امکانات درخواست مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب به عنوان یکی از امکانات پرکاربرد در سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب محسوب می‌شود. با استفاده از این قابلیت، کاربران می‌توانند به راحتی درخواست مرخصی خود را در سیستم ثبت کرده و توسط مدیران پذیرش و پردازش شود. این امکانات شامل انواع مرخصی مانند مرخصی استحقاقی، مرخصی بیماری، مرخصی تشویقی و… می‌باشد و کاربران می‌توانند با وارد کردن اطلاعات مورد نیاز خود درخواست مرخصی خود را ارسال کنند و پس از بررسی و تایید، مرخصی مورد نظر خود را دریافت کنند. به کمک این قابلیت، فرآیند مدیریت مرخصی در سازمان‌ها بهبود یافته و زمان و هزینه‌های مرتبط با آن کاهش می‌یابد.
درخواست مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب جهان گستر
در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب جهان گستر، هر کدام از کاربران نرم افزار، به صندوق دریافت و ارسال‌های خودشان دسترسی دارند. حالا این درخواست‌ها می‌تواند بیش از درخواست مرخصی باشد؛ می‌تواند شامل درخواست اضافه کار، درخواست مأموریت، درخواست درج تردد، اصلاح تردد، درخواست رزرو غذا، درخواست ثبت نام بیمه تکمیلی و از این دست درخواست‌ها باشد؛ اما با توجه به موضوع، بیشتر به بحث مرخصی می پردازیم.
امکانات درخواست مرخصی از طریق نرم افزار حضور و غیاب به شرح زیر است:
امکان ارسال درخواست مرخصی
علاوه بر دسترسی به صندوق دریافت و ارسال که برای همه‌ی کارکنان وجود دارد، امکان ارسال درخواست مرخصی، شامل انواع مختلف مرخصی ساعتی، مرخصی روزانه، استحقاقی، استعلاجی، تشویقی و انواع مرخصی‌هایی که در قانون کار تصریح شده مثل مرخصی ازدواج، مرخصی زایمان، مرخصی فوت بستگان درجه یک، همه اینها در دسترس کاربر قرار دارد؛ در صورتی که مدیر سیستم، این مجوز را به آن‌ها داده باشد که بتوانند از این درخواست استفاده کنند.
[elementor-template id=”17129″]
درخواست اتوماتیک
امکان دیگری که در امکانات درخواست مرخصی کاربران می‌توانند استفاده کنند، استفاده از درخواست اتوماتیک است. در دستگاه های تولید شرکت با توجه به کلیدهای عملیاتی که وجود دارد، کارکنان می توانند ثبت ورود و خروج شان (ورود و خروج های ساعتی) را از طریق کلید عملیات مخصوص نوع تردد، با دستگاه انجام دهند؛
یعنی به طور مثال وقتی که می‌خواهند مرخصی ساعتی بروند، کلید مرخصی ساعتی را فشار داده سپس بسته به نوع دستگاه که اثر انگشتی باشد یا دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، نوع ترددشان مشخص می‌شود. زمانی که باز می‌گردند نیز مجدد به همین ترتیب عمل می‌کنند.
بدین گونه، سامانه‌ی نرم افزار تحت وب جهان گستر، با توجه به ترددهایی که از طریق دستگاه دریافت می‌کند، کاملاً متناظر با آن کلیدی که شخص استفاده کرده و ساعتی که ثبت تردد انجام شده است، یک درخواست اتوماتیک ایجاد می‌کند.
این درخواست را در صندوق پیش نویس کاربر قرار می‌دهد و کاربر با تأیید آن این درخواست، وارد پروسه‌ی گردش کار خودش می‌شود. مدیران مربوطه درخواست را مشاهده خواهند کرد و تصمیم می‌گیرند. در نهایت، ترددهای ثبت شده با توجه به تأیید یا ردشان به عنوان یک تردد تأیید شده یا رد شده در سامانه‌ی حضور و غیاب درج می‌شوند.
