اگر همچنان تصور می‌کنید که بهترین ساعت کاری پرسنل اداری شرکت‌ها همان روتین معروف ۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر است، احتمالا در حال نابود کردن عمر مفید بازدهی شرکت خود هستید. اگرچه بسیاری از شرکت‌ها، شیفت‌های چرخشی را ایجاد کرده‌اند و بعضا انتخاب ساعت کاری را بر عهدۀ پرسنل گذاشته‌اند، اما بخش عمدۀ مجموعه‌ها، همچنان درب را بر همان پاشنه سنتی می‌چرخانند. مساله این است که این موضوع دیگر به چندین دلیل برمی‌گردد. در این مطلب به بررسی دلایل عدم بازدهی مناسب مجموعه‌ها می‌پردازیم و بهترین ساعت کاری پرسنل اداری شرکت‌ها را با ذکر عدد و رقم، زیر ذره‌بین می‌گذاریم.
تاریخچۀ کوتاهی از کار ۸ ساعته
از سال ۱۸۱۷ که رابرت اوون، پیشنهاد ساعات کاری ۸ ساعته را با ذکر شعار ۸ ساعت کار، ۸ ساعت تفریح و ۸ ساعت خواب مطرح کرد، بیش از ۲ قرن می‌گذرد. هرچند که برای جهان تازه صنعتی شدۀ آن روزها، این پیشنهاد، انقلابی بود و البته که یک انقلاب هم بود اما الزاما امروز نمی‌تواند کاربرد داشته باشد.
داستان این است که نه امروز در جهان ۲۰۰ سال با تمام زیر و بم آن زندگی می‌کنیم و نه حتی سبک و سیاق کار کردن و تفریحات به همان روال گذشته است. برای کارکنان هر مجموعه‌ای که عمدتا با دستگاه‌های کامپیوتری و در حال نشسته، امور را پیش می‌برند، همه چیز متفاوت است.
کار مفید و خلاقانه چند ساعت در روز است؟
تحقیقات و پژوهش‌های اثبات شده، نشان می‌دهند که ۸ ساعت کار در طول یک روز، خلاقانه نیست. در واقع صحبت از این است که بهترین ساعت کاری پرسنل اداری شرکت‌ها و میزان بازدهی آن‌ها در طول یک روز، ۸ ساعت نیست. این تحقیقات، امروز بر خلاف آن چیزی است که رابرت اوون پیشنهاد کرده بود و در جهانی که پرسنل، در حال کار سخت بودند، جواب داد.
تحقیقات پژوهشگران نشان می‌دهند که ساعت کاری مفید افراد در مجموعه‌ها تنها ۲ ساعت و ۵۳ دقیقه به صورت میانگین است. طبق آمار اداره آمار کار، یک آمریکایی به طور متوسط ۸.۸ ساعت در روز کار می‌کند. با این حال، مطالعه‌ای بر روی تقریباً ۲۰۰۰ کارمند اداری تمام وقت نشان داد که اکثر مردم در بیشتر اوقاتی که در محل کار هستند کار نمی‌کنند.
بیشتر بخوانید: کارکرد و مرخصی از دیدگاه قانون کار
اگر شما احتمالا از افرادی هستید که از کار نکردن ایرانیان در طول روز، انتقاد می‌کنید و پیشرفت نکردن کشور را، نتیجۀ کارِ مفید نکردن می‌دانید، این آمار شگفت‌زده‌تان خواهد کرد. مساله این است که کار مفید، نمی‌تواند به دلایل مختلف بیش از این باشد.
فارغ از آن، اصطلاحی در بریتانیا برای افرادی وجود دارد که صبح زود از خواب بلند می‌شوند و به کار روزانه مشغول می‌گردند. به این افراد که ما در فارسی، «سحرخیز» می‌نامیمشان، در بریتانیا «early bird» گفته می‌شود.
واژه‌نامۀ آکسفورد در تعریف این افراد چنین توضیح می‌دهد: شخصی که زودتر از زمان معمول، از خواب برمی‌خیزد و شروع به انجام اعمال روزانه می‌کند.
کارفرمایان به دنبال چه هستند و چه چیزی را جستجو می‌کنند؟
در این میان، هرچند که تکنولوژی‌های نوین، پا به عرصه گذاشته‌اند و می‌توانند بهترین بازدهی را به ارمغان بیاورند، اما بسیاری از کافرمایان، حتی استفاده از این تکنولوژی را در سبک و روش‌های قدیمی به کار می‌برند.
