نظم و انضباط در محیط کار به معنی سلطه‌گری یا تنبیه نیست بلکه به معنی ایجاد یک محیط کار ایمن و دلپذیر برای کارکنان و مدیریت شرکت است. البته رعایت نظم در محل کار زمانی بهترین نتیجه را دارد که اساس روابط بین مدیران و کارمندان بر اعتماد متقابل باشد که با قوانین واضح و روشن شروع می‌شود و با انعطاف‌پذیری و تعهد ادامه می‌یابد. در واقع، سازماندهی و برنامه‌ریزی برای ایجاد نظم در محل کار به شما کمک می‌کند تا کار خود را با دقت انجام دهید و از اشتباهات پرهزینه اجتناب کنید. در این مقاله قصد داریم به بررسی علل ایجاد نظم و انضباط در محیط‌های کاری، ایده‌های ایجاد نظم و بایدها و نبایدهای نظم در محیط کار بپردازیم. از شما دعوت می‌کنیم با ما بمانید.
چرا باید در محل کار نظم داشته‌باشیم؟
وقتی محیط کار سازمان‌دهی‌شده و دارای برنامه‌ریزی باشد،کارمندان و مدیریت در امنیت روانی بیشتری به سر می‌برند و می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند. رعایت نظم در محل کار همچنین به شما کمک می‌کند تا نیازها و مشکلات کاری را پیش‌بینی کنید و بهترین انتخاب را داشته‌باشید. به این ترتیب، هزینه زیادی به شرکت نیز وارد نخواهد شد. همچنین، با این روش، رسیدن به اهداف سازمانی نیز راحت‌تر خواهد بود.
۱۰ ایده برای ایجاد و رعایت نظم در محل کار
روی سخنمان با کارفرمایان محترم است. شما برای رعایت نظم در محل کار، باید برنامه‌ای داشته‌باشید که به نفع همه باشد. مراحل زیر از موثرترین راه‌ها برای ایجاد نظم در محیط کاری هستند:
بدانید قانون در مورد رعایت نظم در محل کار چه می‌گوید
توسل به قانون برای ایجاد و رعایت نظم در محل کار بسته به موضوع و هر چند وقت یک‌بار اتفاق می‌افتد و می‌تواند به اشکال مختلفی باشد. ممکن است از یک هشدار شفاهی یا کتبی تا اخطار یا حتی اخراج را نیز شامل شود و معمولا کارفرمایان در انتخاب رویکرد خود آزادی عمل دارند. بااین‌حال قوانین حمایت از کارکنان نیز وجود دارد ولی در بیشتر موارد، تصمیم‌گیری درمورد پرونده انضباطی و خاتمه پرونده بر عهده کارفرما است. عدم رعایت نظم در محل کار ممکن است به دلایل زیر اتفاق بیافتد:
- خط مشی شرکت از حقوق کارفرما برای فسخ قرارداد محافظت نمی‌کند.
- به‌طور واضح به کارکنان اطلاع داده نشده است که چه رفتاری قابل قبول است.
- مدیران در ایجاد نظم در محیط کار ضعف دارند.
- مدیران به دلایل نادرست یا به شیوه‌ای غیرقانونی یا توهین‌آمیز کارکنان را تنبیه می‌کنند.
- شواهد مستند یا جمع‌آوری نشده از مسائل رفتاری کارکنان در یک دوره زمانی مشخص
قوانین روشنی برای کارکنان وضع کنید
شفاف بودن در مورد سیاست‌های استخدامی امری ضروری است. شما نمی‌توانید شروع به تنبیه یک کارمند برای رفتاری کنید که نمی‌دانسته است این رفتار در محیط کار غیرقابل قبول است. بنابراین، اگر قوانین شرکت به گونه‌ای است که کارفرمایان می‌توانند کارمند خود را به هر دلیلی با یا بدون اطلاع قبلی اخراج کنند و کارمندان نیز همین حق را دارند که به همین راحتی رابطه کاری را خاتمه دهند، باید این موضوع به‌صورت کتبی روشن شود. در مورد آن‌چه قابل قبول است شفاف باشید، اما مطمئن شوید که قوانین تبعیض را نقض نمی‌کنید.
تعریف قوانین رفتاری دشوار است. آن‌ها شامل نحوه برخورد کارکنان با همکاران، نحوه برخورد آن‌ها با مشتریان، اقدامات تبعیض‌آمیز، استفاده مناسب از لحن و گفتار و غیره می‌شوند. آن‌چه را که انتظار دارید به‌صورت مکتوب بنویسید. بهره‌وری و اخلاق کاری نیز شامل میزان انتظار کارفرما از یک کارمند و وظایف و معیارهای مشخص برای مشاغل خاص است.
