سیستم حضور و غیاب چیست و چگونه کار می‌کند؟

پیگیری حضور و غیاب کارکنان، عملکرد سازمان را بهبود می‌دهد. مدیران منابع انسانی می‌توانند با بهره‌مندی از یک سیستم جامع برای پیگیری ورود و خروج کارکنان، مدیریت کارکنان را به‌طور بهینه و آسان انجام دهند. برای مثال، اگر سازمان به نرم‌افزار و دستگاه حضور و غیاب مجهز باشد، محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان با سرعت و دقت بالایی انجام می‌گیرد. همچنین جمع‌آوری داده‌های حضور و غیاب افراد به مدیران ارشد کمک می‌کند تا استراتژی‌های مدیریت سازمان را براساس واقعیت برنامه‌ریزی کنند. امروزه، روش‌های قدیمی برای کنترل ورود و خروج کارکنان کاربردی ندارند. بنابراین، نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای زیادی برای انجام این کار طراحی و تولید شده‌اند. در این مقاله، به سؤال «سیستم حضور و غیاب چیست» پاسخ خواهیم داد و نحوه عملکرد این سیستم را بررسی خواهیم کرد تا از مزایای بی‌نظیر آن آگاه شوید.

سیستم حضور و غیاب چیست؟

بهترین روش برای پاسخ به سؤال «سیستم حضور و غیاب چیست» این است که اجزای تشکیل‌دهنده و کاربرد این سیستم را بررسی کنیم.

سیستم حضور و غیاب یک ابزار هوشمند و مبتنی‌بر فناوری است که به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایند ورود و خروج کارکنان را به‌طور خودکار ثبت کنند.

[elementor-template id=”17129″]

این سیستم ترکیبی از دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب است و به کارکنان اجازه می‌دهد تا حضور خود را به‌طور دقیق و بدون خطا ثبت کنند. همچنین این سیستم داده‌های حضور و غیاب کارکنان را ذخیره کرده و به نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی و حقوق و دستمزد ارسال می‌کند.

برخی از سیستم‌های حضور و غیاب، مبتنی‌بر فناوری بیومتریک هستند که هویت افراد را با چهره، اثر انگشت یا عنبیه چشم آن‌ها شناسایی می‌کنند.

بیشتر بخوانید: آموزش راه‌اندازی و نصب دستگاه حضور و غیاب

چرا سازمان‌ها به سیستم حضور و غیاب هوشمند نیاز دارند؟

اگر می‌خواهید به‌عنوان مدیر مطمئن شوید که سازمان شما به سیستم ورود و خروج پرسنل نیاز دارد، دلایلی که نشان می‌دهند خرید این سیستم برای سازمان شما منافع اقتصادی دارد را بررسی کنید.

برخی از علت‌هایی که ثابت می‌کنند که خرید دستگاه حضور و غیاب به نفع سازمان شما است، عبارت‌اند از:

سیستم‌های دستی هزینه مدیریت سازمان را افزایش می‌دهند

باوجوداینکه سیستم‌های دستی هزینه خرید نرم‌افزار و دستگاه را حذف می‌کنند، اما به‌دلیل اینکه دقت کافی ندارند، هزینه‌های بی‌موردی را به سازمان اضافه می‌کنند. ممکن است سیستم‌های حضور و غیاب دستی برای برخی از کسب‌وکارهای کوچک مناسب باشند، اما سازمان‌ها یا شرکت‌هایی که نیروهای انسانی زیادی دارند، باید به سیستم هوشمند مجهز شوند.

مدیریت کارکنان در سازمان‌های بزرگ با استفاده از کاغذ و خودکار بسیار سخت است. برای مثال، کارشناس منابع انسانی نمی‌تواند ساعات کاری افراد را به‌راحتی محاسبه کند و هنگام پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان با چالش جدی مواجه می‌شود.

در سازمان‌هایی که ورود و خروج کارکنان از طریق سیستم‌های دستی ثبت می‌شود، برخی از افراد متقلب حضور خود را به‌طور اشتباه ثبت می‌کنند. بنابراین، هزینه پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان افزایش می‌یابد و منابع مالی سازمان به‌درستی مصرف نمی‌شود.

سیستم‌های هوشمند، حقوق و دستمزد را به‌طور دقیق محاسبه می‌کنند

اگر حضور و غیاب پرسنل را به‌طور دستی انجام دهید، ممکن است اطلاعات ورود و خروج آن‌ها را با خطای زیادی ثبت کنید. اگر کارکنان متوجه شوند که دستمزد آن‌ها را به‌طور دقیق محاسبه نمی‌کنید، نسبت‌به شما بی‌اعتماد می‌شوند و رضایت شغلی آن‌ها کاهش می‌یابد.

