دستگاه حضورغیاب باشگاهی چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

با ظهور دستگاه‌های حضور و غیاب، سیستم مدیریتی در بسیاری از سازمان‌ها، مجموعه‌ها و باشگاه‌های ورزشی، ارتقاء یافته است. امروزه دیگر، تاریخ مصرف روش‌های سنتی و وقت‌گیر حضور و غیاب ورزشکاران، کارمندان و … در یک مجموعه به پایان رسیده است و باید دستگاه‌های مدرن را جایگزین کرد. اگر شما مدیریت یک مجموعه‌ ورزشی یا باشگاهی را به عهده دارید، احتمالاً کم‌وبیش با نحوه عملکرد دستگاه حضور غیاب باشگاهی آشنا هستید. انواع مختلفی از این دستگاه‌های حضور و غیاب در بازار موجودند که معمولاً با اسکن اثر انگشت کار می‌کنند و درنهایت باعث صرفه‌جویی در وقت و مدیریت ورود و خروج ورزشکاران می‌شوند. در ادامه اطلاعات بیشتری در مورد این دستگاه‌ها در اختیار شما قرار می‌دهیم.

دستگاه حضور غیاب باشگاهی چیست؟

در ابتدا، باید بدانید که یک دستگاه حضور غیاب هوشمند چیست و چرا یک کالای ضروری برای کسب‌وکار شما به حساب می‌آید؟ دستگاه حضور غیاب که با‌عنوان انگلیسی Attendance Device شناخته می‌شود، ابزاری هوشمند برای ثبت زمان‌های شروع و پایان کار، استراحت، اضافه‌کاری و … است.

مکانیزم دستگاه‌های حضور غیاب به‌شکلی است که قابلیت تشخیص چهره، اثر انگشت، شناسایی خطوط کف دست و اسکن کردن کارت‌های عضویت را دارند. برخی کارشناسان به این دستگاه‌ها، عنوان دستگاه‌های هوشمند بیومتریک (Biometric smart Devices) نیز داده‌اند.

بعضی از دستگاه‌های حضور غیاب با دستگاه‌های RFID به قفل درب باشگاه یا مکان مورد نظر متصل می‌شوند. با استفاده از این دستگاه‌های حضور غیاب می‌توان علاوه‌بر ورود و خروج کارکنان و ورزشکاران، باز شدن درب را نیز به‌صورت هوشمند کنترل کرد.

دستگاه‌های حضور غیاب می‌توان علاوه‌بر ورود و خروج کارکنان و ورزشکاران، باز شدن درب را نیز به‌صورت هوشمند کنترل کرد. نکته اصلی این‌ است که شما باید باتوجه به نوع کسب‌وکار خود و اهدافی که در نظر دارید، مناسب‌ترین دستگاه حضور غیاب باشگاهی موجود در بازار را انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید: قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران

بررسی سیستم نرم‌افزاری متصل به دستگاه حضور غیاب

دستگاه‌های حضور غیاب، با استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری تخصصی (management software) کار می‌کنند که نوع هرکدام، بسته‌به شکل کسب‌وکارها، متفاوت است. به‌عنوان مثال، سیستم نرم‌افزاری دستگاه حضور غیاب مناسب برای باشگاه‌، با نام gym Management Software شناخته می‌شود و برای مدیریت‌های ورزشی کاربرد دارد. نرم‌افزارهای مدیریت باشگاه را با عناوین دیگری هم می‌شناسند که معروف‌ترین آن‌ها عبارتند از:

• Club management software
• Fitness management software
• Gym scheduling software

البته همه این نرم‌افزارها دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های مشابه هستند و برای اهداف یکسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نرم‌افزارها به مدیران باشگاه‌ها و صاحبان کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا برنامه کلاس‌ها و نحوه حضور و فعالیت مربیان را مدیریت کنند.

ضمناً نرم‌افزارهای دستگاه حضور غیاب باشگاهی می‌توانند زمان پرداخت شهریه ورزشکاران و مشتریان را کنترل و فیش پرداختی آن‌ها را نیز ثبت کنند.