استفاده از دستگاه‌های تلفن همراه می‌تواند جزو موارد مجاز یا غیرمجاز محیط کاری باشد اما رفتارهای غیرقانونی مانند دزدی، مصرف غیرقانونی مواد مخدر، مسمومیت یا خشونت، زمینه‌ای برای خاتمه فوری قرارداد هستند.
مبنا را بر آگاهی عمومی نگذارید
تصور نکنید که کارمندان شما می‌دانند که اگر کاری برای انجام دادن وجود ندارد، باید چه کنند. بنابراین، برای تمام ساعات کاری به‌صورت مکتوب قوانین را بیان کنید. از کارمندان بخواهید این سند را بخوانند و امضا کنند تا بهانه‌ای برای عدم آگاهی باقی نماند.
بیشتر بخوانید: بازخرید مرخصی چیست؟ نحوه محاسبه آن چگونه است؟
قوانین روشنی برای مدیران خود وضع کنید
هر زمان که مدیری نتواند یک کارمند را به روش یا رویه‌ای مشابه با کارمند دیگر مواخذه کند، خود را برای برخورد نابرابر در معرض اقدام قانونی خواهد دید. این موضوع اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که چندین بخش و مدیر در شرکتتان دارید که هرکدام «سبک مدیریت» متفاوتی دارند. یکی ممکن است قانون و نظم بیشتری داشته‌باشد، درحالی‌که دیگری ملایم‌تر و منعطف‌تر عمل کند. اما همه مدیران باید در اجرای سیاست‌های انضباطی شما ثابت قدم و مساوی باشند. بنابراین:
- به‌طور منظم آموزش‌های مدیریتی را برگزار کنید و بررسی سیاست‌های رعایت نظم در محل کار را در اولویت قرار دهید.
- مطمئن شوید که مدیران درک می‌کنند که در صورت بهبود رفتار یا بهره‌وری، نباید خودشان وعده‌پاداش در آینده را بدهند.
- به مسائل انضباطی توجه کنید تا مطمئن شوید همه کارمندان تجربه یکسانی دارند.
- اگر از اخطارهای کتبی به‌عنوان بخشی از فرآیند استفاده می‌کنید، یک فرم مشترک برای همه مدیران بخش‌ها داشته‌باشید تا از آن‌ها برای گزارش تخلف انضباطی استفاده کنند.
- سیستمی داشته‌باشید که به شما امکان می‌دهد به راحتی گزارشات تخلف انضباطی را بررسی کنید.
- به نکاتی مبنی بر وجود مشکلاتی در رابطه با رفتار برابر با کارکنان توسط مدیران مختلف توجه کنید.
- با مدیران خود در صورتی که از سیاست‌های شما حمایت نکنند، صحبت کنید.
تصمیم بگیرید که از چه روش انضباطی برای رعایت نظم در محل کار استفاده خواهید کرد
همه روش‌های انضباطی بر این ایده مبتنی هستند که هدف یا معیاری وجود دارد که باید برآورده شود و عدم تحقق آن مانع از رسیدن به آن هدف می‌شود. این به ترجیح شما بستگی دارد که چه روشی برای کسب و کار شما جواب می‌دهد و شما و کارمندانتان در برابر آن راحت هستید. اگر نظم و انضباط و جدیت روش رسمی شما است ممکن است لازم باشد به کارمندانتان توضیح دهید که تحت چه شرایطی از ابزارهای تنبیهی یا تشویقی استفاده خواهید کرد و چه زمانی اخراج فوری اعمال می‌شود.
برنامه‌های آموزشی همیشه بهترین راه برای جلوگیری از بروز مشکلات و جایگزینی مناسب به جای استفاده از تهدید هستند، چون هریک از کارکنان را ارزشمند می‌دانند. جابجایی یا تعلیق اغلب با مسائل رفتاری یا درگیری‌های شدیدی همراه است که در آن کارمند باید فوراً از موقعیتی خارج شود اما هشدارهای شفاهی زیرکانه زمانی باید ارائه شود که کارمند رفتاری خلاف قوانین از خود نشان می‌دهد.
یک هشدار کتبی با جزئیات نشان می‌دهد که مشکل چیست، چگونه کارمند باید رفتار خود را برای رفع این مشکل تغییر دهد و اگر این کار را نکند چه اتفاقی می‌افتد. این هشدارها باید توسط مدیر، شاهد و کارمند امضا شود. سپس یک نسخه باید به کارمند داده شود و یک نسخه هم در پرونده او قرار بگیرد.
