در دنیای پرسرعت امروز، زمان و نیروی انسانی برای کسب‌وکارها ارزش زیادی دارند و از این‌رو آنها همواره به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که در وقت صرفه‌جویی کنند و کارایی کارکنان خود را افزایش دهند. یکی از این راه‌کارها استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل است که موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه و افزایش بهره‌وری کسب‌وکارها می‌شود. با ما همراه باشید تا شما را با ویژگی‌های این سیستم آشنا کنیم و نشان دهیم که چگونه می‌تواند کسب‌وکار شما را تبدیل به یک کسب‌وکار کارآمد و موفق کند.
معرفی ویژگی‌های سیستم مدیریت حضور و غیاب
این سیستم دارای ویژگی‌های مختلفی است که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
- ردیابی بی‌درنگ حضور و غیاب پرسنل
- ردیابی خودکار حضور و غیاب
- ادغام با سیستم حقوق و مزایا
- سفارشی‌سازی گزارش‌دهی و تجزیهوتحلیل
- پورتال سلف‌سرویس کارمندان
- ردیابی و مدیریت از راه دور با اپلیکیشن تلفن همراه
- اعلان و هشدار مشکلات حضور و غیاب
- رعایت قوانین و مقررات اداره کار
در ادامه هریک از این ویژگی‌ها را بررسی خواهیم کرد.
[elementor-template id=”17129″]
ردیابی بی‌درنگ حضور و غیاب پرسنل
این ویژگی موجب می‌شود که سازمان‌ها، حضور کارکنان خود را به‌صورت بی‌درنگ، مشاهده و ردیابی کنند. ردیابی بی‌درنگ حضور و غیاب پرسنل، به مدیران اجازه می‌دهد تا داده‌های مربوط به آن را از طریق داشبورد یا گزارش، مشاهده و تصمیم‌های لازم را در جهت بهبود وضع موجود اتخاذ کنند.
ردیابی بی‌درنگ، سبب کاهش خطا و افزایش دقت در حضور و غیاب کارکنان می‌شود. همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند که فرآیند نظارت بر ورود و خروج کارکنان را بهبود بخشند، بهره‌وری را افزایش و غیب‌ها را کاهش دهند.
مدیران کسب‌وکارها با استفاده از این ویژگی، به‌راحتی می‌توانند الگوهای غیبت کارکنان را شناسایی کنند و بلافاصله پس از بروز هرگونه مشکل، تصمیم‌های مناسب برای برطرف کردن آن را اتخاذ کنند.
سیستم مدیریت حضور و غیاب جهان گستر پارس، ردیابی حضور کارکنان را به‌صورت بی‌درنگ انجام می‌دهد و به کسب‌وکارها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا نظارت دقیق‌تر و کارآمدتری بر حضور و غیاب کارکنان خود داشته باشند.
بیشتر بخوانید: بهترین اداره های دنیا برای کارمندی را بشناسیم…
ردیابی خودکار حضور و غیاب
یکی دیگر از قابلیت‌های این سیستم این است که ساعت‌های کاری و داده‌های مربوط به حضور و غیاب کارکنان را به‌صورت خودکار ثبت می‌کند. این ویژگی سبب می‌شود تا سازمان‌ها نیازی به وارد کردن این داده‌ها به‌صورت دستی نداشته باشند و در زمان و هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی صرفه‌جویی کنند.
همچنین این خودکارسازی تاثیر زیادی در کاهش خطا در ثبت داده‌های حضور غیاب دارد. به‌عنوان مثال یک سیستم مدیریت حضور و غیاب تشخیص چهره، می‌تواند به‌صورت خودکار هویت کارکنان را تایید و ساعت ورود و خروج آنها را ثبت کند.
این فناوری موجب از بین رفتن ثبت دستی ساعت ورود و خروج پرسنل می‌شود. بنابراین ردیابی خودکار حضور غیاب به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا فرآیند مدیریت حضور کارکنان خود را ساده کنند، خطاها را کاهش دهند و در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند.
همچنین مدیران با استفاده از این ویژگی می‌توانند هر زمان که بخواهند به داده‌های حضور غیاب کارکنان دسترسی داشته باشند و برنامه‌ریزی‌های لازم را برای بهبود کسب‌وکار و سازمان خود انجام دهند.
بیشتر بخوانید: بازخرید مرخصی چیست؟ نحوه محاسبه آن چگونه است؟
ادغام سیستم مدیریت حضور و غیاب با سیستم حقوق و مزایا
این ویژگی شرایطی را فراهم می‌کند که داده‌های حضور و غیاب در سیستم‌های پردازش حقوق و مزایا ادغام شوند. بنابراین دیگر نیازی به وارد کردن دستی آنها نیست و احتمال خطا به‌میزان زیادی کاهش می‌یابد. همچنین بخش منابع انسانی می‌تواند به کارهای دیگری بپردازد و در وقت و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کند.