لیست کسب‌وکارهای ورزشی که به دستگاه حضور غیاب نیاز دارند

واژه “Gym” یا باشگاه، طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها و فعالیت‌های ورزشی را شامل می‌شود و حتی گاهی مربیان خصوصی نیز از دستگاه‌های حضور غیاب هوشمند برای مدیریت هنرجویان خود استفاده می‌کنند. رایج‌ترین کسب‌وکارهایی که به این دستگاه نیاز دارند، عبارتند از:

• باشگاه‌های فیتنس و سلامت
• باشگاه‌های تناسب اندام (شامل رشته‌های خاص مثل اسپین (spin)، بار (Barr)، پیلاتس (Pilates)، یوگا و …)
• مجموعه‌های ورزشی سرپوشیده (مثل استخر، سالن چمن مصنوعی، سالن فوتسال، سالن بسکتبال، سالن والیبال و …)
• مجموعه‌های ورزشی بزرگ (مثل استادیوم‌های ورزشی و زمین‌های فوتبال)
• سال‌های ورزشی کراس فیت (CrossFit gyms)
• باشگاه‌های هنرهای رزمی
• باشگاه‌های بدنسازی
• برنامه‌ریزی مربیان شخصی

مزایا و معایب استفاده از دستگاه حضور غیاب باشگاهی

یکی از مزایای برجسته استفاده از دستگاه‌های حضور غیاب، دسترسی به جزئیات ورود و خروج اعضای باشگاه است. این قابلیت باعث می‌شود تا حضور اعضای باشگاه بر اساس زمان‌های مشخص شده، مرتب شود. برنامه‌ نرم‌افزاری دستگاه حضور غیاب، برای هر عضو در باشگاه، یک شناسه کاربری جداگانه تعیین می‌کند تا مدیر باشگاه بتواند به‌راحتی از وضعیت انضباطی و مالی آن‌ها مطلع شود. بعضی از مهم‌ترین مزایا و معایب این دستگاه عبارتند از:

بیشتر بخوانید: دردسرهای حضور و غیاب تشخیص چهره چیست؟

دستگاه حضور غیاب باشگاهی چه کاربردی برای مشتریان دارد؟

دستگاه حضور غیاب فقط برای مدیران باشگاه‌ها و صاحبان کسب‌وکارهای ورزشی کاربرد ندارد بلکه اعضای باشگاه‌ و مشتریان نیز می‌توانند از قابلیت‌های ریموت این دستگاه، بهره‌مند شوند. به‌طورکلی، استفاده از دستگاه حضور غیاب برای مشتریان ۴ کاربرد مهم دارد که عبارتند از:

• امکان اعلام حضور با استفاده از یک تبلت یا دستگاه کارت‌خوان که روی میز منشی باشگاه قرار دارد.
• امکان ثبت نام و پرداخت شهریه به‌صورت دیجیتالی و بدون نیاز به حضور فیزیکی اعضا.
• امکان اعلام حضور توسط اعضای باشگاه به صورت آنلاین و با استفاده از گوشی‌های تلفن همراه.
• دسترسی کامل اعضا به تاریخچه حضور غیاب آن‌ها در جلسات تمرین و پرداخت شهریه‌ها.

سازوکار سیستم «بدون تماس» در دستگاه حضور غیاب چگونه است؟

یکی از قابلیت‌های مهم دستگاه‌های حضور غیاب در باشگاه‌ها، سیستم هوشمند «بدون تماس» یا اصطلاحاً “contactless” است. اعضای باشگاه می‌توانند با وصل شدن به یک صفحه‌کلید که روی تبلت، گوشی موبایل یا دستگاه‌های روی میز باشگاه نصب می‌شوند، اعلام حضور کنند.

سازوکار سیستم هوشمند «بدون تماس»، دارای یک کد ۴ رقمی برای اعلام حضور است که حضور اعضا را در سیستم تایید می‌کند. هم‌چنین، مدیران می‌توانند سیستم کد ۴ رقمی را تغییر دهند تا اعضای باشگاه با استفاده از قابلیت جست‌وجوی نام خود، اعلام حضور کنند.

نمودار تجزیه و تحلیل حضور غیاب اعضای باشگاه

بعضی از دستگاه‌های حضور غیاب، قابلیت‌های ویژه‌ای دارند و صرفاً یک ردیاب برای کنترل ورود و خروج اعضا نیستند. به‌عنوان مثال، بعضی از این دستگاه‌ها، اطلاعات و داده‌های حضور و غیاب اعضای باشگاه را به‌گونه‌ای سازمان‌دهی می‌کنند که مدیران بتوانند ترافیک مجموعه ورزشی خود را بررسی کنند.

به‌عبارت ساده‌تر، مدیران باشگاه‌های ورزشی می‌توانند با استفاده از نمودار تجزیه و تحلیل حضور غیاب، به تمام گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه دسترسی داشته باشند. مدیر باشگاه می‌تواند از داده‌های حضور غیاب اعضای باشگاه استفاده نموده و برای خریداری تجهیزات بیشتر برنامه‌ریزی کند.