اخطار نهایی به کارکنان نیز در مورد تمام مواردی که رفتار غیرقابل قبولی رخ داده باشد، بعد از هشدارهای شفاهی و کتبی داده می‌شود. مدیران باید توجه داشته‌باشند که چه کارهایی را به کارمندان برای بهبود رفتار محول می‌کنند و چرا آن‌ها در انجام آن شکست خورده‌اند. باید روشن شود که اگر بهبود تعمدا اتفاق نیفتاده باشد، فسخ قرارداد امکان‌پذیر است. اما برخی از کارفرمایان ممکن است بخواهند به کارمند خود آخرین فرصت را برای تغییر رفتار قبل از خاتمه قرارداد بدهند که می‌تواند به‌صورت کاهش حقوق موقت، آموزش مجدد یا نظارت دقیق باشد.
در نهایت، اگر مشکل حل نشد، باید کارمند را در یک جلسه رسمی حضوری ملاقات کنید، تمام اسناد را مرور کنید، در مورد روند و تلاش برای ایجاد تغییر بحث کنید و قرارداد را خاتمه دهید. به یاد داشته‌باشید که هرچه خط مشی شما دقیق‌تر و فرآیندگراتر باشد، قدرت کمتری برای فسخ فوری دارید.
بیشتر بخوانید: اگر کارمند ترک کار کند، چه مشکلاتی پیش می‌آید؟
رعایت نظم در محل کار را مستند کنید
هنگامی که ناگهان خود را در بدترین سناریو می‌بینید، اسناد به کمک شما می‌آیند. اگر نظم و انضباط کارکنان منجر به اخراج یا پیگرد قانونی شود، نداشتن مدرک مستدل ممکن است شما را در معرض عواقب قانونی احتمالی قرار دهد. دو نوع سند وجود دارد:
- برای پرونده کارمند: این اسناد و یادداشت‌ها در پرونده کارمند نگهداری اما با کارمند به اشتراک گذاشته نمی‌شوند و معمولا شامل یادداشت‌هایی هستند که ممکن است هنگام اخطار شفاهی گزارش شده باشند. این یادداشت‌ها به‌عنوان هشدارهای کتبی رسمی به حساب نمی‌آیند اما سابقه‌ای هستند که الگوی رفتاری کارمند را نشان می‌دهند.
- برای هشدارهای کتبی: اگر از هشدارهای کتبی استفاده می‌کنید، باید با کارمند به‌صورت خصوصی به اشتراک گذاشته شوند این نوع اخطارها معمولا نشانه این است که فرآیندهای انضباطی اولیه طی شده و اگر کارمند تغییری در رفتار خود ایجاد نکند به سمت خاتمه احتمالی قرارداد پیش خواهید رفت.
رفتارهای درست کارمندان را تشویق کنید
بررسی دقیق رعایت نظم در محل کار حتی برای مشاغل کوچک، رویکردی فعالانه برای ایجاد نظم و انضباط در محیط کار است. این بررسی‌ها بسیار انعطاف‌پذیر هستند و به تقویت عملکرد یا تشویق به رفتار بهتر کمک می‌کنند. مستندسازی رفتار (خوب و بد) و بهره‌وری در طول زمان، تفاوت بین یک بررسی عالی و اتلاف وقت را نشان می‌دهد.
طرز فکر درست را بدست آورید
کارمندان فرزندان شما نیستند و فکر کردن به این‌که تنبیه منفی، نتیجه مثبتی به همراه خواهد داشت احمقانه است. در بهترین حالت، حتی اگر رفتار درستی داشته‌باشید نیز کارمند احتمالا احساس خشم خواهد کرد و به محض این‌که فرصت شغلی بهتری پیش بیاید، احتمالاً شاهد استعفای وی خواهید بود. بنابراین، همیشه منطقی و منصفانه فکر کنید.
تمرکز بر بهره‌وری به‌عنوان معیار نهایی نداشته‌باشید
اگر مدیران آن‌قدر بر بهره‌وری متمرکز هستند، تا زمانی که اهداف بهره‌وری برآورده شوند، بسیار آسان است که مشکلات اساسی را نادیده بگیرند اما مشکلات رشد می‌کنند و کم کم کار به جایی می‌رسد که تنها گزینه‌ای که یک مدیر پس از مدت‌ها نادیده گرفتن مسائل در اختیار دارد، اقدام فوری و شدید است.
دستورالعمل‌های خود درباره رعایت نظم در محل کار را دنبال کنید
تعجب‌آور است که چگونه بسیاری از قوانین و دستورالعمل‌های اساسی به مرور زمان توسط مدیریت نادیده گرفته می‌شود، درحالی‌که باید درمورد این دستورالعمل‌ها بسیار دقیق باشند. بنابراین، این مورد را نیز فراموش نکنید.