این ویژگی با ارتباط خودکار داده‌های حضور و غیاب هر یک از پرسنل، با کد حقوقی آن‌هایی انجام می‌شود. بدین ترتیب ساعات کاری، اضافه‌کاری، تاخیر، تعجیل، غیبت و سایر اطلاعاتی که بر حقوق و مزایای فرد تاثیرگذار هستند، به‌طور مستقیم اعمال می‌شوند و نیازی به وارد کردن دستی آنها نیست. این ویژگی سبب می‌شود که پردازش حقوق و مزایای کارکنان دقیق‌تر و سریع‌تر انجام شود و هزینه‌های اداری کاهش یابد.
به‌عنوان مثال در صورتی‌که یکی از کارکنان غیبت کند، داده‌های مربوط به غیبت او به‌صورت خودکار در سیستم مدیریت حضور و غیاب ثبت و به سیستم حقوق و مزایا ارسال می‌شود. سپس این سیستم به‌صورت خودکار، مبلغ جریمه را از حقوق فرد کسر می‌کند.
سیستم‌های حضور غیاب جهان گستر پارس به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که با سیستم حقوق و دستمزد به‌راحتی ادغام می‌شوند و بین ترتیب هیچ حقی از پرسنل پایمال نخواهد شد. برای مشاوره رایگان در مورد این سیستم با ما تماس بگیرید.
بیشتر بخوانید: انواع مرخصی و قوانین و مقررات مربوط به آنها
گزارش‌دهی و تجزیهوتحلیل قابل سفارشی‌سازی
این ویژگی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که گزارش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های سفارشی را برای دریافت بینشی بهتر جهت مدیریت منابع انسانی خود ایجاد کنند. ویژگی سفارشی‌سازی سیستم حضور و غیاب موجب می‌شود تا کسب‌وکارها گزارش‌های مورد نیاز خود را به‌گونه‌ایب تنظیم کنند که نیازهایشان را برآورده می‌سازد و به آنها کمک می‌کند که در مورد کارکنان و ساعات کاری آنها تصمیم‌های هوشمندانه‌تر و دقیق‌تری بگیرند.
این ویژگی معمولا ابزارها و گزینه‌های مختلفی مانند گروه‌بندی، مرتب‌سازی، فیلتر را در اختیار مدیران قرار می‌دهد، تا به‌راحتی به داده‌های حضور و غیاب دسترسی پیدا کنند و روند‌ها و الگوها را شناسایی کنند.
به‌عنوان مثال مدیران می‌توانند گزارش‌های مورد نظر خود را بر اساس بخش، مکان یا عنوان شغلی کارکنان سفارشی‌سازی کنند. آنها همچنین این امکان را دارند که نرخ غیبت را ردیابی کنند و تاثیر تغییرات را بر حضور و غیاب کارکنان تجزیهوتحلیل کنند.
پورتال سلف سرویس سیستم مدیریت حضور و غیاب
این ویژگی، یک ابزار یا پلتفرم دیجیتالی است که برای پرسنل این امکان را فراهم می‌کند که بدون نیاز به مراجعه حضوری به بخش منابع انسانی، وارد سیستم مدیریت حضور و غیاب شوند و سوابق خود را بررسی و مدیریت کنند. با استفاده از این ویژگی، کارکنان به‌راحتی می‌توانند برنامه کاری خود را مشاهده کنند، درخواست مرخصی دهند، از مانده مرخصی خود مطلع شوند و حضور غیاب خود را پیگیری کنند.
این پورتال کمک زیادی به کاهش مراجعه حضوری، ساده‌سازی مدیریت حضور و غیاب و افزایش شفافیت آن می‌کند. پورتال سلف‌سرویس موجب می‌شود که کارکنان با دسترسی به داده‌های حضور غیاب خود، بتوانند درباره برقراری تعادل بین کار و زندگی، تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرند. در نهایت این ویژگی سبب افزایش بهره‌وری و رضایت شغلی و کاهش تاخیر و غیبت کارکنان می‌شود.
بیشتر بخوانید: نحوه استفاده از داده های حضور و غیاب در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با سیاست‌های شرکتی
ردیابی و مدیریت از راه دور با اپلیکیشن تلفن همراه
این اپلیکیشن این امکان را برای کارمندان فراهم می‌کند که حضور و غیاب خود را از خارج از محل کار و به‌وسیله تلفن همراه یا تبلت ثبت کنند. این ویژگی برای کارکنان دورکار بسیار مفید است. آنها به‌وسیله این اپلیکیشن علاوه بر ثبت حضور غیاب، می‌توانند درخواست مرخصی دهند، سوابق خود را بررسی کنند و هیچ نگرانی بابت عدم ثبت حضور و غیاب خود نداشته باشند.
اپلیکیشن تلفن همراه، همچنین فرصتی را ایجاد می‌کند تا کارفرمایان بر حضور و غیاب کارکنانی که در خارج از محل کار هستند، نظارت دقیق‌تری داشته باشند، ساعات کاری آنها را پیگیری کنند، به درخواست مرخصی آنها به‌صورت آنلاین پاسخ دهند و گزارش دقیقی از داده‌های حضور غیاب کارکنان داشته باشند.
