نرم افزار حضور و غیاب

سوالات متداول

نرم افزار حضور و غیاب چگونه کار می‌کند؟

اکثر مدیران در خرید سیستم‌های حضور و غیاب دچار اشتباه بزرگی می‌شوند. اشتباه آنان هم این است که تصور می‌کنند کار با خرید دستگاه حضور و غیاب تکمیل می‌شود و اصل کار خرید دستگاه حضور و غیاب است (!) درحالی که این مدیران نمی‌دانند دستگاه‌های حضور و غیاب تنها عناصری فیزیکی برای ثبت وضعیت تردد کارکنان هستند و قسمت عمده و اصلی کار، در نرم افزار حضور و غیاب انجام می‌پذیرد.
حال منظورمان از این حرف چیست؟
بگذارید با مثالی ساده طرز کار و ارتباط بین دستگاه و نرم افزار حضور غیاب را برایتان تشریح کنم:
تصور کنید شما یه عنوان مدیر یک مجموعه، تصمیم به تهیه و نصب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در سازمان خود گرفته‌اید. عملیات نصب و ثبت اطلاعات بیولوژیک کارکنان (اثر انگشت) در دستگاه با موفقیت انجام می‌پذیرد و با هر بار ورود و خروج کارمند به سازمان، با ثبت اثر انگشت، وضعیت تردد او کنترل می‌شود.
حال به انتهای ماه نزدیک می‌شوید و می‌خواهید با بررسی وضعیت تردد کارمندان، حقوق آن‌ها را محاسبه کنید. در این جا دستگاه حضور و غیاب تنها اطلاعات و ساعت‌های ورود و خروج را در اختیار شما قرار می‌دهد. اما عملیات محاسبه‌ی حقوق و مرخصی کارکنان، فرآیندی است که از طریق برنامه حضور و غیاب نصب شده بر روی سیستم شما انجام می‌پذیرد.

یعنی اطلاعات ورود و خروج کارمندان و وضعیت غیبت و تاخیر آن‌ها، از دستگاه حضور و غیاب به وسیله‌ی شبکه یا وای فای به نرم افزار حضور غیاب منتقل می‌شود و عملیات محاسبه‌ی حقوق، برنامه‌ریزی برای اضافه‌کار، درخواست مرخصی و وضعیت ماموریت‌های فرد در برنامه حضور و غیاب انجام می‌پذیرد.

در حقیقت برنامه حضور و غیاب سامانه‌ای است که با استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا و فناوری‌های جدید، این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند که برنامه‌ای بهینه برای سازمان خود تعریف کنند و از طریق این نرم افزار بر عملکرد کارکنان شرکت، نظارت کامل داشته باشند.
استفاده از نرم افزار حضور غیاب باعث ‌شود که مدیر بتواند بر اساس حداکثر ظرفیت‌ها و توانایی‌های سازمان برنامه‌ریزی کند.
از طرف دیگر در پرداخت حقوق کارمندان و کارکنان سازمان، عدالت رعایت می‌شود و تمام اضافه‌کاری‌ها و موارد تشویقی آن‌ها مدنظر گرفته می‌شود و موردی از قلم نمی‌افتد.
این موضوع باعث می‌شود که کارکنان تلاشگر و سخت‌کوش احساس رضایت بیشتری نسبت به شغل خود داشته باشند و با سازمان احساس نزدیکی بیشتری کنند. در نتیجه انگیزه‌ی آن‌ها برای کار کردن، افزایش می‌یابد.

قیمت نرم افزار حضور و غیاب

یکی از امکانات خارق‌العاده‌ای که شرکت جهان گستر پارس در زمینه‌ی نرم‌افزارهایش در اختیار مشتریان قرار می‌دهد این است که قیمت نسخه‌ی پایه‌ی این نرم‌افزارها برای آن دسته از مشتریانی که دستگاه‌های حضور و غیاب جهان گستر را خریداری می‌کنند؛ به صورت رایگان درمی‌آید.
یعنی شما با خرید یک عدد دستگاه حضور و غیاب جهان گستر پارس -از هر نوعی که باشد- نرم افزار نسخه‌ی پایه‌ حضور و غیاب را به صورت رایگان از شرکت جهان گستر دریافت می‌کنید و می‌توانید آن را روی سیستم خود نصب کرده و از آن استفاده کنید!
در صورتی که اگر می‌خواستید جداگانه تصمیم به خرید این نرم‌ افزار بگیرید؛ برای خرید نسخه‌ی پایه‌ی آن باید ۵۰۰ هزار تومان هزینه می‌کردید!
این اقدام شرکت جهان گستر پارس به منظور قدردانی و تشویق مشتریان شریفی مانند شماست که اقدام به خرید دستگاه حضور و غیاب می‌کنند!