محاسبه و پرداخت دستمزد افراد با استفاده از سیستم‌های دستی بسیار زمان‌بر است و نیاز به استخدام کارشناس حسابداری و منابع انسانی را در سازمان افزایش می‌دهد.

از طرفی افراد نمی‌توانند مرخصی و غیبت‌های افراد را به‌طور دقیق محاسبه کرده و در حقوق ماهانه آن‌ها اعمال کنند. سیستم‌های هوشمند هیچ‌کدام از این معایب را ندارند و هزینه‌های مدیریت کارکنان را به‌شدت کاهش می‌دهند.

سیستم‌های هوشمند با نرم‌افزارها به‌راحتی ادغام می‌شوند

اگر سازمان خود را به یک سیستم جامع و هوشمند مجهز نکنید، ردیابی ورود و خروج کارکنان به‌طور یکپارچه انجام نشده و داده‌ها به‌طور متمرکز ذخیره نمی‌شوند. بنابراین، ممکن است دسترسی به داده‌های حضور و غیاب افراد سخت باشد یا بخشی از آن‌ها به‌راحتی گم شوند.

سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند اطلاعات افراد را با دقت بالا ذخیره کرده و با نرم‌افزارهای مدیریت سازمان ادغام می‌کنند. برای مثال، مدیر منابع انسانی می‌تواند از طریق یک سیستم جامع به مرخصی‌های استعلاجی و استحقاقی افراد دسترسی پیدا کند. همچنین مدیر مالی می‌تواند میزان حقوق هر فرد را براساس ساعات کاری او محاسبه کند.

در نتیجه، عملکرد مدیران ارشد بهبود می‌یابد و سازمان به‌طور بهینه مدیریت می‌شود.

سیستم‌های حضور و غیاب چگونه کار می‌کنند؟

نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب براساس فناوری به‌کاررفته در ساخت آن است. برای مثال، سیستم حضور و غیاب کارتی با سیستم بیومتریک عملکرد متفاوتی دارد.

نحوه عملکرد انواع سیستم‌های حضور و غیاب به شرح زیر است:

سیستم‌های کارتی

این سیستم‌ها افراد را از طریق کارت مخصوص آن‌ها شناسایی می‌کنند. این کارت‌ها دارای تراشه مغناطیسی هستند و حضور کارکنان را با خواندن اطلاعات آن ثبت می‌کنند.

سیستم‌های بیومتریک

مشخصات بیومتریک مانند چهره، اثر انگشت و عنبیه چشم منحصربه‌فرد هستند. سیستم‌های بیومتریک مشخصات بیومتریک افراد را اسکن می‌کنند و با اطلاعات موجود در سیستم مطابقت می‌دهند.

بیشتر بخوانید: دستگاه حضور و غیاب آری یا خیر ؟

مزایای سیستم حضور و غیاب بیومتریک چیست؟

امروزه، رایج‌ترین روش برای ثبت ورود و خروج کارکنان استفاده از سیستم بیومتریک است. نصب، شناسایی افراد و ثبت ورود و خروج آن‌ها با استفاده از سیستم بیومتریک بسیار آسان است.

به‌علت اینکه سیستم بیومتریک تقلب کارکنان را به صفر می‌رساند، مدیران باتجربه از این سیستم استقبال زیادی می‌کنند. همچنین سیستم‌های بیومتریک سرقت زمان توسط برخی از کارکنان متقلب را کاهش می‌دهند.

برخی از مزایایی که سیستم‌های بیومتریک نسبت‌به سایر سیستم‌ها دارند، عبارت‌اند از:

افزایش امنیت سازمان

اگر امنیت سازمان و اطلاعات کارکنان برای شما مهم است، بهتر است برای حضور و غیاب کارکنان از سیستم‌های بیومتریک استفاده کنید. امنیت این سیستم‌ها به‌قدری زیاد است که فقط مدیران ارشد سازمان می‌توانند به داده‌های آن دسترسی داشته‌باشند.

سیستم‌های بیومتریک ورود به برخی از بخش‌های سازمان را محدود می‌کنند و کارکنان نمی‌توانند به‌راحتی به تمامی بخش‌ها وارد شوند.

