کارکنان به‌دلایل زیادی از محل کار خود مرخصی می‌گیرند. اگر مدیران با انواع مرخصی و قوانین آن آشنا باشند، منابع انسانی را به‌طور بهینه مدیریت می‌کنند. همچنین یکی از مسائلی که حقوق و دستمزد کارکنان را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد، مرخصی آن‌ها است. به‌طوری‌که اگر کارکنان بی‌دلیل به مرخصی بروند، دستمزد آن‌ها کمتر از مقدار تعیین‌شده در قرارداد پرداخت می‌شود. در نتیجه، مدیران باید انواع مرخصی را بشناسند و برای مدیریت آن‌ها برنامه‌ریزی کنند. در این مقاله فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی را بررسی خواهیم کرد تا علاوه‌بر آگاهی از قوانین مرخصی، برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهید.
مهم‌ترین فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی چیست؟
اصلی‌ترین فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی این است که اولی توسط مدیر و دومی توسط پزشک صادر می‌شود. به‌عبارتی کارکنان یا کارگران برای دریافت خدمات درمانی و مراقبت‌های پزشکی به مرخصی استعلاجی می‌روند اما برای انجام امور شخصی یا تفریح از مدیرشان مرخصی استحقاقی می‌گیرند.
مرخصی استحقاقی چیست؟
مرخصی استحقاقی به کارکنان اجازه می‌دهد تا برای انجام امور شخصی با پرداخت حقوق، غیبت کنند. حقوق و دستمزد کارکنان هنگام دریافت مرخصی استحقاقی کاهش نمی‌یابد و کارفرما و مدیران باید روزهای مرخصی استحقاقی را همانند روزهای تعطیل حساب کنند. اصلی‌ترین شرط این نوع مرخصی این است که کارکنان باید برای دریافت آن از مدیر منابع انسانی یا کارفرما اجازه بگیرند.
مرخصی استعلاجی چیست؟
کارکنان می‌توانند بدون اجازه و اطلاع قبلی کارفرما به مرخصی استعلاجی بروند. این مرخصی توسط پزشک یا مراجع دارای صلاحیت درمانی صادر می‌شود. البته بهتر است کارکنان درباره سلامتی خودشان و تعداد روزهای مرخصی که دریافت کرده‌اند با مدیر یا کارفرما صحبت کنند تا چالش جدی ایجاد نشود.
بیشتر بخوانید: بهترین ساعت کاری پرسنل اداری شرکت‌ها
بررسی قوانین اداره کار درباره مرخصی استحقاقی و استعلاجی
دریافت مرخصی استحقاقی و استعلاجی براساس قوانین مشخص انجام می‌شود و کارکنان نمی‌توانند از مرخصی، بیشتر از حد مجاز استفاده کنند. همچنین اگر مدیران، کارکنان را از این حق قانونی منع کنند، کارکنان می‌توانند از طریق مراجع قضایی اداری این مورد را پیگیری کنند.
مهم‌ترین قوانین مرخصی استحقاقی و استعلاجی که باید مدیران به آن‌ها عمل کنند، عبارت‌اند از:
قوانین مرخصی استحقاقی:
- مدیران اجازه ندارند برای این مرخصی از حقوق فرد کسر کنند.
- میزان این مرخصی دو و نیم روز در ماه و حداکثر ۲۶ روز در سال است.
- هر فرد می‌تواند هر سال حداکثر ۹ روز از این مرخصی را برای سال آینده ذخیره کند.
- مدیران سازمان‌های خصوصی می‌توانند براساس سیاست‌های کاری برای مرخصی باقی‌مانده افراد (به‌جز ۹ روز) پول پرداخت کنند یا آن را بسوزانند.
- قوانین این مرخصی در مشاغل سخت و زیان‌آور به‌طور کامل متفاوت هستند؛ میزان آن حداکثر ۳ روز در ماه یا ۵ هفته در سال است که کارکنان باید در دو نوبت نیمه اول سال یا نیمه دوم از آن استفاده کنند.
