تاثیر دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی

دستگاه حضور و غیاب یکی از ابزارهای مهم در مدیریت منابع انسانی است که به کارفرمایان کمک می‌کند تا فعالیت کارکنان را پیگیری کنند. سپس با کمک داده‌های حضور و غیاب، برای پرداخت حقوق و مزایا برنامه‌ریزی بهتری انجام دهند. برای مثال، مدیران منابع انسانی می‌توانند با استفاده از این ابزار هوشمند از هزینه‌های اضافی مربوط به مدیریت منابع انسانی جلوگیری کنند. در این مقاله، روش‌های استفاده از دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی را بررسی خواهیم کرد تا پس از مطالعه، درباره مزایا و تأثیرات دستگاه حضور و غیاب آگاه شوید و از این ابزار به‌طور بهینه در سازمان خود استفاده کنید.

اهمیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی

دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی نقش تأثیرگذاری دارد. به‌طوری‌که به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی خود را بهبود بخشند. استفاده از دستگاه حضور و غیاب این فرصت را در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می‌دهد تا نیازهای سازمان را شناسایی کنند و بهره‌وری نیروها را افزایش دهند. بنابراین، این ابزار هوشمند بهبود کارایی و کیفیت کارکنان را تضمین می‌کند.

همچنین مدیران منابع انسانی می‌توانند هزینه‌های اضافی مربوط به پرداخت حقوق، پاداش و سفرهای کاری را کاهش داده و بودجه سازمان را بهینه‌سازی کنند. به‌طورکلی، نصب دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا به عملکرد سازمان مسلط شوند و به برنامه‌های دقیقی برای ارتقای آن دست یابند.

برخی از وظایفی که دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی ایفا می‌کند، عبارت‌اند از:

1. جلوگیری از تقلب در حضور و غیاب: این دستگاه تقلب کارکنان در ثبت ورود و خروج را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهد.
2. افزایش بهره‌وری: این دستگاه به مدیران این توانایی را می‌دهد که حضور و غیاب کارکنان را با دقت بالایی بررسی کنند و از میزان غیبت آن‌ها آگاه شوند.
3. کاهش هزینه‌ها: دستگاه حضور و غیاب محاسبات اشتباه مربوط به دستمزد و حقوق کارکنان را حذف می‌کند. در نتیجه، از پرداخت حقوق اضافی به کارکنان پیشگیری می‌شود.
4. ارائه اطلاعات دقیق: مدیران می‌توانند با بهره‌مندی از این دستگاه به اطلاعات دقیق مربوط به حضور و غیاب کارکنان دسترسی پیدا کنند و عملکرد سازمان را به‌طور دقیق مورد بررسی قرار دهند.

بیشتر بخوانید: بهترین اداره های دنیا برای کارمندی را بشناسیم…

استفاده از دستگاه حضور و غیاب چگونه برنامه‌ریزی منابع انسانی را بهینه می‌کند؟

استفاده از دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی، باعث آسان‌شدن و دقیق‌تر شدن فرایند برنامه‌ریزی می‌شود. این دستگاه حضور و غیاب کارکنان را بدون نیاز به دخالت انسان‌ها و به‌طور خودکار ثبت می‌کند و درباره ساعات کاری، تأخیر و مرخصی کارکنان اطلاعات دقیقی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

در نتیجه، مدیران می‌توانند برای مدیریت منابع انسانی برنامه‌ریزی مناسبی انجام دهند. برای مثال، باتوجه‌به تعداد ساعات کاری کارکنان و آمار تأخیر و غیبت آن‌ها، مدیران می‌توانند برای تقسیم وظایف، اجرای برنامه‌های آموزشی و ارتقای افراد شاغل برنامه دقیقی طراحی می‌کنند. از طرفی مدیران با داشتن اطلاعات دقیق از حضور کارکنان، حقوق و دستمزد کارکنان را به‌راحتی محاسبه می‌کنند.

بیشتر بخوانید: ویژگی‌های سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل

کاربردها و روش‌هایی که دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی دارند، عبارت‌اند از:

فرایند حضور و غیاب کارکنان را خودکار می‌کند

اگر سازمان‌ها به سیستم حضور و غیاب مجهز باشند، کارمندان می‌توانند حضور خود را به‌راحتی از طریق تلفن همراه یا دستگاه نصب‌شده در سازمان اعلام کنند. برخی از سیستم‌های حضور و غیاب هویت کارکنان را از طریق ویژگی‌های بیومتریک مانند چهره، اثر انگشت یا عنبیه چشم آن‌ها شناسایی و ثبت می‌کنند.

