به دنبال کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب برای ارتقا سیستم قدیمی موجود هستید؟ کامل‌ترین سیستم یا به تعبیری بهترین تجهیزات حضور و غیاب به شما کمک خواهند کرد تا علاوه بر انجام پایه‌ای‌ترین وظیفه سیستم حضور و غیاب که ثبت و نگهداری ساعات ورود و خروج کارکنان است از بالاترین سطح فناوری برای کاهش هزینه، افزایش سرعت عملکرد و سطح امنیت استفاده کند.
در ادامه می‌بینیم که سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست، ویژگی‌های کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب کدامند و همچنین معیار انتخاب کامل‌ترین سیستم برای یک سازمان و کسب‌وکار کوچک به چه صورت است. در این مقاله همراه شرکت جهان گستر پارس، پیشرو در صنعت تولید سامانه‌ها و تجهیزات حضور و غیاب با فناوری روز دنیا باشید تا به‌این‌ترتیب بتوانید آگاهانه‌تر تجهیزات حضور و غیاب مورد نیاز کسب‌وکارتان را انتخاب کنید.
سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟
هر راهکاری که به مدیریت ساعات حضور و غیاب کارمندان کمک می‌کند، سیستم مدیریت حضور و غیاب گفته می‌شود. در گذشته که ابزار دیجیتال نبود، ساعات کاری و کنترل تردد، به‌صورت کاغذی صورت می‌گرفت. با ظهور فناوری و کامپیوتر، رفته‌رفته این کار از حالت کاغذی به‌صورت کامپیوتری تغییر کرد.
شرکت‌ها با شرایط مختلف اعم تعداد زیادی نیروی کار یا نیروهای پراکنده، ساعات کاری شناور و… باید دستگاه‌های حضور و غیاب به‌روز داشته باشند تا نیازهای متنوع آن‌ها را پوشش دهد. با توجه به نیازهای مختلف شرکت‌ها و اینکه فناوری با سرعت در حال پیشرفت است، نرم‌افزارها و تجهیزات اختصاصی برای ردیابی زمان کارکنان طراحی شده است. از نرم‌افزارهای داخلی گرفته تا تجهیزاتی که با فناوری ابری، تجزیه‌وتحلیل پیشرفته و تنظیم انواع ساعات کاری قابل سفارشی‌سازی است.
دستگاه‌های اکسس کنترل علاوه بر افزایش سرعت و دقت، می‌تواند هزینه‌های کسب‌وکار را در جنبه‌های مختلف کاهش دهد؛ مثل کاهش هزینه‌های دفتری، کاهش هزینه کارکنان بخش امنیتی و نظارتی و بسیاری از هزینه‌های دیگر.
یک سیستم حضور و غیاب با فناوری ابری، مزایایی همچون انعطاف‌پذیری، بهینه‌سازی هزینه و سهولت دسترسی اطلاعات را ارائه می‌دهد. بسیاری از ویژگی‌های ضروری که برای انتخاب کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب که برای سازمان‌های مدرن ضروری است را ادامه بررسی خواهیم کرد.
ویژگی‌های کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب چیست؟
ویژگی‌های یک سیستم حضور و غیاب علاوه از امکانات پایه، مثل اطلاعات تردد کارکنان، باید نیازهایی را پوشش دهد که موجب صرفه‌جویی وقت ارزشمند شما شود. این سیستم‌ها با توجه ویژگی‌هایی که دارند بهره‌وری کارکنان را بالا خواهند برد؛ به این ترتیب که قابلیت‌های نوظهور مثل فناوری ابری، سلف سرویس، تجزیه‌وتحلیل و پشتیبانی از کارکنان می‌تواند به بهینه‌سازی عملکرد و ساده‌سازی وظایف منابع انسانی کمک کند. ویژگی‌های زیر را برای انتخاب یک سیستم حضور و غیاب در نظر بگیرید:
ثبت ساعت ورود و خروج
پایه‌ترین و اساسی‌ترین وظیفه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب همین مورد است. کارکنان باید بتوانند براساس قابلیت دستگاه‌های حضور و غیاب، ساعات ورود و خروج یا زمان استراحت خود را در طول روز ثبت کنند.
مدیریت مرخصی
مدیریت مرخصی حوزه دیگری است که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما باید در آن نقش داشته باشد. یک روز ازدست‌رفته کارکنانتان نباید به‌طور خودکار با عنوان «غایب» ثبت شود؛ در عوض باید به کارکنان هشدار داده شود تا درخواست مرخصی روزانه دهند یا انواع مرخصی‌های خاص را ارائه دهد.
یکپارچه‌سازی حقوق و دستمزد
اگر سیستم اکسس کنترل شما به فهرست حقوق و دستمزد مرتبط باشد، غرامت یا اضافه حقوق براساس زمان تعیین شده محاسبه خواهد شد. این قابلیت به این معنا است که می‌تواند حقوق و دستمزد روزانه نباشد. کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب از جبران خسارت ساعتی و پرداخت انعطاف‌پذیر نیز پشتیبانی می‌کنند.