به طور مثال به دستگاه‌های حضور و غیاب کارکنان می‌توان اشاره کرد. فلسفۀ ظهور این دستگاه‌ها، جلوگیری از هدر رفت انرژی کسب و کارها، جلوگیری از پایمال شدن حقوق کارکنان و همچنین نظارت دقیق و سیستماتیک بر عملکرد آن‌ها بود.
با این‌حال متاسفانه آنچه که شاهدش هستیم، استفادۀ نادرست از این دستگاه‌های کاربردی است. در واقع تمام استفادۀ مفید یک شرکت از این دستگاه‌ها، قرار دادنشان در یک نقطۀ شرکت است و از کارکنان انتظار دارند که صبح، ساعت خود را هنگام ورود و خروج ثبت کنند. در نهایت با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب همین دستگاه‌ها در پایان ماه، حقوق کارمندان را بر اساس ساعت کاری پرداخت می‌کنند.
بیشتر بخوانید: معایب دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی
این در حالیست که می‌توان استفاده‌های بسیار مفیدتری از دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب کارمندان داشت. تنها به کمی خلاقیت و به‌روز بودن، نیاز است.
راهکار مفید برای افزایش بازدهی
یکی از راهکارها برای دریافت انرژی مفید کارکنان و در واقع استفادۀ مناسب از بهترین ساعت کاری پرسنل اداری شرکت‌ها، مصاحبه‌های پیش از استخدام است. مدیر منابع انسانی یک شرکت، باید بتواند با استفاده از روانشناسی کار، روحیۀ یک فرد را آنالیز و او را جذب کند. ممکن است فردی، در ساعات اولیۀ صبح، بازدهی مناسب داشته باشد و فردی در ساعات شب.
این مساله نه تنها منافی نظم شرکت‌ها نیست، بلکه بازدهی بهتری را به همراه می‌آورد. از بعد از همه‌گیری کرونا، بسیاری از شرکت‌ها در جهان متوجه شدند که حتی می‌توان به شکل دورکاری از نیروها استفاده کرد و بازدهی مناسبی هم دریافت نمود. تمامی مشکل از آنجایی ناشی می‌شود که انتظار داریم همه به یک شکل، کار کنند و به همان میزان بازدهی داشته باشند.
نقش کمک‌رسان دستگاه‌های حضور و غیاب در افزایش بهره‌وری
انتقاد دیگری که به امور مالی شرکت‌ها در سراسر جهان که کشور ما هم از آن جدا نیست، این است که امور مالی، نیرو را به شکل یک ربات می‌بینند و به دلایل مختلفی از جمله تنبلی یا شاید کم اطلاعی آن‌ها باشد که نمی‌توانند به صورت بهینه از این تکنولوژی استفاده کنند.
به فرض در نظر بگیرید که می‌خواهید نیرویی را به طور میانگین ۸ ساعت در روز به کار بگیرید. سبک معمول همان چیزی است که گفته شد. یعنی صبح و بعد از ظهر اصطلاحا «ساعت زدن»! اما فرض بگیریم که ساعت کاری نیرو را در اختیار خودش بگذاریم.
مثلا به او گفته شود که در طول ۲۴ ساعت، شما می‌توانید، برای ما کار کنید. کارکنان شرکت در چنین حالتی می‌توانند چندین بار در طول یک روز ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند. تصور می‌کنید بازدهی آنان چقدر خواهد بود؟
بیشتر بخوانید: اکسس کنترل اثر انگشتی چیست؟ کاربرد و مزایای و معایب و قیمت
شاید برای شرکت‌هایی که نیروهای دورکار ندارند، این مساله با برخی پیچیدگی‌ها همراه باشد اما از آنجایی که جهان امروز طبق چیزی که گفته شد، متفاوت از جهان ۲۰۰ سال قبل دارد، این نیز حل شدنی است.
برای شرکت‌هایی که اصرار بر حضور نیروها با آرایش و پیرایش مخصوص در محیط شرکت ندارند و نیروهایشان، اگر نه همه اما بخش‌هایی می‌توانند به صورت دورکار، فعالیت کنند نیز راهکارهایی وجود دارد. از جملۀ این راهکارها می‌توان به استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب اشاره کرد.
این نرم‌افزارها چه می‌کنند؟
با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، می‌توان به ساعت کاری دقیق و البته مفید کارکنان دسترسی داشت. همچنین مواردی از جمله اضافه کار، کسر کار، غیبت، مرخصی، ماموریت و مواردی از این دست را به تفکیک روز به دست آورد.
در نهایت، این که بازدهی افراد چگونه بالا خواهد رفت و چطور می‌توان در راستای عملکرد بهتر ایشان، امور را به پیش برد، از وظایف فردی است که به روانشناسی سازمانی و روانشناسی کار آشنایی دارد و باید گزارش عملکرد به صورت ماهانه و سالانه بنویسد. تمام این‌ها و اینکه بهترین ساعت کاری پرسنل اداری شرکت‌ها چگونه تبیین و تعریف شود، به خلاقیت و هوشمندی آن شرکت نیازمند است.