هنگامی که کارکنان حضور خود را از طریق دستگاه بیومتریک اعلام می‌کنند، این داده‌ها به‌طور خودکار به سیستم مدیریت منابع انسانی می‌شوند. بنابراین، کل فرایند حضور و غیاب به‌طور خودکار انجام شده و کاغذبازی‌ها و خطاهای انسانی به‌طور کامل حذف می‌شوند.

مدیریت برنامه‌ها و شیفت‌های کاری را آسان می‌کند

مدیریت و پیگیری حضور و غیاب، مرخصی و شیفت کاری افراد به‌طور جدا از یکدیگر بسیار پیچیده و زمان‌بر است. این موارد با یکدیگر مرتبط هستند و مدیریت آن‌ها به‌صورت مستقل کارهای تکراری را افزایش می‌دهد.

امروزه، دستگاه‌های حضور و غیاب مبتنی بر فناوری ابری هستند. به‌طوری‌که با سیستم‌های مدیریت منابع انسانی به‌راحتی ادغام می‌شوند و مرخصی و شیفت‌های کاری را تشخیص می‌دهند. بنابراین، کارکنان برنامه کاری خود را به‌آسانی درک می‌کنند و حضور خود را در شیفت کاری متفاوت بدون چالش ثبت می‌کنند.

در نتیجه، کارکنان واحد منابع انسانی وظایف تکراری را انجام نمی‌دهند. برای مثال، اگر کارکنان حضور خود را هنگام اضافه‌کاری ثبت کنند، سیستم میزان فعالیت و دستمزد آن‌ها را به‌طور دقیق و بدون خطا محاسبه می‌کند. همچنین سیستم‌های حضور و غیاب مرخصی و شیفت کارکنان را به‌طور یکپارچه برنامه‌ریزی می‌کنند. به‌طوری‌که مرخصی افراد را به‌عنوان غیبت تشخیص نمی‌دهند.

بیشتر بخوانید: بازخرید مرخصی چیست؟ نحوه محاسبه آن چگونه است؟

گزارش‌های مفیدی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند

این دستگاه با جمع‌آوری داده‌های حضور و غیاب کارکنان به‌صورت متمرکز، آن‌ها را به گزارش‌های ساده و قابل استفاده تبدیل می‌کند که افراد مجاز می‌توانند در هر زمان و مکانی به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.

برای مثال، این دستگاه یک گزارش جامع از حقوق و دستمزد کارکنان ارائه می‌کند. همچنین سیستم حضور و غیاب این توانایی را دارد که یک گزارش درباره دستمزد و ساعات اضافه‌کاری هر کارمند ارائه دهد. مدیران می‌توانند با دسترسی به این داده‌ها حقوق و دستمزد کارکنان را به‌آسانی پردازش و پرداخت کنند.

مدیریت منابع انسانی را انعطاف‌پذیر می‌کند

دستگاه‌های حضور و غیاب که از فناوری ابری پشتیبانی می‌کنند، این فرصت را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا به کارمندان خود اجازه دهند که محل کارشان را مطابق با شرایط شخصی خود انتخاب کنند، به‌طوری‌که حضور و غیاب آن‌ها را به‌طور دقیق پیگیری کنند.

کارکنان می‌توانند با استفاده از سیستم‌های مبتنی‌بر فناوری ابری، حضورشان را به‌راحتی و با امنیت بالا ثبت کنند. برای مثال، مدیران می‌توانند محدوده فعالیت هر فرد را براساس IP آن منطقه مشخص کنند تا کارکنان فقط هنگامی که در این محدوده حضور دارند، حضور خود را ثبت کنند.

عملکرد کارکنان را بهینه می‌کند

اگر سیستم حضور و غیاب در سازمان‌ها به‌طور مؤثر پیاده‌سازی شود، موارد مخرب مانند اتلاف یا سرقت زمان که به عملکرد کارکنان آسیب می‌زنند، حذف می‌شوند. پیگیری ساعات کاری کارکنان به‌طور خودکار باعث می‌شود که مسئولیت‌پذیری آن‌ها افزایش یابد.

همچنین دستگاه‌های بیومتریک مانند تشخیص چهره و اثر انگشت، از تقلب برخی کارکنان هنگام ثبت حضور دیگران جلوگیری می‌کنند.

