در دنیای امروز، سیستم‌های حضور و غیاب در مدیریت منابع انسانی جایگاه ویژه‌ای پیدا کرده‌اند. همچنین باتوجه‌به رشد فناوری، روش‌های قدیمی برای ثبت ورود و خروج کارکنان، کاربرد خود را ازدست‌داده‌اند. سیستم‌های هوشمند مانند دستگاه تشخیص کارت باعث بهبود کارایی و افزایش دقت در ثبت حضور و غیاب کارکنان می‌شوند. از طرفی هزینه‌های مربوط به مدیریت کارکنان را به‌طور قابل‌توجهی کاهش می‌دهند. برای مثال، سیستم حضور و غیاب با استفاده از کارت هوشمند، ساعت ورود و خروج افراد را بدون دخالت نیروهای انسانی تشخیص می‌دهد و حقوق و دستمزد آن‌ها را به‌طور دقیق محاسبه می‌کند. در این مقاله، سیستم حضور و غیاب کارتی را بررسی خواهیم کرد تا از مزایای شگفت‌انگیز آن برای سازمان‌ها آگاه شوید.
عملکرد سیستم حضور و غیاب با استفاده از کارت هوشمند چگونه است؟
این سیستم کارکنان را با هزینه و زحمت کم‌تری مدیریت می‌کند. به‌طوری‌که حضور افراد را با استفاده از کارت هوشمند آن‌ها تشخیص می‌دهد و اطلاعات را در سیستم جامع مدیریت منابع انسانی ذخیره می‌کند. بنابراین، امروزه، مدیران باهوش سیستم حضور و غیاب با استفاده از کارت هوشمند را با روش‌های کاغذی و دستی جایگزین کرده‌اند.
این سیستم شامل دستگاهی است که کارکنان کارت هوشمند خود را به آن نزدیک می‌کنند و حضور آن‌ها ثبت می‌شود. همچنین این سیستم دارای نرم‌افزار جامع است که داده‌ها را از دستگاه دریافت کرده و به اطلاعات معنادار تبدیل می‌کند. برای مثال، حقوق و دستمزد ماهیانه کارکنان را محاسبه می‌کند و به واحد حسابداری سازمان گزارش می‌دهد.
چگونه سیستم‌های کارتی ورود کارکنان به سازمان را تشخیص می‌دهند؟
هر فرد یک کارت هوشمند دارد که اطلاعات شخصی و شغلی مانند شماره پرسنلی و تصویر چهره او در آن ذخیره شده است. دستگاه حضور و غیاب شماره پرسنلی فرد را با اطلاعات موجود در سیستم مطابقت داده و حضور او را ثبت می‌کند.
هنگامی که کارکنان وارد یا خارج می‌شوند، کارت خود را روبروی دستگاه می‌گیرند و اطلاعات مربوط به زمان ورود یا خروج آن‌ها ثبت می‌شود. این اطلاعات به سیستم حضور و غیاب ارسال شده و در دسترس مدیران قرار می‌گیرند.
بیشتر بخوانید: ویژگی‌های مهم یک سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل کارآمد!
مقایسه سیستم حضور و غیاب کارتی با روش‌های قدیمی
اطمینان از این‌که کارکنان به‌موقع در محل کار حاضر می‌شوند، برای صاحبان کسب‌وکارها یک موضوع چالش‌برانگیز است. برای مثال، ممکن است برخی از کارکنان متقلب ساعت ورود خود را به‌صورت نادرست گزارش دهند یا به‌جای غیبت، برای خود حضور ثبت کنند.
مدیران منابع انسانی برای پیشگیری از چنین چالش‌هایی، سیستم حضور و غیاب با استفاده از کارت هوشمند را پیاده‌سازی کرده‌اند. این سیستم علاوه‌بر این‌که زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کند، بلکه به مدیران کمک می‌کند تا حقوق و دستمزد کارکنان را بدون اتلاف زمان محاسبه کنند.
درحالت‌کلی حضور و غیاب کارکنان از طریق دو روش دستی و خودکار ثبت می‌شود. حضور و غیاب دستی شامل روش‌های سنتی مانند استفاده از دفتر حضور و غیاب است، اما حضور و غیاب خودکار از طریق دستگاه یا سیستم هوشمند انجام می‌گیرد.
