به‌عنوان مدیر سازمان، وظایف زیادی را برعهده دارید. از طرفی باید این وظایف را در بازه زمانی مشخصی انجام دهید. بنابراین، علاوه‌بر مسئولیت اجرای پروژه‌ها، مسئولیت برنامه‌ریزی و تحویل بهموقع آن‌ها هم برعهده شما است. اگر می‌خواهید مدیریت بازاریابی، منابع انسانی و مالی سازمان را به‌طور بهینه انجام دهید، باید برنامه‌ریزی صحیحی داشته‌باشید. برای اینکه کارفرماها، مدیران ارشد و کارکنان سازمان، شما را به‌عنوان مدیری حرفه‌ای بشناسند، باید مدیریت بهینه زمان را در اولویت قرار دهید. در این مقاله، چند تکنیک مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران را بررسی خواهیم کرد تا پس‌از یادگیری و اجرای آن‌ها، مهارت مدیریت خود را ارتقا دهید.
مهم‌ترین نکته درباره مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران چیست؟
مهم‌ترین توصیه درمورد مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران این است که وظایف شغلی خود را به‌طور واقع‌بینانه برنامه‌ریزی کنید. انجام تعهدات و مسئولیت‌های مدیریتی با انگیزه بالا بسیار مهم است، اما باید این نکته را به‌خاطر بسپارید که برنامه‌ریزی براساس داده‌های غیرواقعی، شما را از هدف اصلی دور می‌کند.
اگر می‌خواهید استراتژی بهینه‌ای را برای مدیریت زمان طراحی کنید، باید از کمیت و کیفیت منابع خود درک صحیحی داشته‌باشید. آگاهی صحیح از وظایفی که می‌خواهید انجام دهید و زمانی که در اختیار دارید به شما کمک می‌کند تا پس‌از اجرای وظایف، عملکرد خود را به‌درستی ارزیابی کنید.
بیشتر بخوانید: روش‌های ارزیابی و مدیریت حضور و غیاب کارکنان با استفاده از نرم‌افزار
ساده‌ترین روش برنامه‌ریزی و مدیریت زمان برای مدیران چیست؟
آسان‌ترین روش این است که لیستی از کارهای خود و مدت‌زمان موردنیاز برای اجرای هرکدام از آن‌ها را تهیه کنید. برای مثال، وظایف مهمی مانند برگزاری جلسات کاری، بررسی روند اجرای پروژه‌ها و گزارش‌نویسی برای آن‌ها را روی کاغذ بنویسید. سپس هرکدام از آن‌ها را باتوجه‌به اولویت، زمان موردنیاز برای اجرا و زمانی که در اختیار دارید، مرتب کنید.
همچنین اگر نمی‌توانید زمان موردنیاز برای انجام کارها را به‌درستی پیش‌بینی کنید و از آن برای مدیریت زمان بهره ببرید، قبل از برنامه‌ریزی، وظایف خود را در بازه زمانی مشخصی انجام دهید و مدت‌زمان انجام آن را مشخص کنید.
برای مثال، به مدت یک هفته، تعهدات شغلی خود را اجرا کرده و زمان انجام هرکدام از آن‌ها را یادداشت کنید. سپس برای هفته‌های بعدی برنامه‌ریزی کنید و پس از اجرای آن‌ها، برنامه خود را بهبود دهید.
چرا مدیریت زمان برای مدیران مهم است؟
طبق گزارش Starling Bank، کارآفرین‌ها تقریباً ۳۱ درصد از زمان کاری خود را برای انجام امور اداری و مالی صرف می‌کنند. اگر مدیر یک کسب‌وکار یا سازمان دولتی هستید و زمان زیادی را برای انجام امور اداری صرف می‌کنید، باید نکات مهم، درباره مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران را جدی بگیرید.
به‌عنوان مدیر، باید برای انجام کارهای زیاد در محل کار و ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی، به مهارت مدیریت زمان مسلط باشید. اگر زمان خود را به‌طور بهینه مدیریت کنید، علاوه‌بر اینکه کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان می‌رسانید، از وقت آزاد خود نهایت لذت را می‌برید.
یادگیری مهارت مدیریت زمان علاوه‌بر اینکه انگیزه شما برای انجام کارهای مهم و با اولویت را افزایش می‌دهد، مزایای دیگری دارد که عبارت‌اند از:
- افزایش بهره‌وری
- کاهش استرس
- بهبود عملکرد و افزایش رضایت شغلی
- کاهش اهمال‌کاری و تحویل بهموقع پروژه‌ها
بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
۱۰ استراتژی و تکنیک ساده برای مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران
اگر به‌عنوان مدیرعامل یا مدیر ارشد سازمان احساس می‌کنید که برای انجام وظایف شغلی زمان کافی ندارید، باید برای یافتن بهترین استراتژی برای مدیریت زمان تلاش کنید.