از طرفی سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی‌بر فناوری ابری، گزارش‌های مفیدی را ارائه می‌دهند و امکان پیگیری غیبت‌های کارکنان را به‌صورت کارآمد و مؤثر فراهم می‌کنند. بنابراین، کارکنان برای ارتقای شغلی خود از به‌طور منظم در سازمان حضور می‌یابند.

بیشتر بخوانید: انواع مرخصی و قوانین و مقررات مربوط به آن‌ها

به بهبود مدیریت زمان کمک می‌کند

مدیریت حضور و غیاب به‌صورت دستی نیازمند صرف زمان زیاد برای کارمندان واحد منابع انسانی است. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب زمان مورد نیاز برای ثبت ورود و خروج کارکنان به‌شدت کاهش می‌یابد.

به‌طوری‌که کارکنان سازمان بدون مراجعه به واحد منابع انسانی ورود یا خروج خود را از طریق اثر انگشت یا چهره ثبت می‌کنند. سپس سیستم کل ساعات کاری آن‌ها را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند. مدیران می‌توانند گزارش فعالیت کارکنان را به‌‌سرعت تهیه و عملکرد آن‌ها را مورد بررسی قرار دهند.

هزینه‌های مدیریت منابع انسانی را کاهش می‌دهد

خرید دستگاه بیومتریک یک سرمایه‌گذاری هوشمند برای کسب‌وکارها است، زیرا نیازهای اساسی در زمینه مدیریت کارکنان را با کم‌ترین هزینه رفع می‌کند. به‌طوری‌که مدیران فقط با یک‌بار خرید دستگاه حضور و غیاب، از استخدام نیروهای بیشتر برای کنترل کارکنان بی‌نیاز می‌شوند.

نصب دستگاه بیومتریک در سازمان علاوه‌بر این‌که هزینه‌های آن را کاهش می‌دهد، بلکه فرایند مدیریت نیروهای انسانی را ساده‌تر می‌کند. در نتیجه، منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌های مدیریت کسب‌وکار می‌شود.

شفافیت را افزایش می‌دهد

دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک شفافیت داده‌ها را افزایش می‌دهند. به‌طوری‌که این فرصت را به مدیران می‌دهد تا فعالیت‌ها کارکنان را با دقت و جزئیات بالا پیگیری کنند.

مدیران با استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک به این توانایی می‌رسند که حضور یا غیبت فرد را به‌طور لحظه‌ای پیگیری کنند. بنابراین، شفافیت در سازمان ترویج می‌یابد و از روش‌های تقلب در حضور و غیاب جلوگیری می‌شود.

عملکرد کارکنان را منظم می‌کند

پیاده‌سازی سیستم حضور و غیاب بیومتریک باعث ترویج انضباط در سازمان می‌شود و ورود به‌موقع را در بین کارکنان افزایش می‌دهد. در نتیجه، کارکنان وظایف خود را به‌درستی و بدون نظارت مستقیم انجام می‌دهند و نظم آن‌ها به‌طور شگفت‌انگیزی افزایش می‌یابد.

با ثبت ورود و خروج کارکنان به‌طور خودکار، کارشناس‌ها و مدیر منابع انسانی می‌توانند بر اهداف استراتژیک سازمان تمرکز کنند. همچنین عملکرد مدیران ارشد در تصمیم‌گیری برای آیند سازمان بهتر می‌شود. بنابراین، بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد و نیروهای انسانی به یک سرمایه ارزشمند برای سازمان تبدیل کند.

بیشتر بخوانید: نحوه استفاده از داده های حضور و غیاب در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با سیاست‌های شرکتی

سخن پایانی

ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از مسائل مهم در مدیریت سازمان است و در برنامه ریزی منابع انسانی کاربرد زیادی دارد. یکی از موارد تأثیرگذار در سنجش بهره‌وری کارکنان، حضور و غیاب آن‌ها است. همچنین یکی از راه‌های مطمئن برای پیگیری ورود و خروج کارکنان و تعیین میزان فعالیت آن‌ها، استفاده از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک است. این دستگاه در بهبود عملکرد کارکنان و برنامه‌ریزی دقیق در زمینه مدیریت منابع انسانی نقش مهمی ایفا می‌کند. در نتیجه، بهتر است مدیران سازمان‌ها از این ابزار هوشمند استفاده کنند تا کارایی و بهره‌وری کارکنان بهبود یابد. متخصصان شرکت جهان‌گستر از افراد باتجربه در این زمینه هستند که قبل از خرید، راهنمایی دقیقی را به مدیران سازمان‌ها ارائه کرده و ریسک‌های خرید دستگاه بیومتریک را کاهش می‌دهند.

منابع: + + +