سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل؛ چالش یا راه حل؟

یکی از سبک‌های کاری که امروزه رواج زیادی دارد، دورکاری کارکنان است. مدیران با اهداف مختلفی مانند افزایش بهره‌وری سازمان یا اجرای پروژه‌های کوتاه‌مدت، افراد را به‌صورت دورکار استخدام می‌کنند. به‌همین‌دلیل، حضور و غیاب به‌صورت اینترنتی اهمیت زیادی پیدا کرده است. بنابراین، مهم‌ترین کاربرد سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل دورکار است تا مدیران بر فعالیت آن‌ها نظارت دقیق‌تری داشته باشند. البته مدیران می‌توانند از این سیستم را در سازمان‌های خود برای ثبت ورود و خروج کارکنان حضوری هم استفاده کنند. در این مقاله، نحوه عملکرد و کاربردهای سیستم‌ حضور و غیاب تحت وب را بررسی خواهیم کرد تا پس از مطالعه آن، منابع انسانی سازمان خود را به‌طور بهینه مدیریت کنید.

چرا استفاده از سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل دورکار اهمیت دارد؟

باتوجه‌به این‌که افراد دورکار در محیطی خارج از شرکت کار می‌کنند، استفاده از سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل، این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند تا شروع و پایان فعالیت کارکنان را در هر زمانی و به‌راحتی محاسبه کنند. بنابراین، بهره‌مندی از سیستم آنلاین برای ثبت فعالیت کارکنان دورکار، محاسبه حقوق و دستمزد آن‌ها را آسان می‌کند.

مدیران و صاحبان کسب‌وکارها می‌توانند از طریق این سیستم، حضور و غیاب کارکنان دورکار را به‌راحتی پیگیری کنند و اطمینان حاصل کنند که کارکنان وظایف خود را به‌صورت منظم و درست انجام می‌دهند.

از طرفی به‌دلیل این‌که کارکنان دورکار به‌طور معمول در پروژه‌های گروهی فعالیت می‌کنند، سیستم حضور و غیاب اینترنتی این توانایی را به مدیران می‌دهد تا به مدت‌زمان حضور افراد به‌راحتی دسترسی داشته باشند و به میزان تلاش آن‌ها آگاه شوند.

استفاده از سیستم اینترنتی یا نرم‌افزار تحت وب، به مدیران کمک می‌کند تا در برنامه‌ریزی و تقسیم‌بندی وظایف به‌طور بهینه عمل کنند و پروژه‌ها را به‌سادگی مدیریت کنند. بنابراین، بهره‌مندی از سیستم آنلاین علاوه‌بر کارکنان، بهره‌وری مدیران را افزایش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: ویژگی‌های مهم یک سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل کارآمد!

نکات مهم برای انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل

اگر می‌خواهید بهترین سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل را انتخاب کنید، باید ابتدا نیازهای سازمان خود را مشخص کنید. سپس یک لیست از نرم‌افزارهای تحت وب که می‌توانند حضور و غیاب کارکنان دورکار را انجام دهند، تهیه کنید. در نهایت با کمک مدیران ارشد سیستم‌های آنلاین را اولویت‌بندی کنید تا به مناسب‌ترین سیستم برای کسب‌وکار خود برسید.

همچنین پیشنهاد می‌کنیم با متخصصان شرکت جهان‌گستر یک جلسه رایگان مشاوره برگزار کنید تا به جواب سؤالات خود برسید. متخصصان این شرکت باتوجه‌به تجربه گسترده‌ای که در زمینه سیستم‌های مدیریت منابع انسانی دارند، نیازهای حضور و غیاب کارکنان را به‌راحتی تشخیص می‌دهند. بنابراین، به شما کمک می‌کنند تا معیارهایی که برای کارکنان و مدیران منابع انسانی مهم هستند را شناسایی کرده و بهترین سیستم را انتخاب کنید.

عواملی که در انتخاب و خرید سیستم حضور و غیاب اینترنتی مهم هستند، عبارت‌اند از:

مطمئن شوید که استفاده از سیستم برای کارکنان آسان است

به‌دلیل این‌که حضور و غیاب کارکنان یک موضوع مهم و جدی برای تمامی کسب‌وکارها است، بنابراین، انتخاب یک سیستم که تجربه کاربری (UX) خوبی و جذابی را برای کاربران ارائه می‌دهد، بسیار مهم است.

همچنین بهتر است علاوه‌بر ارزیابی تجربه کاربری سیستم نرم‌افزاری، رابط کاربری (UI) آن را هم مورد بررسی قرار دهید. برای مثال، بررسی کنید که ساختار منوهای نرم‌افزار زیبا و منظم باشند.

قابلیت اتصال به موبایل سیستم را بررسی کنید

بعضی از کارکنان خارج از محیط‌های دفتری مانند فضای باز، کارخانه‌ها یا موقعیت‌های خدماتی کار می‌کنند. بنابراین، خرید نرم‌افزار حضور و غیاب که با موبایل هوشمند ارتباط برقرار می‌کند و دسترسی به داده‌های آن از راه دور ممکن است، اهمیت بالایی دارد.