باوجوداینکه تاکتیک‌ها و تکنیک‌های مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران ساده هستند، اما به شما کمک می‌کنند تا زمان خود را با کنترل بیشتری مدیریت کنید و بهره‌وری خود را در محل کار افزایش دهید.
استراتژی‌ها و تکنیک‌هایی که بهره‌وری و مدیریت زمان شما را بهبود می‌دهند، عبارت‌اند از:
کار خود را با برنامه‌ریزی شروع کنید
اگر می‌خواهید مدیریت زمان خود را به‌طور بهینه انجام دهید، بهتر است قبل از شروع روز کاری، برنامه‌ریزی کنید. انجام این کار علاوه‌بر اینکه به شما کمک می‌کند تا تمامی وظایف خود را به پایان برسانید، بلکه مدیریت برنامه‌های کاری را برای شما آسان می‌کند.
برای اجرای این تکنیک، فهرستی از کارها تهیه کنید و پس از انجام هرکدام، روی آن خط بزنید.
کارها را براساس اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کنید
اولین قدم در برنامه‌ریزی، فهرست‌کردن کارها است، اما باید ترتیب انجام آن‌ها را هم بنویسید تا هنگام اجرای برنامه با مشکل مواجه نشوید.
اولویت‌بندی، این توانایی را به شما می‌دهد تا به‌جای کارهای بی‌اهمیت، کارهای مهم را با تمرکز و انرژی بیشتری انجام دهید. اگر کارهای مهم را در اولویت بگذارید، به فردی سازنده و مؤثر تبدیل می‌شوید.
نکات مهمی که به اجرای این تکنیک به شما کمک می‌کنند، عبارت‌اند از:
- سه کار مهم را مشخص کنید.
- وظایف شغلی را براساس اهمیت آن‌ها به سه اولویت بالا، متوسط و پایین دسته‌بندی کنید.
- به هرکدام از وظایف بین ۱ تا ۱۰ امتیاز دهید و اولویت‌بندی کنید.
- سپس کارهای با اولویت و امتیاز بالا را اجرا کنید.
کارهای بزرگ را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید
به‌دلیل اینکه پروژه‌های بزرگ استرس زیادی را به شما وارد می‌کنند، ممکن است اجرای آن‌ها را به تأخیر بیندازید. همچنین مواقعی که احساس خستگی می‌کنید، پروژه‌های بزرگ، فشار جسمی و روانی بیشتری را به شما وارد می‌کنند. بنابراین، پروژه‌های بزرگ قدرت عملگرایی شما را کاهش می‌دهند.
برای غلبه بر اهمال‌کاری، پروژه‌های بزرگ را به اجزای کوچکتر تقسیم کنید. با انجام این کار روند اجرای پروژه را برای خود و کارکنان راحت می‌کنید. همچنین با اجرای بخش‌های کوچکتر، پیشرفت چشمگیری کسب می‌کنید و نقاط ضعف خود را بهبود می‌دهید.
عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید
مواردی مانند تماس‌های غیرضروری، شبکه‌های اجتماعی یا صحبت‌کردن همکاران، تمرکز شما را به‌شدت کاهش می‌دهند. اگر حذف این موارد برای شما سخت است، بهتر است آن‌ها را محدود کنید.
کاهش عوامل حواس‌پرتی، بازدهی شما را افزایش می‌دهد. پیشنهاد می‌کنیم مواردی که تحت کنترل شما هستند را حذف یا محدود کنید. برای مثال، پیام‌های ارسالی در شبکه‌های اجتماعی به‌راحتی قابل‌کنترل هستند؛ اما پاسخ به همکار یا مدیر ارشد قابل حذف نیست.
مدیریت زمان خود را بهینه کنید
اگر احساس می‌کنید که زمان شما برای اجرای کارهای مختلف تلف می‌شود، بهتر است وظایف مشابه را به‌طور هم‌زمان انجام دهید. اگر وظایف شغلی مشابه را گروه‌بندی کنید، قدرت ذهنی و انرژی شما به‌طور بهینه مدیریت می‌شود. بنابراین، بهره‌وری خود را هنگام استفاده از زمان افزایش می‌دهید.
در جلسات کاری غیرضروری شرکت نکنید
یکی از موارد مؤثر در مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران، نحوه صحیح مدیریت جلسات کاری است.
به‌عنوان مدیر ارشد یا میانی سازمان، باید این را بدانید که تمامی جلسات، مؤثر و مفید نیستند. بنابراین، بهتر است جلسات غیرضروری را حذف کنید یا از کارکنان درخواست کنید تا به‌جای شما شرکت کنند.
همچنین اگر فکر می‌کنید که جلسه‌ای مفید است، اما زمان کافی برای حضور در آن را ندارید، از اعضای جلسه درخواست کنید تا شرایط حضور آنلاین را برای شما فراهم کنند.