اعلان و هشدار مشکلات حضور و غیاب
این ویژگی به‌صورت خودکار، مدیران را از غیبت، تاخیر یا تعجیل کارکنان باخبر می‌کند. به‌عنوان مثال اگر یکی از کارکنان، بدون اطلاع محل کار را ترک کند یا با تاخیر در محل کار حاضر شود، سیستم مدیریت حضور و غیاب، یک اعلان برای سرپرست یا مدیر مربوطه ارسال می‌کند.
این اعلان‌ها و هشدارها ممکن است از طریق پیامک، ایمیل یا داشبورد سیستم برای مدیران ارسال شوند. همچنین امکان سفارشی‌سازی آنها وجود دارد.
این ویژگی می‌تواند به افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان، کاهش غیبت‌ها و تاخیرها و بهبود مدیریت حضور و غیاب کمک کند. با هشدارهای بی‌درنگ، مدیران این فرصت را دارند تا خیلی سریع در برابر مشکلات حضور غیاب پرسنل واکنش نشان دهند و تصمیم‌های مقتضی را اتخاذ کنند. این امر موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان خواهد شد.
بیشتر بخوانید: نحوه استفاده از داده های حضور و غیاب در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با سیاست‌های شرکتی
[elementor-template id=”16949″]
رعایت قوانین و مقررات کار
این ویژگی تضمین می‌کند که روش‌ها و سیاست‌های حضور و غیاب کسب‌وکار ،مطابق با قوانین و مقررات اداره کار است که شامل پایبندی به قوانین مربوط به ساعت‌های کاری کارکنان، اضافه‌کاری‌ها، مرخصی‌ها و … می‌شود.
سیستم مدیریت حضور و غیاب را می‌توان بر اساس شرایط و ضوابط قانون کار تنظیم کرد تا به‌طور خودکار مواردی را که با این قوانین منطبق نیستند را مشخص کند و هشدار دهد. بدین ترتیب عواقب قانونی این مشکلات تا حد زیادی کاهش می‌یابد.
همچنین با وجود این ویژگی، کارکنان می‌توانند مطمئن باشند که ساعات کاری و سوابق حضور و غیاب آنها کاملا منطبق با قوانین اداره کار است و هیچ حقی از آنها ضایع نمی‌شود. این امر به افزایش شفافیت و اعتماد بین کارکنان و کارفرمایان کمک می‌کند.
بیشتر بخوانید: راه‌حل‌های ارتقاء بهره‌وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
سخن پایانی
سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل، یکی از ابزارهای حیاتی برای کسب‌وکارها و سازمان‌هاست تا از طریق آن بتوانند حضور کارکنان خود را ردیابی و مدیریت کنند. با پیشرفت فناوری، این سیستم‌ها، کارآمدتر از گذشته شده‌اند و بسیاری از فرآیندهای کسب‌وکار را خودکارسازی می‌کنند.
این امر سبب صرفه‌جویی در وقت و هزینه کسب‌وکارها و افزایش بهره‌وری آنها می‌شود. اگر به‌دنبال یک سیستم حضور و غیاب کارآمد می‌گردید، شرکت جهان گستر پارس، یکی از بهترین و باکیفیت‌ترین سیستم‌ها را به شما ارائه می‌کند.
با استفاده از این سیستم می‌توانید کارایی و اثربخشی منابع انسانی خود را به حداکثر برسانید و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به اهداف مورد نظر خود دست پیدا کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
سوالات متداول:
1. ردیابی بی‌درنگ حضور و غیاب پرسنل 2. ردیابی خودکار حضور و غیاب 3. ادغام با سیستم حقوق و مزایا 4. سفارشی‌سازی گزارش‌دهی و تجزیهوتحلیل 5. پورتال سلف‌سرویس کارمندان 6. ردیابی و مدیریت از راه دور با اپلیکیشن تلفن همراه 7. اعلان و هشدار مشکلات حضور و غیاب 8. رعایت قوانین و مقررات اداره کار
این ویژگی با ارتباط خودکار داده‌های حضور و غیاب هر یک از پرسنل، با کد حقوقی آن‌هایی انجام می‌شود. بدین ترتیب ساعات کاری، اضافه‌کاری، تاخیر، تعجیل، غیبت و سایر اطلاعاتی که بر حقوق و مزایای فرد تاثیرگذار هستند، به‌طور مستقیم اعمال می‌شوند و نیازی به وارد کردن دستی آنها نیست. این ویژگی سبب می‌شود که پردازش حقوق و مزایای کارکنان دقیق‌تر و سریع‌تر انجام شود و هزینه‌های اداری کاهش یابد.
این ویژگی برای کارکنان دورکار بسیار مفید است. آنها به‌وسیله این اپلیکیشن علاوه بر ثبت حضور غیاب، می‌توانند درخواست مرخصی دهند و سوابق خود را بررسی کنند. همچنین فرصتی را ایجاد می‌کند تا کارفرمایان بر حضور و غیاب کارکنانی که در خارج از محل کار هستند، نظارت دقیق‌تری داشته باشند، ساعات کاری آنها را پیگیری کنند، به درخواست مرخصی آنها به‌صورت آنلاین پاسخ دهند و گزارش دقیقی از داده‌های حضور غیاب کارکنان داشته باشند.