اگر نگران نظم و از کنترل خارج شدن هستید
ممکن است با خواندن این مطلب، بسیاری از مدیران میانی و مدیران شرکت‌های خصوصی، از عدم پاسخگویی این سیستم پیشنهادی بگویند و آن را ناکارآمد بدانند.
دلیل آنان این است که این روش، امکان کنترل و نظارت دقیق را از آن‌ها سلب می‌کند چراکه اگرچه دستگاه‌های حضور و غیاب و نرم‌افزارها، این کار را انجام می‌دهند اما بررسی دقیق ساعات کاری ممکن نیست. پاسخ این است که این فکر درست نیست. نرم‌افزارهای حضور و غیاب، به طور دقیق می‌توانند ساعات کاری و شیفت‌های کاری را به طور دقیق محاسبه و تنظیم کنند.
بیشتر بخوانید: تشخیص هویت با عنبیه چشم Iris Recognition
برای مثال، نرم‌افزاری که شرکت جهان گستر، طراحی کرده، امکاناتی از جمله تعریف نامحدود ساعت کاری، شیفت کاری، تقویم کاری و اصلاح شیفت افراد بصورت فردی و گروهی را هم دارد. این یعنی می‌توان حتی برای هر فرد، شیفت کاری تعریف و او را مدیریت کرد. این قابلیت، برای آن دسته از افرادی که تمایل به ساعت کاری چرخشی دارند، بسیار مفید و کاربردی است.
برای مشاورۀ رایگان، در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
این مساله باید در نظر گرفته شود که برخی از کارکنان هم هستند که تمایل به کار زیادتری دارند. مثلا تمایل به انجام کار حتی در روزهای تعطیل در برخی وجود دارد. علت آن‌ها هرچه که هست، وقتی کارفرمایی بداند که بازدهی مجموعه‌اش با این اقدام بالاتر می‌رود، چرا باید از جنبه‌های مثبت آن بگذرد؟
نرم‌افزاری مثل نرم‌افزار حضور و غیاب شرکت جهان گستر، برای این «تمایل» هم راهکار دارد. مسئولِ بخش منابع انسانی یا مالی می‌تواند ساعات کاری را در روزهای تعطیل هم مشخص کند. این نکته برای کارفرمایانی که همچنان نگران نظم و از کنترل خارج شدن مجموعه‌هایشان هستند، می‌تواند کاربردی باشد.
نکته این است که شما شرکت خود را بی‌نظم نمی‌کنید، بلکه با استفاده از دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای ذکر شده، اتفاقا نظم نوینی را بنا می‌کنید. نکتۀ اساسی اینجاست که با استفاده از روانشناسی کار، آزادی عمل بیشتری در اختیار نیروی خود قرار می‌دهید که بهترین بازدهی را از او دریافت کنید.
نتیجه‌گیری
امروزه جهان دیگری را شاهد هستیم. جهانی که نیازمند سرعت، نظم و دقت است و رقابت را طلب می‌کند. برای بقا در این جهان که گونه‌ای ارتقا یافته از جهان پس از انقلاب صنعتی است، نمی‌توان تنها تکنولوژی را به روز و سبک کاری را به همان سبک قدیمی نگه داشت.
اگر از تکنولوژی جدید استفاده می‌کنید، باید روش‌های جدید هم استفاده کنید. این می‌تواند همواره بازدهی مجموعه را افزایش و کارآمد کند. شاید در ابتدا، تصور شود که روشی ترسناک و ناکارآمد است، اما نتیجۀ تحقیقات گوناگون و بررسی‌ها در کشورهای پیشرفته و شرکت‌های پیشران، نشان داده که می‌تواند مفید و اثرگذار ظاهر شود. و در آخر لازم به ذکر است که کارشناسان شرکت جهان‌گستر همه وقت با ارائه مشاوره قبل از خرید، بهترین دستگاه حضور و غیاب را به شما معرفی می‌کنند.
سوالات متداول:
تحقیقات پژوهشگران نشان می‌دهند که ساعت کاری مفید افراد در مجموعه‌ها تنها ۲ ساعت و ۵۳ دقیقه به صورت میانگین است.
با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، می‌توان به ساعت کاری دقیق و البته مفید کارکنان دسترسی داشت. همچنین مواردی از جمله اضافه کار، کسر کار، غیبت، مرخصی، ماموریت و مواردی از این دست را به تفکیک روز به دست آورد.