قوانین مرخصی استعلاجی:
- فرد بخشی از حقوق خود را دریافت می‌کند که میزان حداکثر ۷۵ درصد از حقوق روزانه بدون محاسبه اضافه‌کاری است.
- فرد باید پس از اتمام این مرخصی به‌همراه مدارک پزشکی به تأمین اجتماعی مراجعه و حقوق خود را دریافت کند.
- میزان حقوقی که فرد برای حوادث ناشی از کار دریافت می‌کند، ۱۰۰ درصد حقوق روزانه است.
بیشتر بخوانید: کارکرد و مرخصی از دیدگاه قانون کار
چرا باید مدیران تفاوت انواع مرخصی و فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی را بدانند؟
در صورتی که مدیران، تفاوت میان انواع مرخصی را ندانند ممکن است با مشکل روبه‌رو شوند. همچنین آگاهی از فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا حقوق کارکنان را به‌طور کامل و قانونی پیگیری و پرداخت کنند.
درحالت‌کلی اگر مدیران به قوانین مرخصی کارکنان مسلط باشند، کارکنان را به‌طور بهینه مدیریت می‌کنند و در نتیجه، عملکرد کسب‌وکار بهبود می‌یابد. از طرفی مدیرانی که قبل از استخدام نیروی کار جدید، قوانین اداره کار درباره مرخصی کارکنان را یاد می‌گیرند، هنگام عقد قرارداد کاری با چالش جدی روبه‌رو نمی‌شوند.
مهم‌ترین دلایلی که باید مدیران تفاوت انواع مرخصی را بدانند، عبارت‌اند از:
باید به قوانین مرخصی کارکنان و فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی مسلط باشند
بهترین مرجع برای آگاهی از تفاوت‌های انواع مرخصی، قوانین اداره کار است. اگر مدیران به قوانین مرخصی کارکنان آگاه باشند، حقوق کارکنان را به‌طور منظم و به‌موقع پیگیری می‌کنند. در نتیجه، مشکلات حقوقی آن‌ها با کارکنان به حداقل خواهد رسید.
یکی از عوامل مؤثر در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان تعداد روزهای مرخصی است که آن‌ها دریافت کرده‌اند. زمانی که مدیران می‌خواهند دستمزد کارکنان را پرداخت کنند، باید قوانین مرخصی را نیز در حقوق کارکنان اعمال کنند. برای مثال، به افرادی که از میزان مرخصی قانونی آن‌ها باقی مانده است، پول بیشتری پرداخت کنند.
به‌عبارتی این قانون است که تعداد روزهای مجاز برای مرخصی افراد را تعیین می‌کند. بنابراین، مدیران نمی‌توانند مطابق با سلیقه شخصی خودشان به کارکنان مرخصی بدهند.
اگر مدیران مرخصی کارکنان را مطابق با بندهای قوانین اداره کار پیگیری کنند، محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را بدون اشتباه انجام می‌دهند و در نتیجه، سازمان به‌دلیل پرداخت اشتباه حقوق کارکنان، از سوی مراجع قانونی جریمه نخواهد شد.
کاهش هزینه‌های سازمان
پیگیری و مدیریت مرخصی کارکنان باعث می‌شود که هزینه‌های سازمان به‌طور قابل‌توجهی کاهش یابد. به‌طوری‌که اگر مدیران به مرخصی کارکنان اهمیت ندهند، ممکن است منابع مالی سازمان با محدودیت روبه‌رو شود. برای مثال، اگر صاحبان کسب‌وکارها مرخصی کارکنان را به‌طور دقیق مدیریت نکنند، ممکن است مجبور به پرداخت اضافه‌کاری بیشتری شوند.
همچنین ممکن است مدیران بحران‌های مالی دیگری را تجربه کنند. برای مثال، این امکان وجود دارد که کیفیت کالا یا خدماتشان به‌دلایلی مانند خستگی نیروهای کار کاهش یابد.