ارائه گزارش کاربردی
در هر سازمانی، ثبت و نگهداری سوابق حضور و غیاب کارکنان، یک مسئولیت کلیدی واحد منابع انسانی است. تولید گزارش‌هایی مانند مقدار ساعات کاری، اضافه‌کاری و… باید در قالب گزارش در دسترس واحد منابع انسانی و صاحبان کسب‌وکارها باشد.
گزارش‌های هوش تجاری از کارآمدترین راه‌حل‌های شرکت جهان گستر پارس برای مدیران است. گزارش‌ها در نرم‌افزارهایی در سیستم‌عامل‌های تلفن‌های هوشمند، تحت ویندوز و همچنین با فناوری ابری تحت وب در اختیار شما قرار می‌گیرد. گزارش‌ها با به‌کارگیری المان‌های گرافیکی، اطلاعات را به‌گونه‌ای طراحی شده است که مدیران با یک نگاه بتوانند عملکرد سازمان و کارکنان را مشاهده کنند.
بیشتر بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
کنترل تردد با فناوری بیومتریک
تشخیص هویت با فناوری بیومتریک از پیشرفته‌ترین نوآوری‌های دستگاه‌های اکسس کنترل است. این دستگاه‌ها با سرعت بسیار بالایی تردد را کنترل می‌کنند و با به‌کارگیری فناوری بیومتریک خطر کلاه‌برداری را با استفاده از شناسه‌های منحصربه‌فرد مثل تصویر اثر انگشت، تشخیص چهره و اسکن عنبیه چشم، از بین می‌برد.
دستگاه‌هایی با این فناوری کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب هستند که معمولا وظیفه خود را در سه مرحله انجام می‌دهند:
- مرحله اول اسکن اطلاعات فرد، مثل اسکن چهره است. برای این کار لازم است از قبل اطلاعات مورد نیاز در سیستم ثبت شده باشد.
- مرحله دوم آنالیز کردن اسکن است تا هویت فرد شناسایی شود.
- مرحله سوم اگر اسکن فرد با اطلاعات از پیش ثبت شده در سیستم مطابقت داشته باشد، دسترسی داده می‌شود.
شرکت جهان گستر پارس با توجه به نیازهای سازمان‌های مختلف و با به‌کارگیری بالاترین فناوری‌های بیومتریک، دستگاه‌های اکسس کنترل را در مدل‌های گوناگون عرضه داشته است. شما برای انتخاب کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب می‌توانید از کارشناسان ما مشاوره رایگان بگیرید.
مجهز به هشدار
ممکن است بعضی از کارمندان به دلیل عجله در زمان ورود خروج ساعت تردد خود را ثبت نکنند. هشدار خودکار کارکنان را از این رویداد مطلع می‌کند و از آن‌ها درخواست اقدام فوری می‌کند.
یکی دیگر از قابلیت‌های سیستم حضور و غیاب جهان گستر پارس، اپلیکیشنی با فناوری geo-fence است. کارکنان می‌توانند این اپلیکیشن را بر روی گوشی هوشمند خود نصب کنند، هنگامی که نزدیک محل کار می‌شوند، اپلیکیشن ثبت زمان تردد را به آن‌ها یادآوری خواهد کرد و به این شکل هیچ این کار را فراموش نخواهد کرد.
بیشتر بخوانید: با ارزان ترین دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید!
پشتیبانی از موبایل و فناوری ابری
سیستم مدیریت حضور و غیاب ابری به‌وسیله بسیاری از دستگاه‌ها قابلیت دسترسی دارد. این موضوع باعث می‌شود که صاحبان کسب‌وکار با استفاده دستگاه‌های هوشمند در صورت ارتباط با شبکه، حتی بدون نیاز به نرم‌افزار می‌توانند به‌راحتی به سامانه تحت وب وصل شوند.
همچنین وجود یک نرم‌افزار موبایلی به افزایش بهره‌وری افراد و کارکنانی که از راه دور فعالیت دارند، کمک خواهد کرد. این قابلیت می‌تواند ثبت زمان دقیق حضور و غیاب را از هر مکانی میسر کند.
سلف سرویس برای کارکنان
سلف سرویس یک تغییر دهنده اساسی برای سیستم مدیریت حضور غیاب شما خواهد بود. کارکنان شما دیگر نیازی به حضور جلوی درب دفتر شما ندارند. آن‌ها می‌توانند از پشت میز خود یا حتی بدون حضور در آنجا با استفاده از یک برنامه یا مرورگر گوشی خود وارد سیستم شوند. درخواست‌های مرخصی، اصلاحات در سوابق تردد و سایر موارد تعریف شده در سیستم را بدون دخالت منابع انسانی یا مدیر انجام دهند.
تجزیه تحلیل پیشرفته
کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب در کنار بالاترین فناوری‌های سخت‌افزاری روز دنیا، نرم‌افزارهای کاربردی دارند که دید دقیقی را در الگوهای حضور و غیاب ارائه می‌دهند، افرادی را که اغلب اضافه‌کاری می‌کنند یا از ساعات برنامه‌ریزی‌شده فاصله می‌گیرند، برجسته می‌کند.
