دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به‌عنوان یکی از ابزارهای هوشمند برای مدیریت کارکنان در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این دستگاه با بهره‌مندی از تکنولوژی بیومتریک، اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان را به‌صورت دقیق و قابل‌اعتماد ثبت می‌کند. باتوجه‌به این‌که حضور و غیاب کارکنان در ساعات کاری از اهمیت بسیاری برخوردار است، استفاده از دستگاه بیومتریک در بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها تأثیر بالایی دارد. این دستگاه با قابلیت‌هایی مانند شناسایی اثر انگشت، تشخیص چهره و عنبیه چشم امکان ثبت ورود و خروج کارکنان را با دقت بسیار بالا و بدون خطا فراهم می‌کند. در این مقاله مزایای انواع دستگاه بیومتریک را بررسی خواهیم کرد تا با روش‌های بهبود عملکرد کارکنان آگاه شوید.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک چیست؟
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، یک دستگاه الکترونیکی است که برای ثبت ورود و خروج کارکنان از محل کار استفاده می‌شود. این دستگاه با استفاده از ویژگی‌های منحصربهفرد مانند اثر انگشت، چهره و عنبیه چشم کارکنان را شناسایی و اطلاعات آنها را در سیستم مدیریت منابع انسانی ثبت می‌کند.
به‌دلیل این‌که این دستگاه دقت بالایی دارد و مطمئن است، در صنایع و محیط‌های کاری مختلف از جمله شرکت‌ها، بیمارستان‌ها و دانشگاه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. از طرفی استفاده از دستگاه بیومتریک امکانات بیشتری را برای مدیریت کارکنان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها فراهم می‌کند.
چالش‌های حضور و غیاب که مدیران را خسته می‌کنند
یکی از چالش‌های مدیران در سازمان‌ها و کسب‌وکارها نحوه ثبت ورود و خروج افراد است. این مسئله می‌تواند در حالت‌های مختلفی در سازمان‌ها بروز کند.
برای مثال، ممکن است مدیران داده‌ها را با دقت بالایی ثبت نکنند یا کارکنان هنگام ثبت حضور خود تقلب کنند. برخی از موارد که حضور و غیاب کارکنان را به یک چالش مهم تبدیل می‌کنند، عبارت‌اند از:
غیبت و تأخیر کارکنان
برخی از کارکنان ممکن است به‌صورت مکرر هنگام ورود به سازمان تأخیر کنند یا در روزهایی که باید حضور داشته باشند، حاضر نشوند. این مسئله می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری و افزایش هزینه‌های سازمان شود.
تقلب در حضور و غیاب
برخی از کارکنان ممکن است سعی کنند تا با استفاده از روش‌های غیرقانونی و سوءاستفاده از دستگاه حضور و غیاب، ساعات کاری خود را افزایش دهند و دستمزد بیشتری دریافت کنند.
سرقت اطلاعات
اگر داده‌های حضور و غیاب کارکنان به‌درستی ذخیره نشوند، افراد غیرمجاز می‌توانند به‌راحتی به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند و از آنها سوءاستفاده کنند.
پشتیبانی نامناسب
اگر سیستم حضور و غیاب به‌خوبی پشتیبانی نشود و در صورت بروز خطا، به‌سرعت تعمیر نشود، ممکن است در فرایند حضور و غیاب کارکنان مشکلات جدی به وجود بیایند و بهره‌وری کارکنان کاهش یابد.
دستگاه بیومتریک در حل چالش‌های حضور و غیاب چه نقشی دارد؟
دستگاه بیومتریک یکی از ابزارهای کاربردی برای حل چالش‌های حضور و غیاب کارکنان است و در مدیریت منابع انسانی نقش مهمی دارد. این دستگاه هویت کارکنان را با استفاده از ویژگی‌های بیومتریک مانند اثر انگشت، چهره و عنبیه چشم تشخیص می‌دهد و تأیید می‌کند. در نتیجه، برای کاهش خطا در ثبت حضور و غیاب کارکنان و همچنین کاهش تقلب و سوءاستفاده کارکنان از سیستم حضور و غیاب مؤثر است.