روش‌های دستی دارای خطای بسیار زیادی هستند، درحالی‌که سیستم‌های هوشمند خطا در حضور و غیاب را به کم‌ترین حالت ممکن می‌رسانند و نتایج بهتری را ارائه می‌کنند. به‌همین‌دلیل، سیستم‌های خودکار رواج بیشتری یافته‌اند.
بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
چرا مدیران باهوش روش‌های کاغذی و دستی را منسوخ‌شده می‌دانند؟
سیستم‌های هوشمند به دلیل دقت و سرعت بالایی که در ثبت اطلاعات حضور و غیاب دارند، جایگزین مناسبی برای روش‌های سنتی مانند ثبت دستی و فرم‌های حضور و غیاب کاغذی به‌حساب می‌آیند.
همچنین سیستم حضور و غیاب کارتی اطلاعات دقیق و کاملی را درباره فعالیت کارکنان در اختیار مدیران و صاحبان کسب‌وکار قرار می‌دهد تا آن‌ها با بهره‌مندی از این داده‌ها، تصمیم‌‌های مهمی بگیرند و عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند.
سیستم حضور و غیاب کارتی امکانات زیادی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. برای مثال، مدیران منابع انسانی می‌توانند حضور یا غیبت افراد را به‌طور لحظه‌ای مشاهده کنند. همچنین این مدیران از میزان فعالیت افراد به‌راحتی گزارش تهیه می‌کنند.
بیشتر بخوانید: تاثیر دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی
مزایای سیستم حضور و غیاب با استفاده از کارت هوشمند چیست؟
اگر انتخاب روش حضور و غیاب برای شما سخت است، می‌توانید برای مقایسه بهتر، مزایا و معایب هر روش را بررسی کنید. مزایایی که سیستم حضور و غیاب کارتی دارد، عبارت‌اند از:
ثبت داده‌ها به‌صورت خودکار
با نصب دستگاه حضور و غیاب کارتی در سازمان، لازم نیست زمان خود یا کارمندان واحد منابع انسانی را برای کنترل ورود و خروج کارکنان صرف کنید. این سیستم فرایند ثبت و ذخیره داده‌های حضور و غیاب کارکنان را به‌طور خودکار انجام می‌دهد.
ارائه نتایج دقیق
اگر حضور و غیاب کارکنان را به‌صورت دستی انجام دهید، ممکن است داده‌های اشتباه جمع‌آوری کنید. همچنین این احتمال وجود دارد که برخی از کارکنان ساعت کاری خود را بیشتر از مقدار واقعی بنویسند تا دستمزد بیشتری دریافت کنند. مزیت سیستم حضور و غیاب کارتی این است که ساعت کاری کارکنان را به‌طور دقیق محاسبه می‌کند.
کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری کارکنان
با پیاده‌سازی سیستم حضور و غیاب کارتی، می‌توانید کارهای تکراری و غیرضروری کارکنان اداری سازمان را کاهش و بهره‌وری آن‌ها را افزایش دهید. همچنین می‌توانید با استفاده از سیستم خودکار بر روند اجرای پروژه‌ها کنترل بیشتری داشته باشید. بنابراین، بهتر از قبل می‌توانید زمان را مدیریت کنید و هزینه‌ها را کاهش دهید.
استفاده آسان از سیستم کارتی
استفاده از سیستم حضور و غیاب کارتی به انجام کار پیچیده‌ای نیاز ندارد و ثبت ورود و خروج افراد توسط این سیستم آسان است. به‌طوری‌که کارکنان تنها با صرف چند ثانیه ورود یا خروج خود را اعلام می‌کنند.
بیشتر بخوانید: ویژگی‌های سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل
ویژگی‌های مهم دستگاه حضور و غیاب کارتی که باید هنگام خرید بررسی کنید
برای این‌که سیستم حضور و غیاب کارتی به‌درستی عمل کند و نتایج دقیقی را ارائه دهد، باید در هنگام خرید و انتخاب آن دقت بیشتری داشته باشید. بررسی ویژگی‌ها و مشخصات فنی دستگاه به شما کمک می‌کند تا بهترین دستگاه حضور و غیاب را مطابق با نیازهای سازمان خود انتخاب کنید.