هم‌چنین می‌تواند با کمک تجزیه و تحلیل سیستم حضور غیاب، از وضعیت کلی باشگاه مطلع شود و درصورت، کاهش تعداد اعضا، برای حفظ مشتریان باشگاه اقدامات لازم را انجام دهد.

قابلیت اکسس کنترل (Access Control) چیست؟

دستگاه حضور غیاب باشگاهی، قابلیت کنترل دسترسی یا Access Control را نیز دارد که با استفاده از آن می‌توان شرایط دل‌خواه برای اجازه ورود اعضا به باشگاه را تعیین کرد. برای مثال، شما به‌عنوان مدیر می‌توانید، «عدم پرداخت به‌موقع و کامل شهریه» را علت محدودیت ورود اعضا به باشگاه  تعیین کنید.

باتوجه به این نکته، اگر اعضای باشگاه شهریه خود را به‌طور کامل و در زمان معین پرداخت نکنند، نمی‌توانند وارد باشگاه یا محل تمرین شوند. نحوه شناسایی اعضا هم معمولاً از طریق کشیدن کارت در دستگاه، نشان دادن چهره به سیستم هوشمند، قرار دادن اثر انگشت و یا شناسایی غیر‌حضوری است.

قابلیت اکسس کنترل، معمولاً در سازمان‌ها و اداره‌جات دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. البته این قابلیت می‌تواند در باشگاه‌ها نیز کاربرد داشته‌باشد.

آیا دستگاه RFID در زمان قطع برق هم کار می‌کند؟

تقریباً همه دستگاه‌های حضور غیاب دارای باتری‌های داخلی قدرتمند، با ظرفیت بالا هستند که در مواقع قطعی برق، حداقل حدود ۴ ساعت کار می‌کنند و به‌ شناسایی و ثبت ورود و خروج اعضای باشگاه می‌پردازند.

بیشتر بخوانید: بهترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره چه ویژگی‌هایی دارد؟

قابلیت‌های مهم دستگاه‌های حضور و غیاب

دستگاه‌ RFID، قابلیت ارسال پیامک حضور و غیاب را دارد و می‌تواند وضعیت حضور و یا غیبت افراد را به‌صورت هفتگی (از شنبه تا پنجشنبه) فهرست‌بندی کند. دیگر قابلیت‌های مهم این دستگاه نیز عبارتند از:

• ظرفیت شناسایی حداقل ۱۰۰۰ کارت دیجیتال
• دارای قابلیت اسکن اثر انگشت با ویژگی ضد خش
• امکان ثبت حضور غیاب و تردد حداقل ۱۰۰ هزار کاربر
• شناسایی کارت بدون تماس RFID
• امکان ثبت سیستمی بیش از ۱۰ هزار لاگ (Log)
• برخورداری از باتری قدرتمند داخلی برای پشتییانی از سیستم در شرایط بدون اتصال به برق
• امکان تبادل دیتا با استفاده از درگاه‌های USB و TCP/IP
• امکان تعریف کردن ۱۰ اثر انگشت برای هر کاربر
• مقاوم در برابر شرایط محیطی (مثل رطوبت، گرما و غیره)
• ارسال پیام عدم شناسایی کاربر در کم‌تر از یک ثانیه
• درصد خطای یک در میلیون
• امکان تعریف گروه‌های کاربری برای کنترل اعضای یک تیم باشگاهی خاص

آیا خرید دستگاه حضور غیاب باشگاهی به‌صرفه است؟

درنگاه اول ممکن است هزینه خرید و اجرایی کردن دستگاه RFID برای حضور غیاب خودکار، کمی زیاد به‌نظر برسد اما اگر این هزینه را با هزینه پرداخت حقوق به پرنسل کنترل‌کننده و یا منشی مقایسه کنید، متوجه می‌شوید که هزینه‌ای درست و منطقی است که باوجود آن دیگر نیازی به کنترل چهره‌به‌چهره افراد ندارید.

شما می‌توانید برای تهیه یک دستگاه حضور غیاب کارآمد با نرم‌افزار کاربردی، با کارشناسان مجموعه ما تماس بگیرید و از راهنمایی‌های تخصصی آن‌ها بهره‌مند شوید. مطمئنا باشگاهی که در آن، اعضا می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری، برای پرداخت شهریه و ثبت نام مجدد اقدام کنند، از اعتبار و شهرت  بالایی برخوردار خواهد بود.

ما حدس می‌زنیم که شما نیز بخواهید جزء مدیران موفق باشگاه‌های پرآوازه باشید. پس همین حالا با ما در شرکت جهان‌گستر تماس بگیرید تا کارشناسان ما شما را برای یک خرید هدفمند و پرسود راهنمایی کنند!

سوالات متداول

منابع: + +