برای مثال، اگر سازمان به دستگاه‌های حضور و غیاب قدیمی مجهز باشد، این احتمال وجود دارد که برخی از کارکنان متقلب با روش‌هایی مانند ثبت حضور کارکنان غایب، استفاده از مدارک تقلبی یا تغییر داده‌ها، از سیستم حضور و غیاب سوءاستفاده کنند.
دستگاه بیومتریک تمامی روش‌های احتمالی برای تقلب را از بین می‌برد. به‌طوری‌که کارکنانی که واقعاً حضور دارند را تشخیص می‌دهد و حضور آنها را تأیید می‌کند. این سیستم دقت و شفافیت در ثبت حضور و غیاب را افزایش می‌دهد. همچنین دستگاه بیومتریک می‌تواند به‌عنوان یک ابزار قابل‌اطمینان برای محاسبه حقوق، دستمزد و مزایا مورد استفاده قرار گیرد.
مزایا و معایب انواع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
این دستگاه‌ها درحالت‌کلی به دو دسته بیومتریک رفتاری و فیزیکی تقسیم‌بندی می‌شوند. بیومتریک‌های رفتاری ویژگی‌های فردی و خاص مانند نحوه امضازدن و ویژگی‌های بیومتریک فیزیکی مانند اثر انگشت، چهره و عنبیه چشم هستند.
پرکاربردترین دستگاه‌های بیومتریک فیزیکی که حضور افراد را با دقت بالا ثبت می‌کنند، عبارت‌اند از:
دستگاه تشخیص اثر انگشت
این دستگاه احراز هویت کارکنان را از طریق یک اسکنر اثر انگشت انجام می‌دهد. دستگاه تشخیص اثر انگشت براساس فناوری ساخت اسکنر به سه دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارت‌اند از:
- حسگرهای نوری
- حسگرهای حرارتی
- حسگرهای خازنی
بیشتر بخوانید: با ارزان ترین دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید!
نقاط قوت دستگاه تشخیص اثر انگشت:
- اثر انگشت یک شناسه منحصربهفرد است.
- بیشتر افراد با این روش تأیید هویت آشنایی دارند.
- برای استفاده از آن نیازی به یادآوری رمزهای پیچیده نیست.
- اسکنرهای اثر انگشت نسبت‌به سایر دستگاه‌های بیومتریک ارزان هستند.
نقاط ضعف دستگاه تشخیص اثر انگشت:
- آسیب‌های کم یا زیاد می‌توانند عملکرد اسکنر را دچار اختلال کنند.
- برخی افراد می‌توانند اثر انگشت را کپی کنند و این دستگاه را دور بزنند. (البته کپی‌کردن اثر انگشت کار بسیار سخت و پیچیده‌ای است، اما غیرممکن نیست.)
دستگاه تشخیص عنبیه چشم
در سال ۱۹۳۶، برای اولین‌بار یک چشم‌پزشک به نام فرانک بورش درباره منحصربهفرد بودن عنبیه چشم صحبت کرد. در اوایل دهه ۱۹۹۰، جان دوفمن الگوریتمی را برای تشخیص تفاوت‌های عنبیه چشم افراد اختراع کرد. در حال حاضر، این روش احراز هویت بیومتریک به‌عنوان یکی از دقیق‌ترین روش‌ها شناخته می‌شود.
عملکرد این دستگاه به این شکل است که ابتدا چشم را اسکن می‌کند. سپس بخش‌های ناخواسته مانند پلک‌ها و مژه‌ها را حذف می‌کند و فقط بخش عنبیه چشم باقی می‌ماند. سپس این قسمت را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و آنها را به مقادیر عددی تبدیل می‌کند. در نهایت، داده‌های جمع‌آوری شده با استفاده از همان روش‌ها با داده‌های قبلی مقایسه شده و هویت فرد تأیید می‌شود.
