قوانین حضور و غیاب، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های حاکم بر حضور کارکنان در محل کار هستند. این قوانین بر اهمیت حضور به‌موقع در محل کار و در دسترس‌بودن در هر روز کاری تاکید دارند. یک قانون خوب، روحیه کارکنان را افزایش می‌دهد و حضور منظم آنها در محل کار را تضمین می‌کند. قوانین مناسب می‌توانند یک محیط سازنده ایجاد کنند و موجب رضایت کارکنان و موفقیت کسب‌وکار شوند. در این مقاله قصد داریم در مورد حضور و غیاب در قانون کار صحبت کنیم. اگر علاقه‌مند به این موضوع هستید، تا انتها همراه ما باشید.
حضور و غیاب چیست؟
حضور و غیاب، به دفعات و تداوم حضور کارکنان در یک رویداد یا تعهد، مانند محل کار اشاره دارد. حضور در محل کار شامل رفتن به محل تعیین‌شده و ماندن در آن‌جا برای تمام مدت شیفت‌های برنامه‌ریزی شده است.
یکی دیگر از جنبه‌های مهم حضور و غیاب، برقراری ارتباط با مدیر و همکاران برای گرفتن مرخصی است تا مدیر منابع انسانی بتواند تغییرات را در برنامه ثبت و مسئولیت‌ها را به‌درستی تنظیم کند.
بسیاری از کسب‌وکارها قوانین حضور و غیاب مشخصی دارند تا اطمینان حاصل کنند که کارکنان به‌طور منظم سر کار خود حاضر می‌شوند و تعداد روزهای غیبت خود را به حداقل می‌رسانند. قوانین حضور و غیاب در قانون کار، معمولا وقت‌شناسی را نیز در بر می‌گیرد و شامل موضوعاتی مانند تاخیر، تعجیل، شرکت در رویدادهای کاری یا ترک کار در ساعات کاری است.
اهمیت حضور و غیاب
وقت‌شناسی و حضور در محل کار مهم است زیرا باعث افزایش بهره‌وری کسب‌وکار می‌شود. افراد در محیط کار برای وقت‌شناس بودن به یکدیگر تکیه می‌کنند تا بتوانند در پروژه‌ها همکاری بهتری داشته‌باشند، بازخورد دریافت کنند و کار را مطابق با انتظارات مشتریان ارائه دهند. در ادامه برخی از دلایل اصلی وقت‌شناسی و حضور به‌موقع در محل کار را بیان می‌کنیم:
ایجاد فرهنگ اعتماد
وقتی همه افراد حاضر در کسب‌وکار، وقت‌شناس باشند، می‌توانند به یکدیگر اعتماد کنند تا در انجام وظایف با یکدیگر همکاری کنند و وظایف خود را طبق برنامه کسب‌وکار ارائه دهند.
بهبود کارایی
با حضور به‌موقع در جلسات و تعهدات کاری، هیچ‌کس معطل نخواهد شد و همه کارکنان بلافاصله می‌توانند وظایف خود را شروع کنند.
کسب شهرت بهتر
وقت‌شناسی و حضور منظم کارکنان در محل کار، به کسب‌وکار این امکان را می‌دهد که کارهای بیشتری انجام دهد و به‌طور مداوم با مشتریان ارتباط برقرار کند، روابط خود را با آنها بهبود بخشد و به کار باکیفیت و قابل اعتماد شهرت پیدا کند.
بیشتر بخوانید: دستگاه حضورغیاب باشگاهی چیست و چرا به آن نیاز دارید؟
تعریف حضور و غیاب در قانون کار چیست؟
وقتی شخصی، بدون اخذ مجوز در محل کار خود حاضر نشود، غیبت رخ داده است. همچنین اگر او زودتر از ساعت مقرر، محل کار خود را ترک کند، به آن تعجیل می‌گویند. تاخیر نیز به عدم حضور در ساعت تعیین‌شده در محل کار اشاره دارد. غیبت، تاخیر و تعجیل، طبق آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار، تخلف محسوب می‌شود و فرد خاطی علاوه‌بر جریمه کسر از حقوق، ممکن است با جریمه‌های دیگری نیز مواجه شود.
قانون کار، رویکردی جدی در خصوص غیبت‌های غیرموجه دارد. بر اساس آن، کارکنانی که غیبت غیرموجه داشته‌باشند، علاوه‌بر اینکه بخشی از حقوق و مزایای آنها کسر می‌شود، باید در کمیته‌های انضباطی حاضر شوند تا برای غیبت خود مورد بازخواست قرار بگیرند و در مورد جریمه نقدی و غیرنقدی آنها تصمیم‌گیری شود.