این اطلاعات در کنار بسیاری از امکانات دیگر به شما کمک خواهد کرد که بسیاری از امور را مدیریت کنید و سطح بهره‌وری کارکنانتان را افزایش دهید.
بیشتر بخوانید: راه‌حل‌های ارتقاء بهره‌وری کارکنان با استفاده از سیستم حضور و غیاب
کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب برای کسب‌وکار سازمانی کدام است؟
کسب‌وکارهای سازمانی نیازهای خاصی مثل یکپارچه‌سازی دارند، پس مهم است که سیستم اکسس کنترل شامل نرم‌افزاری باشد که این امکان را داشته باشد. با توجه به نیاز سازمان‌ها، این سیستم باید مقیاس‌پذیر باشد تا با نیازهای تجاری رشد کند.
یک سیستم اکسس کنترل قوی از هر دو جنبه سخت‌افزاری و نرم‌افزاری انعطاف‌پذیر خواهد بود و قابلیت مدیریت از راه دور را خواهد داشت که یک نیاز اساسی در کسب‌وکارهای سازمانی است. کاهش هزینه و فرآیندهای اداری از دیگر ویژگی‌هایی است که برای این نوع از کسب‌وکارها باید لحاظ شود.
کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب برای مشاغل کوچک کدام است؟
پاسخ درست به این سوال تجهیزاتی است که نیاز شما را برطرف می‌کند. استفاده از فناوری بیومتریک دغدغه شما را از هرگونه تقلب برطرف خواهد کرد. دستگاه‌هایی که با این فناوری سطح بالا برای نصب و راه‌اندازی در یک یا دو درب مشاغل کوچک طراحی شده‌اند، مقرون‌به‌صرفه هستند. این سیستم را در محل و هم به صورتی ابری می‌توان مدیریت کرد.
بهترین شرکت‌های اکسس کنترل، خدمات کامل در موضوع تجهیزات حضور و غیاب را ارائه می‌دهند؛ به این معنی که تمام سخت‌افزار، نرم‌افزارهای موردنیاز را در نظر گرفته‌اند. هنگامی که سوال دارید، نیاز به تغییر در سیستم خود دارید یا زمانی که به مشکل برخوردید، به جای تماس با چند شرکت، فقط باید یک تماس تلفنی بگیرید.
بیشتر بخوانید: روش انتخاب بهترین تجهیزات حضور و غیاب برای سازمان شما
جمع‌بندی
فناوری اکسس کنترل بی‌شک یک سرمایه‌گذاری مهم درزمینه ثبت تردد کارکنان و حفظ امنیت فیزیکی محیط کسب‌وکار شما است. چه در حال ارتقا یک سیستم اکسس کنترل قدیمی موجود باشید، چه از ابتدا در حال طراحی یک سیستم کاملا جدید، سیستم اکسس کنترل شما باید متناسب با محیط کسب‌وکار شما باشد، مدیریت آن باید آسان و قابل‌اعتماد باشد و در هر شرایطی امنیت کسب‌وکارتان را تضمین کند.
در این مقاله یاد گرفتیم که سیستم حضور غیاب چیست و ویژگی‌های اساسی و پیشرفته آن برای دست‌یابی به کامل ترین تجهیزات حضور و غیاب چه مواردی است؛ همچنین مهم‌ترین ویژگی‌هایی که این تجهیزات برای کسب‌وکارهای سازمانی یا کوچک باید داشته باشد چیست.
دستگاه اکسس کنترل می‌تواند از نظر طراحی ساده یا به اندازه نیازهای کسب‌وکار شما پیشرفته باشد. کارشناسان ما در شرکت جهان گستر پارس، تولیدکننده پیشرفته‌ترین سامانه‌های حضور و غیاب و مدیریت کارکنان، برای پیدا کردن راه‌حل مناسب به شما کمک می‌کنند.
هر راهکاری که به مدیریت ساعات حضور و غیاب کارمندان کمک می‌کند، سیستم مدیریت حضور و غیاب گفته می‌شود. در گذشته که ابزار دیجیتال نبود، ساعات کاری و کنترل تردد، به‌صورت کاغذی صورت می‌گرفت. با ظهور فناوری و کامپیوتر، رفته‌رفته این کار از حالت کاغذی به‌صورت کامپیوتری تغییر کرد.
1. ثبت ساعت ورود و خروج 2. مدیریت مرخصی 3. یکپارچه‌سازی حقوق و دستمزد 4. ارائه گزارش کاربردی 5. کنترل تردد با فناوری بیومتریک 6. مجهز به هشدار 7. پشتیبانی از موبایل و فناوری ابری 8. سلف سرویس برای کارکنان 9. تجزیه تحلیل پیشرفته
بهترین شرکت‌های اکسس کنترل، خدمات کامل در موضوع تجهیزات حضور و غیاب را ارائه می‌دهند؛ به این معنی که تمام سخت‌افزار، نرم‌افزارهای موردنیاز را در نظر گرفته‌اند. هنگامی که سوال دارید، نیاز به تغییر در سیستم خود دارید یا زمانی که به مشکل برخوردید، به جای تماس با چند شرکت، فقط باید یک تماس تلفنی بگیرید.