قبل از خرید، مطمئن شوید که سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای دستگاه‌های اندروید و IOS اپلیکیشن موبایلی دارد. همچنین بررسی کنید که آیا دسترسی به این سیستم از طریق کامپیوتر شخصی ممکن است. بهت است برای بهره‌مندی از این ویژگی سراغ سیستمی بروید که تحت وب یا مبتنی‌بر فناوری ابری است.

آیا نرم‌افزار با سایر سیستم‌ها ارتباط برقرار می‌کند؟

داده‌های حضور و غیاب کارکنان به‌تنهایی هیچ کاربرد و ارزشی ندارند. به‌عبارتی، این داده‌ها زمانی ارزشمند می‌شوند که مدیران  با استفاده از آن‌ها کارکنان‌ را مدیریت می‌کنند. برای مثال، اگر این داده‌ها به‌طور دقیق ثبت و ذخیره شوند، مدیران منابع انسانی می‌توانند حقوق و دستمزد افراد را محاسبه پرداخت کنند.

بنابراین، باید یک سیستم نرم‌افزاری انتخاب کنید که با سایر سیستم‌های مدیریت منابع انسانی مانند نرم‌افزار حقوق و دستمزد در ارتباط باشد و چالش‌های مدیریت کارکنان را برای شما آسان کند.

کارایی سیستم و قیمت آن را مقایسه کنید

احتمالاً مهم‌ترین عامل تأثیرگذار در انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب، هزینه‌ای است که برای خرید آن پرداخت می‌کنید. بنابراین، پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید، نیازها و چالش‌های سازمان خود را مشخص کنید. سپس تصمیم بگیرید که حاضرید برای خرید سیستم حضور و غیاب تحت وب چه مقدار هزینه کنید. انجام این‌کار به شما کمک می‌کند تا از پرداخت هزینه اضافی جلوگیری کنید.

برای مثال، ممکن است یک سیستم نرم‌افزاری حضور و غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک و سیستم دیگری برای سازمان‌های بزرگ مناسب باشد.

به‌طورکلی، باید نرخ بازگشت سرمایه خرید سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل را محاسبه کنید تا بودجه سازمان خود را به‌طور بهینه مصرف کنید.

همچنین اگر می‌خواهید از عملکرد نرم‌افزار یا سیستم حضور و غیاب مطمئن شوید، بهتر است قبل از پرادخت هزینه، نسخه آزمایشی آن را استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب

معرفی ۴ نرم‌افزار حضور و غیاب اینترنتی

هر یک از نرم‌افزارهای حضور و غیاب براساس ویژگی‌هایی که دارند، راه‌حل‌های مختلفی را برای سازمان‌ها ارائه می‌کنند. برای مثال، ممکن است یک نرم‌افزار حضور و غیاب، مدیریت پروژه را به‌خوبی انجام دهد و نرم‌افزار دیگری بر مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان تمرکز کند. بنابراین، بهتر است برای انتخاب سیستم حضور و غیاب اینترنتی، به ویژگی شاخص آن توجه کنید.

۴ مورد از نرم‌افزارهای محبوب که در ایران و در سطح بین‌المللی در سازمان‌ها استفاده می‌شوند، عبارت‌اند از:

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب جهان گستر پارس

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب جهان گستر، یک سیستم یکپارچه حضور و غیاب و مدیریت پرسنل با ویژگی‌های منحصر بفردی مثل ارائه انواع خروجی، انواع گزارشات، تقویم شمسی و میلادی و… با امکان ایجاد نامحدود سطوح دسترسی متفاوت و تخصیص بانک اطلاعات به هر یک از آیتم‌های کارکرد پرسنل (تاخیـر، مرخصی ساعتی، مرخصی، روزانـه، غیبت، تعجیل، اضافه کار و…). نرم افزار حضور و غیاب تحت وب جهان گستر حاصل ۲۱ سال تجربه در امر حضور و غیاب و دریافت نیاز های متفاوت و تلاش در جهت برآورده کردن این نیاز ها می باشد.

در گذشته حضور غیاب کارکنان به‌صورت دستی انجام می‌شد، اما امروزه با توجه تغییرات عمده‌ای که در پویایی نیروی کار صورت گرفته است و توجه به گزینه‌هایی مثل دورکاری، زمان کاری انعطاف‌پذیر، شیفت‌های کاری متنوع و بسیاری موارد دیگر، امکان حضور و غیاب کارکنان با روش‌های دستی بسیار دشوار است. به‌همین دلیل در سال‌های اخیر تقاضا برای خرید نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب افزایش یافته است. این نرم‌افزار مزایای فراوانی را برای کسب‌وکار به ارمغان می‌آورد و بسیاری از وظایف را به‌صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسان انجام می‌دهد.

برای اطلاعات بیشتر راجع به نرم افزار حضور و غیاب تحت وب جهان گستر پارس و دریافت کاتالوگ و همچنین امکان استفاده و نسخه دمو جهت تست رایگان اینجا کلیک کنید.