از طرفی عدم مدیریت صحیح مرخصی کارکنان، هزینه‌های مدیریت منابع انسانی را افزایش می‌دهد. برای مثال، مدیرانی که به مرخصی کارکنان اهمیت نمی‌دهند، برای جایگزین کردن نیروی کار هزینه بیشتری پرداخت می‌کنند. بی‌توجهی مدیران به فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی حتی باعث کاهش ایمنی در محیط کارخانه‌ها می‌شود و هزینه‌های بسیاری را بر دوش مدیران بخش‌های تولیدی می‌گذارد.
یکی دیگر از آثار مالی ناشی از بی‌توجهی به قوانین اداره کار، این است که کارکنان فرصت‌طلب از قوانین مرخصی سوءاستفاده می‌کنند. برای مثال، ممکن است برخی از آن‌ها مرخصی‌های خود را در زمان مقرر نگیرند و هنگام پایان قرارداد کاری مبلغ بیشتری دریافت کنند. در نتیجه، حقوق پرداختی به کارکنان به‌طور جدی افزایش می‌یابد.
بیشتر بخوانید: اکسس کنترل اثر انگشتی چیست؟ کاربرد و مزایای و معایب و قیمت
باید برای مرخصی کارکنان و تعطیلات برنامه‌ریزی کنند
آگاهی از انواع مرخصی و تفاوت آن‌ها به مدیران کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی برای تعطیلات و مرخصی کارکنان را با دقت بالایی انجام دهند. در نتیجه، غیبت‌های بی‌مورد کارکنان کاهش می‌یابد.
اگر مدیران برای مرخصی کارکنان برنامه‌ریزی بلندمدت و یک‌ساله انجام دهند، برنامه‌های کاری سازمان را به‌طور منظم پیش می‌برند و رویدادهای غیرمنتظره در نظم سازمان اختلال ایجاد نمی‌کنند.
برای مثال، اگر تعداد زیادی از کامندان به‌طور هم‌زمان درخواست مرخصی کنند، چالش‌های زیادی به‌وجود می‌آیند و بهره‌وری کارکنان کاهش می‌یابد. بنابراین، مدیران به تعهدات خود به‌طور دقیق عمل نمی‌کنند.
رفاه و اعتماد کارکنان اهمیت زیادی دارد
اگر کارکنان متوجه شوند که حقوق و مزایای شغلی آن‌ها به‌طور دقیق پرداخت می‌شود و مرخصی‌شان را براساس قانون مشخص دریافت می‌کنند، اعتمادشان به مدیران و سازمان افزایش می‌یابد. همچنین بهره‌وری کارکنان افزایش می‌یابد زیرا انگیزه آن‌ها برای کارکردن بیشتر می‌شود. در نتیجه، سازمان به‌سمت موفقیت حرکت می‌کند.
معمولاً کارکنان علاقه دارند که در کسب‌وکارهای سازمان‌یافته کار کنند. اگر مرخصی آن‌ها مدیریت نشود، نظم سازمان و انگیزه آن‌ها برای کارکردن کاهش می‌یابد. برای مثال، اگر افراد زیادی به‌طور هم‌زمان به مرخصی بروند، وظایف تعداد زیادی از آن‌ها به‌عهده چند نفر سپرده می‌شود و افراد باقی‌مانده مجبور می‌شوند که بیشتر از توان‌شان کار کنند. در نتیجه، نارضایتی آن‌ها افزایش می‌یابد.
باید غیبت‌های بی‌دلیل کارکنان کاهش یابد
کارکنان باید برای سلامت جسمی و روانی خودشان مرخصی بگیرند و بین زندگی شخصی و کارشان تعادل ایجاد کنند. اگر مدیران برای این امر مهم پیش‌بینی مناسبی انجام ندهند، کارکنان استرس زیادی را تحمل می‌کنند. در نتیجه، برخی از آن‌ها بدون اجازه به مرخصی می‌روند و نظم سازمان مختل می‌شود.
غیبت‌های بی‌دلیل کارکنان می‌تواند آثار منفی جبران‌ناپذیری به کسب‌وکار وارد کند. به‌طوری‌که استراتژی‌های مالی سازمان بادقت اجرا نخواهد شد و مدیران در آینده با بحران‌های مالی و اقتصادی جدی مواجه می‌شوند.