کارشناس‌های فنی در شرکت جهان‌گستر با ارائه مشاوره قبل از خرید، شما را برای انتخاب یک دستگاه مناسب همراهی می‌کنند. مواردی که باید هنگام خرید بررسی کنید، عبارت‌اند از:
دقت تشخیص دستگاه
دستگاه حضور و غیاب کارتی باید دقت بالایی در شناسایی کارت هوشمند داشته باشد تا امکان تقلب برای کارکنان حذف شود. همچنین اگر این دستگاه کارت را به‌درستی تشخیص ندهد، کارکنان نسبت‌به آن و داده‌هایی که ثبت می‌کند، بی‌اعتماد می‌شوند و از آن استفاده نمی‌کنند. بنابراین، دقت پایین دستگاه باعث اتلاف منابع مالی سازمان می‌شود.
ظرفیت حافظه
حافظه سیستم حضور و غیاب کارتی باید ظرفیت کافی داشته باشد تا داده‌های تعداد زیادی از کارکنان را دریافت و ذخیره کند.
امکانات اضافی
برخی از سیستم‌های حضور و غیاب کارتی امکانات اضافی مانند صفحه نمایش بزرگ، صدای هشدار یا تحلیل داده‌ها را دارند. امکانات بیشتر استفاده از دستگاه را آسان‌تر می‌کنند و به مدیران کمک می‌کنند تا کارکنان را به‌طور بهینه مدیریت کنند.
قابلیت ارتقا
بهتر است دستگاه حضور و غیاب کارتی قابلیت به‌روزرسانی داشته باشد تا در صورت نیاز به پشتیبانی بیشتر و امکانات جدید قابل ارتقا باشد.
هزینه
قیمت دستگاه حضور و غیاب کارتی، یکی از موارد مهم در انتخاب آن است. شما به‌عنوان مدیر یا صاحب کسب‌وکار باید دستگاهی را انتخاب کنید تا نیازهای سازمان شما را برطرف کند. دستگاهی با قیمت ارزان نمی‌تواند نیازهای یک کسب‌وکار بزرگ را رفع کند. همچنین خرید دستگاه حضور و غیاب که قیمت بالایی دارد، برای کسب‌وکارهای کوچک صحیح نیست.
پشتیبانی
پشتیبانی دستگاه حضور و غیاب توسط شرکت تولیدکننده یا تأمین‌کننده بسیار مهم است. بهتر است قبل از خرید، مطمئن شوید که شرکتی که این دستگاه را تأمین می‌کند، خدمات پس از فروش دارد یا خیر. پشتیبانی دستگاه توسط افراد متخصص از همان شرکت، به شما کمک می‌کند تا هنگام به‌روزرسانی یا تعمیر دستگاه با مشکل مواجه نشوید.
سازگاری با نرم‌افزارهای اداری
برای استفاده بهینه از دستگاه حضور و غیاب کارتی، باید مطمئن شوید که دستگاه با نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی سازگار هستند. البته اگر به‌جای خرید دستگاه، سیستم حضور و غیاب تهیه کنید، می‌توانید مواردی مانند محاسبه حقوق و دستمزد یا تعداد روزهای مرخصی کارکنان را هم توسط سیستم انجام دهید.
سخن پایانی
سیستم حضور و غیاب با استفاده از کارت هوشمند یک گزینه جایگزین عالی برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی است که ورود و خروج افراد را از طریق روش‌های دستی کنترل می‌کنند. البته شرکت‌هایی که به دستگاه تشخیص کارت مغناطیسی مجهز هستند، بهتر است برای بهره‌مندی از مزایای بیشتر، به سیستم‌های بیومتریک مجهز شوند. درحالت‌کلی سیستم‌هایی که افراد را به‌طور خودکار شناسایی می‌کنند، بهترین گزینه برای محاسبه ساعات کاری و حقوق و دستمزد کارکنان هستند. اگر سیستم یا دستگاه حضور و غیاب کارتی را به‌درستی و با مشورت افراد متخصص انتخاب کنید، از مزایای آن در بهبود فرایندهای مدیریتی بهره‌مند می‌شوید.
سوالات متداول:
۱. ثبت داده‌ها به‌صورت خودکار ۲. ارائه نتایج دقیق ۳. کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری کارکنان ۴. استفاده آسان از سیستم کارتی
۱. دقت تشخیص دستگاه ۲. ظرفیت حافظه ۳. امکانات اضافی ۴. قابلیت ارتقا ۵. هزینه ۶. پشتیبانی ۷. سازگاری با نرم‌افزارهای اداری
منبع: +