نرم‌افزار Connecteam

این نرم‌افزار یک گزینه عالی برای حضور و غیاب افرادی است که میز کار ندارند، زیرا می‌توانند از طریق روش‌های مختلف مانند موبایل هوشمند به نرم‌افزار وصل شوند.

یکی از ویژگی‌های شاخص نرم‌افزار ConnecTeam قابلیت چت داخلی آن است. بنابراین، اگر شما به‌عنوان مدیر نیاز دارید که با اعضای تیم به‌طور مداوم تماس بگیرید، می‌توانید علاوه‌بر نظارت بر حضور و غیاب، با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.

بیشتر بخوانید: تاثیر دستگاه حضور و غیاب در برنامه ریزی منابع انسانی

نرم‌افزار Deel

این نرم‌افزار برای کسب‌وکارهایی که کارکنان را به‌طور پراکنده در جاهای مختلف استخدام می‌کنند، امکانات مناسبی ارائه می‌دهد. برای مثال، اگر یک شرکت بین‌المللی با نیروهای انسانی خود در کشورهای مختلف در ارتباط است، مدیران آن می‌توانند نیروی کار خود را به‌راحتی مدیریت کنند و گسترش دهند.

نرم‌افزار Deel به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی به‌راحتی وصل می‌شود. بنابراین، این توانایی را به مدیران منابع انسانی می‌دهد تا عملکرد نیروهای سازمان را بسنجند. از طرفی این نرم‌افزار مبتنی‌بر فناوری ابری است و با سیستم‌های حسابداری به‌آسانی یکپارچه می‌شود.

نرم‌افزار Homebase

این نرم‌افزار مبتنی‌بر فناوری ابری است که مدیریت برنامه‌های کارکنان، جدول زمانی حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را انجام می‌دهد.

نرم‌افزار Homebase به‌طور خاص برای کسب‌وکارهایی که افراد را به‌طور ساعتی استخدام می‌کنند، طراحی و برنامه‌نویسی شده است. همچنین قابلیت اتصال به سیستم‌های مختلف را فراهم می‌کند تا کارکنان دورکار حضور خود را ثبت کنند.

بیشتر بخوانید: ویژگی‌های سیستم مدیریت حضور و غیاب پرسنل

چالش‌های استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب چیست؟

خرید نرم‌افزارهایی که توسط شرکت‌های خارجی ارائه می‌شوند، از طریق دلار انجام می‌گیرد. بنابراین، پرداخت هزینه دلاری برای بسیاری از کسب‌وکارها ممکن نیست. از طرفی به‌دلیل وجود شرایط خاص مانند تحریم، شرکت‌های خارجی نمی‌توانند به‌راحتی با کسب‌وکارهای ایرانی ارتباط برقرار کنند. در نتیجه، پشتیبانی و خدمات پس‌ازفروش ارائه نمی‌کنند و به‌روزرسانی نرم‌افزار را انجام نمی‌دهند.

بهترین راه‌حل برای بهره‌مندی از مزایای نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب چیست؟

نرم‌افزار حضور و غیاب جهان‌گستر تمامی نیازهای سازمان‌ها در مدیریت کارکنان دورکار و حضوری را به‌طور کامل رفع می‌کند. باتوجه‌به این‌که نرم‌افزار جهان‌گستر تمامی ویژگی‌های یک نرم‌افزار خارجی و تحت وب را دارد، بهترین گزینه برای پیگیری فعالیت کارکنان به‌صورت اینترنتی است.

ویژگی‌های نرم‌افزار جهان‌گستر که حضور و غیاب افراد را به‌طور دقیق انجام می‌دهد، عبارت‌اند از:

• ارائه گزارش‌های جامع به‌صورت اینترنتی
• ثبت فعالیت‌های کارکنان دورکار به‌طور دقیق
• اتصال به کامپیوتر و موبایل
• بررسی و تأیید مرخصی کارکنان از راه دور

بیشتر بخوانید: نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب

سخن پایانی

مهم‌ترین چالش مدیریت کارکنان دورکار، حضور و غیاب آن‌ها است. استفاده از سیستم حضور و غیاب اینترنتی برای پرسنل به مدیران کمک می‌کند تا بر حضور به‌موقع افراد دورکار نظارت کنند. همچنین مدیران منابع انسانی می‌توانند با بهره‌مندی از نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، کارکنان دورکار را به‌راحتی مدیریت کنند.

برای مثال، این نرم‌افزار حقوق و دستمزد کارکنان را براساس میزان فعالیت آن‌ها محاسبه کرده و به مدیران گزارش می‌دهد. اگر مدیر منابع انسانی یا صاحب کسب‌وکار هستید، هنگام خرید، دسترسی آسان و سریع به اطلاعات این نرم‌افزار را بررسی کنید. همچنین پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید، دموی این نرم‌افزار را از شرکت تأمین‌کننده دریافت کرده و با ویژگی‌ها و مزایای آن آشنا شوید.

سوالات متداول:

منبع: +