حضور و غیبت‌های نامنظم کارکنان موضوع نگران‌کننده‌ای برای مدیران است. حضور منظم کارکنان در سازمان یکی از عوامل مؤثر در موفقیت فردی و سازمانی است. ثبت حضور و غیاب افراد با استفاده از کاغذ و دفتر، یک فرایند زمان‌بر است و دقت بسیار پایینی دارد. بنابراین، مدیران برای ثبت ورود و خروج کارکنان از سیستم‌های هوشمند بهره می‌برند. همچنین مدیران باید برای تشویق اعضای سازمان به برنامه فعالیت آنها دسترسی داشته‌باشند. دستگاه حضور و غیاب یک راه‌حل عالی برای حل چالش‌های مدیریت کارکنان است. در این مقاله خواهیم گفت که دستگاه کارت زنی چیست تا با عملکرد، کاربردها و مزایای این دستگاه آگاه شوید.
دستگاه کارت زنی چیست؟
این دستگاه، یک ابزار الکترونیکی و هوشمند برای شناسایی افراد و ثبت حضور آنها است و متخصصان الکترونیک برای کاهش کاغذبازی‌های اداری و افزایش دقت حضور و غیاب این دستگاه را اختراع کرده‌اند.
انواع دستگاه کارت زنی چیست؟
مهندسان الکترونیک، ابتدا ساد‌ه‌ترین نوع این دستگاه را ساختند و سال‌ها بعد برای راحت کردن فرایند حضور و غیاب آن را از لحاظ فنی توسعه دادند. انواع دستگاه حضور و غیاب کارتی به دو دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارتند از:
دستگاه کارت زنی زمانی
این دستگاه طوری طراحی شده است که فرد باید برای ثبت ورود و خروج، کارت خود را (مشابه دستگاه کارت‌خوان بانک) در محل مخصوص دستگاه حضور و غیاب بکشد.
دستگاه کارت زنی مغناطیسی
عملکرد این دستگاه در حالت کلی مشابه مدل قبلی است. اما فرد برای ثبت حضور خود، کارت را بر دستگاه نمی‌کشد. کارکنان باید کارت خود را به دستگاه نزدیک کنند تا دستگاه از طریق امواج مغناطیسی مشخصات آنها را شناسایی کند و با پایگاه داده سیستم مطابقت دهد.
عملکرد دستگاه کارت زنی چیست و نحوه استفاده از آن چگونه است؟
برای بهره‌مندی از مزایای این دستگاه باید آن را در یک بخش از سازمان نصب کنید. البته مدیران سازمان‌های بزرگ، دستگاه کارت زنی را در چند محل نصب می‌کنند. سپس باید برای هر فرد یک کارت مخصوص تعریف کنید و به او تحویل دهید. دستگاه، با خواندن اطلاعات کارت حضور او را ثبت می‌کند.
هر کارت باتوجه‌به مشخصات سازمانی فرد، برنامه‌ریزی می‌شود. بنابراین، هیچ شخصی نمی‌تواند برای تأیید حضور خود از کارت دیگران استفاده کند. دستگاه کارت زنی از طریق سرویس ابری یا کابل‌های شبکه به کامپیوترهای سازمان متصل می‌شود. در نهایت پس از تأیید هویت فرد توسط کارت و دستگاه، اطلاعات او به سیستم ارسال می‌شود و کامپیوتر آنها را ذخیره می‌کند.
بیشتر بخوانید: دستگاه اسکن عنبیه چیست؟
کاربردهای دستگاه کارت زنی چیست؟
مهم‌ترین کاربرد دستگاه کارت زنی برای حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های تجاری است. همچنین این دستگاه در مکان‌های مختلفی نصب می‌شود تا افراد جامعه برای احراز هویت یا تأیید ورود و خروج به محل خاصی استفاده کنند.
مکان‌ها و مواردی که دستگاه کارت زنی بیشترین کاربرد را دارند عبارتند از:
حضور و غیاب دانش‌آموزان و دانشجویان
این دستگاه یکی از ابزارهای کاربردی برای تأیید ورود و خروج دانش‌آموزان و دانشجویان به مدرسه، دانشگاه و خوابگاه‌ها است. این دستگاه به‌دلیل این‌که کارت منحصربه‌فرد هر دانشجو را تشخیص می‌دهد، نسبت‌به دفترهای حضور و غیاب کاغذی برتری‌های زیادی دارد. مدیران مراکز آموزشی می‌توانند با استفاده از این دستگاه، لیست حضور و غیاب افراد را در کامپیوتر ذخیره کنند و به خانواده آنها اطلاع دهند.
حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌های دولتی
بسیاری از مسئولان دولتی، سازمان‌ها را به دستگاه کارت زنی مجهز می‌کنند تا کارمندان هر بخش ورود و خروج خودشان را با نظم بالا و بدون تقلب ثبت کنند. امروزه، به‌دلیل پیشرفت فناوری، سیستم‌های حضور و غیاب کاغذی از سازمان‌های دولتی به‌طور کامل حذف شده‌اند. زیرا نصب این دستگاه در اداره‌های دولتی بخش عمده‌ای از نگرانی‌های مسئولان عالی‌رتبه در مورد مدیریت کارمندان را کاهش می‌دهد.
استفاده از خدمات کتابخانه‌های عمومی
یکی از چالش‌های دولت، هزینه‌های بالای آموزش و استخدام برای اداره مکان‌های عمومی و ارائه خدمات اجتماعی است. مسئولان می‌توانند برای حل این چالش، کتابخانه‌های عمومی را به دستگاه کارت زنی مجهز کنند تا پژوهشگران و دانشجویان، دریافت یا تحویل کتاب را بدون مراجعه به شخص خاصی و به‌طور خودکار انجام دهند.
محدودکردن بخش‌های خاصی از ساختمان
بعضی از مدیران با اهدافی مانند افزایش امنیت یا ایجاد حریم خصوصی، بخش‌های خاصی از سازمان را محدود می‌کنند. برای مثال، در شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات هاست، ورود به بخش مرکز داده‌ها و دسترسی به سرورها برای تمامی افراد ممکن نیست.
بنابراین، افراد مجاز می‌توانند با استفاده از کارت مخصوص به بخش‌های امنیتی وارد شوند. اگر می‌خواهید بدانید که کاربرد امنیتی دستگاه کارت زنی چیست باید بگوییم که یکی از راهکارهای مطمئن برای ایجاد محدودیت در رفت‌وآمد کارکنان به بخش‌های مختلف سازمان، نصب دستگاه کارت زنی است.
استفاده از خدمات حمل‌ونقل عمومی
امروزه با بزرگ شدن شهرها، افزایش قیمت سوخت و ترافیک سنگین در شهرهدی بزرگ، استفاده از اتوبوس و مترو بسیار رایج و حتی ضروری شده است. یکی از چالش‌های مهم در صنعت حمل‌ونقل، پرداخت هزینه سفرهای درون‌شهری است.
مهندس‌ها برای راحت‌تر کردن پرداخت هزینه‌های حمل‌ونقل عمومی، اتوبوس‌ها و متروهای شهری را به دستگاه کارت زنی مجهز کرده‌اند. بنابراین، افراد جامعه برای دریافت خدمات، هزینه را به‌راحتی و بدون دردسر با استفاده از کارت‌های هوشمند مغناطیسی پرداخت می‌کنند.
بیشتر بخوانید: مزایای دورکاری برای شرکت‌ها و پرسنل دورکار چیست؟
دستگاه‌های کارت زنی شرکت جهان‌گستر چه ویژگی‌هایی دارند؟
متخصصان و کارشناسان خبره شرکت جهان‌گستر، با استفاده از فناوری پیشرفته در دنیا، بهترین دستگاه حضور و غیاب را طراحی کرده‌اند. ویژگی‌هایی که محصولات شرکت جهان‌گستر را متمایز می‌کنند، عبارتند از:
نحوه کار با آنها راحت است
به‌دلیل این‌که کار با منوهای این دستگاه آسان است، مدیران و کارکنان فقط با یک‌بار آموزش می‌توانند طولانی‌مدت از این دستگاه استفاده کنند. از طرفی نصب و راه‌اندازی این دستگاه چالش زیادی ندارد. زیرا کارشناسان فنی و پشتیبانی شرکت جهان گستر، همه مراحل نصب و راه‌اندازی دستگاه کارت زنی خریداری شده را پشتیبانی می‌کنند.
باتوجه‌به این‌که ثبت ورود و خروج کارکنان توسط این دستگاه به‌طور خودکار انجام می‌گیرد، برای استفاده از آن نیاز به نیروهای انسانی نخواهید داشت.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
دوام و عمر زیادی دارند
در گذشته، مدیران برای ثبت حضور و غیاب افراد از سیستم کاغذی و دستی استفاده می‌کردند. بنابراین، برای انجام این‌کار زمان زیادی صرف می‌شد. همچنین نگهداری از دفترهای کاغذی چالش‌های زیادی داشت. زیرا کاغذها به‌مرورزمان پوسیده می‌شدند و اطلاعات آنها از بین می‌رفت.
مدیران برای حل این چالش تصمیم گرفتند از ابزاری استفاده کنند که براساس استانداردهای خاصی ساخته شده و ماندگاری بالایی داشته‌باشند. در نتیجه، دستگاه کارت زنی را با دفترهای کاغذی جایگزین کردند.