بیشتر بخوانید: چگونه نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند به بهبود فرآیند حقوق و دستمزد کمک کند؟
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
بایدها و نبایدهای مربوط به رعایت نظم در محل کار
- مهم‌ترین کار این است که منصف باشید. وقتی کارمندان احساس می‌کنند که با آن‌ها منصفانه رفتار می‌شود، به احتمال زیاد به رعایت نظم در محل کار آن‌طور که شما می‌خواهید، پاسخ می‌دهند.
- همه فعالیت‌ها را در یک فایل مستند کنید تا اگر نیاز شد یک کارمند را در موقعیت قانونی قرار دهید، آن فایل از شما محافظت کند.
- اگر برای بحث با یک کارمند در یک مورد مشخص بیش از حد صبر کنید، ممکن است سردرگمی و رنجش ایجاد شود. پس هرچه زودتر موضوع را مطرح کنید.
- به کارمندان در مورد نحوه انجام کارشان بازخورد بدهید تا بدانند در حال پیشرفت هستند و شما به رشد آن‌ها اهمیت می‌دهید.
- کارمند خود را تهدید نکنید. تهدیدهای توخالی باعث می‌شود او احساس کند موضع شما فقط یک حمله شخصی است.
- تصور نکنید کارمند شما می‌داند که کار اشتباهی انجام داده است. برای توضیح موضوع و دلیل مشکل وقت بگذارید. ممکن است راه حل آسانی مانند آموزش وجود داشته‌باشد.
- فکر نکنید که فقط به این دلیل که در مورد موضوعی صحبت کردید یعنی مساله حل شده است. به پیگیری ادامه دهید و اسناد مکتوب هر چیزی که در مورد آن بحث کرده‌اید را نگه دارید.
- انضباط را شخصی نکنید. روی موضوع تمرکز کنید نه شخص! توجه کارمند خود را به کار و تأثیر این مشکل بر کسب و کار جلب کنید.
- منتظر مستندسازی مسائل نباشید. مطمئن شوید که اطلاعات مربوط به رفتار ثبت شده را به سرعت دریافت می‌کنید. به این ترتیب، بعداً به حافظه خود متکی نخواهید شد چون تکیه بر حافظه باعث می‌شود که گزارش‌های شما در آینده مغرضانه و غیرمفید تلقی شوند و وجاهت قانونی نداشته‌باشند.
- از یک نرم‌افزار زمان‌بندی حضور و غیاب کارمندان استفاده کنید تا بتوانید همه اطلاعات، از جمله مشکلات حضور و غیاب و ذخیره‌سازی اسناد را در یک فایل نگه دارید.
سخن پایانی
رعایت نظم در محل کار علی‌رغم ضرورت، گاهی می‌تواند تبدیل به یک وضعیت دشوار شود اما اگر نکات این راهنما را دنبال کنید، می‌توانید هر مشکلی را به درستی حل کنید و کارمند خود را در مسیر صحیح قرار دهید. وقتی صحبت از مسائل مربوط به نظم و انضباط کارکنان می‌شود، باید به موارد مهمی مانند آگاهی دقیق از قوانین، توضیحات واضح و شفاف‌سازی قوانین محیط کار، انتخاب روش انضباطی، تشویق رفتارهای درست کارکنان، انتخاب روش فکری صحیح، عدم تمرکز صرف بر بهره‌وری و جدیت در دنبال کردن قوانین شرکت دقت داشته‌باشید.
سوالات متداول:
۱. بدانید قانون در مورد رعایت نظم در محل کار چه می‌گوید ۲. قوانین روشنی برای کارکنان وضع کنید ۳. مبنا را بر آگاهی عمومی نگذارید ۴. قوانین روشنی برای مدیران خود وضع کنید ۵. رعایت نظم در محل کار را مستند کنید ۶. رفتارهای درست کارمندان را تشویق کنید ۷. تمرکز بر بهره‌وری به‌عنوان معیار نهایی نداشته‌باشید و…
کارمندان و مدیریت در امنیت روانی بیشتری به سر می‌برند و می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند. رعایت نظم در محل کار همچنین به شما کمک می‌کند تا نیازها و مشکلات کاری را پیش‌بینی کنید و بهترین انتخاب را داشته‌باشید. به این ترتیب، هزینه زیادی به شرکت نیز وارد نخواهد شد. همچنین، با این روش، رسیدن به اهداف سازمانی نیز راحت‌تر خواهد بود.