مدیریت مرخصی کارکنان چه چالش‌هایی دارد؟
زمانی که کارکنان برای رفتن به مرخصی درخواست‌شان را ثبت می‌کنند، کارشناس منابع انسانی باید مرخصی‌های استفاده‌شده و مانده فرد را محاسبه کند و به او اطلاع دهد. اگر تیم منابع انسانی به این موضوع بی‌توجه باشد، ممکن است حق بعضی از کارکنان ضایع شود. بنابراین، کارکنان نسبت‌به مدیران بی‌اعتماد می‌شوند. به‌همین‌دلیل مدیران باید فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی را بدانند تا محاسبه تعداد روزهای مرخصی کارکنان را بادقت انجام دهند.
چالش‌هایی که مدیران منابع انسانی و صاحبان کسب‌وکار درباره مرخصی کارکنان دارند، عبارت‌اند از:
سردرگمی کارکنان
اگر مرخصی کارکنان به‌طور بهینه مدیریت نشود، آن‌ها از حقوق قانونی خود بی‌اطلاع می‌شوند. همچنین کارکنان فراموش می‌کنند که به چند روز مرخصی رفته‌اند و چه تعداد از مرخصی قانونی آن‌ها باقی مانده است. بنابراین، روحیه آن‌ها برای انجام وظایف شغلی ضعیف و انگیزه تلاش در آن‌ها کم خواهد شد. در نتیجه، مدیران باید درباره قوانین مرخصی با کارکنان صحبت کنند و برای مرخصی کارکنان سیستم دقیقی داشته‌باشند.
درحالت‌کلی اگر کارکنان نسبت‌به این موضوع آگاهی بیشتری داشته‌باشند، متناسب با شرایط زندگی‌شان از مرخصی‌های قانونی استفاده می‌کنند. همچنین تصمیم‌گیری آن‌ها برای کار و زندگی راحت‌تر می‌شود.
تبعیض بین کارکنان
کارکنان، دانش، فرهنگ، سلیقه و شرایط متفاوتی دارند. برخی از سازمان‌ها که برای مرخصی کارکنان سیستم ثابت و دقیقی ندارند، در مدیریت مرخصی کارکنان با مشکلات زیادی مواجه می‌شوند. برای مثال، اگر مدیران مرخصی افراد را به‌طور دقیق ثبت نکنند، ممکن است حقوق یک یا چند نفر از آن‌ها ضایع شود. بنابراین، اگر کارکنان احساس کنند که مدیران یا سایر کارکنان به حقوق قانونی‌شان احترام نمی‌گذارند، با انگیزه کمتری کار می‌کنند.
بهترین روش برای حل این چالش این است که مدیران مطمئن شوند که برنامه مرخصی کارکنان با دقت و انصاف اجرا می‌شود. برای مثال، بهتر است مدیران منابع انسانی به تفاوت سلیقه و فرهنگ کارکنان آگاه باشند تا برنامه مرخصی را به‌نفع آن‌ها طراحی کنند.
محاسبه اشتباه حقوق و دستمزد
ممکن است باتوجه‌به شرایط کسب‌وکار، بعضی از افراد به مرخصی نروند یا از تمامی مرخصی خودشان استفاده نکنند. بنابراین، مدیران منابع انسانی باید به قوانین اداره کار مسلط باشند تا حقوق پرداخت‌نشده افراد را به‌طور دقیق محاسبه کنند.
اگر مدیران مرخصی افراد را به‌طور دقیق ثبت نکنند و تفاوت انواع مرخصی را ندانند، دستمزد کارکنان را کمتر یا بیشتر از مقدار واقعی پرداخت می‌کنند. در نتیجه، مدیران باید مرخصی استحقاقی و استعلاجی کارکنان را در یک سیستم جامع به‌طور دقیق ثبت کنند.
مدیریت ناکارآمد منابع انسانی
مدیران سازمان‌ها برای مرخصی کارکنان سیاست‌های متفاوتی را اتخاذ می‌کنند. اما باید این سیاست‌ها را براساس قوانین اداره کار اجرا کنند تا حقوق کارکنان ضایع نشود.