زمانی که شما مشتری عزیز، اقدام به خرید دستگاه حضور و غیاب می‌کنید -حالا از شرکت ما یا از سایرین تولیدکننده‌ها- معمولا نرم‌افزار حضور و غیاب را هم به صورت همزمان خریداری می‌کنید!
زیرا معمولا دستگاه‌های حضور و غیاب به نرم‌افزار خود شرکت تولید کننده قابلیت اتصال دارند و اتصال دستگاه به یک نرم‌افزار بیگانه در بیشتر اوقات امری ناشدنی و غیر ممکن است!
اما ممکن است پس از مدتی استفاده از دستگاه و برنامه حضور و غیاب سایر شرکت‌ها، پی ببرید که نرم‌افزار نمی‌تواند نیازهای شرکت شما را برآورده کند و پاسخگوی مناسبی برای نیازهایتان باشد!
در این شرایط شرکت جهان گستر پارس یک خبر بسیار عالی برای شما دارد!
نرم افزار حضور غیاب جهان گستر پارس این قابلیت را دارد که به بسیاری از دستگاه‌های حضور و غیاب تولید داخل یا چینی متصل گردد و نیازهای شرکت شما را برطرف کند!
برای مثال فرض کنید شما با خرید دستگاه حضور و غیاب شرکت X و نصب نرم‌افزار آن، پس از مدتی به این نتیجه می‌رسید که نرم افزار قابلیت ارائه‌ی مانده مرخصی را به شما ندارد و از این جانب بسیار برایتان مشکل ساز شده است!
در این شرایط شاید به این فکر بیفتید که دستگاه و نرم‌افزارتان را یکجا بدهید و به جایش یک پکیج جدیدتر و مناسب‌تر بخرید!
اما من یک پیشنهاد بهتر برایتان دارم!
ابتدا یک تماس با شرکت جهان گستر پارس بگیرید و برای کارشناسان ما وضعیت خود را شرح دهید!
کارشناسان دلسوز سازمان ما با بررسی وضعیت شما، احتمالات ممکن برای اتصال نرم‌افزار حضور و غیاب جدید را بررسی می‌کنند و اگر امکان اتصال نرم‌افزار ما به دستگاه حضور و غیاب شما وجود داشته باشد خیال شما را راحت کرده و شما را از خرید یک دستگاه حضور و غیاب جدید معاف می‌کنند!
پس نترسید و همین حالا تماس بگیرید!
نرم‌افزار حضور و غیاب جهان گستر پارس قابلیت اتصال به بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب چینی و کره‌ای و چند شرکت تولید کننده‌ی دستگاه حضور و غیاب داخلی را دارند!

نرم‌ افزار حضور و غیاب چه مواردی را ثبت می‌کند؟

تا پیش از این، کارمندان یک سازمان نسبت به نصب سیستم حضور و غیاب (شامل دستگاه و نرم‌افزار) در شرکت‌ها، نگرش خوبی نداشتند و حس می‌کردند که انجام این کار از جانب مدیر، به معنای آن است که مدیر، اعتمادی به زیر دستانش ندارد.
اما با گذشت زمان و دیدن کارکردهای این مجموعه برای خودشان، دانستند که این سیستم چندان هم بد نیست و نصب و به کار بردن آن، فواید بسیاری برای خودشان نیز داشته است. برخی از کارکردهای سیستم حضور و غیاب عبارت‌اند از:

• ثبت میزان مرخصی کارمندان
• نمایش تقویم کاری
• نمایش شیفت‌های کاری هر کارمند
• تعیین کارکرد دقیق هر کارمند
• نمایش وضعیت ماموریت و اضافه‌کاری کارمند

مزایای نرم افزار حضور و غیاب

استفاده کردن از نرم‌افزار حضور و غیاب، مزایا و فواید بسیاری دارد. چند مورد از این مزایا را در ادامه بررسی می‌کنیم:

• افزایش اعتماد کارکنان به سیستم حسابداری شرکت و افزایش رضایت‌مندی شغلی
• ساده شدن پروسه‌ی محاسبه‌ی حقوق کارکنان و بررسی عملکرد آن‌ها
• از بین بردن امکان تقلب در ثبت زمان ورود و خروج
• تهیه‌ی گزارش از نحوه‌ی عملکرد کارکنان
• سبک شدن وظایف کارکنان بخش نیروی انسانی و ایجاد امکان تمرکز بیشتر آن‌ها بر مسائل مهم‌تر
• پیاده‌سازی راحت‌تر سیاست‌های منابع انسانی در شرکت
• در اختیار داشتن آرشیو کاملی از آمار حضور و غیاب کارکنان
• حرکت در مسیر قانونی و تطابق با قوانین وزارت کار از طریق استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد
• جلوگیری از صرف زمان و منابعی مانند کاغذ برای انجام محسبات مربوط به حقوق کارمندان
• پیشگیری از وقوع خطای انسانی در هنگام محاسبه‌ی حقوق و دستمزد
• اطلاع پیدا کردن کارکنان از وضعیت ساعات کاری و حقوق و مرخصی خود در طول ماه و بدون مراجعه به دفتر مدیریت

دستگاه حضور غیاب کارتی

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی یکی از قدیمی‌ترین و پرطرفدارترین دستگاه‌های حضور و غیاب به شمار می‌آیند. این دستگاه‌ها از اولین نسل‌های دستگاه‌های حضور و غیاب دیجیتال به شمار می‌آیند.

جالب است بدانید دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، بلافاصله بعد از شیوه‌ی حضور و غیاب پانچی وارد بازار شدند و طرفداران پر و پا قرص بسیاری نیز در زمان خودشان به دست آوردند. زیرا امکان تقلب در ثبت زمان ورود و خروج را از کارمندان می‌گرفتند و عملکرد حسابداران برای محاسبه‌ی حقوق کارمندان را آسان می‌کردند.
اما با وارد شدن ویژگی‌های بیومتریک انسان به دستگاه‌های حضور و غیاب و پدید آمدن دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره، اثرانگشتی و … این دستگاه‌ها دیگر محبوبیت خود را تا حدودی از دست دادند.
اما هنوز هم سازمان‌هایی هستند که به دلیل بزرگی ابعاد سازمان و تعداد بالای نیروی انسانی، گزینه‌ی دیگری جز استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی ندارند.
دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، برای سازمان‌هایی که دارای چندین هزار نفر کارمند هستند و تمایل دارند در کمترین زمان، تردد این حجم از کارمندان خود را ثبت کنند؛ بهترین گزینه به شمار می‌آیند.

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی برای سازمان‌های پرجمعیت و بزرگ فواید دیگری هم دارد. از جمله:

• از کارت حضور و غیاب، به عنوان کارت رزرواسیون غذا برای پرسنل استفاده می‌شود.
• سازمان‌ها با چاپ اطلاعات کارمند بر روی کارت، از کارت حضور و غیاب به عنوان کارت شناسایی کارمند نیز استفاده می‌کنند.

مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی

• سازمان‌های بزرگ با استفاده از دستگاه حضور و غیاب کارتی، با صرف کمترین هزینه به بیشترین سطح امکانات دسترسی پیدا می‌کنند.
• سرعت عملکرد دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی بسیار بالاست و توانایی ثبت و کنترل تردد تعداد زیادی از افراد را در حداقل زمان ممکن دارد.
• سازما‎ن‌هایی که تعداد کارکنان زیاد دارند، می‌توانند برای کنترل تردد کارکنان خود، از چند دستگاه حضور و غیاب کارتی مرتبط نیز استفاده کنند.

انواع نرم افزار حضور و غیاب

انواع نرم افزارهای حضور و غیاب

امروزه بیشتر سازمان‌ها وشرکت‌ها از نرم افزارهای حضور و غیابی استفاده می‌کنند که هر یک از آن‌ها قابلیت مخصوصی دارند و می‌توانند نیازهای مشتریان را برطرف کنند!
نمونه‌ای از این نرم افزارها، نرم افزار تغذیه است که در سازمان‌های بزرگ، کمک بزرگی به مدیران برای کنترل داشتن روی غذای پرسنل می‌کند.
و نمونه‌ی دیگر هم نرم افزار ارزیابی عملکرد است که با استفاده از آن به طور کامل می‌توان روی عملکرد پرسنل و روند پیشرفت شرکت، کنترل داشت.
شاید پیدا کردن یک نرم فزار حضور غیاب خود در این شلم شوربا و تنوعی که در بازار محصول پیش رویتان قرار می‌گیرد؛ اندکی کار را برایتان سخت کند و شما را در حالت بهت و حیرت قرار دهد.
اما بگذارید بهتان بگویم امروزه بهترین انواع نرم افزارهای حضور و غیاب در دو دسته‌ی نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز قرار می‌گیرند.
اگر علاقه دارید تا درباره‌ی این دو نوع نرم افزار اطلاعات بیشتری به دست آورید و تفاوت‌های حیاتی آن‌ها را با یکدیگر بدانید؛ لطفا به مقاله‌های آنان رجوع کنید!