[elementor-template id=”19461″]

از طرفی این سیستم‌ها اطلاعات بیومتریک افراد مانند اثر انگشت یا چهره آن‌ها را کدگذاری می‌کنند. بنابراین، احتمال سرقت اطلاعات و سوءاستفاده از آن‌ها به‌شدت کاهش می‌یابد.

در نتیجه، حتی اگر این سیستم‌ها هک شوند، اطلاعات شخصی کارکنان مانند کد پرسنلی یا تاریخ تولد آن‌ها در دسترس افراد بیگانه قرار نمی‌گیرند.

کاهش سرقت زمان

سرقت زمان ضررهای جبران‌ناپذیری را به کسب‌وکارها وارد می‌کند. برای مثال، هزینه‌های مدیریت کارکنان را به‌شدت افزایش می‌دهد. حتی اگر کارکنان متقلب نباشند، ممکن است زمان حضور خود را به‌طور اشتباه ثبت کنند. دستگاه بیومتریک زمان ورود و خروج افراد را با دقت بالایی ثبت می‌کند و سرقت زمان را به حداقل می‌رساند.

حذف تقلب کارکنان

به‌عنوان مدیر کسب‌وکار، باید برنامه‌ریزی برای بودجه مالی و مدیریت هزینه‌های سازمان را در اولویت قرار دهید. تقلب برخی از کارکنان هنگام ثبت حضور و غیاب، حقوق و دستمزد پرداختی به آن‌ها را به‌شدت افزایش می‌دهد.

متأسفانه، برخی از افراد از دستگاه کارتی سوءاستفاده می‌کنند. برای مثال، حضور همکار خود را در زمان غیبت او ثبت می‌کنند. وجود تقلب در سازمان علاوه‌بر اینکه هزینه‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه توسعه فرهنگ سازمانی را با چالش مواجه می‌کند.

سیستم بیومتریک ثبت حضور فرد توسط دیگری را به‌کلی از بین می‌برد، زیرا کارکنان باید برای اسکن مشخصات بیومتریک خود در سازمان حاضر باشند.

چگونه سیستم‌های بیومتریک امنیت سازمان را ارتقا می‌دهند؟

مشخصات بیومتریک افراد قابل سرقت نیست. بنابراین، افراد بیگانه نمی‌توانند به‌راحتی به سازمان شما وارد شوند. همچنین برخی از دلایلی که باعث افزایش امنیت شرکت توسط دستگاه بیومتریک می‌شوند، عبارت‌اند از:

اثر انگشت افراد را ذخیره نمی‌کنند

سیستم بیومتریک اثر انگشت افراد را ذخیره نمی‌کند، بلکه پس از اسکن‌کردن اثر انگشت کارکنان جدید، آن را به کدهای قابل‌درک برای نرم‌افزار حضور و غیاب تبدیل می‌کند. سپس برای اینکه نفوذ هکرها به سامانه‌های شرکت را بی‌اثر کند، اثر انگشت کارکنان را از بین می‌برد.

بنابراین، زمانی که کارکنان انگشت خود را روی اسکنر قرار می‌دهند، سیستم آن را کدگذاری می‌کند و با کدهای ذخیره‌شده در پایگاه‌داده نرم‌افزار حضور و غیاب مطابقت می‌دهد و هویت کارکنان را تأیید یا رد می‌کند.

دسترسی به بخش‌های حساس را محدود می‌کنند

اگر می‌خواهید دسترسی کارکنان یا افراد غیرمجاز به بخش‌های حساس مانند اتاق سرور را محدود کنید، سیستم بیومتریک این امکان را برای شما فراهم می‌کند.

این سیستم علاوه‌بر اینکه در ورود و خروج محدودیت ایجاد می‌کند، بلکه هویت افراد واردشده به بخش‌های مهم سازمان را ثبت می‌کند. بنابراین، حتی اگر کارکنان مجاز هم وارد اتاق شده و خطایی انجام دهند، به‌راحتی شناسایی می‌شوند.

همچنین مدیران ارشد می‌توانند دسترسی افراد مجاز را به‌طور موقت قطع کنند و اجازه ورود به بخش‌های خاص را صادر نکنند.

بیشتر بخوانید: ۱۱ نکته کلیدی در خرید دستگاه حضور و غیاب

ویژگی‌های سیستم حضور و غیاب چیست؟

مطالعه درباره «امکانات سیستم حضور و غیاب چیست» به شما کمک می‌کند تا بهترین دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب را برای سازمان خود انتخاب کنید.