بیشتر بخوانید: راه‌حل‌های ارتقاء بهره‌وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
نقاط قوت دستگاه تشخیص عنبیه چشم:
- عنبیه چشم یک عضو داخلی است که توسط غشایی حساس و شفاف محافظت می‌شود. بنابراین، احتمال بروز خطا در دستگاه‌های اسکن به‌دلیل آسیب‌های کوچک چشم به حداقل می‌رسد.
- عنبیه چشم یک عضو منحصربهفرد است که بین افراد مختلف به طرز چشمگیری متفاوت است.
- برای استفاده از این دستگاه نیازی به یادداشت رمزهای عبور پیچیده نیست.
نقاط ضعف دستگاه تشخیص عنبیه چشم:
- این تکنولوژی به‌تازگی رونمایی شده است و بهبودهای بیشتری نیاز دارد.
- این روش نیازمند نزدیک‌شدن چشم کاربر به دستگاه است.
- عملکرد تشخیص عنبیه در شرایط نور کم، به‌طورکلی ضعیف است.
دستگاه تشخیص چهره
فناوری تشخیص چهره به‌طور خودکار چهره انسان را شناسایی می‌کند و می‌تواند بر اساس داده‌های موجود مانند یک تصویر از چهره افراد در پایگاه‌داده ذخیره‌شده به‌عنوان کد ریاضی، هویت شخص را تأیید کند. این فناوری به‌خصوص در برنامه‌های تلفن همراه کاربرد دارد و موردتوجه قرار گرفته است.
بیشتر بخوانید: روش انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب برای سازمان شما
نقاط قوت دستگاه تشخیص چهره:
- کار با این دستگاه به کمترین تعامل نیاز دارد.
- این فناوری برای بسیاری از مردم آشنا است و به‌طور گسترده در جامعه استفاده می‌شود.
نقاط ضعف دستگاه تشخیص چهره:
- عملکرد سیستم با تغییر نور محیط تحت‌تأثیر قرار می‌گیرد.
- تغییرات صورت ممکن است بر توانایی سیستم در تشخیص چهره تأثیر بگذارند.
- ممکن است استفاده از لوازم جانبی مانند عینک شناسایی چهره کاربر را با مشکل مواجه کند.
دستگاه‌های بیومتریک چه ویژگی‌های کلیدی دارند؟
کسب‌وکارها می‌توانند برای رفع نیازهای خود از امکانات متنوع این دستگاه استفاده کنند. سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک ویژگی‌های متمایزی مانند قابلیت ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات ورود و خروج کارکنان، یکپارچه‌سازی داده‌ها با سیستم حقوق و دستمزد، تهیه گزارش جامع از عملکرد کارکنان و محاسبه دقیق ساعت کاری آنها را دارند.
بیشتر بخوانید: راهکارهایی برای جلوگیری از سوء استفاده از تجهیزات حضور و غیاب
ویژگی‌های اصلی که یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک دارد، عبارت‌اند از:
تشخیص کارکنان جدید
این دستگاه هنگام شناسایی افرادی که به‌تازگی در سازمان استخدام شده‌اند با محدودیت مواجه نمی‌شود. به‌طوری‌که مدیران منابع انسانی می‌توانند مشخصات بیومتریک افراد تازه‌کار را در سیستم ثبت کنند تا دستگاه ورود و خروج آنها را کنترل کند. این ویژگی به مدیران کمک می‌کند تا سوابق دقیق فعالیت کارکنان را ثبت کنند و تقلب برخی از کارکنان را به صفر برسانند.
تنظیم قوانین حضور و غیاب
مدیران می‌توانند با استفاده از سیستم‌های بیومتریک به‌راحتی قوانین و مقررات حضور و غیاب را تعیین کنند. آنها می‌توانند سیاست ورود و خروج را بر اساس پارامترهای مختلفی مانند نوع کارمند، واحد شغلی، شیفت کاری و … تنظیم کنند. به‌طوری‌که یک شرکت می‌تواند برای کارمندان مختلف سیاست‌های حضور و غیاب متفاوتی را بر اساس وظایف شغلی و نوع کارشان وضع کند.