بیشتر بخوانید: محاسبه ساعت کاری کارکنان؛ مزایا و بررسی روش‌های رایج
امکان استفاده از جانشین:
امکان دیگری که در کنسول درخواست‌ها وجود دارد، امکان استفاده از جانشین است. شما زمانی که می‌خواهید درخواست بدهید (درخواست مأموریت یا مرخصی)، می‌توانید از طریق کنسول درخواست، برای خودتان جانشین انتخاب کنید. نکته‌ای که این جانشین دارد، این است که حتماً جانشین شما باید درخواست شما را از صندوق دریافتی خودش ملاحظه کرده و تأیید یا رد کند.
فقط در صورتی که این درخواست جانشینی تأیید شود، وارد پروسه‌ی گردش کار مربوطه می‌شود؛ در غیر اینصورت وارد پروسه نمی‌شود. در صورتی که این موضوع ادامه پیدا کند، آن ساعت تردد یا آن روز، غیبت لحاظ خواهد شد؛ چرا که درخواست تأیید شده‌ای در ادامه نخواهد داشت. پس لزوم تأیید جانشینی در اینجا مشخص می شود.
مشاهده گردش کار درخواست ها
نکته‌ی دیگری در امکانات درخواست مرخصی وجود دارد، این است که هر کاربری می‌تواند گردش کار درخواست‌های خودش را مشخصاً مشاهده نماید؛ می‌تواند ببیند که درخواست مورد نظر در چه مرحله‌ای است، تصمیمات قبلی گرفته شده چیست؟
اگر در حقیقت آن درخواست رد شده باشد، توضیحات رد شدنش را ببیند و در صورتی که مدیر آن نکات را مرقوم کرده باشد، ببیند که به چه علتی با درخواستش مخالفت شده است. به این ترتیب، مشاهده‌ی گردش کار درخواست هم یکی دیگر از امکانات این سامانه است.
بیشتر بخوانید: عیدی ۱۴۰۱ چقدر است؟ جزییات دقیق قوانین کارگری و کارمندی
[elementor-template id=”16949″]
اعمال محدودیت های مدیریتی به درخواست
امکان دیگری که می‌شود مطرح کرد، امکان اعمال محدودیت‌های مدیریتی به درخواست است؛ یعنی اینکه شما برای درخواست خودتان (درخواست هایی را که قرار است پرسنل بدهند)، قوانینی را برایشان در نظر بگیرید؛ به طور مثال، اینکه در هر روز چند ساعت مرخصی ساعتی می توانند بروند؟ یا چند روز مرخصی روزانه می توانند بروند؟
اینها را شما می‌توانید مشخص کنید و قبل از اینکه درخواست پرسنل وارد تأیید و تصویب خود شود، این شرایط روی درخواست کنترل می‌شود و در صورتی که درخواست این شرایط در آن صدق می‌کرد، آن موقع است که درخواست وارد روند می‌شود و مدیران در موردش تصمیم می‌گیرند.
بیشتر بخوانید: کاهش هزینه های کسب و کار با استفاده از تجهیزات حضور و غیاب
اگر آن شرایط و محدودیت‌ها در درخواست صدق نکند، آن درخواست ارسال نمی‌شود و با پیغام خطا به کارکنانی که درخواست می‌دهند، اعلام می‌شود. به طور مثال، سقف این مرخصی شما تکمیل شده است؛
در این سامانه شما می‌توانید مشخص کنید که یک نفر برای چند روز بعد و چند روز قبل بتواند درخواست دهد و از همین طریق شما می‌توانید کارکنانتان را ملزم کنید که مرخصی‌هایشان باید حتماً چند روز قبل از زمان درخواست شده باشد؛
به طور مثال اگر در سیستم حضور و غیاب مشخص شده باشد که شما باید دو روز زودتر از روز مرخصی‌تان درخواست بدهید و فردی بخواهد برای فردا مرخصی بگیرد، این درخواست ثبت نمی‌شود؛
زیرا دو روز گذشته است و نرم افزار به فرد پیغام می‌دهد زمان اجرای درخواست شما گذشته و سقفش تکمیل شده است؛ بنابراین، اجازه‌ی درخواست داده نمی‌شود. این نیز جزء امکانات دیگری است که نرم افزار سامانه هوش تجاری مدیریت پایدار از جهان گستر در اختیاز شما قرار می‌دهد.