چه غیبت‌هایی در آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار مجاز هستند؟
طبق قانون کار، موارد زیر می‌توانند جزو غیبت موجه و مجاز تلقی شوند:
- غیبت حداکثر به‌مدت ۲ روز برای تولد فرزند
- غیبت به‌خاطر فوت فرزند، همسر، پدر و مادر که بیش از ۷ روز طول نکشد.
- غیبت به‌خاطر فوت برادر یا خواهر که از ۴ روز بیشتر نشود.
- احضارشدن فرد توسط مراجع قانونی و قضایی برای ادای شهادت یا موارد مشابه، به‌شرطی که گواهی مرجع قانونی یا قضایی مورد نظر توسط فرد ارائه شود.
- غیبت به‌دلیل بیماری که گواهی آن به تایید سازمان تامین اجتماعی رسیده باشد.
تبصره ۱: غیبت‌های مذکور در صورتی موجه خواهند شد که ظرف ۴۸ ساعت به اطلاع مدیریت کسب‌وکار برسند.
تبصره ۲: اگر مدیریت، غیبت را موجه نداند، باید در کمیته انضباطی تصمیم‌گیری شود.
تبصره ۳: در صورتی‌که غیبت فرد، موجه تشخیص داده شود، او می‌تواند موافقت کند که تعداد روز غیبت از مرخصی استحقاقی‌اش کسر شود. اگر فرد فاقد مرخصی استحقاقی کافی باشد، دستمزد و مزایای روزهای غیبت او پرداخت نخواهد شد.
بیشتر بخوانید: قوانین حضور و غیاب پرسنل برای مدیران
قوانین مرخصی در آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار
طبق آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار، مرخصی به چهار دسته استحقاقی، استعلاجی، زایمان و بدون حقوق تقسیم‌بندی می‌شود که در ادامه درباره هرکدام توضیح خواهیم داد.
مرخصی استحقاقی در آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار
این مرخصی جزء غیبت‌های موجه کارکنان است و مدت آن یک ماه است که چهار جمعه را در بر می‌گیرد. در روزهای مرخصی استحقاقی، فرد از حقوق و مزایای خود برخوردار می‌شود.
طبق آیین‌نامه، کارگر با هماهنگی و موافقت کارفرمای خود می‌تواند از این نوع مرخصی استفاده کند و اگر در این مورد بین کارگر و کارفرما اختلافی پیش بیاید، اداره کار و امور اجتماعی در این زمینه نظر خواهد داد که بلافاصله لازم‌الاجراست. همچنین کارکنان باید توجه داشته‌باشند که نمی‌توانند بیشتر از ۹ روز مرخصی استحقاقی خود را ذخیره کنند.
در صورتی‌که کسب‌وکار تعطیل شود، قرارداد کارگر به اتمام برسد یا فسخ شود یا کارگر دچار ازکارافتادگی شود، مطالبات او به‌صورت نقدی محاسبه و پرداخت می‌شود یا در صورت فوت شخص، ورثه او، مطالباتش را دریافت خواهند کرد. در صورت فوت فرزند، پدر، مادر یا همسر کارگر، او حق گرفتن سه‌روز مرخصی باحقوق را دارد.
مرخصی استعلاجی در آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار
در صورتی‌که فرد به‌دلیل بیماری و درمان، امکان حضور در محل کار خود را نداشته باشد، از مرخصی استعلاجی بهره‌مند می‌شود. مرخصی استعلاجی باید توسط پزشک معتمد و مسئول واحد محل خدمت کارگر تایید شود.
او وظیفه دارد که مسئول مربوطه را از مرخصی استعلاجی خود مطلع کند. این نوع مرخصی در پرونده فرد درج و از کارکرد ماهیانه او کسر می‌شود. همچنین پرونده کارگر برای دریافت غرامت مدت‌زمان بیماری، به سازمان تامین اجتماعی فرستاده می‌شود.
مرخصی زایمان در آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار
برای کارکنان زن، مرخصی بارداری و زایمان، در مجموع ۱۲۰ روز است. در صورتی‌که زایمان توامان باشد، ۱۴ روز به مدت مرخصی اضافه می‌شود.
پس از اینکه مرخصی زایمان به پایان رسید، فرد باید به محل کار خود باز گردد و مدت زمان مرخصی او پس از تایید سازمان تامین اجتماعی، جزو سوابق کاری‌اش به شمار می‌آید. همچنین سازمان تامین اجتماعی، وظیفه پرداخت حقوق کارگر زن، در مدت مرخصی زایمان را بر عهده دارد.