قابلیت‌هایی که سیستم حضور و غیاب دارد، عبارت‌اند از:

محاسبه ساعات فعالیت کارکنان

اگر یک سیستم هوشمند انتخاب کنید، فعالیت کارکنان را با دقت بالا پیگیری می‌کنید. این سیستم زمان استراحت کارکنان و ساعت ورود و خروج آن‌ها را به‌طور دقیق ثبت می‌کند.

مدیریت مرخصی کارکنان

ثبت مرخصی‌های استحقاقی و مأموریت‌های کاری کارکنان و محاسبه حقوق کارکنان براساس این موارد کاری، زمان‌بر و هزینه‌بر است. سیستم حضور و غیاب محاسبه مأموریت‌ها و مرخصی افراد را به‌طور خودکار و با هزینه کم انجام می‌دهد.

محاسبه حقوق و دستمزد

اگر می‌خواهید دستمزد کارکنان را براساس ساعات کاری آن‌ها محاسبه کنید و عملکرد سازمان را بهبود دهید، سیستم حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا این کار را با زحمت کمتری انجام دهید.

تولید گزارش

ثبت و نگهداری از سوابق حضور کارکنان توسط کارشناس منابع انسانی به‌راحتی ممکن نیست. نرم‌افزار حضور و غیاب داده‌های ذخیره‌شده توسط دستگاه بیومتریک یا کارتی را به نمودارها و گزارش‌های معنادار تبدیل می‌کند.

نرم‌افزار حضور و غیاب جهان‌گستر کیفیت و کمیت فعالیت کارکنان را به‌طور هوشمندانه به گزارش‌های کاربردی تبدیل می‌کند. بنابراین، به‌عنوان مشاور یا مدیر سازمان، با استفاده از این گزارش‌ها می‌توانید برنامه‌های دقیقی برای بهبود عملکرد کارکنان طراحی کنید.

پشتیبانی از موبایل هوشمند

سیستم‌های بیومتریک با موبایل‌های هوشمند سازگار هستند. برای مثال، اگر کارکنان شما به مأموریت‌های کاری می‌‌روند، می‌توانند حضور خود را با استفاده از موبایل هوشمند خود ثبت کنند.

یکپارچه‌سازی اطلاعات تقویم

دستگاه حضور و غیاب جهان‌گستر ورود و خروج کارکنان را براساس تقویم شمسی ثبت می‌کند. بنابراین، مدیریت و پیگیری غیبت‌های کارکنان در سازمان‌ها به‌راحتی انجام می‌شود.

[elementor-template id=”16949″]

انواع فناوری‌های به‌کاررفته در سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم‌های حضور و غیاب براساس عملکرد شناساگر آن‌ها طراحی و ساخته شده‌اند. برای مثال، دستگاه کارتی مبتنی‌بر فناوری RFID ساخته شده است. امروزه، پیشرفته‌ترین فناوری در زمینه سیستم‌های حضور و غیاب، مختص دستگاه‌های بیومتریک است. تکنولوژی‌های استفاده‌شده در سیستم‌های تشخیص چهره و عنبیه چشم، افراد را با دقت بالایی شناسایی کرده و هویت آن‌ها را تأیید می‌کنند.

همچنین دستگاه‌های مبتنی‌بر اثر انگشت دارای 2 نوع فناوری هستند که عبارت‌اند از:

مبتنی‌بر تصویر

اسکنر این نوع دستگاه از اثر انگشت فرد عکس‌برداری کرده و آن را به الگوهای بیومتریک تبدیل می‌کند.

مبتنی‌بر خازن

این نوع اسکنر دارای خازن‌هایی است که برجستگی‌های اثر انگشت را اسکن کرده و با استفاده از آن‌ها هویت فرد را شناسایی می‌کنند.

سخن پایانی

در این مقاله، موضوع «سیستم حضور و غیاب چیست» را از جنبه‌های مختلف بررسی کردیم. امروزه، کاغذبازی از سیستم‌های اداری و مدیریتی سازمان‌ها حذف شده است. همچنین مدیران باهوش به‌جای استفاده از کاغذ و خودکار برای پیگیری فعالیت کارکنان، از دستگاه بیومتریک و نرم‌افزار حضور و غیاب بهره می‌برند. سیستم‌های هوشمند علاوه‌بر بهبود عملکرد کارکنان، هزینه‌های مدیریت سازمان را کاهش می‌دهند. اگر تصمیم گرفتید که سازمان خود را به سیستم حضور و غیاب مجهز کنید، پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، با مدیران شرکت جهان‌گستر، یک جلسه مشاوره رایگان برگزار کنید.

منابع: + + + + +

سوالات متداول: