضور و غیاب را معرفی کنیم و مزایا و معایب هرکدام را مورد بررسی قرار دهیم.  بدین ترتیب می‌توانید آگاهانه‌تر در مورد این‌که کدام سیستم به نیازهای شما بهتر پاسخ می‌دهد، تصمیم بگیرید. پس تا انتها همراه ما باشید.

سیستم حضور و غیاب چیست؟

این سیستم، یک سیستم مدیریت حضور غیاب است که برای پیگیری و ثبت ورود و خروج کارکنان استفاده می‌شود. سیستم حضور غیاب معمولاً با استفاده از فناوری‌های امنیتی بیومتریک مانند اثر انگشت و سیستم‌های تشخیص چهره و یا کارت‌های الکترونیکی کار می‌کند.

سیستم‌های حضور و غیاب، یک ابزار ضروری برای هر کسب‌و‌کار یا سازمانی است که نیاز به نظارت و مدیریت ورود و خروج کارکنان خود دارد.
سیستم‌های حضور و غیاب، یک ابزار ضروری برای هر کسب‌و‌کار یا سازمانی است که نیاز به نظارت و مدیریت ورود و خروج کارکنان خود دارد.

آن‌ها به‌منظور بهبود مدیریت کارایی کارکنان، کاهش خطای انسانی در ثبت حضور و غیاب، کاهش زمان تاخیر و تعجیل کارکنان و افزایش امنیت محیط کار استفاده می‌شوند. با به‌کارگیری این سیستم‌ها، مدیران می‌توانند به‌راحتی به اطلاعات دقیق و به‌روز حضور غیاب کارکنان دسترسی پیدا کنند و تصمیمات مناسبی برای بهبود کارکرد و بهره‌وری شرکت بگیرند.

چرا باید از انواع سیستم های حضور و غیاب استفاده کرد؟

استفاده از این سیستم‌ها به‌دلایل زیر حائز اهمیت است:

بیشتر بخوانید: چگونه بهترین دستگاه ساعت زنی را انتخاب کنیم؟

سیستم‌های حضور غیاب از فناوری‌های مختلف برای شناسایی افراد استفاده می‌کنند
سیستم‌های حضور غیاب از فناوری‌های مختلف برای شناسایی افراد استفاده می‌کنند

معرفی انواع سیستم های حضور و غیاب

انواع مختلفی از سیستم‌های حضور غیاب وجود دارد که توسط شرکت‌ها و سازمان‌ها برای ردیابی حضور کارکنان و زمان کاری آن‌ها استفاده می‌شود. چند نوع رایج این سیستم‌ها عبارتند از:

در ادامه هرکدام از انواع سیستم های حضور و غیاب را معرفی می‌کنیم و مزایا و معایب آن‌ها را برمی‌شماریم.

سیستم حضور غیاب مبتنی بر کارت

در این سیستم کارکنان از یک کارت که معمولاً یک کارت الکترونیکی یا مغناطیسی است، برای ثبت زمان ورود و خروج خود استفاده می‌کنند.

سیستم مبتنی بر کارت از یک دستگاه کارت‌خوان تشکیل شده است که در مبادی ورودی و خروجی محل کار نصب می‌شود. کارمندان باید هنگام ورود و خروج کارت بکشند تا تراکنش در یک پایگاه داده برای بررسی حضور و غیاب کارکنان و پردازش حقوق و مزایا آن‌ها ذخیره شود.

بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره

سیستم مبتنی بر کارت از یک دستگاه کارت‌خوان تشکیل شده است که در مبادی ورودی و خروجی محل کار نصب می‌شود.
سیستم مبتنی بر کارت از یک دستگاه کارت‌خوان تشکیل شده است که در مبادی ورودی و خروجی محل کار نصب می‌شود.

مزایای سیستم مبتنی بر کارت

از مزایای این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

معایب سیستم مبتنی بر کارت

این سیستم، معایبی نیز دارد که عبارتند از:

سیستم حضور و غیاب بیومتریک

یکی دیگر از انواع سیستم های حضور و غیاب، سیستم بیومتریک است. این نوع سیستم از داده‌های بیومتریک مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن دست برای ثبت زمان ورود و خروج کارکنان استفاده می‌کند.

سیستم بیومتریک از یک اسکنر تشکیل شده است که داده‌های بیومتریک کارکنان را ضبط می‌کند و سپس از این داده‌ها برای تایید هویت کارکنان و ثبت حضور آن‌ها بهره می‌برد. انواع مختلفی از سیستم‌های حضور غیاب بیومتریک وجود دارد که در شرکت‌ها و سازمان‌ها استفاده می‌شود. برخی از رایج‌ترین آن‌ها عبارتند از:

بیشتر بخوانید: قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران

یکی دیگر از انواع سیستم های حضور و غیاب، سیستم بیومتریک است.
یکی دیگر از انواع سیستم های حضور و غیاب، سیستم بیومتریک است.