مادران شاغلی که از خود به نوزادشان شیر می‌دهند، پس از پایان مرخصی زایمان و حداکثر تا ۲۰ ماهگی او، می‌توانند از مرخصی بدون کسر از حقوق یکساعته برای شیردهی کودکشان بهره ببرند.
مرخصی بدون حقوق در آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار
همان‌طور که از نام این نوع مرخصی مشخص است، در مدت این مرخصی، فرد هیچ‌گونه حقوقی از سوی کارفرمای خود دریافت نمی‌کند. طبق آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار، این مرخصی می‌تواند تا دو سال ادامه داشته‌باشد.
دریافت مرخصی بدون حقوق، مشروط به موافقت کارفرماست. همچنین مدت آن و شرایط بازگشت به کار بعد از اتمام مرخصی، باید با توافق کارگر و کارفرما یا نمایندگان قانونی آنها مشخص شود.
بیشتر بخوانید: دردسرهای حضور و غیاب تشخیص چهره چیست؟
اشتباهات متداول در حضور و غیاب کارکنان
بسیاری از کسب‌وکارها در وضع قوانین حضور و غیاب خود دچار اشتباهاتی می‌شوند که می‌تواند تاثیر منفی در پیشرفت و موفقیت آنها داشته‌باشد. در ادامه سه اشتباه متداول را بررسی می‌کنیم.
تمرکز بر حضورگرایی
حضورگرایی، زمانی اتفاق می‌افتد که یک کارمند با اینکه بیمار، خسته و پریشان است، سر کار حاضر می‌شود، اما نمی‌تواند وظایف کاری خود را انجام دهد.
بر اساس تحقیقات صورت‌گرفته، حدود ۹۰ درصد از متخصصان اعتراف کرده‌اند که گاهی اوقات سر کار، ناخوش‌احوال بوده‌اند. همچنین ۳۳ درصد آنها گفته‌اند که همیشه در محل کار حاضر می‌شوند، حتی اگر بیمار باشند.
این آمار هشداردهنده هستند، زیرا در چنین شرایطی حضور در محل کار می‌تواند خطرات متعددی را به‌همراه داشته باشد، مانند قراردادن همکاران در معرض خطر بیماری‌های عفونی. این مسئله به نوبه خود، افراد بیشتری را مبتلا می‌کند و بر حضور کلی کارکنان تأثیر منفی می‌گذارد.
بنابراین قوانین حضور و غیاب در قانون کار کسب‌وکار، باید به‌گونه‌ای باشد که علاوه‌بر تشویق کارمندان برای حضور به‌موقع در محل کار، آنها را ترغیب کند تا هنگامی‌که بیمار هستند، در خانه بمانند و مرخصی بگیرند.
محیط کاری منفی
اگر به‌طور دائم کارمندان خود را با کارهای سنگین و پرحجم مواجه کنید و به آنها حقوق و مرخصی کم می‌دهید، ممکن است آنها تحت فشار قرار بگیرند و دچار مشکلات متعدد شوند. این مشکلات می‌تواند شامل غیبت برنامه‌ریزی‌نشده باشد.
علاوه‌براین، یک محیط کاری خصمانه می‌تواند بر سطح استرس کارکنان تأثیر منفی بگذارد. در نتیجه، آنها ناامید و بی‌انگیزه می‌شوند و روزهای بیشتری را غیبت می‌کنند یا مرخصی می‌گیرند تا استرس خود را مدیریت کنند.
عدم توجه به مشکلات شخصی کارکنان
هر کارمندی در مقطعی از زندگی خود ممکن است با سختی‌ها و مشکلاتی مواجه شود. این امر می‌تواند یک موضوع خانوادگی، مشکلات مالی یا نگرانی‌های سلامتی باشد.
چنین سختی‌هایی می‌توانند به‌صورت غیبت یا حضورگرایی ظاهر شوند. با این‌حال، شما باید به چنین کارمندانی مدتی فرصت دهید تا خود را بازیابی کنند. همچنین لازم است به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشید تا درک کنید که چنین سختی‌هایی موقتی هستند و به‌زودی از بین خواهند رفت.
بیشتر بخوانید: بهترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره چه ویژگی‌هایی دارد؟
پنج گام مفید برای رسیدگی به مشکلات حضور و غیاب کارکنان
راه‌کارهایی وجود دارد که می‌توانید برای جلوگیری از غیبت غیرموجه و حضور ضعیف کارکنان خود انجام دهید. در این قسمت یکی از بهترین راهکارها را در پنج گام شرح می‌دهیم.