مدیریت حضور و غیاب
امکانات موجود در دستگاه‌های بیومتریک به‌طور هم‌زمان احراز هویت و شناسایی افراد را فراهم می‌کنند. در شرایط اضطراری یا رویدادهای مهم که مدیران نیاز دارند تا از حضور و سلامت کارکنان خود اطمینان حاصل کنند، این قابلیت نقش مهمی ایفا می‌کند.
مدیریت سفرهای کاری
استفاده از سامانه‌های حضور و غیاب بیومتریک برای مدیریت سفرهای کاری، به کارفرمایان امکان می‌دهد تا بر زمان و موقعیت مکانی کارکنان خود نظارت کنند. این قابلیت برای افرادی که به سفرهای کاری زیادی می‌روند، به‌خصوص در صنایعی مانند حمل‌ونقل بسیار مفید است.
اتصال به نرم‌افزار حضور و غیاب موبایل
اپلیکیشن‌های موبایل که به سیستم شناسایی اثر انگشت متصل هستند، به کارمندان اجازه میدهند تا با استفاده از گوشی هوشمند حضور و غیاب خود را مدیریت کنند. این ویژگی به کارمندان این امکان را می‌دهد که به‌راحتی به محیط اپلیکیشن وارد و خارج شوند، درخواست مرخصی دهند یا درخواست مرخصی اضطراری را ارسال کنند و با مدیر منابع انسانی ارتباط برقرار کنند.
ارائه گزارش زمانی و حضور و غیاب کارکنان
این ویژگی به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند که به‌سادگی الگوهای حضور و غیاب، ساعات کاری، محاسبه حقوق، آماده‌سازی فیش حقوقی و سایر وظایف مرتبط را تحلیل کنند.
بیشتر بخوانید: اسکنر اثر انگشت چیست؟
ارسال هشدار حضور و غیاب به‌طور خودکار
ارسال یادآوری به کارکنانی که حضورشان به تأخیر افتاده است، می‌تواند به بهبود مدیریت زمان آنها کمک کند. همچنین اگر کارکنان به‌موقع در شرکت حاضر نشوند، مدیران منابع انسانی به‌طور سریع اطلاع می‌یابند.
برنامه‌ریزی مرخصی و شیفت‌های کاری
این قابلیت برای کارکنان این امکان را فراهم می‌کند تا شیفت کاری خود را با استفاده از سیستم بیومتریک برنامه‌ریزی و مدیریت کنند. برای مثال، وقتی یک راننده کامیون به انبار می‌رسد، سیستم می‌تواند به‌طور خودکار مجوز ورود او به داخل را صادر کرده و یک کامیون به او اختصاص دهد.
این به کارکنان اجازه می‌دهد که بدون مراجعه‌به واحد منابع انسانی وظایف خود را انجام دهند و عملیات کسب‌وکار را ساده‌تر و کارآمدتر اجرا کنند.
تمامی این قابلیت‌ها با استفاده از سرعت و دقت فناوری بیومتریک در احراز هویت به‌طور خودکار انجام می‌شوند و در زمان و پول کسب‌وکار صرفه‌جویی می‌کنند. علاوه‌بر این، کارکنان می‌توانند به‌سرعت و با کارایی بیشتر به محل کار بروند.
سیستم‌های بیومتریک چگونه کسب‌وکار را متحول می‌کنند؟
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به‌قدری برای سازمان‌ها سود ایجاد می‌کند که با روش‌های قدیمی حضور و غیاب کارکنان قابل مقایسه نیست.
برخی از مهم‌ترین مزایای سیستم‌های بیومتریک به شرح زیر است:
امنیت کسب‌وکار را افزایش میدهند
به‌دلیل این‌که ویژگی‌های بیومتریک افراد خاص و متفاوت هستند، سیستم‌های بیومتریک سطح بسیار بالاتری از امنیت را نسبت‌به دستگاه‌های قدیمی فراهم می‌کنند.
به‌عنوان مثال، هنگامی که یک کارمند از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک استفاده می‌کند، هویت او به‌سرعت تأیید می‌شود. همچنین سیستم‌های بیومتریک احتمال به سرقت رفتن یا گم‌شدن کارت‌های مغناطیسی را برطرف می‌کنند. بنابراین، احتمال ورود افراد غیرمجاز به سازمان به‌طورکلی از بین می‌رود.