مزایای انواع سیستم های حضور و غیاب بیومتریک

این سیستم دارای مزایای فراوانی است که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

معایب سیستم بیومتریک

این سیستم‌ معایبی نیز دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

سیستم حضور و غیاب سیار

این سیستم به کارکنان اجازه می‌دهد تا حضور خود را با استفاده از یک دستگاه سیار مانند تلفن هوشمند یا تبلت ثبت کنند. سیستم حضور غیاب سیار معمولاً شامل یک اپلیکیشن تلفن همراه است که کارکنان باید وارد آن شوند و گزینه مناسب را انتخاب کنند (به‌عنوان مثال، ساعت ورود، ساعت خروج، شروع وقت استراحت).

سپس برنامه مکان و زمان آن‌ها را ثبت و داده‌ها را در سیستم پشتیبان آپلود می‌کند. همچنین کارفرمایان می‌توانند داده‌های حضور غیاب را بلافاصله مشاهده و گزارش‌هایی را برای حقوق و مزایا و … تولید کنند. این سیستم همچنین می‌تواند ویژگی‌های اضافی مانند Geofencing و تشخیص چهره ارائه دهند. ویژگی که سیستم حضور و غیاب جهان‌گستر نیز به آن مجهز است.

بیشتر بخوانید: بهترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره چه ویژگی‌هایی دارد؟

 کارفرمایان می‌توانند داده‌های حضور غیاب را بلافاصله مشاهده و گزارش‌هایی را برای حقوق و مزایا و … تولید کنند.
کارفرمایان می‌توانند داده‌های حضور غیاب را بلافاصله مشاهده و گزارش‌هایی را برای حقوق و مزایا و … تولید کنند.

مزایای سیستم سیار

از مزایای این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

معایب انواع سیستم های حضور و غیاب سیار

این سیستم، برخی معایب نیز دارد که عبارتند از:

سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب

این نوع سیستم‌ از طریق یک مرورگر وب، قابل دسترسی است و به کارکنان اجازه می‌دهد تا با اتصال به اینترنت حضور و غیاب خود را با استفاده از رایانه یا تلفن همراه ثبت کنند. داده‌های حضور غیاب در یک سرور مرکزی ذخیره و مدیریت می‌شوند.

برای استفاده از یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب، کارکنان با استفاده از اعتبارنامه خود وارد یک پورتال وب می‌شوند و گزینه مناسب را انتخاب می‌کنند. این سیستم داده‌های زمان و مکان را ثبت و در یک سرور متمرکز ذخیره می‌کند. این سیستم‌ می‌تواند بر روی سرور خود سازمان، میزبانی شود یا مبتنی بر ابر باشد.

داده‌های حضور غیاب در یک سرور مرکزی ذخیره و مدیریت می‌شوند.
داده‌های حضور غیاب در یک سرور مرکزی ذخیره و مدیریت می‌شوند.

مزایای سیستم مبتنی بر وب

از مهم‌ترین مزایای انواع سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر وب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

معایب انواع سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر وب

این نوع سیستم‌ حضور غیاب معایبی نیز دارد که عبارتند از:

نرم افزار حضور و غیاب

این نرم‌افزار، فرآیند ثبت ورود و خروج کارکنان را خودکارسازی می‌کند و موجب آسان‌تر شدن نظارت بر حضور غیاب آن‌ها و مدیریت حقوق و مزایا را برای مدیران و پرسنل منابع انسانی می‌شود.

نرم افزار حضور و غیاب جهان گستر، به‌طور خودکار کل ساعات کار، اضافه‌کاری و سایر محاسبات مربوط به زمان کاری را بر اساس داده‌های ثبت‌شده محاسبه می‌کند. این نرم‌افزار می‌تواند با سایر سیستم‌های کسب‌وکار مانند حقوق و مزایا ادغام شود و مدیریت و پردازش داده‌ها را ساده‌تر کند.

بیشتر بخوانید: حضور و غیاب در قانون کار؛ بررسی قوانین و آیین نامه حضور غیاب

این نرم‌افزار می‌تواند با سایر سیستم‌های کسب‌وکار مانند حقوق و مزایا ادغام شود و مدیریت و پردازش داده‌ها را ساده‌تر کند.
این نرم‌افزار می‌تواند با سایر سیستم‌های کسب‌وکار مانند حقوق و مزایا ادغام شود و مدیریت و پردازش داده‌ها را ساده‌تر کند.

مزایای نرم افزار حضور و غیاب

این نرم‌افزار مزایای فراوانی دارد که مهم‌ترین آن‌ها شامل موارد زیر می‌شود.

معایب نرم افزار حضور غیاب

این نرم‌افزار دارای معایبی است که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

سیستم حضور و غیاب مبتنی بر تلفن

این نوع سیستم که با عنوان سیستم‌های پاسخ صوتی تعاملی (IVR) نیز شناخته می‌شود، نوعی سیستم ردیابی حضور غیاب خودکار است که به کارکنان اجازه می‌دهد حضور خود را با استفاده از تلفن گزارش دهند. کارکنان با شماره تلفن تعیین‌شده تماس می‌گیرند و یک سری دستورات را دنبال می‌کنند تا بتوانند ورود و خروج خود را ثبت کنند.

سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر تلفن معمولاً از فناوری تشخیص صدا برای ثبت داده‌های ورود و خروج استفاده می‌کنند. پس از آن سیستم به‌طور خودکار سوابق حضور کارمندان را به روز می‌کند که می‌تواند به‌راحتی توسط پرسنل منابع انسانی یا مدیران قابل دسترسی باشد.

بیشتر بخوانید: حضور غیاب پیش دبستانی با دستگاه هوشمند

نوعی سیستم ردیابی حضور غیاب خودکار است که به کارکنان اجازه می‌دهد حضور خود را با استفاده از تلفن گزارش دهند.
نوعی سیستم ردیابی حضور غیاب خودکار است که به کارکنان اجازه می‌دهد حضور خود را با استفاده از تلفن گزارش دهند.

مزایای سیستم مبتنی بر تلفن

از مزایای این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.

-

معایب سیستم مبتنی بر تلفن

برخی معایب این سیستم عبارتند از:

سیستم حضور و غیاب مبتنی بر GPS

آن‌ها نوعی از سیستم‌های ردیابی حضور خودکار هستند که از فناوری GPS برای ردیابی داده‌های حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌کند. با استفاده از سیستم‌های مبتنی بر GPS، کارکنان می‌توانند از گوشی‌های هوشمند یا سایر دستگاه‌های مجهز به GPS برای ثبت حضور خود استفاده کنند. سیستم، اطلاعات موقعیت مکانی دستگاه را با استفاده از فناوری GPS ثبت و سپس سوابق حضور فرد مورد نظر را با داده‌های تاریخ، زمان و مکان به‌روزرسانی می‌کند.

بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

با استفاده از سیستم‌های مبتنی بر GPS، کارکنان می‌توانند از گوشی‌های هوشمند یا سایر دستگاه‌های مجهز به GPS برای ثبت حضور خود استفاده کنند.
با استفاده از سیستم‌های مبتنی بر GPS، کارکنان می‌توانند از گوشی‌های هوشمند یا سایر دستگاه‌های مجهز به GPS برای ثبت حضور خود استفاده کنند.

مزایای انواع سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر GPS

از مهم‌ترین مزایای این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

معایب سیستم مبتنی بر GPS

این سیستم علاوه بر مزایایی که دارد، دارای معایبی نیز هست که عبارتند از:

بیشتر بخوانید: دور زدن و هک دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

سخن پایانی

انواع سیستم های حضور و غیاب، نقش اساسی در اطمینان از حضور کارکنان در محل کار دارند. آن‌ها موجب می‌شوند که افراد در مورد غیبت‌ها، تاخیرها و تعجیل‌های خود پاسخگو باشند. همچنین داده‌های ارزشمندی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهند تا با استفاده از آن‌ها تصمیم‌های دقیق‌تر و هوشمندانه‌تری بگیرند.

اگر می‌خواهید بهترین سیستم‌های حضور غیاب را برای شرکت یا سازمان خود خریداری کنید، ما سیستم‌ها و دستگاه‌های حضور و غیاب جهان‌گستر را به شما پیشنهاد می‌دهیم. این سیستم‌ها با استفاده از آخرین فناوری روز دنیا طراحی شده‌اند و می‌توانند موجب افزایش بهره‌وری کسب‌و‌کار شما شوند. برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

سوالات متداول:

انواع سیستم‌های حضور و غیاب چیست؟

۱. سیستم مبتنی بر کارت ۲. سیستم بیومتریک ۳. سیستم سیار ۴. سیستم مبتنی بر وب ۵. نرم افزار حضور و غیاب ۶. سیستم مبتنی بر تلفن ۷. سیستم مبتنی بر GPS  

چرا باید از انواع سیستم های حضور و غیاب استفاده کرد؟

۱. افزایش امنیت ۲. کاهش خطای انسانی ۳. بهبود مدیریت زمان ۴. بهبود بهره‌وری ۵. افزایش شفافیت

منابع: + + +