مفاهیم حضور و غیاب در قانون کار خود را مشخص کنید
به‌عنوان کارفرما، ابتدا باید مشخص کنید که غیبت برنامه‌ریزی‌شده و برنامه‌ریزی‌نشده، چه معنایی دارند.
بخش منابع انسانی شما باید به‌وضوح تعریف کند که:
- مرخصی استعلاجی: غیبت ناگهانی ناشی از بیماری است.
- غیبت تاییدشده یا موجه: غیبت مورد تایید مدیر است.
- تأخیر: غیبت جزئی ناشی از دیررسیدن به محل کار است.
- مرخصی پزشکی یا استعلاجی: مرخصی موجهی که به کارمند واجد شرایط اجازه می‌دهد تا برای مدتی جهت درمان و رسیدگی به سلامتی خود، سر کار حاضر نشود.
- غیبت: عدم حضور در محل کار بدون اطلاع قبلی است.
متخصصان منابع انسانی باید این مفاهیم را برای کارکنان ساعتی تعریف و زمان حضور کارکنان در محل کار و ساعات کاری آنها را مشخص کنند.
تعریف مقررات حضور در محل کار که به‌صورت شفاف تدوین شده باشد، به شما کمک می‌کند تا محدوده اقدامات انضباطی را برای غیبت بیش از حد کارکنان، تعیین کنید.
خط مشی حضور و غیاب کارمندان را ایجاد کنید
این خط مشی، به‌وضوح قوانین و اقدامات مربوط به مدیریت حضور و غیاب را مشخص می‌کند و دستورالعمل‌های مربوط به انواع مختلف مرخصی مانند مرخصی استعلاجی، مرخصی بدون حقوق و غیره را توضیح می‌دهد.
خط مشی حضور و غیاب، همچنین شامل عواقب تخلفاتی مانند غیبت می‌شود و کارکنان را تشویق می‌کند تا به دستورالعمل‌ها پایبند باشند. با این‌حال، یکی از اهداف اساسی این سند این است که همه رویه‌هایی را که کارکنان باید برای درخواست و مستندسازی مرخصی‌های خود دنبال کنند، ابلاغ کند.
به‌عنوان مثال، می‌توانید از کارت‌های حضور و غیاب کارمندان استفاده کنید یا از نرم‌افزارهای مخصوص برای این کار بهره ببرید. صرف نظر از گزینه‌ای که انتخاب می‌کنید، فرآیندها برای هر کارمند، باید یکسان باشند. تلاش کنید تا حد امکان در تعریف محدوده این خط مشی، دقیق باشید.
اقدامات انضباطی برای غیبت و تاخیر را تشریح کنید
خط مشی حضور و غیاب در قانون کار شما نیز باید شدت یک اقدام انضباطی را با توجه به میزان غیبت کارمندان بیان کند. با این‌حال، در حین تعیین مسیر اقدام یا مجازات برای هر مورد غیبت یا تاخیر، انتظارات شما باید واقع‌بینانه باشد.
به‌عنوان مثال، شما نباید کارمندی را که به‌دلیل تصادف دیر آمده است، جریمه کنید. زیرا اگر برای غیبت‌ها و تاخیرهایی که خارج از کنترل کارمندان است، اقدامی انجام دهید، ممکن است تاثیر منفی در روحیه آنها داشته‌باشد و منجر به نارضایتی شغلی شود.
همچنین خط مشی حضور کارکنان، باید همدلانه و مترقی باشد. یک خط مشی مترقی می‌تواند مدیران کسب‌وکار را راهنمایی کند که برای حضور ضعیف کارکنان، تنها پس از مشاهده و بررسی دقیق، اقدامات انضباطی انجام دهند.
به‌همین ترتیب، این خط مشی می‌تواند شامل پاداش حضور به‌موقع یا مزایای مشابه برای افراد وقت‌شناس جهت بهبود مشارکت کارکنان باشد.
برای مدیریت بهتر حضور و غیاب، با کارکنان خود ارتباط برقرار کنید
هر کارمند باید از استانداردها و فرآیندهای تعریف‌شده در خط مشی حضور و غیاب کسب‌وکار آگاه باشد. برای اطمینان از آن، بخش منابع انسانی باید یک کپی از آن را در اختیار هر کارمند قرار دهد یا در کتابچه راهنمای کارمندان بگنجاند. حتی هنگام استخدام، متخصصان منابع انسانی باید از افراد پذیرفته‌شده بخواهند تا قرارداد کاری خود را به‌همراه این خط مشی امضا کنند.