همچنین مهم‌تر از برنامه‌ریزی مرخصی کارکنان، ثبت مرخصی آن‌ها است. زیرا ممکن است برخی از کارکنان به مرخصی استحقاقی و استعلاجی بروند اما آن را کتمان یا فراموش کنند. بعضی از مدیران برای ثبت مرخصی افراد از دفتر و کاغذ استفاده می‌کنند. درحالی‌که داده‌های کاغذی در برخی موارد قابل‌اعتماد نیستند. بهترین راه برای خودکارسازی فرایند درخواست و ثبت مرخصی سیستم حضور و غیاب است که توانایی مدیران در مدیریت مرخصی افراد را افزایش می‌دهد.
بهترین راه‌حل برای چالش‌های مدیریت مرخصی کارکنان چیست؟
مهم‌ترین اثر چالش‌های مرخصی، کاهش انگیزه و روحیه کارکنان است. کارکنان از انجام اضافه‌کاری زیاد که بیشتر از توان‌شان است، متنفر هستند. بنابراین، صاحبان کسب‌وکار باید برای مدیریت مرخصی کارکنان راه‌حل مناسبی داشته‌باشند.
بهترین روش برای مدیریت کارکنان، بهره‌مندی از یک سیستم نرم‌افزاری جامع و دقیق است. سیستم حضور و غیاب جهان‌گستر از دستگاه و نرم‌افزار هوشمند تشکیل شده است که علاوه‌بر مدیریت حضور و غیاب کارکنان، مرخصی آن‌ها را به‌طور کارآمد و بهینه مدیریت می‌کند.
ویژگی‌ها و مزایای سیستم حضور و غیاب چیست؟
مدیران منابع انسانی با استفاده از این سیستم می‌توانند کارهای اداری را سریع‌تر از قبل انجام دهند. همچنین برخی دیگر از مزایا و ویژگی‌هایی که سیستم حضور و غیاب برای مدیران و سازمان‌ها دارد، عبارت‌اند از:
- خطای انسانی در محاسبه حقوق و دستمزد و مرخصی قانونی کارکنان به صفر می‌رسد.
- دسترسی به داده‌های حضور و غیاب و مرخصی کارکنان در هر زمان و مکانی ممکن می‌شود.
- تنظیمات سیستم، متناسب با قوانین اداره کار و سلیقه مدیران تغییر می‌کند.
- سیستم حضور و غیاب فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی را تشخیص می‌دهد.
- مشارکت و مسئولیت‌پذیری کارکنان را افزایش می‌دهد.
- پیگیری حضور و غیاب و مرخصی کارکنان راحت‌تر می‌شود.
بیشتر بخوانید: آشنایی با انواع سیستم های حضور و غیاب و مزایا و معایب هر کدام
سخن پایانی
برخی از مدیران به‌دلیل این‌که از قوانین انواع مرخصی آگاه نیستند، با چالش‌های زیادی مواجه می‌شوند. برای مثال، اگر مدیر منابع انسانی فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی را نداند، حقوق قانونی کارکنان را به‌طور دقیق پرداخت نمی‌کند.
همچنین مدیرانی که برای چالش‌های مرخصی کارکنان راه‌حلی پیدا نمی‌کنند، آینده سازمان را به‌خطر می‌اندازند. بهترین روش برای حل چالش‌هایی مرخصی که بین کارفرما و کارکنان وجود دارد، استفاده از ابزارهای هوشمند است. سیستم حضور و غیاب به مدیران کمک می‌کند تا حقوق و دستمزد و تعداد مرخصی‌های استفاده‌شده و باقی‌مانده را بدون اتلاف زمان و با کمترین خطا محاسبه کنند.
سوالات متداول:
اصلی‌ترین فرق مرخصی استحقاقی و استعلاجی این است که اولی توسط مدیر و دومی توسط پزشک صادر می‌شود.
۱. سردرگمی کارکنان ۲. تبعیض بین کارکنان ۳. محاسبه اشتباه حقوق و دستمزد ۴. مدیریت ناکارآمد منابع انسانی
بهترین روش برای مدیریت کارکنان، بهره‌مندی از یک سیستم نرم‌افزاری جامع و دقیق است.