عملکرد کارکنان را بهبود میدهند
سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک به کارمندان این امکان را میدهند تا به‌راحتی ورود و خروج خود را اعلام کنند. این سیستم‌ها به پیگیری ورود و خروج دقیق و خودکار کارکنان کمک می‌کنند.
بنابراین، عملکرد کارکنان واحدهای منابع انسانی و حسابداری به‌طور شگفت‌انگیزی بهبود می‌یابد. علاوه‌بر این، با استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک کارکنان به دستگاه‌های مبتنی‌بر تشخیص کارت هوشمند نیازی ندارند.
حذف دستگاه‌ها و روش‌های قدیمی حضور و غیاب باعث می‌شود کارکنان بیشتر زمان خود را برای انجام کارهای مهم‌تر صرف کنند. در نتیجه، تمرکز کارکنان در محل کار افزایش و عملکرد آنها بهبود می‌یابد.
هزینه‌های سازمان را کاهش میدهند
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک فرایند حضور و غیاب و پیگیری زمان ورود و خروج افراد را به‌طور خودکار انجام می‌دهد. بنابراین، کارهای دستی و زمان‌بر هنگام پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان کاهش می‌یابند. علاوه‌بر این، سیستم‌های بیومتریک می‌توانند خطاهای انسانی هنگام پرداخت حقوق را به صفر برسانند. در نتیجه، هزینه‌های غیرضروری سازمان مانند پرداخت حقوق اضافی به کارکنان کاهش می‌یابند.
بیشتر بخوانید: امکانات اپ موبایلی حضور و غیاب
رضایت کارکنان را افزایش میدهند
سیستم حضور و غیاب بیومتریک که سریع، دقیق و کاربرپسند است، می‌تواند رضایت کارمندان را افزایش دهد. کارکنان می‌توانند به‌راحتی و بدون دردسر از این سیستم استفاده کنند. در نتیجه، رضایت کلی آنها از سازمان افزایش می‌یابد.
سخن پایانی
سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک برخلاف سیستم‌های قدیمی، شامل تدابیر امنیتی و حفظ حریم خصوصی بیشتری هستند. بنابراین، این اطمینان حاصل می‌شود که اطلاعات منحصربهفرد مانند اثر انگشت یا چهره کارکنان فقط توسط کاربران مجاز استفاده می‌شود.
شرکت جهان‌گستر با بهره‌مندی از علم و دانش تیمی از متخصصان در حوزه فناوری بیومتریک، توانسته است دستگاه حضور و غیابی با پایین‌ترین احتمال خطا و بالاترین دقت را طراحی کند و بسازد. اگر در جستجوی یک دستگاه حضور و غیاب بیومتریک با قابلیت‌های زیاد و عملکرد بهینه هستید، پیشنهاد می‌کنیم با مشاوران این شرکت تماس بگیرید.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، یک دستگاه الکترونیکی است که برای ثبت ورود و خروج کارکنان از محل کار استفاده می‌شود. این دستگاه با استفاده از ویژگی‌های منحصربهفرد مانند اثر انگشت، چهره و عنبیه چشم کارکنان را شناسایی و اطلاعات آنها را در سیستم مدیریت منابع انسانی ثبت می‌کند.
۱. تشخیص کارکنان جدید ۲. تنظیم قوانین حضور و غیاب ۳. مدیریت حضور و غیاب ۴. مدیریت سفرهای کاری ۵. اتصال به نرم‌افزار حضور و غیاب موبایل ۶. ارائه گزارش زمانی و حضور و غیاب کارکنان ۷. ارسال هشدار حضور و غیاب به‌طور خودکار ۸. برنامه‌ریزی مرخصی و شیفت‌های کاری
۱. امنیت کسب‌وکار را افزایش میدهند ۲. عملکرد کارکنان را بهبود میدهند ۳. هزینه‌های سازمان را کاهش میدهند ۴. رضایت کارکنان را افزایش میدهند