از نرم‌افزار حضور و غیاب استفاده کنید
یک نرم‌افزار حضور و غیاب مناسب می‌تواند برای مدیریت بسیار موثر باشد. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا به‌طور خودکار، ساعات کاری کارمندان خود را پیگیری کنید، اضافه کاری آنها را محاسبه کنید و سوابق‌شان را حفظ کنید.
علاوه‌براین، اگر کارمندان دورکار دارید یا حقوق و دستمزد را به‌صورت ساعتی محاسبه می‌کنید، به‌کارگیری یک نرم‌افزار ردیابی حضور کارکنان ضروری است.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
خط مشی مناسب کسب‌وکار در مورد حضور و غیاب چه مواردی است؟
یک خط مشی خوب شامل عناصر زیر است:
مرور کلی
این بخش خلاصه‌ای از خط مشی را بیان می‌کند و نشان می‌دهد که کارکنان باید به‌طور منظم در محل کار حضور داشته باشند، به آنها یادآوری می‌کند که حضور مداوم و به‌موقع کارکنان برای عملکرد بهینه کسب‌وکار مهم است و تاکید می‌کند که دیررسیدن، تاخیر یا غیبت، باعث اختلال در عملکرد کسب‌وکار می‌شود.
محاسبه تخلفات
شما می‌توانید یک سیستم امتیازدهی آماده کنید و با استفاده از آن، به هر دسته از غیبت‌ها با توجه به تأثیر آنها بر تجارت، امتیاز منفی دهید. به‌عنوان مثال، می‌توانید یک امتیاز منفی برای تاخیر و دو امتیاز منفی برای غیبت غیرموجه در نظر بگیرید. همچنین از شما انتظار می‌رود که معیارهای وزن‌دهی به هر دسته را تعریف کنید.
اقدامات انضباطی مناسب
اکثر کارفرمایان باید به‌طور دوره‌ای، ترجیحاً پس از یک سال، تخلفات کارکنان خود را بررسی کنند. پس از این بررسی، کارمندان با توجه به امتیازات تخلف جمع‌آوری‌شده در آن دوره با اقدامات انضباطی مناسب روبرو می‌شوند. اقدامات انضباطی می‌تواند شامل اخطار شفاهی، اخطار کتبی، تعلیق یا حتی اخراج باشد. یک خط مشی خوب باید نشان دهد که چگونه یک کسب‌وکار، غیبت یک کارمند را مدیریت می‌کند.
سخن پایانی
در این مقاله در مورد موضوع حضور و غیاب در قانون کار صحبت کردیم و قوانین و مقررات آن را مورد بررسی قرار دادیم. هر کسب‌وکار ممکن است قوانین خاصی برای حضور کارکنان خود داشته‌باشد و کارکنان موظف هستند تا طبق آن عمل کنند.
اما چیزی که باید به آن توجه شود این است که مدیران کسب‌وکار در هنگام وضع خط مشی حضور کارکنان باید، هم منافع کسب‌وکار و هم منافع کارکنان را در نظر بگیرند. همچنین استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته به‌جای سیستم‌های قدیمی حضور و غیاب، می‌تواند در این زمینه مفید باشد.
سوالات متداول
وقتی شخصی، بدون اخذ مجوز در محل کار خود حاضر نشود، غیبت رخ داده است. همچنین اگر او زودتر از ساعت مقرر، محل کار خود را ترک کند، به آن تعجیل می‌گویند. تاخیر نیز به عدم حضور در ساعت تعیین‌شده در محل کار اشاره دارد. غیبت، تاخیر و تعجیل، طبق آیین‌نامه حضور و غیاب در قانون کار، تخلف محسوب می‌شود و فرد خاطی علاوه‌بر جریمه کسر از حقوق، ممکن است با جریمه‌های دیگری نیز مواجه شود.
۱. تمرکز بر حضورگرایی ۲. محیط کاری منفی ۳. عدم توجه به مشکلات شخصی کارکنان
۱. مفاهیم حضور و غیاب در قانون کار خود را مشخص کنید ۲. خط مشی حضور و غیاب کارمندان را ایجاد کنید ۳. اقدامات انضباطی برای غیبت و تاخیر را تشریح کنید ۴. برای مدیریت بهتر حضور و غیاب، با کارکنان خود ارتباط برقرار کنید ۵. از نرم‌افزار حضور و غیاب استفاده کنید