دستگاه‌های کارت زنی شرکت جهان‌گستر، بهترین کیفیت و عمر بالایی دارند و سال‌های زیادی در سازمان کار می‌کنند بنابراین هزینه‌های تعمیر و تعویض آنها بسیار کم خواهد بود.
امنیت بالایی دارند
یکی از ویژگی‌های دستگاه کارت زنی که اولویت بالایی دارد، امنیت بالای داده‌های آن است. دستگاه‌های کارت زنی شرکت جهان‌گستر، دسترسی به داده‌های کارکنان را برای افراد غیرمجاز فراهم نمی‌کنند. همچنین هک کردن این دستگاه‌ها غیرممکن است. به‌طوری‌که مدیران می‌توانند بدون هیچ نگرانی درباره سرقت داده‌های سازمان، از این دستگاه استفاده کنند.
بیشتر بخوانید: راهنمای خرید دستگاه حضور غیاب انگشتی
چرا دستگاه‌های کارت زنی نسبت‌به سیستم‌های قدیمی هوشمند هستند؟
اولین عاملی که دستگاه کارت زنی را هوشمند می‌کند، استفاده از فناوری روز در ساخت آن است. باوجود این‌که فناوری استفاده‌شده در دستگاه حضور و غیاب کارت زنی بسیار پیشرفته نیست، اما مزایای آن نسبت‌به روش‌های قدیمی بسیار زیاد است. به‌عبارتی دستگاه کارت زنی علاوه‌بر حل بسیاری از چالش‌های حضور و غیاب کاغذی، نوآوری‌های زیادی را برای مدیریت کارکنان سازمان به ارمغان آورده است.
چالش‌های استفاده از دستگاه کارت زنی در حضور و غیاب کارکنان چیست؟
مدیران منابع انسانی و مالی پس از نصب این دستگاه در سازمان‌ها، از مزایای بی‌نظیر آن بهره‌مند می‌شوند. اما این دستگاه هم مانند سایر سیستم‌های الکترونیکی با برخی چالش‌هلی جزئی همراه است اما چالش‌های دستگاه کارت زنی چیست؟.
باوجود این‌که استفاده از دستگاه کارت زنی بخش عمده‌ای از امکان تقلب کارکنان یا مدیران در حضور و غیاب را کاهش می‌دهد، اما ممکن است برخی از افراد از این دستگاه سوءاستفاده کنند. به‌عبارتی تنها چالش دستگاه کارت زنی این است که افراد کارت خود را به دیگری تحویل می‌دهند تا حضور او را به‌طور غیرقانونی ثبت کنند.
اگر حل این چالش برای شما واقعاً مهم است، می‌توانید از سیستم‌های بیومتریک استفاده کنید. این سیستم‌ها براساس ویژگی‌های منحصربه‌فرد افراد مانند اثر انگشت، چهره یا عنبیه چشم کار می‌کنند. در نتیجه، فریب دستگاه حضور و غیاب بیومتریک توسط کارکنان غیرممکن است.
سخن پایانی
در این مقاله به سؤال «دستگاه کارت زنی چیست» پاسخ دادیم و نکات مهم درباره دستگاه حضور و غیاب کارتی را بررسی کردیم. این دستگاه جزو اولین سیستم‌های حضور و غیاب است. امروزه، این دستگاه عملکرد کارکنان را به‌قدری افزایش داده است که مدیران منابع انسانی برای حضور و غیاب به‌جای روش‌های قدیمی، از آن استفاده می‌کنند.
باوجود این‌که دستگاه کارت زنی از فناوری ساده‌ای بهره می‌برد، اما در هوشمندسازی فرایند حضور و غیاب نقش مؤثری دارد. همچنین نسبت‌به سیستم‌های دیگر قیمت مناسبی دارد. پیشنهاد می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر و افزایش آگاهی درباره مزایای این دستگاه، با مشاوران شرکت جهان‌گستر تماس بگیرید.
سوالات متداول:
۱. حضور و غیاب دانش‌آموزان و دانشجویان ۲. حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌های دولتی ۳. استفاده از خدمات کتابخانه‌های عمومی ۴. محدودکردن بخش‌های خاصی از ساختمان ۵. استفاده از خدمات حمل‌ونقل عمومی
۱. نحوه کار با آنها راحت است ۲. دوام و عمر زیادی دارند ۳. امنیت بالایی دارند
هر کارت باتوجه‌به مشخصات سازمانی فرد، برنامه‌ریزی می‌شود. بنابراین، هیچ شخصی نمی‌تواند برای تأیید حضور خود از کارت دیگران استفاده کند. دستگاه کارت زنی از طریق سرویس ابری یا کابل‌های شبکه به کامپیوترهای سازمان متصل می‌شود. در نهایت پس از تأیید هویت فرد توسط کارت و دستگاه، اطلاعات او به سیستم ارسال می‌شود و کامپیوتر آنها را ذخیره می‌کند.