تفویض اختیار کنید
یکی از اشتباه‌ترین کارها در مدیریت سازمان این است که به‌عنوان مدیر، انجام تمامی کارها را به‌عهده بگیرید. امروزه، رقابت شرکت‌ها بسیار زیاد شده‌است. مدیران باهوش برای پیروزی در رقابت با سایر شرکت‌ها، سرعت پیشرفت خود را افزایش می‌دهند.
بهترین راه برای افزایش سرعت پیشرفت و بهبود بهره‌وری این است که وظایف شغلی را به کارکنان بسپارید. اگر کارکنان شما توانایی اجرای کارها را ندارند، بهتر است کارها را برون‌سپاری کنید. افراد و شرکت‌هایی که به‌طور تخصصی در یک زمینه کار می‌کنند، پروژه را با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌دهند.
بیشتر بخوانید: محاسبه ساعت کاری کارکنان؛ مزایا و بررسی روش‌های رایج
حضور و غیاب کارکنان را پیگیری کنید
اگر ورود و خروج کارکنان را به‌طور دستی ثبت می‌کنید، باید بدانید که زمان خود را برای انجام کارهای بیهوده تلف می‌کنید. امروزه، سیستم‌های بیومتریک به کمک مدیران سازمان‌ها آمده‌اند و حضور افراد را به‌طور هوشمند ثبت می‌کنند.
باوجود اینکه خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک نیاز به بودجه مالی دارد، اما استفاده از آن بسیاری از هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد و در بلندمدت به نفع سازمان است.
البته اگر شرکت شما کارکنان زیادی ندارد، جای نگرانی نیست. متخصصان شرکت جهان‌گستر با طراحی و تولید انواع سیستم حضور و غیاب، نیازهای تمامی کسب‌وکارهای کوچک، شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ در زمینه مدیریت کارکنان را رفع کرده‌اند.
از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کنید
قانون ۲۰/۸۰ یا اصل پارتو می‌گوید ۸۰ درصد نتایج از ۲۰ درصد کارهایی که انجام می‌دهید، حاصل می‌شوند. این اصل علاوه‌بر کارهای مدیریتی و استراتژی‌های سازمانی، در مدیریت زمان کاربرد زیادی دارد. با اجرای این تکنیک می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید و در سازمان خود نقش مؤثری ایفا کنید.
برای اجرای این تکنیک، ۲۰ درصد از کارهای مهم که منجر به نتایج مفید می‌شوند را شناسایی کنید و در اولویت انجام کارها قرار دهید. همین تکنیک ساده به شما کمک می‌کند تا کارهای بیشتری را به‌طور هوشمندانه انجام دهید.
تکنیک پومودورو را فراموش نکنید
تکنیک پومودورو بهره‌وری شما را به حداکثر می‌رساند. برای اجرای این تکنیک زمان کاری خود را به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید. پس از انجام وظایف به‌مدت ۲۵ دقیقه، ۵ دقیقه را برای استراحت خود اختصاص دهید. سپس این چرخه را تا پایان روز کاری تکراری کنید.
سخن پایانی
در این مقاله، تکنیک‌های مدیریت زمان در محل کار ویژه مدیران را بررسی کردیم. بسیاری از این تکنیک‌ها برای مدیریت زمان کارهای شخصی شما مناسب هستند. اگر برای مدیریت زمان کارکنان با چالش مواجه هستید، بهتر است برای خود یک دستیار هوشمند استخدام کنید. بهترین ابزار برای مدیریت زمان کارکنان، سیستم حضور و غیاب بیومتریک است. این سیستم با بهره‌مندی از دستگاه بیومتریک و نرم‌افزار حضور و غیاب، ورود و خروج کارکنان و میزان فعالیت آن‌ها را بادقت بالا و بدون خطا پیگیری می‌کند. پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید سیستم حضور و غیاب، با کارشناس‌های شرکت جهان‌گستر، یک جلسه مشاوره رایگان برگزار کنید.
سوالات متداول
مهم‌ترین توصیه این است که وظایف شغلی خود را به‌طور واقع‌بینانه برنامه‌ریزی کنید.
انجام تعهدات و مسئولیت‌های مدیریتی با انگیزه بالا بسیار مهم است.
باید از کمیت و کیفیت منابع خود درک صحیحی داشته‌باشید.
آگاهی صحیح از وظایفی که می‌خواهید انجام دهید و زمانی که در اختیار دارید.
۱. کار خود را با برنامه‌ریزی شروع کنید ۲. کارها را براساس اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کنید ۳. کارهای بزرگ را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید ۴. عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید ۵. مدیریت زمان خود را بهینه کنید ۶. در جلسات کاری غیرضروری شرکت نکنید ۷. تفویض اختیار کنید ۸. حضور و غیاب کارکنان را پیگیری کنید ۹. از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کنید ۱۰. تکنیک پومودورو را فراموش نکنید
